Kategorie

Prawidłowe sporządzanie i korekta listy płac

Aldona Salamon
Specjalista prawa pracy i zarządzania personelem; doświadczony praktyk z wieloletnim stażem pracy w dziale personalnym, zajmujący się na co dzień zagadnieniami związanymi z prawem pracy, wynagrodzeniami oraz prawem ubezpieczeń społecznych. Trener i wykładowca, m.in. w zakresie szkoleń i kursów z tematyki naliczania wynagrodzeń (od podstaw i dla zaawansowanych) oraz prawa ubezpieczeń społecznych.
Prawidłowe sporządzanie i korekta listy płac. /Fot. Fotolia
ShutterStock
Każde zdarzenie, które wpływa na poprawność uprzednio sporządzonej listy płac, należy zewidencjonować. Nie zawsze jednak wymaga to korekty listy wynagrodzeń. Jak prawidłowo sporządzać i korygować listę płac?

O ile pracodawca nie potrzebuje zgody pracownika np. na odliczenie nadpłaconego mu wynagrodzenia z kolejnej bezpośredniej wypłaty, o tyle problem pojawia się, jeśli miałoby to nastąpić później. Co do zasady, sposób korekty w obu takich przypadkach jest identyczny.

Nadpłata wynagrodzenia w związku z dostarczeniem zwolnienia lekarskiego po terminie wypłaty wynagrodzenia

Z wynagrodzenia za pracę odlicza się, w pełnej wysokości, kwoty wypłacone w poprzednim (bezpośrednio) terminie płatności, za okresy nieobecności w pracy, za które pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. Takie odliczenie nie wymaga zgody pracownika.

Polecamy również: Regulamin wynagradzania

Chcesz otrzymywać więcej aktualnych informacji? Zapisz się na nasz newsletter

Odliczenie nadpłaconego wynagrodzenia za pracę należy odróżnić od potrąceń z wynagrodzenia za pracę. Mimo że w następstwie zarówno odliczenia, jak i potrącenia z wynagrodzenia dochodzi do pomniejszenia wypłaty należnej pracownikowi, to odliczenie nadpłaconego wynagrodzenia dokonywane jest na innych zasadach niż potrącenie. Podstawowa różnica polega na tym, że do odliczeń z wynagrodzenia nie należy stosować tych regulacji, które chronią je przed nadmiernymi potrąceniami. Oznacza to, że w przypadku dokonywania odliczenia nie pozostawiamy pracownikowi kwoty wolnej ani nie stosujemy granicy odliczenia, czyli nie dbamy o to, aby odliczenie nie przekroczyło określonej wysokości procentowej wynagrodzenia. Odliczenia dokonujemy zatem w całości, bez uwzględniania dodatkowych regulacji. Odliczenie nadpłaconego wynagrodzenia dotyczy jednak ograniczonego zakresu świadczeń. Taka sytuacja ma miejsce najczęściej wtedy, kiedy po obliczeniu i postawieniu do dyspozycji pracownika jego wynagrodzenia wystąpi okoliczność uzasadniająca naliczenie wynagrodzenia w niższej wysokości (np. dostarczenie zaświadczania o czasowej niezdolności do pracy po wypłacie wynagrodzenia, nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy przypadająca na ostatnie dni miesiąca). Problem ten, co do zasady, nie występuje u pracodawców, u których wynagrodzenie za dany miesiąc jest wypłacane w następnym miesiącu. To co istotne, odliczenie z wynagrodzenia, o którym mowa w art. 87 § 7 Kodeksu pracy (dalej k.p.), nie wymaga zgody pracownika. Pracodawca jest jednak ograniczony wymogiem dokonania takiego odliczenia w najbliższym terminie płatności. W praktyce powoduje to utrudnienie zwłaszcza w sytuacji, kiedy w najbliższym terminie płatności pracownikowi nie przysługuje wynagrodzenie, a np. zasiłek chorobowy czy inne świadczenie chorobowe. Ograniczenie to skutkuje tym, że pracodawca nie może odliczyć z pensji pracownika nadpłaconego wynagrodzenia po upływie kilku miesięcy od wystąpienia nadpłaty. Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z 4 października 1994 r. (sygn. akt I PRN 71/94, OSNP 1995/7/89):

§

Reklama

Istota odliczenia przewidzianego w art. 87 § 7 k.p. polega na możliwości zmniejszenia przez zakład pracy kwoty wynagrodzenia pracownika, podlegającej wypłaceniu w danym miesiącu, o wynagrodzenie wypłacone mu w (...) poprzednim terminie płatności za czas nieobecności w pracy, za który wynagrodzenie mu nie przysługuje.

Pracodawca nie może bez zgody pracownika potrącić nadpłaconego wynagrodzenia z wynagrodzenia przysługującego zatrudnionemu w kolejnym miesiącu, jeżeli nadpłata nie jest związana z okresem nieobecności pracownika, ale wynika z innych okoliczności, np. z błędnego wyliczenia wysokości wynagrodzenia przez pracodawcę (pismo Głównego Inspektoratu Pracy z 1 lipca 2009 r. w sprawie potrąceń z nadpłaconego wynagrodzenia za pracę, sygn. GPP-110–4560–43/09/PE/RP). Jeżeli pracodawca przez pomyłkę zawyżył wynagrodzenie pracownika, a ten nie wyraża zgody na potrącenie nadpłaty z bieżącego wynagrodzenia, to zatrudniającemu pozostaje jedynie wystąpienie na drogę sądową z roszczeniem o zwrot nadpłaconego wynagrodzenia na podstawie przepisów Kodeksu cywilnego o bezpodstawnym wzbogaceniu.

Polecamy serwis: Składniki wynagrodzenia

Porozmawiaj o tym na naszym FORUM

PRZYKŁAD

Wynagrodzenia u pracodawcy D. wypłacane są 28. dnia miesiąca. Po wypłacie wynagrodzenia za luty br. Mariusz W., wynagradzany stałą stawką miesięczną w kwocie 3300 zł, dostarczył zaświadczenie o czasowej niezdolności do pracy na okres od 28 lutego do 5 marca br. (6 dni). Za luty Mariusz W. otrzymał pełne wynagrodzenie 3300 zł (pracownik nie otrzymuje innych składników wynagrodzenia).

Odliczenia nadpłaconego wynagrodzenia za luty br. należy dokonać z wynagrodzenia należnego za marzec br., pomniejszając go o łączną liczbę dni absencji chorobowej, w następujący sposób:

3300 zł : 30 dni = 110 zł

110 zł x 6 dni absencji chorobowej = 660 zł

3300 zł – 660 zł = 2640 zł (wynagrodzenie za marzec).

Na dokonanie odliczenia nadpłaconego wynagrodzenia nie jest potrzebna zgoda pracownika.

Reklama

Trudniejsza sytuacja ma miejsce wówczas, kiedy w miesiącu następującym po miesiącu, za który wynagrodzenie zostało nadpłacone, pracownik jest nadal niezdolny do pracy i w efekcie nie otrzymuje wynagrodzenia za pracę, lecz wyłącznie świadczenia chorobowe. Prostym rozwiązaniem byłoby wówczas odliczenie nadpłaconego wynagrodzenia z wynagrodzenia, jakie będzie przysługiwało pracownikowi za miesiąc po powrocie do pracy (odliczenie nadpłaconego wynagrodzenia brutto od wynagrodzenia brutto za miesiąc po powrocie do pracy). Ponieważ w tej sytuacji nie będzie to najbliższy termin płatności, na dokonanie odliczenia będzie potrzebna zgoda pracownika.

Jeżeli za cały następny miesiąc (po miesiącu nadpłaty) pracownikowi przysługuje wynagrodzenie chorobowe, pracodawca może dokonać odliczenia bez zgody pracownika. Tak wynika m.in. z wyroku Sądu Najwyższego z 14 października 1997 r. (sygn. akt I PKN 319/97, OSNP 1998/15/450):

§

(...) Z ochrony przewidzianej dla wynagrodzenia za pracę korzystają także tzw. wypłaty gwarancyjne, tj. wynagrodzenie przysługujące pracownikowi z mocy prawa za czas niewykonywania pracy. Do nich należą między innymi wynagrodzenie urlopowe (i w konsekwencji ekwiwalent za niewykorzystany urlop) oraz wynagrodzenie za okres (...) niezdolności do pracy z powodu choroby(...).

Na pytanie redakcji Sposobu na płace Departament Prawny Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej wyjaśnił, że oznacza to, że z wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy mogą być dokonywane odliczenia na zasadach określonych w art. 87 § 7 k.p.

Odliczenie z wynagrodzenia chorobowego należnego w najbliższym miesiącu nadpłaconego wynagrodzenia w związku z dostarczeniem zwolnienia lekarskiego po terminie wypłaty nie wymaga zgody pracownika.

Zobacz także: Wynagrodzenie brutto a wynagrodzenie netto

Część ekspertów radzi, aby w sytuacji kiedy w miesiącu następującym po miesiącu, za który wynagrodzenie zostało nadpłacone, pracownik nie wraca do pracy (np. choruje przez cały miesiąc), dokonać korekty listy płac za miesiąc, za który wynagrodzenie zostało nadpłacone, a następnie ustalić kwotę netto nadpłaty. Zgodnie z prezentowanym poglądem, tak ustaloną kwotę netto nadpłaty należy odjąć od kwoty netto wypłaconego świadczenia chorobowego. Metoda ta w praktyce nie znajduje jednak uzasadnienia. W miesiącu, za który wynagrodzenie zostało nadpłacone, powstał bowiem określony przychód po stronie pracownika (pracownik otrzymał pieniądze również za okres, za który wynagrodzenie mu nie przysługiwało), a co jest z tym związane, był zobowiązany do zapłaty podatku od uzyskanego w danym miesiącu przychodu. Nie można zatem skorygować wysokości przychodu, od którego została naliczona zaliczka na podatek za miesiąc, w którym powstała nadpłata.

