Jakie nieodpłatne świadczenia dla pracowników są opodatkowane

Obecny konkurencyjny rynek pracy powoduje, że pracodawcy, aby zatrzymać pracowników w firmach, zmuszeni są do proponowania im poza wynagrodzeniem dodatkowych zachęt. Katalog oferowanych usług jest bardzo szeroki. Mieszczą się w nim m.in. pakiety medyczne, karnety do klubów fitness czy na basen, bilety do kina lub teatru, wycieczki zagraniczne itp. Jednak otrzymywane świadczenia nie są prezentem od szefa. To w większości przypadków nieodpłatne świadczenia, od wartości których pracownik musi odprowadzić należne podatki i składki ZUS.

W zależności od okoliczności, w jakich świadczenie na rzecz pracowników zostanie przyznane, u pracownika powstanie bądź nie powstanie przychód. W sytuacji, w której możliwe będzie zindywidualizowanie świadczenia na poszczególnych pracowników, świadczenie to będzie stanowiło dla nich przychód. O konieczności opodatkowania świadczenia można mówić wtedy, gdy przybiera ono postać zindywidualizowaną (imien-nie adresowaną).

PRZYKŁAD: OPODATKOWANIE WYCIECZKI

Zakład zorganizował wyjazd dla swoich pracowników. Koszt wynajęcia autokaru został w całości pokryty z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Ponadto zakład zamierza zorganizować wyjazd integracyjny pracowników na spływ kajakowy. Koszt zakwaterowania i wyżywienia w ośrodku wczasowym oraz zakup karnetów na kajaki zostanie również sfinansowany z ZFŚS. Czy powstanie przychód u pracowników w związku z takimi świadczeniami?

Skoro koszty wynajęcia autokaru oraz koszt zakwaterowania i wyżywienia w ośrodku wczasowym zostanie w całości pokryty z ZFŚS, to pracodawca nie ma możliwości przypisania danej kwoty świadczenia do konkretnego pracownika. Jeżeli nie jest możliwe określenie, jaka kwota świadczenia przypada na pracownika, to wartość tych świadczeń nie stanowi dla pracownika przychodu.

Zatem w przypadku, gdy świadczenie nie jest imiennie adresowane do poszczególnych pracowników, w wyniku czego nie jest możliwe określenie wartości świadczenia przypadającego konkretnemu pracownikowi, nie zalicza się go do przychodów ze stosunku pracy, co miało miejsce w przypadku wynajęcia autokaru na wycieczkę oraz zakwaterowania i wyżywienia pracowników w ośrodku wczasowym, którego koszty zostaną pokryte w całości z ZFŚS, w tym przypadku brak jest imiennego adresata. O konieczności opodatkowania świadczenia można mówić wtedy, gdy opłaty przybiorą postać zindywidualizowaną. W tej sytuacji jeżeli wartość świadczenia nie przekroczy 380 zł, zakup karnetów na wypożyczone kajaki dla pracowników będzie podlegał zwolnieniu z opodatkowania.

Świadczenia nieodpłatne

Przychodami są co do zasady otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Wartość pieniężną świadczeń w naturze określa się na podstawie cen rynkowych stosowanych w obrocie rzeczami lub prawami tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca ich uzyskania.

Wartość pieniężną innych nieodpłatnych świadczeń ustala się:

- jeżeli przedmiotem świadczenia są usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej dokonującego świadczenia - według cen stosowanych wobec innych odbiorców,

- jeżeli przedmiotem świadczeń są usługi zakupione - według cen zakupu,

- jeżeli przedmiotem świadczeń jest udostępnienie lokalu lub budynku - według równowartości czynszu, jaki przysługiwałby w razie zawarcia umowy najmu tego lokalu lub budynku,

- w pozostałych przypadkach - na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia.

Jeżeli świadczenia są częściowo odpłatne, przychodem podatnika jest różnica pomiędzy wartością tych świadczeń a odpłatnością ponoszoną przez podatnika.

Oznacza to, że otrzymane od pracodawcy dodatkowe świadczenia będą zwiększały przychód podatnika podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Przychody z pracy

Przepisy ustawy o PIT w sposób szczególny traktują wynagrodzenia z pracy. Zgodnie bowiem z art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Z definicji tej wynika zatem, że do przychodów pracownika zalicza się nie tylko otrzymane pieniądze, ale również otrzymane świadczenia rzeczowe, z wyjątkiem świadczeń określonych w katalogu zwolnień, zawartym w art. 21 ustawy o PIT.

Warto jeszcze dodać, że wartość pieniężną świadczeń w naturze przysługujących pracownikom na podstawie odrębnych przepisów ustala się według przeciętnych cen stosowanych wobec innych odbiorców - jeżeli przedmiotem świadczenia są rzeczy lub usługi wchodzące w zakres działalności pracodawcy.

O zakwalifikowaniu świadczenia jako przychodu ze stosunku pracy - jak wyjaśnił WSA we Wrocławiu w wyroku z 10 lutego 2005 r. (sygn. akt I SA/Wr 1038/ 03; niepublikowany) decyduje to, czy określone świadczenie może otrzymać wyłącznie pracownik, czy również inna osoba niezwiązana tego rodzaju stosunkiem prawnym. Istotne jest więc to, czy istnieje związek prawny lub też faktyczny danego świadczenia z istniejącym stosunkiem pracy.

