Kategorie

Kiedy i jak dokonać korekty odpisu na zfśs

Anna Sadowska
Na początku każdego roku trudno jest ustalić przeciętną planowaną w danym roku liczbę osób zatrudnionych. Dlatego na koniec roku, tj. na 31 grudnia, każdy pracodawca tworzący zakładowy fundusz świadczeń socjalnych powinien dokonać korekty odpisu na ten fundusz.
Obowiązek utworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej: fundusz) mają pracodawcy, którzy zatrudniają według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełny etat.

Natomiast pracodawcy prowadzący działalność w formach organizacyjno-prawnych jednostek sektora finansów publicznych tworzą fundusz bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników.

Coroczny podstawowy odpis na fundusz stanowi iloczyn planowanej przeciętnej liczby zatrudnionych pracowników w danym roku, i 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu było wyższe. Dla każdego pracującego w warunkach szczególnie uciążliwych odpis wynosi 50% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia, natomiast dla pracowników młodocianych, w zależności od roku nauki, od 5% do 7%.

Pracodawca może zwiększyć podstawowy odpis o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia na każdą zatrudnioną osobę ze znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności. O 6,25% może ulec zwiększeniu fundusz za każdego emeryta lub rencistę będącego byłym pracownikiem, który będzie uprawniony do korzystania z funduszu.

Termin dokonania korekty ZFŚS

Pracodawca naliczając na początku roku odpis na fundusz, powinien uwzględnić już w tym odpisie przewidywane dodatkowe zatrudnienie lub planowaną redukcję zatrudnienia. Zdarza się, że w trakcie roku mogą wystąpić dodatkowe okoliczności, które spowodują zmianę stanu zatrudnienia, np. indywidualne wypowiedzenia dokonane przez pracowników.

Dlatego na koniec roku, najpóźniej do 31 grudnia, pracodawca powinien dokonać korekty odpisu na fundusz do rzeczywistej, przeciętnej liczby pracujących w zakładzie za dany rok kalendarzowy.

Jeśli faktyczna przeciętna liczba zatrudnionych jest wyższa od przewidywanej, różnicę między odprowadzonym, a należnym odpisem należy odprowadzić na rachunek funduszu do 31 grudnia. Natomiast jeśli jest niższa, w roku następnym można odprowadzić odpis należny za ten rok pomniejszony o nadpłaconą kwotę.

Metody obliczania przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym

Przy obliczaniu przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym sumuje się przeciętną liczbę zatrudnionych w poszczególnych miesiącach, a otrzymany wynik dzieli się przez 12. Taka zasada obowiązuje również w zakładzie pracy funkcjonującym krócej niż rok kalendarzowy.

Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych oraz rozporządzenie w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych nie precyzują, w jaki sposób pracodawcy powinni ustalić przeciętną liczbę osób zatrudnionych w poszczególnych miesiącach.

W praktyce są stosowane następujące metody:
• średniej arytmetycznej, która polega na dodawaniu do siebie, na każdy dzień miesiąca, liczby zatrudnionych osób (w przeliczeniu na pełne etaty), a następnie podzieleniu otrzymanej sumy przez ilość dni kalendarzowych w danym miesiącu,
• uproszczona, polegająca na zsumowaniu dwóch stanów dziennych z pierwszego i ostatniego dnia miesiąca oraz podzieleniu na dwa,
• średniej chronologicznej, polegającej na zsumowaniu dwóch stanów dziennych z pierwszego i ostatniego dnia miesiąca i podzieleniu na dwa, a następnie dodaniu do otrzymanego wyniku stanu zatrudnienia w 15. dniu miesiąca i ponownie podzieleniu na dwa.

Opis tych metod znajduje się w objaśnieniach do druku Z-06 (wzorów formularzy sprawozdawczych). Wybór metody należy do decyzji pracodawcy. Jednak przyjmuje się, że metodę średniej arytmetycznej należy stosować przy dużej płynności kadr, natomiast dwie pozostałe przy stabilnej sytuacji kadrowej.

Kogo należy uwzględnić w przeciętnej liczbie zatrudnionych

W przeciętnej liczbie zatrudnionych uwzględnia się:
• pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony, określony, próbny, na czas wykonywania określonej pracy, na zastępstwo, jak też powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę w pełnym lub niepełnym wymiarze czasu pracy,
• pracowników przebywających na urlopach wychowawczych,
• osoby, z którymi pracodawca zawarł umowę o wykonywanie pracy nakładczej,
• osoby zatrudnione na podstawie umowy agencyjnej, wykonujące pracę nieprzerwanie co najmniej 30 dni,
• osoby zatrudnione w ramach prac interwencyjnych,
• osoby zatrudnione w systemie robót publicznych,
• pracowników sezonowych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę,
• pracowników odbywających zasadniczą służbę wojskową (ze względu na pozostawanie tych osób w stosunkach pracy),
• pracowników zatrudnionych w Polsce, a oddelegowanych do pracy za granicą.