PRZYKŁAD

Za styczeń br. Zygmunt R. otrzymał pełne wynagrodzenie w wysokości 3000 zł. Na początku lutego br. dostarczył zwolnienie lekarskie na okres od 27 stycznia do 28 lutego (33 dni). Z ostatnim dniem lutego nastąpiło rozwiązanie umowy o pracę z pracownikiem. Za luty należy wypłacić mu wyłącznie świadczenie chorobowe. W styczniu pracownik wykorzystał przysługujący mu proporcjonalnie urlop wypoczynkowy, zatem nie ma prawa do ekwiwalentu z tego tytułu. Aby dokonać odliczenia wynagrodzenia nadpłaconego w styczniu, rekomendowanym rozwiązaniem będzie korekta składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne za ten miesiąc. Za styczeń płatnik przekaże wówczas składki w prawidłowej wysokości. Natomiast w rozliczeniu za luty na liście płac należy wykazać ujemne podstawy wymiaru składek i ujemne składki. Oznacza to, że w raporcie ZUS RCA za luty będą widoczne zerowe podstawy i zerowe składki. Takie rozliczenie spowoduje, że podstawa opodatkowania i zaliczka na podatek zostaną prawidłowo skorygowane. W lutym zostanie naliczona mniejsza (o nadpłatę ze stycznia) zaliczka na podatek, a tym samym nastąpi odliczenie nadpłaconego wynagrodzenia. Skorygowana zostanie również podstawa wymiaru składki zdrowotnej i składka na ubezpieczenie zdrowotne. Dokonując odliczenia nadpłaty z wynagrodzenia chorobowego nie jest potrzebna zgoda pracownika.

Jeżeli pracodawca rozliczyłby absencję pracownika dokonując korekty wynagrodzenia za styczeń, to listy płac za styczeń i luty wyglądałyby następująco: 

ROZLICZENIE 1

01/2013

02/2013

Suma

1

Wynagrodzenie zasadnicze

3000,00

3000,00

6000,00

2

Pomniejszenie wynagrodzenia zasadniczego

-500,00

-3000,00

-3500,00

3

Wynagrodzenie chorobowe za okres 27.01 – 28.02 (33 dni)

345,15

1932,84

2277,99

4

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe

2500,00

0,00

2500,00

5

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia chorobowe i wypadkowe

2500,00

0,00

2500,00

6

Składka na ubezpieczenie emerytalne – pracownik – 9,76%

244,00

0,00

244,00

7

Składka na ubezpieczenia rentowe – pracownik – 1,5%

37,50

0,00

37,50

8

Składka na ubezpieczenie chorobowe – pracownik – 2,45%

61,25

0,00

61,25

9

Razem ZUS – pracownik

342,75

0,00

342,75

10

Koszty uzyskania przychodu – 111,25 zł

111,25

111,25

222,50

11

Ulga podatkowa – 46,33 zł

46,33

46,33

92,66

12

Przychód

2845,15

1932,84

4777,99

13

Podstawa opodatkowania

2391,00

1822,00

4213,00

14

Podstawa wymiaru składki zdrowotnej (NFZ)

2502,40

1932,84

4435,24

15

Podatek dochodowy – 18%

384,05

281,63

665,68

16

Składka zdrowotna do odliczenia od podatku – 7,75%

193,94

149,80

343,74

17

Składka zdrowotna do przekazania do ZUS – 9%

225,22

173,96

399,18

18

Zaliczka na podatek do US

190,00

132,00

322,00

19

Do wypłaty

2087,18

1626,88

3714,06

20

Składka na ubezpieczenie emerytalne – pracodawca – 9,76%

244,00

0,00

244,00

21

Składka na ubezpieczenia rentowe – pracodawca – 6,5%

162,50

0,00

162,50

22

Składka na ubezpieczenie wypadkowe – pracodawca – 1,80%*

45,00

0,00

45,00

23

Fundusz Pracy – 2,45%

61,25

0,00

61,25

24

FGŚP – 0,10%

2,50

0,00

2,50

25

Razem ZUS – pracodawca – 20,61%

515,25

0,00

515,25

* przykładowa wysokość składki


Ponieważ za styczeń pracodawca wypłacił pełne wynagrodzenie i chciałby rozliczyć nadpłatę na liście płac za luty, należy dokonać następujących obliczeń:

ROZLICZENIE 2

01/2013

02/2013

Suma

Kontrola – wklejone wartości z kolumny „Suma” z ROZLICZENIA 1

Różnica

1

Wynagrodzenie zasadnicze

3000,00

0,00

3000,00

6000,00

0,00

2

Pomniejszenie wynagrodzenia zasadniczego

0,00

-3500,00

-3500,00

-3500,00

0,00

3

Wynagrodzenie chorobowe za okres 27.01 – 28.02 (33 dni)

0,00

2277,99

2277,99

2277,99

0,00

4

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe

3000,00

-500,00

2500,00

2500,00

0,00

5

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia chorobowe i wypadkowe

3000,00

-500,00

2500,00

2500,00

0,00

6

Składka na ubezpieczenie emerytalne – pracownik – 9,76%

292,80

-48,80

244,00

244,00

0,00

7

Składka na ubezpieczenia rentowe – pracownik – 1,5%

45,00

-7,50

37,50

37,50

0,00

8

Składka na ubezpieczenie chorobowe – pracownik – 2,45%

73,50

-12,25

61,25

61,25

0,00

9

Razem ZUS – pracownik

411,30

-68,55

342,75

342,75

0,00

10

Koszty uzyskania przychodu – 111,25 zł

111,25

111,25

222,50

222,50

0,00

11

Ulga podatkowa – 46,33 zł

46,33

46,33

92,66

92,66

0,00

12

Przychód

3000,00

1977,99

4977,99

4777,99

0,00

13

Podstawa opodatkowania

2477,00

1735,00

4212,00

4213,00

1,00

14

Podstawa wymiaru składki zdrowotnej (NFZ)

2588,70

1846,54

4435,24

4435,24

0,00

15

Podatek dochodowy – 18%

399,53

265,97

665,50

665,68

0,18

16

Składka zdrowotna do odliczenia od podatku – 7,75%

200,62

143,11

343,73

343,74

0,00

17

Składka zdrowotna – 9%

232,98

166,19

399,17

399,18

0,01

18

Zaliczka na podatek do US

199,00

123,00

322,00

322,00

0,00

19

Do wypłaty

2156,72

1557,35

3714,06

3714,06

0,00

20

Składka na ubezpieczenie emerytalne – pracodawca – 9,76%

292,80

-48,80

244,00

244,00

0,00

21

Składka na ubezpieczenia rentowe – pracodawca – 6,5%

195,00

-32,50

162,50

162,50

0,00

22

Składka na ubezpieczenie wypadkowe – pracodawca – 1,80%

54,00

-9,00

45,00

45,00

0,00

23

Fundusz Pracy – 2,45%

73,50

-12,25

61,25

61,25

0,00

24

FGŚP – 0,10%

3,00

-0,50

2,50

2,50

0,00

25

Razem ZUS – pracodawca – 20,61%

618,30

-103,05

515,25

515,25

0,00

Dokonując rozliczenia za luty, należy dokonać następujących wyliczeń:

  • ustalić kwotę brutto, jaką należy wypłacić pracownikowi: 3000 zł (wynagrodzenie za luty) + + 2277,99 zł (wynagrodzenie chorobowe za 33 dni niezdolności do pracy, tj. za okres 27.01 – – 28.02) – 3500 zł (pomniejszenie płacy zasadniczej: 3000 zł za luty i 500 zł za styczeń) = 1777,99 zł
  • obliczyć nadpłatę składek na ubezpieczenia społeczne finansowane ze środków pracownika od zawyżonej podstawy wymiaru wynikającej z nadpłaconego wynagrodzenia za styczeń, tj. od kwoty 500 zł (na liście płac wartość ujemna):

(500 zł x 9,76%) + (500 zł x 1,5%) + (500 zł x 2,45%) = 68,55 zł

  • ustalić podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne (2277,99 zł – 500 zł kwota zawyżonej podstawy w styczniu + 68,55 zł składki ZUS finansowane ze środków pracownika nadpłacone, które zaniżyły podstawę wymiaru składki zdrowotnej w styczniu) = 1846,54 zł
  • obliczyć składkę na ubezpieczenie zdrowotne 1846,54 zł x 9% = 166,19 zł (z czego odliczeniu od podatku podlega składka w wysokości 7,75% podstawy wymiaru, tj. 143,11 zł
  • ustalić podstawę opodatkowania i obliczyć zaliczkę na podatek dochodowy:

– 3000 zł (przychód – wynagrodzenie za luty) + 2277,99 zł (wynagrodzenie chorobowe) – 3500 zł (pomniejszenie płacy zasadniczej: 3000 zł za luty i 500 zł za styczeń) = 1777,99 zł (podstawa opodatkowania)

– 1777,99 zł (przychód) – 111,25 zł (koszty uzyskania przychodu) + 68,55 zł (składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika nadpłacone w styczniu) = 1735 zł (po zaokrągleniu do pełnych złotych)

– podatek: 1735 zł (podstawa opodatkowania) x 18% (stopa procentowa podatku) – 46,33 zł (ulga podatkowa) = 265,97 zł

  • obliczyć zaliczkę na podatek do urzędu skarbowego 265,97 zł (podatek dochodowy) – 143,11 zł (składka na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości 7,75% podstawy wymiaru) = 123 zł (po zaokrągleniu do pełnych złotych)
  • obliczyć kwotę do wypłaty: 1777,99 zł (kwota brutto) + 68,55 zł (nadpłacone składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez ubezpieczonego) – 166,19 zł (składka na ubezpieczenie zdrowotne 9%) – 123,00 zł (podatek do urzędu skarbowego) = 1557,35 zł.