PRZYKŁAD: ROZLICZENIE KUPONÓW OKOLICZNOŚCIOWYCH

W związku ze zbliżającym się jubileuszem 20-lecia firmy, podatnik rozważa zorganizowanie imprezy dla pracowników i najbliższych kontrahentów. Celem tego spotkania ma być promocja firmy oraz integracja pracowników, co ma przyczynić się do zwiększenia efektywności pracy i w konsekwencji zwiększenia przychodu. Z tej okazji podatnik zamierza wręczyć pracownikom kupony do wykorzystania, np. w salonie kosmetycznym lub w sklepie jubilerskim. Kupony te nie będą finansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Czy dla pracownika wartość otrzymanego od pracodawcy bezpłatnego kuponu stanowi przychód ze stosunku pracy, od którego należy pobrać zaliczkę na PIT?

Wartość ofiarowanych przez podatnika swoim pracownikom kuponów jest nieodpłatnym świadczeniem i dla pracownika, który otrzymał taki kupon, stanowi przychód ze stosunku pracy. Jednocześnie przychód ten nie korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych, w związku z tym w miesiącu, w którym pracownik otrzyma taki kupon, należy doliczyć wartość kuponu do innych przychodów uzyskanych w tym miesiącu ze stosunku pracy i od całości pobrać zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych. Natomiast całość wynagrodzenia pracowników (łącznie z wartością wręczonych kuponów) będzie kosztem uzyskania przychodów z działalności gospodarczej.

Limitowane zwolnienie

Przyznanie pracownikom dodatkowych świadczeń nieodpłatnych skutkuje tym, że pracownik ze swojego wynagrodzenia netto musi pokryć dodatkowy podatek oraz składki ZUS. Jednak w niektórych sytuacjach nieodpłatne świadczenia będą zwolnione z podatku.

W myśl art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT zwalnia się wartość rzeczowych świadczeń otrzymywanych przez pracownika, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych - do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł. Jednak ustawa o PIT zastrzega, że rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi. W konsekwencji przyznanie pracowniom w danym roku świadczeń rzeczowych przekraczających 380 zł spowoduje konieczność zapłaty podatku od nadwyżki ponad ten limit.

Na koniec warto jeszcze wspomnieć o jednej kwestii występującej w praktyce. Pracodawcy, aby odciążyć pracowników od kosztów związanych z zapłatą należnych podatków i składek ZUS od nieodpłatnych świadczeń, proponują wypłatę dodatkowego wynagrodzenia. Jednak nie jest to rozwiązanie problemu.

Przyznanie pracownikowi dodatkowych środków na zapłatę należnego podatku i składek ZUS też podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu jako dodatkowe świadczenie. A to wywołuje znowu kolejne obciążenia dla pracownika. Jej uniknięcie jest możliwe poprzez zastosowanie odpowiedniego ubruttowienia. Ubruttowienie o należne w danym miesiącu podatki i składki ZUS powoduje, że świadczenie w miesiącu jego otrzymania staje się neutralne kosztowo dla pracownika.

PRZYKŁAD: OPŁATY ZA DOJAZD DO PRACY

W związku ze zmianą lokalizacji zakładu i utrudnieniami komunikacyjnymi, związanymi z dojazdami niektórych pracowników do miejsca wykonywania pracy oraz ich powrotami do miejsca zamieszkania, spółka zdecydowała się zapewnić pracownikom możliwość korzystania z dowozu do i z miejsca pracy. Spółka płaci przewoźnikowi ustalone kwoty za jeden kurs na określonej trasie, przy czym w praktyce obciążenia te obniżane są przez przewoźnika o kwoty uzyskane przez niego z tytułu sprzedaży biletów na danej trasie osobom nieuprawnionym do korzystania z transportu nieodpłatnego. Czy takie dopłaty do przejazdu będą przychodem pracowników?

Nie. Przychodem pracownika są wszelkie otrzymane przez niego świadczenia, do których zalicza się nie tylko wynagrodzenia wynikające z zawartych umów o pracę lub umów o podobnym charakterze, ale również wszystkie inne przychody, niezależnie od podstawy, na jakiej zostały wypłacone. W przypadku gdy wartości świadczeń pracowniczych nie można przyporządkować do świadczeń uzyskiwanych przez konkretnego pracownika (np. wtedy, gdy opłata wnoszona jest ryczałtowo za wszystkich pracowników) - brak jest podstaw do ustalenia dla tego pracownika kwoty przychodu uzyskanego z tytułu finansowania przez pracodawcę kosztów dojazdów do i z pracy. Zatem w sytuacji, gdy pracodawca ponosi opłaty ustalone przez przewoźnika, na wysokość których wpływa opłata za kurs na konkretnej trasie niezależnie od tego, czy pracownik korzystał lub nie korzystał w danym miesiącu z usług przewoźnika, brak jest podstaw do ustalenia przychodu pracownika z tego tytułu.

380 zł do tej kwoty obowiązuje zwolnienie z PIT w ciągu roku podatkowego dla świadczeń rzeczowych na rzecz pracowników finansowanych z ZFŚS lub funduszy związków zawodowych

Ważne!

Za pracownika w rozumieniu ustawy o PIT uważa się osobę pozostającą w stosunku służbowym, stosunku pracy, stosunku pracy nakładczej lub spółdzielczym stosunku pracy

EWA MATYSZEWSKA

Podstawa prawna:

Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.).