Nie ujmuje się natomiast w przeciętnej liczbie zatrudnionych:
• osób, z którymi pracodawca zawarł jedynie umowy cywilnoprawne,
• osób uprawnionych do pobierania świadczeń lub zasiłków przedemerytalnych, gdyż został z nimi rozwiązany stosunek pracy,
• osób przebywających na urlopach bezpłatnych,
• poborowych odbywających u pracodawcy zastępczą służbę wojskową, gdyż nie łączą ich z pracodawcą indywidualne umowy o pracę,
• pracowników młodocianych ze względu na odmienny sposób naliczania odpisu.

Korekta ZFŚS
Przykład:
Firma produkcyjna zatrudnia na dzień 1 stycznia 2006 r. 86 osób. Przy naliczaniu odpisu na ZFŚS firma uwzględniła następujące założenia:
1. Osoby zatrudnione w normalnych warunkach:
  – 71 osób zatrudnionych na pełny etat,
  – 4 osoby zatrudnione na 3/4 etatu,
  – 2 osoby zatrudnione na 1/4 etatu,
w przeliczeniu na etaty jest to 74,5.
2. Osoby zatrudnione w warunkach szczególnie uciążliwych:
  – 4 osoby zatrudnione na 3/4 etatu,
  – 5 osób zatrudnionych na 1/2 etatu,
w przeliczeniu na etaty jest to 5,5.
3. W 2006 r. firma zaplanowała przyjąć 1 pracownika od 15 stycznia na pełny etat.
4. Firma nie przewidywała żadnej redukcji zatrudnienia.

Czyli – planowane zatrudnienie wynosi 81 etatów (74,5 + 5,5 + 1).

W 2005 r. przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej wyniosło 1977,20 zł, a w drugim półroczu 2005 r. wyniosło 2038,00 zł. Zgodnie więc z art. 5 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych to przeciętne wynagrodzenie z drugiego półrocza stanowiło podstawę do naliczania obowiązkowych odpisów na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w 2006 r.
Biorąc to pod uwagę, wysokość odpisu podstawowego na fundusz w 2006 r. na jednego pracownika wynosił 764,25 zł (37,5% wskazanego powyżej przeciętnego wynagrodzenia).

W przypadku pracowników młodocianych wysokość odpisu w 2006 r. wynosi odpowiednio:
• w pierwszym roku nauki – 101,90 zł (5% wymienionego przeciętnego wynagrodzenia),
• w drugim roku nauki – 122,28 zł (6% wymienionego przeciętnego wynagrodzenia),
• w trzecim roku nauki – 142,66 zł (7% wymienionego przeciętnego wynagrodzenia).

Natomiast wysokość odpisu podstawowego na jednego pracownika zatrudnionego w szczególnie uciążliwych warunkach pracy wynosi 50% przeciętnego wynagrodzenia, czyli w 2006 r. wynosił: 2038 zł × 50% = 1019,00 zł.

Na podstawie przedstawionych założeń firma naliczyła na początku roku odpis podstawowy w wysokości 63 305,38 zł (74,5 etatu × 764,25 zł + 5,5 etatu × 1019 zł + 1 etat nowy × 764,25 zł).

W 2006 r. doszło do następujących ruchów kadrowych:
1. Firma nie zatrudniła jednego pracownika od 15 stycznia, lecz dopiero od 1 czerwca przyjęła do firmy 3 pracowników na pełny etat, w tym dwóch ze znacznym stopniem niepełnosprawności.
2. Od 1 lipca przyjęto 4 pracowników na pełny etat.
3. Od września firma przyjęła 4 młodocianych (I rok nauki) w celu nauki zawodu.
4. Jedna pracownica księgowości przeszła na urlop macierzyński od 18 marca.
5. Dwóch pracowników produkcyjnych przeszło od 15 września na wcześniejszą emeryturę.
6. Jeden pracownik po złożeniu wcześniej wypowiedzenia, zakończył pracę z dniem 30 listopada.

Na koniec 2006 r. firma dokonała korekty odpisu na ZFŚŚ.

