Opodatkowanie pozapłacowych świadczeń dla pracowników

Jakie świadczenia rzeczowe otrzymane przez pracowników, sfinansowane ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, są zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych?

W takim przypadku zastosowanie mają regulacje zawarte w art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.). Według tych przepisów, wolna od podatku jest wartość rzeczowych świadczeń otrzymanych przez pracownika, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych - do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł. Rzeczowymi świadczeniami nie są jednak bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi. Jak z tego wynika, zwolniona z PIT jest wartość rzeczowych świadczeń otrzymanych przez pracownika, jeżeli spełnione zostaną łącznie następujące warunki: świadczenie ma charakter rzeczowy, źródłem finansowania są w całości środki z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub związków zawodowych, a także wartość świadczeń rzeczowych nie przekracza 380 zł.

W ustawie ponadto określono źródło finansowania świadczeń rzeczowych. Uznano, że dla zastosowania zwolnienia z podatku konieczne jest, żeby pracodawca lub związek zawodowy nie sfinansował tych świadczeń z innych źródeł niż zakładowy fundusz świadczeń socjalnych lub fundusz związków zawodowych.

Zarząd spółki postanowił zakupić dla pracowników, jako firmowy prezent, zimowe kurtki. Te jednak, na które było stać firmę, nie odpowiadały pracownikom. Zaproponowali więc, że dopłacą pewną kwotę pieniędzy, jeżeli pracodawca kupi lepszą odzież. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych przewiduje warunek polegający na sfinansowaniu w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych. Czy zatem określając wartość przyznanych tego rodzaju świadczeń, można wartość przekazanej każdemu pracownikowi w formie prezentu kurtki pomniejszyć o dokonaną przez tego pracownika dopłatę?

Istnieje możliwość dokonania takiego pomniejszenia. Użyte we wspomnianym już art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych sformułowanie - sfinansowanych w całości - odnosi się wyłącznie do źródła finansowania przez podmiot udzielający danego świadczenia. Zatem ustalając wartość przyznanych świadczeń, należy wartość otrzymanej w tym odzieży pomniejszyć o dokonane przez pracownika wpłaty.

Wartość otrzymanych przez pracownika rzeczowych świadczeń sfinansowanych w całości z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych korzysta ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych, do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł, bez względu na fakt częściowej zapłaty przez pracownika.

Jak rozliczać dodatkowe świadczenia medyczne wykupione przez firmę dla pracowników w prywatnej przychodni? Czy pracownik korzystający z takich świadczeń uzyskuje dodatkowy przychód? Czy firma może tego rodzaju wydatki zaliczyć do kosztów?

Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Pracodawca zobowiązany jest doliczyć do przychodu pracownika wartości faktycznie otrzymanych przez pracownika świadczeń. Jeżeli jednak pracodawca nie ma możliwości określenia, jaka wartość świadczenia przypada na poszczególnego pracownika, np. usługa zostanie opłacona przez pracodawcę ryczałtowo bez względu na ilość osób z niej korzystających, wówczas jej wartość nie stanowi u pracownika przychodu podlegającego opodatkowaniu.

Do kosztów uzyskania przychodów pracodawca może zaliczyć wszelkie wydatki z tytułu świadczeń medycznych ponoszonych na rzecz pracowników, bez względu na to, czy ma obowiązek ich ponoszenia, o ile wykaże ich związek z osiąganymi przychodami lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów.

Zakład pracy zwraca pracownikom pieniądze za bilety na przejazdy pociągami i autobusami. Jak rozliczać tego rodzaju wydatki?

Zwolnione z podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej w kraju oraz poza jego granicami. Wynika to z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Duże znaczenie mają w tym kontekście przepisy zawarte w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności i przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1990 z późn. zm.). Otóż według par. 3 tego rozporządzenia, z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej oraz innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Według par. 5 ust. 2 tego rozporządzenia, zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ta ulga przysługuje. Oznacza to, że zwolniony z podatku dochodowego jest zwrot kosztów podróży, czyli ceny biletu niezależnie od tego, czy jest to bilet ulgowy czy też pełnopłatny.

Jak rozliczać dodatkowe ubezpieczenia grupowe wykupione dla pracowników przez zatrudniającą ich firmę?

Wartość opłaconych przez pracodawcę składek na ubezpieczenia grupowe pracownika stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy, jeżeli uprawnionym do otrzymania świadczenia ubezpieczeniowego z tytułu zawartej umowy jest pracownik. W takiej sytuacji wartość składek ubezpieczeniowych, pokrywanych przez pracodawcę, stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy, zgodnie z art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jeżeli jednak podmiotem uprawnionym do otrzymania świadczeń wynikających z zawartej umowy ubezpieczenia jest pracodawca, wówczas opłacane przez zakład pracy składki na ubezpieczenia grupowe nie będą stanowiły przychodu pracownika.

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 27 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wydatki poniesione przez pracodawcę na opłacenie składek z tytułu zawartych lub odnowionych umów ubezpieczenia grupowego dla pracowników co do zasady nie są zaliczane do kosztów uzyskania przychodów. Jednakże wydatki dotyczące składek na ubezpieczenia na życie; ubezpieczenia na życie związane z ubezpieczeniowym funduszem kapitałowym; ubezpieczenia wypadkowe i chorobowe, jeśli są uzupełnieniem ubezpieczeń na życie wymienionych powyżej, jak też uzupełnieniem ubezpieczeń posagowych, zaopatrzenia dzieci i rentowych, czyli grup ryzyka 1,3 i 5 działu I oraz grupy 1 i 2 działu II, wymienionych w załączniku do ustawy z 22 maja 2003 r. o działalności ubezpieczeniowej (Dz.U. nr 124, poz. 1151 z późn. zm.) stanowią koszty uzyskania przychodu, jeżeli spełnione łacznie są następujące warunki: uprawnionym do otrzymania świadczenia z tytułu tych umów ubezpieczenia nie może być pracodawca i umowy te w okresie pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym je zawarto lub odnowiono, powinny wykluczać: wypłatę kwoty stanowiącej wartość odstąpienia od umowy; możliwość zaciągnięcia zobowiązań pod zastaw praw wynikających z umowy; wypłatę z tytułu dożycia wieku oznaczonego w umowie.

Jak rozliczyć nieodpłatne udostępnienie pracownikowi samochodu służbowego dla celów prywatnych?

Nieodpłatne udostępnienie samochodu osobowego pracownikowi przez pracodawcę stanowi przychód określony w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wysokość tego przychodu ustala się na podstawie przepisów art. 11 ust. 2a pkt 1 lub pkt 4 ustawy, czyli najogólniej rzecz biorąc, na podstawie cen stosowanych przez świadczeniodawcę wobec innych odbiorców albo na podstawie cen wolnorynkowych. Taka formuła nieodpłatnego udostępnienia samochodu osobowego pracownikowi dla celów prywatnych jest bowiem najczęściej spotykana w praktyce. Wówczas ewidentnie po stronie pracownika powstaje przychód z tytułu nieodpłatnie otrzymanych świadczeń, zwiększający wysokość przychodów pracownika ze stosunku pracy.

Podstawa prawna:
• art. 11, 12, 21, 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.), • § 3 i 5 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1990 z późn. zm.),
• załącznik do ustawy z 22 maja 2003 r. o działalności ubezpieczeniowej (Dz.U. nr 124, poz. 1151 z późn. zm.).

Renata Mikulewicz,

dział szkoleń kancelarii BSO Prawo & Podatki we Wrocławiu