Porównując sumę pozycji na listach płac dla opcji wypłaty świadczenia chorobowego, gdy zaświadczenie o czasowej niezdolności do pracy zostało dostarczone przed terminem wypłaty (rozliczenie 1) z opcją, gdy zwolnienie zostało dostarczone po terminie wypłaty (rozliczenie 2), nieznaczne różnice występują w pozycji podstawa opodatkowania i podatek dochodowy. Ostatecznego rozliczenia podatkowego dokona pracownik w zeznaniu rocznym. W dokumentach rozliczeniowych za styczeń i luty składki zostaną wykazane w sposób następujący:

Za styczeń br. należy złożyć za pracownika:

  • raport imienny korygujący ZUS RCA z kodem tytułu 01 10 xx – w którym należy wykazać składki na ubezpieczenia społeczne wyliczone od podstawy wymiaru 2500 zł i składkę na ubezpieczenie zdrowotne wyliczoną od podstawy wymiaru 2502,40 zł.

Za luty br. należy złożyć za pracownika:

  • raport imienny ZUS RCA z kodem tytułu 01 10 xx – w którym należy wykazać zerowe podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zerowe składki oraz składkę na ubezpieczenie zdrowotne wyliczoną od podstawy wymiaru 1846,54 zł
  • raport imienny ZUS RSA z kodem tytułu 01 10 xx i kodem świadczenia/przerwy 331 za okres od 27 stycznia do 28 lutego z liczbą dni 33 i łączną kwotą wypłaconego wynagrodzenia chorobowego 2277,99 zł.

W efekcie w skali dwóch miesięcy wykazana podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne wyniesie 2500 zł, natomiast na ubezpieczenie zdrowotne 4435,24 zł, co odpowiada sumie rozliczeń list płac z rozliczenia 2.

Gdyby pracownikowi zamiast wynagrodzenia chorobowego w lutym br. przysługiwał zasiłek, wówczas na dokonanie odliczenia potrzebna byłaby jego zgoda.

Korekta w przypadku przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek ZUS

Roczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w danym roku kalendarzowym nie może być wyższa od kwoty odpowiadającej 30-krotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy, określonego w ustawie budżetowej (art. 19 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). W 2013 r. roczna podstawa wymiaru składek wynosi 111 390 zł.

Zadaj pytanie na: Forum Kadry


Jeżeli składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za osobę ubezpieczoną opłaca więcej niż jeden płatnik składek, ubezpieczony zobowiązany jest zawiadomić wszystkich płatników o przekroczeniu kwoty rocznego ograniczenia podstawy. O takiej sytuacji ZUS jest informowany za pośrednictwem płatnika składek, przy czym za skutki błędnego oświadczenia odpowiada ubezpieczony.

W przypadku przekroczenia 30-krotności płatnik składek (pracodawca) jest zobowiązany do sporządzenia i przekazania do ZUS korekty dokumentów rozliczeniowych. Zdarza się, że ZUS dokonuje korekty z urzędu informując o tym płatnika. W następstwie przekroczenia 30-krotności, tj. maksymalnej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, powstaje:

  • po stronie ubezpieczonego – nadpłata składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz niedopłata składki na ubezpieczenie zdrowotne,
  • po stronie płatnika – nadpłata składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Po dokonaniu korekty dokumentów rozliczeniowych (i wysłaniu do ZUS) płatnik składek jest zobowiązany zwrócić ubezpieczonemu kwotę nadpłaconych składek. Zwrot nadpłaconych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe należy pomniejszyć o nieopłaconą składkę na ubezpieczenie zdrowotne.

Kwotę nadpłaconych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe należy doliczyć do pozostałych przychodów pracownika uzyskanych w miesiącu, w którym dokonano zwrotu i od łącznej kwoty pobrać zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych z zastosowaniem stopy procentowej i skali podatkowej obowiązującej w miesiącu, w którym nastąpił zwrot.

Polecamy serwis: Składki na ubezpieczenie społeczne

Od zwrotu nadpłaconych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w części finansowanej przez pracownika (przed pomniejszeniem o składkę zdrowotną), należy pobrać zaliczkę na podatek dochodowy. Kolejno należną zaliczkę należy pomniejszyć o część składki zdrowotnej podlegającej odliczeniu od podatku. Kwota zwrotu nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

PRZYKŁAD

Adam G. przez kilka miesięcy 2010 r. był zatrudniony równocześnie przez pracodawcę X i Y. Kwota oskładkowanego przychodu u pracodawcy X nie przekroczyła rocznego limitu podstawy wymiaru składek, wobec czego przez cały rok składki były naliczane. W styczniu 2013 r. ZUS powiadomił pracodawcę X o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek przez Adama G. w grudniu 2010 r. W powiadomieniu otrzymanym z ZUS wskazano, że prawidłowa podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w grudniu 2010 r. powinna wynosić 389 zł. Pracownik jest nadal zatrudniony u pracodawców X i Y.

LISTA PŁAC ZA GRUDZIEŃ 2010 r.

12/2010 – przed korektą

12/2010 – po korekcie

1

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe

5100,00

389,00

2

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia chorobowe i wypadkowe

5100,00

5100,00

Składki pracownik

3

Składka na ubezpieczenie emerytalne – pracownik – 9,76%

497,76

37,97

4

Składka na ubezpieczenia rentowe – pracownik – 1,5%

76,50

5,84

5

Składka na ubezpieczenie chorobowe – pracownik – 2,45%

124,95

124,95

6

Razem ZUS – pracownik – 13,71%

699,21

168,76

7

Podstawa wymiaru składki zdrowotnej

4400,79

4931,24

8

Składka zdrowotna do odliczenia z podatku – 7,75%

341,06

382,17

9

Składka zdrowotna do przekazania do ZUS – 9%

396,07

443,81

Składki pracodawca

10

Składka na ubezpieczenie emerytalne – pracodawca – 9,76%

497,76

37,97

11

Składka na ubezpieczenia rentowe – pracodawca – 4,5%

229,50

17,51

12

Składka na ubezpieczenie wypadkowe – pracodawca – 2,02%

103,02

103,02

13

Razem ZUS pracodawca

830,28

158,50

Nadpłata

Pracownik

Pracodawca

Składka emerytalna

459,79

459,79

Składka rentowa

70,66

211,99

Nadpłata łączna

530,45

671,78

Niedopłata

 

 

Składka zdrowotna

-47,74

 

Różnica między nadpłatą a niedopłatą

482,71

671,78

 

 

 

 

LISTA PŁAC ZA STYCZEŃ 2013 r.

Rozliczenie wynagrodzenia za styczeń 2013 r.

Dodatkowa lista płac dotycząca rozliczenia nadpłaconych składek

1

Płaca brutto (aktualna)

6400,00

0,00

2

ZWROT SKŁADEK ZUS

530,45

530,45

3

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe

6400,00

0,00

4

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia chorobowe i wypadkowe

6400,00

0,00

5

Składka na ubezpieczenie emerytalne – pracownik – 9,76%

624,64

0,00

6

Składka na ubezpieczenia rentowe – pracownik – 1,5%

96,00

0,00

7

Składka na ubezpieczenie chorobowe – pracownik – 2,45%

156,80

0,00

8

Razem ZUS – pracownik – 13,71%

877,44

0,00

9

Przychód (poz. 1 + poz. 2)

6930,45

530,45

10

Koszty uzyskania przychodu – 111,25 zł

111,25

 

11

Ulga podatkowa – 46,33 zł

46,33

 

12

Podstawa opodatkowania (poz. 9 – poz. 10 – poz. 8)

5942,00

530,00

13

Podstawa wymiaru składki zdrowotnej: poz. 3 – poz. 8

5522,56

0,00

14

Podstawa wymiaru składki zdrowotnej (zwrot składek ZUS): poz. 2

530,45

530,45

15

Podatek dochodowy – 18% (poz. 12 x 18% – poz. 11)

1023,23

95,40

16

Składka zdrowotna do odliczenia z podatku – 7,75% (poz. 13 x 7,75%)

428,00

0,00

17

Składka zdrowotna do przekazania do ZUS – 9% (poz. 13 x 9%)

497,03

0,00

18

Składka zdrowotna od zwróconych składek ZUS – do odliczenia od podatku – 7,75% (poz. 14 x 7,75%)

41,11

41,11

19

Składka zdrowotna od zwróconych składek ZUS – 9% (poz. 14 x 9%)

47,74

47,74

20

Zaliczka na podatek do US: poz. 15 – poz. 16 – poz. 18

554,00

54,00

21

Do wypłaty: poz. 1 + poz. 2 – poz. 8 – poz. 17 – poz. 19 – poz. 20

4954,24

428,71

22

Składka na ubezpieczenie emerytalne – pracodawca – 9,76%

624,64

0,00

23

Składka na ubezpieczenia rentowe – pracodawca – 4,5%

288,00

0,00

24

Składka na ubezpieczenie wypadkowe – pracodawca – 2,02%*

129,28

0,00

25

Fundusz Pracy – 2,45%

156,80

0,00

26

FGŚP – 0,10%

6,40

0,00

27

Razem ZUS – pracodawca

1205,12

* przykładowa wysokość składki

Przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a następnie zwrócenie pracownikowi kwoty nadpłaconych składek powoduje konieczność przeliczenia podstawy wymiaru świadczeń chorobowych i wypłatę ich wyrównania w sytuacji, kiedy wynagrodzenie za miesiące, w których doszło do takiego przekroczenia, zostało uwzględnione w podstawie wymiaru zasiłku.

