Czy redukcję etatu należy zgłosić w ZUS

Nie powinni Państwo wyrejestrowywać pracownicy z ubezpieczeń i na nowo do nich zgłaszać. Od dnia podjęcia przez nią pracy w niższym wymiarze etatu należy ją wykazywać w dokumentach ubezpieczeniowych z dotychczasowym pracowniczym kodem tytułu ubezpieczenia. Jedynie w raporcie ZUS RCA należy wykazywać zmniejszony wymiar czasu pracy.

UZASADNIENIE

 Pracownicy wracający do pracy z urlopu macierzyńskiego mogą zwrócić się do pracodawcy o zmniejszenie wymiaru czasu pracy na okres, w którym mogliby ewentualnie przebywać na urlopie na wychowawczym. Mogą wnioskować o zmniejszenie wymiaru czasu pracy maksymalnie do 1/2 etatu. W tym celu składają wniosek, który pracodawca musi uwzględnić.

Pracownik, który przebywa na urlopie macierzyńskim, podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułu pobierania zasiłku macierzyńskiego. Od 1 września 2009 r. pracownica podlega ubezpieczeniom w okresie urlopu macierzyńskiego niezależnie od tego, czy ma inny tytuł do tych ubezpieczeń lub uprawnienia do emerytury/renty.

Składki na te ubezpieczenia są naliczane w raporcie miesięcznym ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczeń 12 40 xx od podstawy wymiaru równej kwocie wypłaconego zasiłku. Składki te finansuje budżet państwa. Jeśli zasiłek macierzyński wypłaca pracodawca, to jego obowiązkiem jest rozliczenie składek od wypłaconego zasiłku w raportach ZUS RCA. Nie musi jednak specjalnie zgłaszać pracownika do ubezpieczeń z tytułu zasiłku macierzyńskiego. Sam fakt złożenia w takiej sytuacji raportu ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczeń 12 40 xx jest traktowany jak zgłoszenie do tych ubezpieczeń. Jednocześnie zakład przekazuje za taką osobę raporty miesięczne ZUS RSA o przerwach w opłacaniu składek z tytułu zatrudnienia, z kodem tytułu ubezpieczeń 01 10 xx. W raportach tych wykazuje okres, za który wypłacił zasiłek, kwotę tego zasiłku oraz kod przerwy 311 (oznaczający wypłatę zasiłku macierzyńskiego).

Podobnie wyglądają formalności w momencie powrotu do pracy po urlopie macierzyńskim, gdy osoba ta złoży wniosek o pracę w zmniejszonym wymiarze czasu pracy. Po pierwsze, pracodawca nie ma obowiązku wyrejestrowania pracownika z ubezpieczeń emerytalnego i rentowych z tytułu pobierania zasiłku macierzyńskiego. Wyrejestrowaniem jest zaprzestanie przekazywania za pracownika raportów ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczeń 12 40 xx.

Po drugie, pracodawca nie powinien wyrejestrowywać zatrudnionej osoby z pracowniczych ubezpieczeń i ponownie do nich zgłaszać w związku z rozpoczęciem pracy w niższym wymiarze. Wystarczy, że zacznie składać za pracownika raporty ZUS RCA z pracowniczym kodem tytułu ubezpieczeń (01 10 xx), wykazując w nich zmniejszony wymiar czasu pracy. W raportach tych powinien wykazywać nie tylko nowy etat, ale również zmniejszoną podstawę wymiaru składek i należne od niej składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

PRZYKŁAD

Po zakończeniu urlopu macierzyńskiego Maria P. złożyła pracodawcy wniosek o obniżenie wymiaru czasu pracy do 1/2 etatu na okres 3 lat (w tym czasie mogłaby przebywać na urlopie wychowawczym). Zatrudnienie w niższym wymiarze czasu pracy zaczęła pierwszego dnia po zakończeniu urlopu macierzyńskiego, czyli 16 sierpnia br. Za ten miesiąc pracodawca złożył za nią następujące raporty miesięczne:

● za czas urlopu macierzyńskiego:

– ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczeń 12 40 xx, wykazując m.in. składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od kwoty zasiłku macierzyńskiego wypłaconego w sierpniu,

– ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczeń 01 10 xx, wykazując m.in. kod świadczenia i przerwy 311 („zasiłek macierzyński z ubezpieczenia chorobowego”) oraz okres od 1.08 do 15.08 i kwotę wypłaconego zasiłku,

● za czas od powrotu do pracy w niższym wymiarze:

– ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczeń 01 10 xx, wykazując wynagrodzenie zmniejszone stosownie do wymiaru etatu i składki ustalone od tego wynagrodzenia.

Podstawa prawna

• art. 186⁷ Kodeksu pracy,
• art. 36 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.).