Kategorie

Kiedy wydatki na wynagrodzenia i podróże służbowe stanowią koszt spółki z o.o.

Czajkowska-Matosiuk Katarzyna
Przedsiębiorstwa w Polsce obciążone są podatkiem dochodowym od osób prawnych, tzw. podatkiem korporacyjnym. Podatek naliczany jest od wysokości zysku (czyli różnicy przychodów i kosztów), dlatego istotne jest, jakie wydatki mogą firmy zaliczyć do kosztów, aby bezzasadnie nie zaniżyć należnego podatku.

Kosztami w spółce z o.o. są przede wszystkim wynagrodzenia dla pracowników i zarządu, a także wydatki na podróże służbowe pracowników, jak również na reklamę i reprezentację.

Wydatki na wynagrodzenia

Do kosztów podatkowych spółka z o.o. może zaliczyć wynagrodzenie zarówno pracowników, jak i członków zarządu, a także wynagrodzenia dla członków rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących z tytułu pełnionych przez nich funkcji. Jest to możliwe zarówno w przypadku wynagrodzeń wypłacanych na podstawie umowy o pracę, jak i na podstawie umów cywilnoprawnych (umowy zlecenia, umowy o dzieło, kontraktu menedżerskiego itp.). Wynagrodzenia ze stosunku pracy (stosunku cywilnoprawnego) to wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne, jak równiez wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalentów.

Moment zaliczenia wynagrodzeń do kosztów

Należności wypłacane ze stosunku pracy oraz zasiłki z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez spółkę z o.o. jako zakład pracy stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne. Warunkiem jest jednak, żeby zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. Jeżeli termin ten zostanie przekroczony, wydatki na wynagrodzenia spółka może zaliczyć do kosztów podatkowych w chwili, gdy świadczenia te zostaną rzeczywiście wypłacone, wykonane lub postawione do dyspozycji.

PRZYKŁAD

Zgodnie z regulaminem wynagradzania, spółka z o.o. wypłaca pracownikom wynagrodzenia 7. dnia następnego miesiąca. Wynagrodzenia za listopad 2012 r. spółka wypłaciła 7 grudnia 2012 r., a zatem może wliczyć je w koszty za miesiąc, za który są należne, czyli za listopad. Gdyby wynagrodzenia zostały wypłacone z opóźnieniem, np. 10 grudnia, wówczas stanowiłyby koszt miesiąca w którym dokonano zapłaty, tj. grudnia.

Składki na Fundusz Pracy i FGŚP

Kosztem spółki z o.o. będą również składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez spółkę, składki na Fundusz Pracy oraz FGŚP. Istotny jest moment zaliczenia ich do kosztów. Składki te stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem jednak, że zostaną opłacone:

1) z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu, za który są należne – w terminie wynikającym z przepisów,

2) z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu następnym, w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony – nie później niż do 15. dnia tego miesiąca.

W przypadku gdy terminy zapłaty składek nie zostaną dotrzymane, można wliczyć je w koszty dopiero wtedy, gdy zostaną uiszczone.


Wydatki na podróże służbowe

Jednym z częstych wydatków, które ponosi spółka, są koszty podróży służbowych pracowników oraz członków zarządu. Wydatki na podróże służbowe zaliczane są do wydatków pośrednich, które spółka może wliczyć w koszty uzyskania przychodów, gdy dokona zwrotu poniesionych kosztów podróży albo postawi je do dyspozycji pracownika. Wydatki te nie są ograniczone limitem. Aby jednak taki wydatek mógł być kosztem podatkowym, musi mieć związek z przychodem i być prawidłowo udokumentowany.

Diety i inne należności za czas podróży służbowej

Reklama

Podstawą zwrotu kosztów pracownikom odbywającym podróże służbowe jest art. 775 Kodeksu pracy, zgodnie z którym pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z taką podróżą. Zdarza się, że delegowani pracownicy po realizacji zadań służbowych, za zgodą pracodawcy, przedłużają pobyt w celach prywatnych. W takich przypadkach zasadne jest pokrycie wszystkich kosztów pobytu delegowanego pracownika przez spółkę do czasu wykonania zadania (wraz z podróżą powrotną), a dalsze koszty pobytu delegowany pokrywa we własnym zakresie. A zatem koszt pobytu prywatnego, w tym ewentualnego ubezpieczenia lub leczenia, ponosi w całości pracownik. Może pojawić się wątpliwość, czy kosztem podatkowym spółki z o.o. będą również poniesione koszty powrotu (np. koszt biletu).