Roszczenie o wypłatę bądź wyrównanie zasiłku chorobowego, wyrównawczego, macierzyńskiego oraz opiekuńczego przedawnia się z upływem 6 miesięcy od ostatniego dnia okresu, za który przysługuje zasiłek bądź jego wyrównanie. Wyjątkiem jest sytuacja, kiedy niezgłoszenie roszczenia o wypłatę zasiłku nastąpiło z przyczyn niezależnych od osoby uprawnionej. Termin 6 miesięcy liczy się wówczas od dnia, w którym ustała przeszkoda w zgłoszeniu roszczenia. Natomiast w sytuacji, gdy niewypłacanie zasiłku w całości lub w części było następstwem błędu płatnika zasiłków – płatnika składek albo ZUS – roszczenie o wypłatę zasiłku przedawnia się z upływem 3 lat (art. 67 ustawy zasiłkowej).

Zadaj pytanie na: Forum Kadry


Przedwczesne zaprzestanie naliczania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe

W praktyce znacznie rzadziej dochodzi do przedwczesnego zaprzestania naliczania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. W konsekwencji takiej sytuacji powstaje:

  • niedopłata składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz nadpłata składki na ubezpieczenie zdrowotne – po stronie ubezpieczonego,
  • niedopłata składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – po stronie płatnika.

Taka sytuacja może być następstwem błędu płatnika składek albo skutkiem błędnego oświadczenia ubezpieczonego. W efekcie płatnik ma obowiązek sporządzić i przekazać do ZUS korektę dokumentów rozliczeniowych.

Polecamy serwis: Emerytury i renty

PRZYKŁAD

W styczniu 2013 r. pracodawca X. otrzymał zawiadomienie z ZUS, że w grudniu 2010 r. nie zostały naliczone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za Macieja R. Nienaliczenie składek było następstwem złożenia przez ubezpieczonego błędnego oświadczenia. Składki w grudniu 2010 r. powinny być naliczone od pełnego wynagrodzenia, tj. od 4800 zł. Maciej R. jest nadal zatrudniony u pracodawcy X.

LISTA PŁAC ZA GRUDZIEŃ 2010 r.

12/2010 – przed korektą

12/2010 – po korekcie

1

2

3

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe

0,00

4800,00

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia chorobowe i wypadkowe

4800,00

4800,00

Składka na ubezpieczenie emerytalne – pracownik – 9,76%

0,00

468,48

Składka na ubezpieczenia rentowe – pracownik – 1,5%

0,00

72,00

Składka na ubezpieczenie chorobowe – pracownik – 2,45%

117,60

117,60

Razem ZUS pracownik – 13,71%

117,60

658,08

Przychód

4800,00

4800,00

Koszty uzyskania przychodu – 111,25 zł

111,25

111,25

Podstawa opodatkowania*

4571,00

4031,00

Podstawa wymiaru składki zdrowotnej

4682,40

4141,92

Składka zdrowotna do odliczenia z podatku – 7,75%

362,89

321,00

Składka zdrowotna do przekazania do ZUS – 9%

421,42

372,77

Składka na ubezpieczenie emerytalne – pracodawca – 9,76%

0,00

468,48

Składka na ubezpieczenia rentowe – pracodawca – 4,5%

0,00

216,00

Składka na ubezpieczenie wypadkowe – pracodawca w 2010 r. – 2,33%**

111,84

111,84

Niedopłata składek na ub. społeczne

Pracownik

Pracodawca

Składka emerytalna

-468,48

-468,48

Składka rentowa

-72,00

-216,00

Niedopłata łączna

-540,48

-684,48

Nadpłata składki zdrowotnej

48,65

 

Różnica między niedopłatą a nadpłatą

-491,83

* wykazano do celów przedstawienia różnicy między podstawą ustaloną przed korektą a podstawą, jaka byłaby, gdyby składki zostały naliczone prawidłowo

** przykładowa wysokość składki

W wyniku przedwczesnego zaprzestania naliczania składek powstała niedopłata składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe zarówno po stronie pracownika, jak i pracodawcy. Jednocześnie powstała nadpłata składki na ubezpieczenie zdrowotne spowodowana zawyżeniem podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne (od przychodu pracownika stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne została pobrana niższa niż należna kwota składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe). W efekcie kwota nieopłaconych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe po stronie pracownika wynosi: 540,48 zł (składka na ubezpieczenie emerytalne – 468,48 zł, składka na ubezpieczenia rentowe – 72 zł), natomiast kwota nadpłaconej składki na ubezpieczenie zdrowotne wynosi 48,65 zł. Po stronie pracodawcy kwota nieopłaconych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wynosi 684,48 zł (składka na ubezpieczenie emerytalne 468,48 zł i składka na ubezpieczenia rentowe 216 zł).

Dość specyficzna sytuacja dotyczy w takim przypadku nadpłaconej składki zdrowotnej. Pracodawca ma obowiązek zwrócić ją pracownikowi, przy czym została ona w części (7,75% podstawy wymiaru) odliczona od podatku (41,89 zł). Ponieważ pracownik odzyska tę składkę (składka nie powinna zostać odliczona od podatku), to w rozliczeniu rocznym składanym za rok kalendarzowy, w którym ją odzyskał, tj. za 2013 r., powinien doliczyć tę składkę do podatku w wysokości 41,89 zł (w zeznaniu podatkowym rocznym w poz. „doliczenia do podatku”).

Pracownik otrzymujący zwrot uprzednio zapłaconej i odliczonej składki na ubezpieczenie zdrowotne ma obowiązek w zeznaniu podatkowym składanym za rok, w którym otrzymał ten zwrot, doliczyć do podatku kwotę tej składki uprzednio odliczoną (art. 45 ust. 3a pkt 1 updof).

Zdaniem wielu ekspertów nie będzie błędem doliczenie do podatku składki zdrowotnej uprzednio odliczonej na bieżąco, tj. w miesiącu, w którym dokonywana jest korekta deklaracji ZUS i w którym następuje zwrot pracownikowi nadpłaconej składki zdrowotnej. W takim przypadku podatek zostanie zapłacony do urzędu skarbowego wcześniej, a pracownik nie będzie musiał pamiętać o doliczeniu do podatku składki zdrowotnej uprzednio odliczonej w zeznaniu rocznym.

W miesiącu, w którym pracownik zwróci pracodawcy równowartość nieopłaconych w grudniu 2010 r. składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe zapłaconych za niego do ZUS, pracodawca, ustalając podstawę opodatkowania, powinien pomniejszyć dochód tego pracownika o kwotę zwróconych składek. Wynika to z tego, że składki obecnie zwracane przez pracownika zwiększyły jego opodatkowany dochód w grudniu 2010 r.

LISTA PŁAC ZA STYCZEŃ 2013 r.

1/2013

1

2

3

1

Płaca brutto

7300,00

2

Kwota niedopłaconych składek zwracana pracodawcy

540,48

3

Kwota nadpłaconej składki zdrowotnej zwracana pracownikowi

48,65

4

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe

7300,00

5

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia chorobowe i wypadkowe

7300,00

6

Składka na ubezpieczenie emerytalne – pracownik – 9,76%

712,48

7

Składka na ubezpieczenia rentowe – pracownik – 1,5%

109,50

8

Składka na ubezpieczenie chorobowe – pracownik – 2,45%

178,85

9

Razem ZUS – pracownik – 13,71%

1000,83

10

Przychód: poz. 1

7300,00

11

Koszty uzyskania przychodu – 111,25 zł

111,25

12

Ulga podatkowa – 46,33 zł

46,33

13

Podstawa opodatkowania (poz. 10 – poz. 11 – poz. 9 – poz. 2)

5647,00

14

Podstawa wymiaru składki zdrowotnej

6299,17

15

Zaliczka na podatek dochodowy – 18%

970,13

16

Doliczenie do podatku – składka zdrowotna obecnie zwracana pracownikowi w części odliczonej uprzednio od podatku (7,75%)

41,89

17

Składka zdrowotna do odliczenia od podatku – 7,75%

488,19

18

Składka zdrowotna do przekazania do ZUS – 9%

566,93

19

Zaliczka na podatek do US

524,00

20

Do wypłaty (poz. 1 – poz. 2 + poz. 3 – poz. 9 – poz. 18 – poz. 19)

4716,41

21

Składka na ubezpieczenie emerytalne – pracodawca – 9,76%

712,48

22

Składka na ubezpieczenia rentowe – pracodawca – 4,5%

328,50

23

Składka na ubezpieczenie wypadkowe – pracodawca – 2,33%

170,09

Rozliczenie wypłaconego wynagrodzenia za chorobę po uznaniu zdarzenia za wypadek przy pracy

Od pierwszego dnia niezdolności do pracy, spowodowanej wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową, pracownikowi przysługuje zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego w wysokości 100% podstawy wymiaru (art. 8 ust. 2 i art. 9 ust. 1 ustawy o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych). W takim przypadku pracownikowi nie przysługuje wynagrodzenie chorobowe na podstawie art. 92 k.p. ani zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego. Często zdarza się, że po dokonaniu wypłaty wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku z ubezpieczenia chorobowego zdarzenie, które spowodowało niezdolność do pracy, zostaje uznane za wypadek przy pracy lub rzadziej za chorobę zawodową. Sytuacja ta wymaga skorygowania wypłaconych świadczeń i dokumentów rozliczeniowych do ZUS.

