Czy świadczenia przyznane z zfśs zawsze są zwolnione ze składek i podatku

Zgodnie z zaleceniami pokontrolnymi ZUS powinni Państwo skorygować deklaracje ZUS DRA i ZUS RCA z lat 2007–2009 za miesiące, w których pracownicy otrzymali świadczenia z zfśs, i dokonać wpłaty należnych składek finansowanych zarówno przez pracodawcę, jak i przez pracownika łącznie z odsetkami. Za lata 2007 i 2008 nie należy korygować informacji PIT-4R ani PIT-11. Natomiast za 2009 r. powinni Państwo złożyć w urzędzie skarbowym informację korygującą PIT-4R oraz PIT-11 z pisemnym wyjaśnieniem przyczyn korekty oraz dopłacić należny podatek łącznie z odsetkami. Zaświadczenia ZUS Rp-7 wydane byłym pracownikom powinni Państwo skorygować, podając w informacjach dodatkowych zaświadczenia wartość przyznanych świadczeń z zfśs.

UZASADNIENIE

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany przez pracowników z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Oprócz wypłat pieniężnych, przychodem do celów podatkowych jest wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody itp.

Zatem praktycznie każde świadczenie od pracodawcy, pieniężne bądź rzeczowe, jest przychodem pracownika ze stosunku pracy, a w konsekwencji jest podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Wyjątek stanowią przychody zwolnione ze składek na podstawie przepisów rozporządzenia składkowego, wśród których należy wymienić świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Od 22 sierpnia 2009 r. wartość zarówno rzeczowych, jak i pieniężnych świadczeń otrzymanych przez pracownika, które zostały sfinansowane w całości z zfśs, jest zwolniona z podatku do kwoty 380 zł rocznie. Wcześniej z podatku były zwolnione tylko świadczenia w postaci rzeczowej. Przy czym rzeczowymi świadczeniami nie są i nie były bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi (art. 21 ust. 1 pkt 67 updof).

WAŻNE!

Od 22 sierpnia 2009 r. z podatku są zwolnione świadczenia pieniężne oraz świadczenia rzeczowe przyznane pracownikom do łącznej wysokości 380 zł rocznie.

Pracodawca, który prowadzi działalność socjalną i tworzy zfśs, ma obowiązek przyznawania ulgowych usług i świadczeń oraz dopłat z funduszu z uwzględnieniem sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu (art. 8 ust. 1 ustawy o zfśs). W regulaminie zfśs powinien znaleźć się również zapis o sposobie dokumentowania sytuacji materialnej przez osoby uprawnione do korzystania z funduszu. W tym celu pracodawca może zażądać np. przedłożenia zeznań rocznych, jak również odcinków emerytury/renty, jeżeli osoba jest uprawniona do jej pobierania.

Działalnością socjalną nie jest przyznawanie wszystkim pracownikom świadczeń z zfśs w tej samej wysokości. Wówczas od pełnej wartości przyznanych świadczeń, mimo że sfinansowanych z zfśs, należy zapłacić składki do ZUS i podatek.

WAŻNE!

Zwolnienie ze składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne obejmuje wyłącznie te świadczenia, które zostały sfinansowane z zfśs i przeznaczone na działalność socjalną w rozumieniu ustawy o zfśs.

W wyniku kontroli ZUS powinni Państwo sporządzić korekty dokumentów rozliczeniowych ZUS DRA i ZUS RCA za te miesiące w okresie od 2007 r. do 2009 r., w których pracownicy otrzymali świadczenia z zfśs, a których ZUS nie uznał za działalność socjalną. Aby skorygować te dokumenty, należy złożyć korygujące raporty ZUS RCA za każdego pracownika, który takie świadczenia otrzymał, doliczając ich wartość odpowiednio do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Powstałą niedopłatę z dokonanych korekt raportów, która będzie wynikała z korygującej deklaracji ZUS DRA, należy wpłacić do ZUS w całości, a więc zarówno w części finansowanej przez płatnika, jak i przez pracowników łącznie z odsetkami za zwłokę. Jedynie w przypadku, gdyby kwota zaległości za jakiś miesiąc nie przekraczała 6,60 zł, nie ma obowiązku zapłaty odsetek (art. 23 ust. 1a ustawy systemowej).

Z kolei od nieopłaconych w terminie składek na ubezpieczenie zdrowotne również należy przekazać do ZUS odsetki za zwłokę na zasadach i w wysokości określonych dla zaległości podatkowych (art. 87 ust. 3 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych). W przypadku zaległości podatkowej zastosowanie mają przepisy Ordynacji podatkowej, która wskazuje, że odsetek za zwłokę nie nalicza się, jeżeli ich wysokość nie przekracza trzykrotności wartości opłaty dodatkowej pobieranej przez „Pocztę Polską Spółkę Akcyjną” za polecenie przesyłki listowej, tj. 3 x 2,20 zł.