Z przepisów o podróżach służbowych wynika, że pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi zwrot kosztów związanych z powrotem (nie ma znaczenia, czy pracownik przedłużył czas podróży służbowej). Warto zauważyć, że przepisy podatkowe nie zakazują łączenia podróży służbowej z wyjazdem prywatnym.

Gdyby pracownik nie przedłużył pobytu, również poniósłby wydatek na podróż powrotną. W związku z tym spółka może zaliczyć wydatek na taką podróż do kosztów uzyskania przychodów również w przypadku, gdy po realizacji celu służbowego, za zgodą pracodawcy, pracownicy przedłużają pobyt.

Dokumenty niezbędne do rozliczenia podróży służbowej

Podstawowym dokumentem niezbędnym do rozliczenia kosztów podróży służbowej jest tzw. polecenie wyjazdu wystawione przez pracodawcę, zawierające m.in. takie dane, jak:

  • środek transportu, którego będzie używał pracownik,
  • miejsce rozpoczęcia podróży służbowej,
  • data wyjazdu i przyjazdu,
  • liczba przejechanych kilometrów (w przypadku podróży odbywanej samochodem).

Aby udokumentować koszty podróży, pracownik powinien dołączyć dowody, które potwierdzają rzeczywiście poniesione wydatki, np. faktury za hotel, bilety dokumentujące przejazd danym środkiem transportu. Jeżeli delegowany nie uzyska dokumentu potwierdzającego poniesienie określonego kosztu, wówczas składa pisemne oświadczenie, w którym wskazuje rodzaj poniesionego wydatku oraz przyczyny jego nieudokumentowania.

W przypadku gdy pracownik poniósł wydatki na wyżywienie w ramach otrzymanej diety lub objęte ryczałtami, nie ma obowiązku ich dokumentowania.


Wyjazd służbowy prezesa

Reklama

W przypadku prezesa spółki z o.o. zatrudnionego na podstawie umowy o pracę, zasady rozliczania wydatków na podróże służbowe będą takie same jak dla innych pracowników. Jeżeli członek zarządu nie jest zatrudniony na umowę o pracę, istotne jest, aby z zawartej z nim umowy (bądź umowy spółki, uchwały wspólników) wynikało, że spółka jest zobowiązana do określonych świadczeń na jego rzecz, np. z tytułu podróży służbowych.

Jest to szczególnie istotne, gdy członek zarządu jest jednocześnie udziałowcem spółki z o.o. Z przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (updop) wynika, że nie zalicza się do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz udziałowców niebędących pracownikami w rozumieniu Kodeksu pracy (art. 16 ust. 1 pkt 38 updop).

Gdy prezes będący udziałowcem spółki z o.o. wyjeżdża w podróż służbową, a z zawartej z nim umowy wynika, że przysługuje mu zwrot poniesionych z tego tytułu wydatków i wydatki te są związane z działalnością spółki, na pewno nie mają one charakteru jednostronnego świadczenia na rzecz udziałowca, a zatem można je zaliczyć do kosztów podatkowych.

Konsekwencje nieprawidłowego wliczania wydatków w koszty

W przypadku błędnego zakwalifikowania poniesionych przez spółkę z o.o. wydatków i niesłusznego zaliczenia ich do kosztów podatkowych, spółka powinna złożyć korektę zeznania podatkowego za rok, którego dotyczy błędne rozliczenie, i wykazać prawidłowe koszty podatkowe. Jeżeli spowoduje to podwyższenie dochodu, spółka zobowiązana jest zapłacić od tego dochodu podatek wraz z odsetkami.

Podstawa prawna:

  • art 15 ust. 1, ust. 4–4h, art. 16 ust. 1 pkt 38, pkt 51, pkt 57, pkt 57a ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 ze zm.)
  • art. 775 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.)
Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Kalkulator wynagrodzeń Polski Ład - umowa o dzieło 2022

    Kalkulator wynagrodzeń od umów o dzieło - czy Polski Ład wpłynie na wysokość wynagrodzenia netto w 2022 r.?

    PIP przeprowadzi kontrolę bez zapowiedzi

    Kontrola PIP już niedługo będzie mogła odbyć się bez zapowiedzi. Przewidziano to w nowelizacji ustawy Prawo przedsiębiorców.

    Lodołamacze 2021 - zgłoszenia do 15 sierpnia!

    Lodołamacze 2021 - zapraszamy do udziału w 16 edycji konkursu! Patronem medialnym wydarzenia jest portal Infor.pl.

    Zasiłek macierzyński - jakie zmiany?

    Zasiłek macierzyński - jakie zmiany chce wprowadzić ZUS? Czym jest okres wyczekiwania?

