Jak rozliczyć zfśs przy podziale spółki

RADA

W tej sytuacji pracodawca przejmujący część zakładu pracy powinien dokonać zwrotu 5 tys. zł na rachunek zfśs pracodawcy spółki ulegającej podziałowi. Kwota ta nie zwiększa środków obrotowych nowo powstałej spółki.

UZASADNIENIE

W omawianym przypadku, w wyniku przyjętego trybu postępowania - na rachunku funduszu u pracodawcy przejmującego pojawiła się nieuzasadniona nadpłata, którą należy zakwalifikować jako środki nienależne temu funduszowi. Jednocześnie w stanie (saldzie) zfśs pojawił się nieuzasadniony niedobór środków. W tej sytuacji, jeśli na fundusz socjalny pracodawcy przejmującego nadpłacono należne środki, uzasadniony będzie zwrot nadpłaty tych środków przez pracodawcę przejmującego na rachunek zfśs pracodawcy przekazującego.

Pracodawca przekazujący zakład i pracowników do innego zakładu jest zobowiązany rozliczyć tworzony przez siebie fundusz, z zachowaniem zasady proporcjonalności w stosunku do liczby przekazywanych pracowników. Podstawowym warunkiem rozliczania w ten sposób funduszu socjalnego jest to, że w wyniku przejścia zakładu pracy lub jego części na pracodawcę staje się on z mocy prawa stroną w dotychczasowych stosunkach pracy. W praktyce oznacza to przejście pracowników z zachowaniem dotychczasowych zasad zatrudnienia (wynagradzania), czyli w praktyce - bez rozwiązywania stosunków pracy.

WAŻNE!

Pracodawca przekazujący zakład i pracowników do innego zakładu jest zobowiązany rozliczyć tworzony przez siebie fundusz.

W razie przejścia części zakładu pracy na pracodawcę zobowiązanego do tworzenia funduszu, fundusz pracodawcy przejmującego zwiększa się w części przypadającej na liczbę przejmowanych pracowników. Zwiększa się on o równowartość środków pieniężnych funduszu pracodawcy przekazującego, skorygowanych odpowiednio o należności i zobowiązania funduszu - według stanu na ostatni dzień miesiąca, w którym następuje przejście. Natomiast zasady podziału środków pieniężnych, stanowiących równowartość odpisu podstawowego - obciążającego koszty pracodawcy przekazującego - dotyczącego roku, w którym następuje przejście zakładu pracy, powinno określać porozumienie między pracodawcami.

Termin ustawowy na przekazanie środków wynikających z rozliczenia funduszu i odpisu podstawowego na ten fundusz wynosi 30 dni. Możliwe jest jednak ustalenie innego terminu na przekazanie środków między pracodawcami uczestniczącymi w przekazaniu i przejęciu części zakładu.

WAŻNE!

W przypadku braku odmiennego porozumienia między pracodawcami przekazanie środków zfśs następuje w terminie 30 dni od daty przejścia części zakładu pracy.

---

Pracodawca rozpoczynający działalność w roku kalendarzowym (nowy pracodawca), zobowiązany do tworzenia funduszu, dokonuje odpisu na fundusz od następnego roku kalendarzowego (art. 6a ustawy o zfśs). Od tej zasady jest jeden wyjątek dotyczący pracodawcy, który wprawdzie rozpoczyna działalność w danym roku, ale rozpoczęcie tej działalności następuje w wyniku m.in. przejęcia części zakładu wraz z pracownikami (art. 6a ust. 1a ustawy o zfśs). Zatem, mimo że jest to nowy pracodawca, będzie on miał obowiązek w roku kalendarzowym, w którym doszło do przejęcia, tworzyć fundusz, jeśli będzie zatrudniać co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.

WAŻNE!

Pracodawca rozpoczynający działalność w roku kalendarzowym, jeśli jest zobowiązany do tworzenia funduszu zgodnie z zasadą odroczenia obowiązków socjalnych dla nowego pracodawcy, dokonuje odpisu na ten fundusz od następnego roku kalendarzowego.

Biorąc pod uwagę powyższe zasady i okoliczności, rozliczenie funduszu w przypadku przejścia części zakładu w trybie art. 23¹ Kodeksu pracy powinno być dokonane przykładowo w następujący sposób:

• pracodawca przekazujący pracowników powinien dokonać wstępnej korekty naliczonego na 2008 r. odpisu na zfśs, gdyż od 1 kwietnia 2008 r., w jego przeciętnej liczbie osób zatrudnionych w celu naliczenia odpisu na fundusz, nie można uwzględnić pracowników, którzy od tego miesiąca stali się pracownikami pracodawcy przejmującego, który w związku z tym będzie ich uwzględniać w przeciętnym zatrudnieniu naliczając swój odpis na fundusz w 2008 r.;
• pracodawca przekazujący pracowników musi jednocześnie ustalić stan funduszu podlegający rozliczeniu na ostatni dzień miesiąca, w którym następuje przejście części pracowników, czyli w omawianym przypadku na 30 kwietnia 2008 r. Na ten stan funduszu składają się środki funduszu pochodzące z naliczenia corocznego odpisu na ten fundusz wraz z ewentualnymi zwiększeniami (art. 7 ustawy o zfśs) oraz niewykorzystane środki funduszu z lat poprzednich (art. 11 ustawy o zfśs). Tak ustalone saldo należy skorygować o zobowiązania funduszu i jego należności. Zobowiązania funduszu stanowią np. przyznane i do wypłaty świadczenia dla pracowników i innych osób uprawnionych, zapłata za usługi socjalne zakupione z funduszu itp. Natomiast główną należnością funduszu jest zwykle wartość udzielonych i jeszcze niespłaconych pożyczek z zfśs na cele mieszkaniowe, którą należy doliczyć do salda funduszu;
• ustalone w powyższy sposób saldo funduszu należałoby podzielić przez liczbę pracowników według stanu sprzed przekazania ich do innej firmy i w ten sposób ustaloną kwotę jednostkową pomnożyć przez liczbę przekazywanych pracowników, gdyż w tym względzie obowiązuje zasada proporcjonalności. Równowartość pieniężna tak ustalonej wartości funduszu stanowi kwotę należną (do oddania) pracodawcy przekazującemu w terminie 30 dni, chyba że pracodawcy w formie specjalnego porozumienia ustalą inny termin przekazania.

Sposób rozliczenia funduszu w następstwie wydzielenia (powstania) nowej spółki może budzić wątpliwości, zwłaszcza w sferze zadysponowania niespłaconymi pożyczkami mieszkaniowymi. Co do zasady, pożyczki udzielane z zfśs stanowią należność tego funduszu, z którego je udzielono, a więc powinny być spłacane przez pożyczkobiorców na ten fundusz.

Rozliczenie między pracodawcą przekazującym i przejmującym musi stanowić równowartość środków pieniężnych funduszu pracodawcy przekazującego (art. 7 ust. 3b ustawy o zfśs). Wprawdzie niektórzy pracodawcy praktykują rozliczenia w formie tzw. cesji wierzytelności (pożyczek spłacanych przez przejętych pracowników na rachunek zfśs ich nowego pracodawcy), jednak należy podkreślić, że z samych przepisów ustawy o zfśs taka możliwość nie wynika. Jeśli jednak przyjmiemy, że takie rozliczenie jest możliwe, to należałoby taki sposób rozliczenia ustalać w formie umowy lub specjalnego porozumienia między pracodawcą przejmującym a przejmowanym.

Podstawa prawna:

• art. 7 ust. 1, ust. 3b-3d art. 11 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.),
• art. 23¹ Kodeksu pracy.