Po dokonaniu korekty dokumentów rozliczeniowych do ZUS, należy zawiadomić zarówno obecnych, jak i byłych pracowników, którzy w latach 2007–2009 otrzymali świadczenia z zfśs, o zaistniałej sytuacji i konieczności zwrotu przez te osoby zaległych składek. Wszyscy, którzy zwrócą składki za ten okres, mają prawo odliczyć je od dochodu w zeznaniu podatkowym za rok, w którym składki zostały zapłacone przez pracodawcę. Każde odliczenie od dochodu w zeznaniu rocznym wymaga odpowiedniego udokumentowania. W przypadku zwrotu pracodawcy zaległych składek na ZUS można dokonać odliczenia na podstawie pisemnego oświadczenia zakładu pracy, że ten faktycznie pobrał składki od podatnika. Chodzi tu o udokumentowanie wydatku, jaki pracownik poniósł z tytułu zapłaty tych składek. Wówczas nadpłata podatku za lata 2007 i 2008 (w omawianej sytuacji płatnik odprowadził zaliczkę na podatek od całości wypłaconych w tym okresie świadczeń z zfśs) zostanie wyrównana.

W związku z tym, że od świadczeń wypłaconych z zfśs w 2009 r. nie odprowadzili Państwo zaliczki na podatek, mają Państwo obowiązek skorygować roczną informację PIT-4R, informacje PIT-11 oraz uregulować niedopłatę w zaliczkach na podatek za ten rok łącznie z odsetkami za zwłokę (odsetek nie należy naliczać, jeżeli ich wysokość nie przekraczałaby trzykrotności wartości opłaty dodatkowej pobieranej przez „Pocztę Polską Spółkę Akcyjną” za polecenie przesyłki listowej, tj. 3 x 2,20 zł). Do sporządzonych korekt deklaracji przekazywanych do urzędu skarbowego (zarówno rocznej, jak i imiennej) płatnik ma obowiązek dołączyć pismo z wyjaśnieniem ich przyczyn (interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 25 czerwca 2009 r., nr IPPB2/415-234/09-4/MG). Natomiast podatnik nie ponosi odpowiedzialności z tytułu zaniżenia lub nieujawnienia przez płatnika podstawy opodatkowania z tytułu m.in. przychodów ze stosunku pracy, do której pobrania jest zobowiązany płatnik. Korekta informacji PIT-11 sporządzona przez płatnika będzie zatem podstawą do złożenia przez te osoby korekt swoich zeznań podatkowych za ubiegły rok.

WAŻNE!

Płatnik ma prawo domagać się zwrotu zapłaconego za podatnika podatku na podstawie przepisów Kodeksu cywilnego o bezpodstawnym wzbogaceniu.

Pracownicy, którzy nie zwrócą zapłaconych za nich przez pracodawcę należnych składek, muszą mieć świadomość (i o tym również należałoby ich powiadomić), że do celów podatkowych uzyskają przychód ze stosunku pracy. Pracodawca zapłacił bowiem za nich świadczenie w postaci składek, które obowiązkowo powinny być sfinansowane ze środków ubezpieczonego. Zasadne jest więc wystawienie byłym pracownikom po zakończeniu roku podatkowego informacji PIT-11 o uzyskanym przychodzie z tego tytułu. Natomiast obecnym pracownikom należałoby doliczyć tę kwotę do pozostałych przychodów ze stosunku pracy i pobrać zaliczkę na podatek w miesiącu zapłaty tych składek do ZUS przez pracodawcę.

Korygowanie dokumentów rozliczeniowych ZUS może również wpłynąć na wydane pracownikom na ich wniosek zaświadczenia, np. do celów emerytalno-rentowych na druku ZUS Rp-7. W tym formularzu pracodawca wykazuje składniki wynagrodzenia, od których istniał obowiązek opłacania składek na ubezpieczenia społeczne i które podlegają wliczeniu do podstawy wymiaru świadczenia emerytalno-rentowego.

Zasadne wydaje się, by świadczeń o charakterze socjalnym nie uwzględniać w zaświadczeniu ZUS Rp-7, ponieważ nie są to składniki wynagrodzenia, co wynika również z załącznika do objaśnień do sprawozdawczości z zatrudnienia i wynagrodzeń wydanego przez GUS. Jednak w razie wątpliwości, czy dany składnik podlega wliczeniu do podstawy wymiaru świadczenia, pracodawca nie powinien wykazywać go w tabeli zamieszczonej w pkt 3 zaświadczenia, lecz podać w pkt 6 (w dodatkowych uwagach) kwotę, datę wypłaty, tytuł wypłaty i okres, za jaki ten składnik przysługiwał. W tej sytuacji płatnik może obecnym pracownikom w powyższy sposób wykazać wypłacone świadczenia z zfśs, natomiast byłym pracownikom sporządzić korekty zaświadczeń ZUS Rp-7.

Podstawa prawna

• art. 8, art. 26a, art. 30, art. 54 § 1 pkt 5, art. 81 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.),
• art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 67, art. 26 ust. 1 pkt 2, art. 31 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zm.),
• art. 8 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.),
• art. 18 ust. 1, art. 23, art. 41 ust. 6 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.),
• § 4–7 rozporządzenia Rady Ministrów z 1 kwietnia 1985 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru emerytur i rent (Dz.U. 1989 r. Nr 11, poz. 63 ze zm.).