Zobacz również: Korekta listy płac - kiedy jest niezbędna


PRZYKŁAD

Tadeusz W. (53 lata) zatrudniony od 1 stycznia br. stał się niezdolny do pracy 29 stycznia i jego niezdolność do pracy trwała nieprzerwanie przez cały luty 2013 r. Ponieważ między okresami podlegania ubezpieczeniu chorobowemu nie było przerwy, pracownik nabył prawo do świadczeń chorobowych począwszy od pierwszego dnia niezdolności do pracy. Pracownik jest wynagradzany stałą stawką miesięczną w kwocie 2850 zł i nie otrzymuje innych składników wynagrodzenia. Za styczeń Tadeusz W. otrzymał wynagrodzenie za pracę w wysokości 2565 zł, co wynika z wyliczenia:

2850 zł : 30 dni = 95 zł

95 zł x 3 dni choroby = 285 zł

2850 zł – 285 zł = 2565 zł

oraz wynagrodzenie chorobowe za 3 dni w wysokości 80% podstawy wymiaru, tj. w wysokości 196,74 zł, co wynika z wyliczenia:

2850 zł – (2850 zł x 13,71%) = 2459,26 zł

2459,26 zł x 80% = 1967,41 zł

1967,41 zł : 30 dni = 65,58 zł

65,58 zł x 3 dni = 196,74 zł.

Za luty pracownik otrzymał wynagrodzenie chorobowe za 11 dni w kwocie 721,38 zł (11 dni x 65,58 zł) oraz zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego za 17 dni w kwocie 1114,86 zł (17 x 65,58 zł).

Rozliczenia wypłaconego wynagrodzenia i świadczeń chorobowych za styczeń i luty 2013 r. powinny wyglądać następująco:

LISTA PŁAC

01/2013

02/2013

1

Płaca zasadnicza

2850,00

2850,00

2

Płaca zasadnicza po pomniejszeniu o absencję chorobową

2565,00

0,00

3

Wynagrodzenie za chorobę – 80%

196,74

721,38

4

Zasiłek chorobowy – 80%

0,00

1114,86

5

Płaca brutto

2761,74

1836,24

6

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe

2565,00

0,00

7

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia chorobowe i wypadkowe

2565,00

0,00

8

Składka na ubezpieczenie emerytalne – pracownik – 9,76%

250,34

0,00

9

Składka na ubezpieczenia rentowe – pracownik – 1,5%

38,48

0,00

10

Składka na ubezpieczenie chorobowe – pracownik – 2,45%

62,84

0,00

11

Razem ZUS – pracownik – 13,71%

351,66

0,00

12

Przychód

2761,74

1836,24

13

Koszty uzyskania przychodu – 111,25 zł

111,25

111,25

14

Ulga podatkowa – 46,33 zł

46,33

46,33

15

Podstawa opodatkowania

2299,00

1725,00

16

Podstawa wymiaru składki zdrowotnej

2410,08

721,38

17

Podatek dochodowy – 18%

367,49

264,17

18

Składka zdrowotna do odliczenia od podatku – 7,75%

186,78

55,91

19

Składka zdrowotna do przekazania do ZUS – 9%

216,91

64,92

20

Zaliczka na podatek do US

181,00

208,00

21

Do wypłaty

2012,17

1563,32

22

Składka na ubezpieczenie emerytalne – pracodawca – 9,76%

250,34

0,00

23

Składka na ubezpieczenia rentowe – pracodawca – 6,5%

166,73

0,00

24

Składka na ubezpieczenie wypadkowe – pracodawca – 2,26%*

57,97

0,00

25

Fundusz Pracy – 2,45%

62,84

0,00

26

FGŚP – 0,10%

2,57

0,00

27

Razem ZUS – pracodawca (21,07%)

540,45

0,00

* przykładowa wysokość składki

W dokumentach rozliczeniowych sporządzonych za styczeń 2013 r. należy wykazać pracownika:

  • w raporcie ZUS RCA ze składkami na ubezpieczenia społeczne naliczonymi od wynagrodzenia, tj. od kwoty 2565 zł, oraz rozliczoną składką zdrowotną ustaloną od podstawy wymiaru 2410,08 zł (wynagrodzenie 2565 zł + wynagrodzenie chorobowe 196,74 zł – składki ZUS finansowane przez pracownika 351,66 zł = 2410,08 zł),
  • w raporcie ZUS RSA z kodem świadczenia/przerwy 331 (wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy z powodu choroby finansowane ze środków pracodawcy), okresem od 29.01.2013 r. do 31.01.2013 r., liczbą dni 3, kwotą 196,74 zł.

W dokumentach rozliczeniowych sporządzonych za luty należy wykazać pracownika:

  • w raporcie ZUS RCA ze składką zdrowotną ustaloną od kwoty wypłaconego pracownikowi wynagrodzenia chorobowego, tj. od kwoty 721,38 zł,
  • w raporcie ZUS RSA z kodem świadczenia/przerwy 331 (wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy z powodu choroby finansowane ze środków pracodawcy), okresem od 01.02.2013 r. do 11.02.2013 r., liczbą dni 11, kwotą 721,38 zł oraz z kodem świadczenia/przerwy 313 (zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego), okresem od 12.02.2013 r. do 28.02.2013 r., liczbą dni 17, kwotą 1114,86 zł.

Zdarzenie, które miało miejsce i spowodowało niezdolność do pracy, zostało uznane w marcu za wypadek przy pracy. W konsekwencji w styczniu i lutym pracownikowi przysługiwał zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego, a nie wynagrodzenie chorobowe i zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego.

Ponieważ pracownik otrzymał wynagrodzenie chorobowe i zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego w wysokości 80% podstawy wymiaru, po czym niezdolność do pracy została uznana za spowodowaną wypadkiem przy pracy, wiąże się to z uprawnieniem pracownika do zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego w wysokości 100% podstawy wymiaru od pierwszego dnia tej niezdolności. W tym celu należy:

  • zakwalifikować wypłacone wynagrodzenie chorobowe oraz zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego jako zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego, rozliczając go w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne,
  • wyrównać wcześniej wypłacone świadczenia, które zostały uznane za zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego do 100% podstawy wymiaru,
  • sporządzić korektę dokumentów rozliczeniowych za styczeń i luty (miesiące, w których pracodawca rozliczył wynagrodzenie chorobowe i zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego zamiast zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego),
  • zwrócić pracownikowi składkę na ubezpieczenie zdrowotne pobraną z wynagrodzenia chorobowego (zasiłek chorobowy w przeciwieństwie do wynagrodzenia chorobowego nie stanowi podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne).

Powyższe oznacza, że za styczeń i luty należy dokonać korekty dokumentów rozliczeniowych obejmujących:

  • za styczeń:
    • raport RCA, w którym należy wykazać naliczone składki na ubezpieczenia społeczne od podstawy wymiaru 2565 zł oraz rozliczoną składką zdrowotną ustaloną od podstawy wymiaru 2213,34 zł (wynagrodzenie 2565 zł – składki ZUS finansowane przez pracownika 351,66 zł = 2213,34 zł),
    • raport RSA, w którym należy wykazać kod świadczenia/przerwy – 314, okres przerwy od 29.01.2013 r. do 31.01.2013 r. oraz kwotę zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego, tj. 196,74 zł,
    • deklarację DRA, w której należy wykazać pełne rozliczenie składek i wypłaconych świadczeń, z uwzględnieniem zmian wprowadzonych raportami korygującymi: wypłacone wcześniej wynagrodzenie chorobowe, zakwalifikowane obecnie jako zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego, należy wykazać w bloku V, w polu 03,
  • za luty:
    • raport RCA, w którym należy wykazać zerowe podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne oraz zerowe składki,
    • raport RSA, w którym należy wykazać kod świadczenia/przerwy – 314, okres przerwy od 01.02.2013 r. do 28.02.2013 r. oraz kwotę zasiłku z ubezpieczenia wypadkowego 1836,24 zł (721,38 zł + 1114,86 zł),
    • deklarację DRA, w której należy wykazać pełne rozliczenie składek i wypłaconych świadczeń, z uwzględnieniem zmian wprowadzonych korygującymi raportami: wypłacone wcześniej wynagrodzenie chorobowe i zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego zakwalifikowane obecnie jako zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego należy wykazać w bloku V w polu 03,

Ponadto należy ustalić wysokość i wypłacić wyrównanie do 100% podstawy wymiaru zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego za okres od 29.01.2013 r. do 28.02.2013 r., tj. za 31 dni. Kwota ta wyniesie 541,20 zł, co wynika z wyliczenia:

  • podstawa wymiaru zasiłku: 2850 zł – (2850 zł x 13,71%) = 2459,26 zł
  • 2459,26 zł : 30 dni = 81,98 zł (kwota zasiłku za jeden dzień w wysokości 100%),
  • 81,98 zł – 65,58 zł (kwota świadczenia za jeden dzień w wysokości 80%) = 16,40 zł (kwota niedopłaty zasiłku za 1 dzień)
  • 16,40 zł x 31 dni = 508,40 zł (kwota wyrównania za 31 dni).

Wyrównanie w kwocie 508,40 zł należy wypłacić, a następnie wykazać w raporcie RSA z kodem 118 sporządzonym za miesiąc, w którym wyrównanie zostanie wypłacone.Zobacz koniecznie:

Po sporządzeniu korekty dokumentów rozliczeniowych za styczeń i luty na koncie płatnika w ZUS powstanie nadpłata składki zdrowotnej oraz składek na ubezpieczenia społeczne (wynagrodzenie chorobowe zakwalifikowane obecnie jako zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego podlega rozliczeniu w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne, a tym samym pomniejszy należne do zapłaty składki na te ubezpieczenia).

Składka zdrowotna naliczona od wynagrodzenia chorobowego wypłaconego w styczniu i lutym wyniosła 82,63 zł, co wynika z wyliczenia: (196,74 zł + 721,38) x 9%. Składka na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości 7,75% podstawy wymiaru, tj. 71,15 zł, co wynika z wyliczenia: (196,74 zł + 721,38 x 7,75%) została odliczona przez pracodawcę od zaliczki na podatek dochodowy.

Zobacz koniecznie: PIT-11/PIT-40 a przychody z praw autorskich za 2013 r.