Przy ustalaniu przeciętnej liczby zatrudnionych firma postanowiła zastosować uproszczoną metodę.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Sumę średniego rocznego zatrudnienia, czyli 997 etatów, dzielimy przez 12 miesięcy = 83,08 etatu. Jest to przeciętna liczba zatrudnionych w danym roku.

Następnie należy według tego stanu ponownie przeliczyć odpis z uwzględnieniem:
– pracowników zatrudnionych w warunkach uciążliwych: 5,5 etatu × 1019,00 zł = 5604,50 zł
– młodocianych: 4 młodocianych na I roku nauki × 101,90 zł = 407,60 zł
– pracowników zatrudnionych w normalnych warunkach: 83,08 etatu – 5,5 etatu pracowników zatrudnionych w warunkach uciążliwych = 77,58 etatu – 2 etaty osób ze znacznym stopniem niepełnosprawności = 75,58 etatu
 75,58 etatu × 764,25 zł = 57 762,02 zł
– pracowników zatrudnionych w normalnych warunkach, ale niepełnosprawnych (odpis na tego pracownika to 37,5% + 6,25%, czyli 891,63 zł): 2 etaty × 891,63 zł = 1783,26 zł.

Firma postanowiła również dokonywać odpisów na każdego emeryta i rencistę (na każdego emeryta fundusz zwiększa się o 6,25%, czyli o 127,38 zł): 2 emerytów × 127,38 zł = 254,76 zł

W sumie odpis podstawowy naliczony w końcu roku wynosi 65 812,14 zł (5604,50 zł + 407,60 zł + 57 762,02 zł + 1783,26 zł + 254,76 zł).

Firma powinna więc do 31 grudnia dokonać wpłaty na rachunek ZFŚS w wysokości 2506,76 zł (65 812,14 zł – 63 305,38 zł).

Konsekwencje niedokonania korekty

Pracodawca, który nie wykonuje przepisów ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych albo podejmuje działania niezgodne z przepisami ustawy, podlega karze grzywny. Pod pojęciem „niewykonywania przepisów ustawy” mieści się właśnie niedokonanie korekty odpisów.

W sprawach tych orzeka się na podstawie wniosku pochodzącego od inspektora pracy w trybie określonym w dziale VII Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia.


Podstawa prawna:
• art. 5 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.), 
• § 1 i § 2 ust. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 14 marca 1994 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (DzU nr 43, poz. 168 ze zm.).
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Stawka godzinowa 2022 – netto, zlecenie

    Stawka godzinowa 2022 i umowa zlecenie – kwota netto i brutto? Ile wynosi minimalne wynagrodzenie na umowach cywilnoprawnych, a ile na umowie o pracę?

    Elektroniczny system kadrowy na praca.gov.pl - nowa ustawa

    Elektroniczny system kadrowy na praca.gov.pl to ułatwienie dla mikroprzedsiębiorcy, rolnika i osoby fizycznej. Za pomocą systemu będzie można zawrzeć umowę o pracę i zlecenia. Automatycznie dokona zgłoszenia do ZUS i KAS, wyliczy wynagrodzenie, składki, podatki i rozliczy urlopy.

    Podwyżka minimalnego wynagrodzenia 2022 a inne świadczenia

    Podwyżka minimalnego wynagrodzenia w 2022 r. wpłynie na wysokość innych świadczeń, np. odprawy, odszkodowania, wynagrodzenia za czas gotowości do pracy i przestój, dodatek za pracę w nocy. Ile wyniosą?

    Praca w upały - zalecenia GIP

    Praca w upały - GIP wydał zalecenia dla pracodawców w związku z wysokimi temperaturami. Jakie obowiązki bhp mają pracodawcy względem pracowników?

    Staż z urzędu pracy 2021 - wynagrodzenie, urlop, L4, ciąża

    Staż z urzędu pracy odbywa osoba bezrobotna. Jakie wynagrodzenie za staż należy się w 2021 r.? Czy stażysta ma prawo do L4 i urlopu? Co w przypadku ciąży?

    Umowa o pomocy przy zbiorach - KRUS 2021

    Umowa o pomocy przy zbiorach w 2021 r. - rolnicy ubezpieczeni w KRUS mogą podpisywać umowy cywilnoprawne na pomoc przy zbiorach. Jaka jest stawka godzinowa?

    Strategia Demograficzna 2040 - zmiany w Kodeksie pracy

    Strategia Demograficzna 2040 przewiduje duże zmiany w Kodeksie pracy. Rodzice będą chronieni przed zwolnieniem i zapewnia się im elastyczną pracę.