    Podatki i składka zdrowotna - zmiany od 1 stycznia 2022 r.

    Podatki i składka zdrowotna - jakie zmiany wprowadza Polski Ład? Co zmieni się od 1 stycznia 2022 r.?

    Planner kadrowo-płacowy na sierpień 2021 r.

    Planner kadrowo-płacowy na sierpień 2021 r. wymienia wszystkie obowiązki miesięczne. Jaki jest wymiar czasu pracy w sierpniu? Ile wynosi dodatek nocny?

    Obowiązek szczepień dla niektórych grup zawodowych?

    Obowiązek szczepień dla niektórych grup zawodowych może wejść w życie?

    Pracownicy punktów szczepień jak funkcjonariusze publiczni

    Pracownicy punktów szczepień będą traktowani jak funkcjonariusze publiczni. Co to oznacza?

    Zaświadczenie z ZUS ściągniesz z Internetu

    Zaświadczenie o wysokości emerytury lub zasiłku z ZUS można ściągnąć z Internetu. Jak stworzyć elektroniczne potwierdzenie?

    PIP - coraz częstsze kontrole i decyzje

    Kontrole PIP odbywają się coraz częściej. Gdzie jest ich najwięcej? Jakie branże są najczęściej kontrolowane?

    Kalkulator wynagrodzeń Polski Ład - zlecenie 2022

    Kalkulator wynagrodzeń od umów zlecenie w 2022 r. - jak Polski Ład wpłynie na wysokość wynagrodzenia netto przy zleceniu?

    IOSKU: ile masz na koncie w ZUS?

    IOSKU czyli informacja o tym, ile masz na koncie w ZUS. Jak sprawdzić? Ile wyniesie przyszła emerytura?

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń, umowa o pracę

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń pozwala obliczyć dla umowy o pracę wysokość pensji netto, zaliczki na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenie społeczne w 2022 r.

    Lista obecności a ewidencja czasu pracy – różnice

    Lista obecności pracowników - czy jest obowiązkowa? Czy zastępuje ewidencję czasu pracy? Jakie informacje można zamieścić w tych dokumentach kadrowych? Czy można prowadzić je w elektroniczny sposób? Wyjaśniamy w artykule.

    Pracodawca dyskryminuje pracownika - co można zrobić?

    Dyskryminacja w pracy - kiedy można mówić o nierównym traktowaniu pracowników? Co można zrobić, kiedy pracodawca dyskryminuje pracownika?

    Wpłaty do PPK także od wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia

    Wpłaty do PPK nalicza się także od wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK po ustaniu zatrudnienia. Czy nalicza się je od nagrody stanowiącej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe? Jeśli tak, to w jakiej wysokości procentowej?

    Ile wynosi najniższa krajowa?

    Najniższa krajowa w 2021 i 2022 r. - ile wynosi brutto i netto? Jaka jest stawka godzinowa? Oto kalkulator wynagrodzeń.

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - zmiany w projekcie

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - jest nowa wersja projektu nowelizacji. Co się zmieni?

    Rejestracja w urzędzie pracy a umowa zlecenie, dzieło, działalność

    Rejestracja w urzędzie pracy - czy bezrobotny może wykonywać pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub prowadzić działalność nierejestrowaną?

    Prezeska, prawniczka, psycholożka - kobiety o feminatywach

    Feminatywy - jakim językiem pisane są oferty pracy? Jak kobiety oceniają żeńskie nazwy stanowisk, np. prezeska, prawniczka, psycholożka? Oto wyniki badania.

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca - jak uzyskać [PORADNIK]

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca. Od 1 stycznia 2018 roku obowiązują nowe regulacje prawne dotyczące cudzoziemców świadczących prace sezonową. O zezwolenie typu S, czyli na pracę sezonową, mogą ubiegać się pracodawcy, którzy planują zatrudnić obcokrajowców do pracy w rolnictwie, ogrodnictwie lub turystyce.

    Błędy w umowie o pracę - jak je poprawić?

    Błędy w umowie o pracę w zakresie wynagrodzenia i innych świadczeń - jak je poprawić?

    Pracodawcy nie chcą pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna nie jest dla pracodawców najlepszym rozwiązaniem. Prawie wszyscy chcą powrotu do biur. Wprowadzą elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

    Udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego - ustawa o covid-19

    Zaległy urlop wypoczynkowy - jak udzielić zgodnie z ustawą o COVID-19?

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę i kwalifikacje pracownika. Obecnie skupia się na zatrudnianiu bezrobotnych. Rząd chce rozszerzyć jego kompetencje.