Należy pamiętać, że w przypadku otrzymania zwrotu uprzednio zapłaconych i odliczonych składek na ubezpieczenie zdrowotne w zeznaniu podatkowym składanym za rok podatkowy, w którym wystąpiły te okoliczności, podatnik jest zobowiązany doliczyć do podatku kwoty uprzednio odliczone (art. 45 ust. 3a pkt 1 updof).

W tym również przypadku nie jest błędem doliczenie do podatku składki zdrowotnej uprzednio odliczonej na bieżąco, tj. w miesiącu, w którym zostały dokonane korekty deklaracji ZUS i w którym pracodawca zwraca pracownikowi nadpłaconą składkę zdrowotną. W takim przypadku podatek zostanie wpłacony do urzędu wcześniej, a pracownik nie będzie musiał pamiętać o doliczeniu do podatku składki zdrowotnej uprzednio odliczonej w zeznaniu rocznym.

Zakładając, że w marcu 2013 r. wraz z wypłatą wynagrodzenia pracodawca wypłaci pracownikowi wyrównanie zasiłku oraz dokona zwrotu składki zdrowotnej (pracownik jest uprawniony do podstawowych kosztów uzyskania przychodów i złożył oświadczenie PIT-2), lista płac będzie wyglądać następująco:

LISTA PŁAC ZA MARZEC 2013 r.

03/2013

1

Płaca zasadnicza

2850,00

2

Wynagrodzenie za chorobę – 80%

0,00

3

Zasiłek chorobowy – 80%

0,00

4

Wyrównanie zasiłku do 100%

541,20

5

Składka zdrowotna zwracana pracownikowi

82,63

6

Płaca brutto

3391,20

7

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe

2850,00

8

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia chorobowe i wypadkowe

2850,00

9

Składka na ubezpieczenie emerytalne – pracownik – 9,76%

278,16

10

Składka na ubezpieczenia rentowe – pracownik – 1,5%

42,75

11

Składka na ubezpieczenie chorobowe – pracownik – 2,45%

69,83

12

Razem ZUS pracownik – 13,71%

390,74

13

Przychód

3391,20

14

Koszty uzyskania przychodu – 111,25 zł

111,25

15

Ulga podatkowa – 46,33 zł

46,33

16

Podstawa opodatkowania

2889,00

17

Podstawa wymiaru składki zdrowotnej

2459,26

18

Zaliczka na podatek dochodowy – 18%

473,69

19

Składka zdrowotna do odliczenia od podatku – 7,75%

190,59

20

Składka zdrowotna do przekazania do ZUS – 9%

221,33

21

Doliczenie do podatku – składka zdrowotna obecnie zwracana pracownikowi w części odliczonej uprzednio od podatku (7,75%)

71,15

22

Podatek do US

354,00

23

Do wypłaty

2507,76

24

Składka na ubezpieczenie emerytalne – pracodawca – 9,76%

278,16

25

Składka na ubezpieczenia rentowe – pracodawca – 6,5%

185,25

26

Składka na ubezpieczenie wypadkowe – pracodawca – 2,26%

64,41

27

Fundusz Pracy – 2,45%

69,83

28

FGŚP – 0,10%

2,85

29

Razem ZUS – pracodawca (21,07%)

600,50

Wypłacając pracownikowi wynagrodzenie z wyrównaniem zasiłku i zwrotem nadpłaconej składki zdrowotnej, należy dokonać następujących wyliczeń:

Krok 1. Ustalić podstawę wymiaru składek ZUS i obliczyć składki finansowane ze środków pracownika:

  • podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne: 2850 zł
  • składki finansowane ze środków pracownika: (2850 zł x 9,76%) + (2850 zł x 1,5%) + (2850 zł x 2,45%) = 390,74 zł.

Krok 2. Ustalić podstawę wymiaru i obliczyć składkę na ubezpieczenie zdrowotne

  • podstawa wymiaru: 2850 zł (podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe) – 390,74 zł (składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika) = 2459,26 zł
  • składka na ubezpieczenie zdrowotne: 2459,26 zł x 9% = 221,33 zł (z czego od podatku odliczeniu podlega składka w wysokości 7,75% podstawy wymiaru, tj. 190,59 zł).

Krok 3. Ustalić zaliczkę na podatek dochodowy

  • przychód: 2850 zł + 541,20 zł = 3391,20 zł
  • podstawa opodatkowania: 3391,20 zł (przychód) – 111,25 zł (koszty uzyskania przychodów) – 390,74 zł (składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika) = 2889 zł (po zaokrągleniu do pełnych złotych)
  • zaliczka na podatek: 2889 zł (podstawa opodatkowania) x 18% (stopa procentowa podatku) – 46,33 zł (ulga podatkowa) = 473,69 zł
  • zaliczka na podatek do urzędu skarbowego: 473,69 zł (zaliczka na podatek dochodowy) + 71,15 zł (doliczenie do podatku, tj. składka zdrowotna obecnie zwracana pracownikowi w części uprzednio odliczonej od podatku) – 190,59 zł (składka na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości 7,75% podstawy wymiaru) = 354 zł (po zaokrągleniu do pełnych złotych).

Krok 4. Ustalić kwotę do wypłaty

  • 2850 zł (wynagrodzenie) + 541,20 zł (wyrównanie zasiłku chorobowego) + 82,63 zł (składka zdrowotna zwracana pracownikowi) – 390,74 zł (składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez ubezpieczonego) – 221,33 zł (składka na ubezpieczenie zdrowotne – 9%) – 354 zł (zaliczka na podatek do urzędu skarbowego) = 2507,76 zł.

Nadpłata i niedopłata wynagrodzenia

1. Niedopłata wynagrodzenia

Jeżeli w wyniku nieumyślnego bądź umyślnego działania pracodawcy pracownik otrzyma wynagrodzenie w kwocie niższej niż powinien, to pracodawca powinien jak najszybciej wypłacić brakującą część. Skutkiem niedopłaty wynagrodzenia dla pracodawcy jest nie tylko obowiązek wypłaty odsetek za zwłokę, ale także ryzyko rozwiązania przez pracownika umowy o pracę bez wypowiedzenia. W takim przypadku pracownikowi będzie przysługiwało odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za okres wypowiedzenia, a gdy umowa została zawarta na czas określony lub na czas wykonywania określonej pracy – za 2 tygodnie (art. 55 § 11 k.p.). Ponadto w razie kontroli PIP pracodawca może zostać ukarany karą grzywny w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł (art. 282 § 1 pkt 1 k.p.).

Polecamy serwis: Zatrudnianie i zwalnianie


W miesiącu wypłaty brakującej części wynagrodzenia należy naliczyć od takiego świadczenia składki ZUS i zaliczkę na podatek dochodowy. Zobowiązanie składkowo-podatkowe powstaje bowiem w miesiącu dokonania wypłaty lub postawienia przychodu do dyspozycji pracownika.

2. Odsetki od nieterminowej wypłaty

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 95 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolne od podatku dochodowego są: odsetki z tytułu nieterminowej wypłaty wynagrodzeń i świadczeń z tytułów, o których mowa w art. 10 ust. 1 pkt 1 updof.

W piśmie z 7 marca 2001 r. (znak: FUu 077–7/01) po uzgodnieniu stanowiska z Ministerstwem Pracy i Polityki Społecznej (pismo z 23 listopada 2000 r., znak: U.520–333/2000) ZUS wyjaśnił, że:

§

Mimo występowania pewnego związku odsetek z tytułu nieterminowej wypłaty wynagrodzeń z zatrudnieniem w ramach stosunku pracy, nie ma dostatecznych podstaw prawnych do naliczania od nich składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

3. Nadpłata wynagrodzenia

Pracodawca, co do zasady, ponosi odpowiedzialność za obliczenie i wypłacenie pracownikowi wynagrodzenia. Dlatego zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 7 sierpnia 2001 r. (sygn. akt I PKN 408/00; OSNP 2003/13/305):

§

Pracownik ma prawo uważać, że świadczenie wypłacane przez pracodawcę posługującego się wyspecjalizowanymi służbami jest zasadne i zgodne z prawem, a więc nie musi liczyć się z obowiązkiem jego zwrotu(...).

W takim przypadku zwrot nadpłaconej kwoty zależy od dobrej woli pracownika. Jeżeli pracownik nie zgadza się na dobrowolny zwrot nadpłaconej kwoty, pracodawca może wytoczyć mu powództwo cywilne na podstawie przepisów o bezpodstawnym wzbogaceniu. Kto bowiem bez podstawy prawnej uzyskał korzyść majątkową kosztem innej osoby, jest zobowiązany do jej zwrotu (art. 405 k.c.).

4. Jeżeli pracownik zwraca nadpłacone wynagrodzenie

Odliczeniu od dochodu podlegają kwoty dokonanych w roku podatkowym zwrotów nienależnie pobranych świadczeń, które uprzednio zwiększyły dochód podlegający opodatkowaniu, w kwotach uwzględniających pobrany podatek dochodowy, jeżeli zwroty te nie zostały potrącone przez płatnika (art. 26 ust. 1 pkt 5 updof).

5. Zwrot przez pracownika

Gdy pracownik zwraca pracodawcy nadpłacone wynagrodzenie, które wcześniej zwiększyło jego dochód podlegający opodatkowaniu, kwotę dokonanego zwrotu łącznie z pobraną zaliczką na podatek należy odliczyć od jego dochodu (art. 41b updof). Taki tryb postępowania jest możliwy jedynie w przypadku pracownika nadal pozostającego w zatrudnieniu. Odliczenie następuje wówczas na etapie obliczenia i poboru zaliczki na podatek od bieżących dochodów osiąganych przez podatnika. Gdy dochód uzyskany przez pracownika w danym miesiącu nie wystarcza na odliczenie pełnej kwoty zwróconego świadczenia, stwierdzoną nadwyżkę pracodawca może rozliczać sukcesywnie, pomniejszając dochody osiągane przez podatnika w kolejnych miesiącach roku podatkowego.