    Urlop rodzicielski - rewolucyjne zmiany w 2022 r.

    Urlop rodzicielski - do 2 sierpnia 2022 r. wejdą w życie rewolucyjne zmiany w urlopach rodzicielskich dla ojców. Co się zmieni?

    Bonusy i dni wolne dla zaszczepionych pracowników - PIP

    Bonusy i dni wolne dla zaszczepionych pracowników - co na to PIP? Czy to zgodne z Kodeksem pracy?

    Sygnalista - nowe przepisy od grudnia 2021 r.

    Sygnalista - nowe przepisy implementujące dyrektywę unijną mają wejść w życie w grudniu 2021 r. Kto to sygnalista? Jaki będzie system zgłaszania nieprawidłowości w zakładzie pracy?

    Pracownicy fizyczni w czasie pandemii [RAPORT]

    Pracownicy fizyczni - jak wpłynęła na nich pandemia COVID-19? Zapoznaj się z wynikami raportu "Kariera okiem fachowca".

    Ilu Polaków pracuje po 60. roku życia?

    Praca po 60. roku życia - ilu Polaków nadal pracuje po ukończeniu 60 lat?

    Minimalne wynagrodzenie w 2022 r. netto

    Minimalne wynagrodzenie w 2022 r. wyniesie 3000 zł brutto. Ile to netto?

    Ustawa dezubekizacyjna - Trybunał Konstytucyjny

    Ustawa dezubekizacyjna - Trybunał Konstytucyjny orzekł, że obniżenie renty inwalidzkiej byłym funkcjonariuszom służb bezpieczeństwa PRL jest zgodne z konstytucją.

    Minimalna płaca w 2022 r. - 3000 zł brutto

    Minimalna płaca w 2022 r. - 3000 zł brutto to propozycja rządu. Minimalna stawka godzinowa wyniesie 19,50 zł brutto.

    Waloryzacja środków na kontach i subkontach ZUS 2021

    Waloryzacja środków zgromadzonych na kontach i subkontach w ZUS odbywa się corocznie w czerwcu. W 2021 r. wyniosła 5,41%. O ile zwiększył się stan kont przyszłych emerytów?

    System kadrowo-płacowy - od czego zależy cena?

    System kadrowo-płacowy a cena - od czego zależy, ile kosztuje?

    Konkurs "HR OF CHANGE" – 18 czerwca poznamy zwycięzców!

    Konkurs "HR OF CHANGE" - już 18 czerwca ogłoszeni zostaną zwycięzcy! Kto otrzyma nagrodę w kategoriach: szkolenia i rozwój, zarządzanie zmianą, HR Business Partnering?

    Niepełny etat a praca ponadwymiarowa - jak wynagradzać?

    Niepełny etat a praca ponadwymiarowa - jak wynagradzać pracownika zatrudnionego na część etatu za pracę w godzinach ponadwymiarowych?

    Dodatek wyrównawczy do wynagrodzenia - jak obliczyć?

    Dodatek wyrównawczy do wynagrodzenia - jakie są zasady jego przyznawania? Jak obliczyć wysokość dodatku wyrównawczego?

    Transfer oszczędności PPK - pracodawca może pomóc

    Transfer oszczędności PPK - pracodawca może pomóc pracownikowi (uczestnikowi PPK) w przeniesieniu oszczędności między rachunkami PPK. Ustawa o PPK określa dwie takie sytuacje.

    Zatrudnienie Brytyjczyka po brexicie

    Zatrudnienie Brytyjczyka po brexicie - jak brexit wpłynął na zatrudnienie pracownika z Wielkiej Brytanii w Polsce? Co z dokumentami? Jakich formalności trzeba dokonać?

    Nadanie statusu płatnika składek - wyrok TK (K 15/16)

    Wyrok Trybunału Konstytucyjnego o sygn. akt K 15/16 - czy TK uznał wniosek o nadanie statusu płatnika składek pracodawcy, którego pracownik wykonuje na jego rzecz pracę w ramach umowy cywilnoprawnej zawartej z osobą trzecią?

    Zadaniowy czas pracy a praca zdalna

    Zadaniowy czas pracy a praca zdalna - jak wprowadzić? Jak ewidencjonować i kontrolować czas pracy zdalnej w systemie zadaniowym?

    Dlaczego pracodawcy płacą Ukraińcom więcej niż Polakom?

    Pracodawcy chcą płacić Ukraińcom więcej niż Polakom? Dlaczego?