Jak ustalić ekwiwalent za urlop wypoczynkowy, jeżeli pracownik otrzymywał składniki wynagrodzenia w różnej wysokości

W celu obliczenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop powinni Państwo ustalić podstawę ekwiwalentu ze stałych i zmiennych składników wynagrodzenia otrzymywanych przez pracownika. Ponieważ pracownik ten nie przepracował pełnych 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozwiązania umowy oraz nastąpiła w tym okresie zmiana wysokości otrzymywanej przez niego premii od sprzedaży, muszą Państwo ten składnik wynagrodzenia przeliczyć według nowych zasad oraz uzupełnić wynagrodzenie za miesiąc, w którym pracownik chorował i przebywał na urlopie bezpłatnym. Szczegóły – w uzasadnieniu.

W dniu rozwiązania stosunku pracy pracownik nabywa prawo do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Dotyczy to zarówno urlopu zaległego, jak i bieżącego. Wypłata ekwiwalentu powinna nastąpić ostatniego dnia zatrudnienia, bowiem w przypadku niedotrzymania tego terminu pracownikowi przysługują odsetki za zwłokę.

Ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy przysługujący pracownikowi powinni Państwo ustalić w sposób opisany poniżej, stosując odpowiednio zasady obowiązujące przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego.

W przedstawionej w pytaniu sytuacji do podstawy wymiaru ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy powinni Państwo zaliczyć oprócz stałego wynagrodzenia miesięcznego również wynagrodzenie zmienne. Stałe składniki wynagrodzenia, określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości (tj. wynagrodzenie zasadnicze oraz dodatek stażowy), powinni Państwo uwzględnić w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu (tj. w maju). Natomiast zmienne składniki wynagrodzenia, które przysługiwały pracownikowi za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc (tj. zmienna premia od sprzedaży), przy ustalaniu ekwiwalentu należy uwzględnić w przeciętnej wysokości wypłaconej w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu. Ponieważ jednak w tym okresie wysokość procentowa należnej pracownikowi premii wzrosła z 6% do 8%, ten składnik wynagrodzenia należy przeliczyć według nowej stawki oraz uzupełnić w związku z wcześniejszą nieobecnością pracownika spowodowaną chorobą i urlopem bezpłatnym. Dopiero tak ustalone wynagrodzenie ze składników zmiennych będzie wchodzić do podstawy wyliczenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.

Szczegółowe wyliczenie ekwiwalentu za urlop zostało przedstawione w poniższym przykładzie.

W sytuacji przedstawionej w pytaniu pracodawca powinien obliczyć ekwiwalent za urlop w następujący sposób:

Krok 1. Podstawa ekwiwalentu ze składników stałych

Przy ustalaniu podstawy wymiaru ekwiwalentu za urlop, do którego prawo powstało 30 maja br., pracodawca nie musi przeliczać wysokości wynagrodzenia zasadniczego za miesiące poprzedzające maj, ani dodatku stażowego, ponieważ są to stałe elementy wynagrodzenia.

Zatem składniki te pracodawca powinien uwzględnić w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu, czyli w maju:

2500 zł + 300 zł = 2800 zł.

Podstawa wymiaru ekwiwalentu za urlop ze składników stałych wynosi 2800 zł.

Krok 2. Podstawa ekwiwalentu ze składników zmiennych

Zakładamy, że pracownik w okresie 3 miesięcy poprzedzających rozwiązanie umowy otrzymał premie w następującej wysokości:

Premia za luty została obliczona i wypłacona według obowiązujących wtedy warunków (tj. w wysokości 6% zysku od wartości sprzedaży), natomiast premie za marzec i kwiecień zostały obliczone i wypłacone zgodnie z nowymi zasadami (tj. 8% zysku od wartości sprzedaży). W związku z tym konieczne jest przeliczenie premii za luty według nowej 8% stawki.

W pierwszej kolejności pracodawca powinien ustalić kwotę, od której została naliczona premia za luty:

1250 zł : 6% = 20 833,33 zł.

Następnie od tak ustalonej kwoty powinien naliczyć premię w nowej 8% wysokości:

20 833,33 zł x 8% = 1666,67 zł.

Pracownik miał do przepracowania w okresie 3 miesięcy poprzedzających maj 63 dni (łączna liczba dni roboczych w lutym, marcu i kwietniu br.). W związku z urlopem bezpłatnym w lutym (3 dni) i niezdolnością do pracy w kwietniu (5 dni) przepracował w tym okresie 55 dni (nie przepracował zatem pełnego 3-miesięcznego okresu). W takim przypadku uzyskane przez pracownika w okresie od lutego do kwietnia wynagrodzenie pracodawca powinien uzupełnić w następujący sposób:

• wynagrodzenie zmienne osiągnięte za ten okres należy zsumować, przy czym w obliczeniach uwzględniamy premię za luty po przeliczeniu według wyższej stawki: (1666,67 zł + 1570 zł + 1685 zł) = 4921,67 zł
• otrzymaną kwotę dzielimy przez łączną liczbę dni faktycznie przepracowanych przez pracownika: 4921,67 zł : 55 dni = 89,48 zł
• uzyskany wynik mnożymy przez liczbę dni, jaką pracownik powinien w tym okresie przepracować: 89,48 zł x 63 dni = 5637,24 zł
• otrzymaną kwotę dzielimy przez 3 w celu ustalenia uśrednionej kwoty miesięcznych zarobków zmiennych z tego okresu, którą należy przyjąć do podstawy wymiaru ekwiwalentu: 5637,24 zł : 3 = 1879,08 zł.

Podstawa wymiaru ekwiwalentu za urlop ze składników zmiennych wynosi 1879,08 zł.

Krok 3. Ostateczna kwota ekwiwalentu

• obliczenie ekwiwalentu za 1 dzień urlopu – sumę podstaw wymiaru ekwiwalentu z tytułu stałych i zmiennych składników wynagrodzenia należy podzielić przez współczynnik urlopowy, który w 2012 r. wynosi 21 (dla pracownika zatrudnionego na pełny etat):

2800 zł + 1879,08 zł = 4679,08 zł

4679,08 zł : 21 = 222,81 zł

• obliczenie ekwiwalentu za 1 godzinę urlopu – ekwiwalent za 1 dzień urlopu należy podzielić przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika (w przedstawionej sytuacji jest to 8 godzin):

222,81 zł : 8 godz. = 27,85 zł

• obliczenie kwoty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop – ekwiwalent za 1 godzinę urlopu należy pomnożyć przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu:

11 dni urlopu x 8 godz. = 88 godz. urlopu

88 godz. urlopu x 27,85 zł = 2450,80 zł.

Za 11 dni niewykorzystanego urlopu pracodawca powinien wypłacić pracownikowi ekwiwalent w wysokości 2450,80 zł, pomniejszony o składki i podatek.

Podstawa prawna:

• art. 171 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 232, poz. 1378
• § 10, 14, 15, 16, 18 i 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop – Dz.U. Nr 2, poz. 14; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 174, poz. 1353