Sposób rozliczania zwrotu nienależnie pobranych świadczeń przez płatnika, uregulowany w art. 41b updof, prowadzi do wniosku, że jeżeli podatnik dokonał zwrotu nienależnie pobranych świadczeń, które uprzednio zwiększały dochód podlegający opodatkowaniu, przy ustalaniu wysokości podatku (zaliczek) płatnik powinien odliczyć od dochodu kwoty dokonanych zwrotów łącznie z pobranym podatkiem (zaliczką).

W interpretacji indywidualnej z 8 września 2008 r. (sygn. ILPB1/415–401/08–2/AK) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu stwierdził, że:

§

Pracownik powinien dokonać zwrotu dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2007 rok, bowiem z analizy treści art. 41b ww. ustawy, a także art. 26 ust. 1 pkt 5 wynika, że pracownik dokonując zwrotu nienależnie otrzymanego wynagrodzenia, winien dokonać tego zwrotu w kwocie netto, powiększonej o zaliczkę na podatek dochodowy. Na skutek otrzymanego od pracownika zwrotu nienależnego wynagrodzenia, Wnioskodawca dokona korekty dokumentów rozliczeniowych z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych i z tego tytułu płatnikowi zwrócone zostaną składki na ubezpieczenie zdrowotne i ubezpieczenie społeczne.

W tym miejscu należy zaznaczyć, iż w wyrażeniu „zwrot nienależnie pobranego świadczenia” w myśl art. 41b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie mieści się składka na ubezpieczenie zdrowotne, w związku z czym nadpłaconą kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne pracodawca zwraca pracownikowi, zaś pracownik doliczy tę kwotę do podatku w rozliczeniu rocznym.

Kwota nadpłaconych składek na ubezpieczenie społeczne finansowana przez pracownika, zwrócona przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych za pośrednictwem pracodawcy (płatnika składek), stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy. Stąd też kwotę zwróconych składek, bez względu na to, czy jest to zwrot składek nienależnie pobranych od pracownika w ubiegłym roku podatkowym, czy też w bieżącym roku, pracodawca dolicza do wynagrodzenia i do pozostałych przychodów uzyskanych przez pracownika w miesiącu zwrotu i pobiera zaliczkę na podatek dochodowy, stosownie do postanowień powołanego powyżej art. 12 i 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, bez konieczności sporządzania korekt informacji PIT-11 za rok ubiegły. Kwota zwrotu nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne.

W przypadku zwrotu składek za rok ubiegły, nie ma podstaw prawnych do korekty deklaracji PIT-4R oraz informacji PIT-11 sporządzonej przez pracodawcę, gdyż informacja ta wystawiona za rok, ma odzwierciedlać stan faktyczny, a więc wysokości pobranych przez płatnika składek, a nie wysokości składek należnych. Natomiast w PIT-11 sporządzonym za rok, w którym dokonano zwrotu nadpłaconych składek, pracodawca wykazuje całość pobranych z dochodu pracownika składek, a kwotę zwróconych składek wykazuje łącznie z innymi przychodami pracownika.

Reasumując pracownik winien zwrócić Wnioskodawcy otrzymane dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2007 rok w kwocie netto powiększone o zaliczkę na podatek dochodowy. Wnioskodawca powinien dokonać korekty dokumentów w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych, a następnie otrzymaną nadpłatę składek (składkę na ubezpieczenie społeczne finansowaną przez pracownika) doliczyć do dochodu pracownika i potrącić należną zaliczkę. Ponadto winien dokonać zwrotu składki zdrowotnej pracownikowi, którą pracownik obowiązany jest stosownie do art. 45 ust. 3a pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych doliczyć do podatku obliczonego zgodnie z art. 27 ww. ustawy.

Podobny podgląd został wyrażony przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 16 czerwca 2008 r. (sygn. IPPB2/415–419/08–4/MG):

§

Na skutek otrzymanego od pracownika zwrotu nienależnego wynagrodzenia, Spółka dokona korekty dokumentów rozliczeniowych ZUS i z tego tytułu płatnikowi zwrócone zostaną składki na ubezpieczenie zdrowotne i ubezpieczenie społeczne. (...) nadpłaconą kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne pracodawca zwróci pracownikowi, zaś pracownik doliczy tę kwotę do podatku w rozliczeniu rocznym. Sytuacja zwrotu składek na ubezpieczenia zdrowotne, o których mowa w ustawie z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (...) została unormowana w art. 45 ust. 3a pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z powołanym przepisem w przypadku otrzymania przez pracownika zwrotu uprzednio zapłaconych i odliczonych składek na ubezpieczenia zdrowotne w zeznaniu podatkowym składanym za rok podatkowy, w którym wystąpiły te okoliczności, podatnik (pracownik) jest obowiązany doliczyć do podatku kwoty uprzednio odliczone. (...) Przechodząc do kwestii zwrotu składek na ubezpieczenie społeczne, w związku z dokonaną przez pracodawcę korektą dokumentów ZUS, należy także zgodzić się ze stanowiskiem Spółki, iż (...) kwotę zwróconych składek (...) pracodawca dolicza do wynagrodzenia i do pozostałych przychodów uzyskanych przez pracownika w miesiącu zwrotu i pobiera zaliczkę na podatek dochodowy, stosownie do postanowień (...) art. 12 i 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (...). Kwota zwrotu nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne.

6. Możliwość odliczenia nadpłaty od bieżącego wynagrodzenia

Jeżeli pracodawca uzyska pisemną zgodę pracownika na zmniejszenie jego bieżącego wynagrodzenia o nadpłatę powstałą w poprzednich miesiącach, to kwotę tego potrącenia należy wykazać w odrębnej pozycji na liście płac.

7. Zwrot wynagrodzenia przez byłego pracownika

W sytuacji gdy zwrotu nienależnie pobranego świadczenia za rok ubiegły dokona były pracownik, a zatem w chwili dokonania zwrotu nie będzie łączył już podatnika z płatnikiem stosunek pracy, pracodawca nie rozliczy podatnikowi tego zwrotu, ponieważ nie będzie dochodów, które mógłby pomniejszyć o ten zwrot, zgodnie z art. 41b updof. Taka sytuacja nie upoważnia płatnika do dokonania korekty informacji PIT-11 wystawionej za rok ubiegły. Wystawiona bowiem przez płatnika informacja odzwierciedla zaistniały w ubiegłym roku stan faktyczny, a więc sporządzona była prawidłowo i tym samym brak jest podstaw prawnych do jej korygowania.

Polecamy serwis: Rozliczanie wynagrodzeń

W takim przypadku, zgodnie z regulacją zawartą w art. 26 ust. 1 pkt 5 updof, uprawnienie do rozliczenia zwróconego świadczenia przysługuje podatnikowi, który odliczy je od dochodu w zeznaniu rocznym składanym za rok podatkowy, w którym dokonał zwrotu nienależnie pobranego wynagrodzenia, na podstawie dowodu potwierdzającego wpłatę (np. przelew czy przekaz), ewentualnie na podstawie wystawionego przez byłego pracodawcę zaświadczenia. Kwotę świadczeń zwróconych pracodawcy wykazuje w PIT-O (załącznik do zeznania PIT-36 lub PIT-37). W przypadku gdy kwota zwrotu przekracza dochód uzyskany w danym roku podatkowym, podatnik może odliczyć kwotę przekraczającą ten dochód od dochodu uzyskanego w najbliższych kolejno po sobie następujących 5 latach podatkowych.

Pozostaje jeszcze kwestia korekty składek. Podstawą do skorygowania dokumentów rozliczeniowych złożonych w ZUS jest uzyskanie zwrotu nienależnie wypłaconego wynagrodzenia od byłego pracownika. Pracodawca nie powinien korygować dokumentów rozliczeniowych, jeśli nie zdecyduje się na dochodzenie nadpłaconego wynagrodzenia, jak również wówczas, kiedy wystąpi z żądaniem zwrotu do byłego pracownika, ale zwrotu tego nie uzyska.

PRZYKŁAD

W grudniu 2012 r. z powodu błędu pracodawca nadpłacił Marii P. wynagrodzenie w wysokości 1000 zł brutto. Umowa z pracownicą została rozwiązana 31 grudnia 2012 r. Zamiast kwoty 4000 zł, w grudniu Maria P. otrzymała 5000 zł. Błąd został wykryty w styczniu br., a była pracownica (na prośbę pracodawcy) zwróciła nadpłaconą kwotę w lutym br. W grudniu 2012 r. zarówno podatek, jak i składki ZUS zostały naliczone od 5000 zł.

Zestawienie różnic między wynagrodzeniem wypłaconym a należnym za grudzień 2012 r.

ROZLICZENIE

Kwota otrzymana

Kwota faktycznie należna

Różnica wynikająca z nadpłaty

1

2

3

4

5

1

Wynagrodzenie

5000,00

4000,00

1000,00

2

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe

5000,00

4000,00

1000,00

3

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe i wypadkowe

5000,00

4000,00

1000,00

4

Składka na ubezpieczenie emerytalne – pracownik – 9,76%

488,00

390,40

97,60

5

Składka na ubezpieczenia rentowe – pracownik – 1,5%

75,00

60,00

15,00

6

Składka na ubezpieczenie chorobowe – pracownik – 2,45%

122,50

98,00

24,50

7

Razem składki ZUS – 13,71%

685,50

548,40

137,10

8

Przychód

5000,00

4000,00

1000,00

9

Koszty uzyskania przychodu – 111,25 zł

111,25

111,25

0,00

10

Ulga podatkowa – 46,33 zł

46,33

46,33

0,00

11

Podstawa opodatkowania

4203,00

3340,00

863,00

12

Podstawa wymiaru składki zdrowotnej

4314,50

3451,60

862,90

13

Zaliczka na podatek dochodowy – 18%

710,21

554,87

155,34

14

Składka zdrowotna do odliczenia od podatku – 7,75%

334,37

267,50

66,87

15

Składka zdrowotna do przekazania do ZUS – 9%

388,31

310,64

77,67

16

Podatek do US

376,00

287,00

89,00

17

Do wypłaty

3550,19

2853,96

696,23

Analiza treści art. 41b updof wskazuje, że podatnik powinien dokonać zwrotu nienależnego świadczenia w kwocie faktycznie otrzymanej, powiększonej o zaliczkę na podatek dochodowy. Wyrażenie „zwrot nienależnie pobrane świadczenie” nie obejmuje pobranych przez płatnika składek na ubezpieczenia społeczne oraz na ubezpieczenie zdrowotne podatnika, których podstawę wymiaru stanowiły nienależne świadczenia.

§

Pracownik powinien zatem zwrócić pracodawcy kwotę netto nadpłaconego wynagrodzenia powiększoną o zaliczkę na podatek dochodowy: 696,23 zł + 89,00 zł = 785,23 zł (interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 7 września 2011 r., sygn. IPTPB2/415–311/11–2/MP).

Jeżeli pracownik zwróci wyliczoną kwotę 785,23 zł byłemu pracodawcy w 2013 r., to powinien odjąć ją od dochodu stanowiącego podstawę obliczenia zaliczki na podatek dochodowy w rozliczeniu rocznym składanym za ten rok.

W omawianym przypadku zwrócone przez pracownika nienależnie wypłacone mu wynagrodzenie nie może stanowić podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, dlatego pracodawca powinien sporządzić i przekazać do ZUS korektę dokumentów rozliczeniowych sporządzonych za miesiąc, w którym zostały rozliczone składki od nienależnej wypłaty za grudzień 2012 r.

Komplet dokumentów rozliczeniowych korygujących sporządzonych za ten miesiąc powinien składać się z:

  • raportu ZUS RCA, w którym pracodawca rozliczy pracownikowi składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne od prawidłowych podstaw wymiaru, tj. z wyłączeniem z podstawy wymiaru kwoty nienależnego wynagrodzenia,
  • deklaracji ZUS DRA, w której pracodawca zamieści dane dotyczące wszystkich osób ubezpieczonych, tj. zarówno tych osób, za które zostały prawidłowo rozliczone składki i świadczenia w poprzednim komplecie dokumentów, jak i za pracownika, za którego został sporządzony raport korygujący.

Po dokonaniu korekty na koncie w ZUS powstanie nadpłata.

Podstawa prawna:

  • art. 55 § 11, art. 87 § 1, art. 92, art. 282 § 1 pkt 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.)
  • art. 19 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.)
  • art. 67 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 2010 r. Nr 77, poz. 512 ze zm.)
  • art. 10 ust. 1 pkt 1, art. 26 ust. 1 pkt 5, art. 41b, art. 45 ust. 3a, art. 21 ust. 1 pkt 95 pkt 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.)
  • art. 8 ust. 2, art. 9 ust. 1 ustawy z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (Dz.U. z 2009 r. Nr 167, poz. 1322 ze zm.)
  • art. 405 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz.U. Nr 16, poz. 93 ze zm.)

Więcej przeczytasz w Sposobie na płace >>>

Źródło: Sposób na płace
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Stawka godzinowa 2022 – netto, zlecenie

    Stawka godzinowa 2022 i umowa zlecenie – kwota netto i brutto? Ile wynosi minimalne wynagrodzenie na umowach cywilnoprawnych, a ile na umowie o pracę?

    Elektroniczny system kadrowy na praca.gov.pl - nowa ustawa

    Elektroniczny system kadrowy na praca.gov.pl to ułatwienie dla mikroprzedsiębiorcy, rolnika i osoby fizycznej. Za pomocą systemu będzie można zawrzeć umowę o pracę i zlecenia. Automatycznie dokona zgłoszenia do ZUS i KAS, wyliczy wynagrodzenie, składki, podatki i rozliczy urlopy.

    Podwyżka minimalnego wynagrodzenia 2022 a inne świadczenia

    Podwyżka minimalnego wynagrodzenia w 2022 r. wpłynie na wysokość innych świadczeń, np. odprawy, odszkodowania, wynagrodzenia za czas gotowości do pracy i przestój, dodatek za pracę w nocy. Ile wyniosą?

    Praca w upały - zalecenia GIP

    Praca w upały - GIP wydał zalecenia dla pracodawców w związku z wysokimi temperaturami. Jakie obowiązki bhp mają pracodawcy względem pracowników?

    Staż z urzędu pracy 2021 - wynagrodzenie, urlop, L4, ciąża

    Staż z urzędu pracy odbywa osoba bezrobotna. Jakie wynagrodzenie za staż należy się w 2021 r.? Czy stażysta ma prawo do L4 i urlopu? Co w przypadku ciąży?

    Umowa o pomocy przy zbiorach - KRUS 2021

    Umowa o pomocy przy zbiorach w 2021 r. - rolnicy ubezpieczeni w KRUS mogą podpisywać umowy cywilnoprawne na pomoc przy zbiorach. Jaka jest stawka godzinowa?

    Strategia Demograficzna 2040 - zmiany w Kodeksie pracy

    Strategia Demograficzna 2040 przewiduje duże zmiany w Kodeksie pracy. Rodzice będą chronieni przed zwolnieniem i zapewnia się im elastyczną pracę.

    Urlop rodzicielski - rewolucyjne zmiany w 2022 r.

    Urlop rodzicielski - do 2 sierpnia 2022 r. wejdą w życie rewolucyjne zmiany w urlopach rodzicielskich dla ojców. Co się zmieni?

    Bonusy i dni wolne dla zaszczepionych pracowników - PIP

    Bonusy i dni wolne dla zaszczepionych pracowników - co na to PIP? Czy to zgodne z Kodeksem pracy?

    Sygnalista - nowe przepisy od grudnia 2021 r.

    Sygnalista - nowe przepisy implementujące dyrektywę unijną mają wejść w życie w grudniu 2021 r. Kto to sygnalista? Jaki będzie system zgłaszania nieprawidłowości w zakładzie pracy?

    Pracownicy fizyczni w czasie pandemii [RAPORT]

    Pracownicy fizyczni - jak wpłynęła na nich pandemia COVID-19? Zapoznaj się z wynikami raportu "Kariera okiem fachowca".

    Ilu Polaków pracuje po 60. roku życia?

    Praca po 60. roku życia - ilu Polaków nadal pracuje po ukończeniu 60 lat?

    Minimalne wynagrodzenie w 2022 r. netto

    Minimalne wynagrodzenie w 2022 r. wyniesie 3000 zł brutto. Ile to netto?

    Ustawa dezubekizacyjna - Trybunał Konstytucyjny

    Ustawa dezubekizacyjna - Trybunał Konstytucyjny orzekł, że obniżenie renty inwalidzkiej byłym funkcjonariuszom służb bezpieczeństwa PRL jest zgodne z konstytucją.

    Minimalna płaca w 2022 r. - 3000 zł brutto

    Minimalna płaca w 2022 r. - 3000 zł brutto to propozycja rządu. Minimalna stawka godzinowa wyniesie 19,50 zł brutto.

    Waloryzacja środków na kontach i subkontach ZUS 2021

    Waloryzacja środków zgromadzonych na kontach i subkontach w ZUS odbywa się corocznie w czerwcu. W 2021 r. wyniosła 5,41%. O ile zwiększył się stan kont przyszłych emerytów?

    System kadrowo-płacowy - od czego zależy cena?

    System kadrowo-płacowy a cena - od czego zależy, ile kosztuje?

    Konkurs "HR OF CHANGE" – 18 czerwca poznamy zwycięzców!

    Konkurs "HR OF CHANGE" - już 18 czerwca ogłoszeni zostaną zwycięzcy! Kto otrzyma nagrodę w kategoriach: szkolenia i rozwój, zarządzanie zmianą, HR Business Partnering?

    Niepełny etat a praca ponadwymiarowa - jak wynagradzać?

    Niepełny etat a praca ponadwymiarowa - jak wynagradzać pracownika zatrudnionego na część etatu za pracę w godzinach ponadwymiarowych?

    Dodatek wyrównawczy do wynagrodzenia - jak obliczyć?

    Dodatek wyrównawczy do wynagrodzenia - jakie są zasady jego przyznawania? Jak obliczyć wysokość dodatku wyrównawczego?

    Transfer oszczędności PPK - pracodawca może pomóc

    Transfer oszczędności PPK - pracodawca może pomóc pracownikowi (uczestnikowi PPK) w przeniesieniu oszczędności między rachunkami PPK. Ustawa o PPK określa dwie takie sytuacje.

    Zatrudnienie Brytyjczyka po brexicie

    Zatrudnienie Brytyjczyka po brexicie - jak brexit wpłynął na zatrudnienie pracownika z Wielkiej Brytanii w Polsce? Co z dokumentami? Jakich formalności trzeba dokonać?

    Nadanie statusu płatnika składek - wyrok TK (K 15/16)

    Wyrok Trybunału Konstytucyjnego o sygn. akt K 15/16 - czy TK uznał wniosek o nadanie statusu płatnika składek pracodawcy, którego pracownik wykonuje na jego rzecz pracę w ramach umowy cywilnoprawnej zawartej z osobą trzecią?

    Zadaniowy czas pracy a praca zdalna

    Zadaniowy czas pracy a praca zdalna - jak wprowadzić? Jak ewidencjonować i kontrolować czas pracy zdalnej w systemie zadaniowym?

    Dlaczego pracodawcy płacą Ukraińcom więcej niż Polakom?

    Pracodawcy chcą płacić Ukraińcom więcej niż Polakom? Dlaczego?