Jak odzyskać nadpłacone w ZUS składki na ubezpieczenia społeczne

Przepis art. 24 ust. 7 ustawy systemowej, który przewiduje 10-letni okres na wystąpienie z wnioskiem o zwrot składek, ma zastosowanie także do składek nienależnie opłaconych w okresie przed dniem wejścia w życie nowelizacji ustawy, jeżeli dochodzenie ich zwrotu nie uległo przedawnieniu na podstawie dotychczasowych przepisów (czyli nie upłynęło 5 lat od daty ich opłacenia).

Płatnicy, którzy przestali prowadzić działalność, nie odzyskają z ZUS nienależnie opłaconych składek po upływie 10 lat od ich opłacenia, ponieważ nie będą mogli dochodzić od ZUS ich zwrotu. Wynika to z faktu, że płatnicy mogą jedynie wystąpić z wnioskiem o zaliczenie tych składek na bieżące lub przyszłe wpłaty z tytułu składek opłacanych w związku z prowadzeniem działalności. Nie dotyczy to również sytuacji, w której płatnik podejmuje nową działalność gospodarczą. Uprawnienia związane z nienależnie opłaconymi składkami przysługują nowemu podmiotowi tylko wtedy, gdy jest on następcą prawnym płatnika, na którego koncie powstała nadpłata.

Zwrot nienależnie opłaconych składek obejmuje:

•nadpłacone składki,

•ewentualne odsetki za zwłokę.

Składki na ubezpieczenie zdrowotne podlegają zwrotowi w terminie 5 lat od opłacenia. Wynika to z faktu, że ustawa o świadczeniach z ubezpieczenia zdrowotnego samodzielnie reguluje termin zwrotu nienależnie opłaconych składek.

Nadpłata składek

Nienależnie opłacone składki na ubezpieczenia społeczne obejmują wszystkie wpłaty na rachunek ZUS z tytułu składek w wysokości wyższej niż należna. ZUS uzna wpłatę na konto ZUS za nienależne składki, jeżeli wpłata została dokonana w imieniu podmiotu, który jest płatnikiem składek.

Nadpłata składek powstaje w razie:

• opłacenia składek w wysokości wyższej niż wysokość składek wykazana w deklaracji rozliczeniowej, albo wpłacenia składek zgodnie z deklaracją, w której zawyżono wysokość należnych składek,

• opłacenia składek po przekroczeniu kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek (30-krotność),

• opłacenia składek w wysokości wyższej niż należna na skutek pomyłki instytucji obsługującej wpłaty składek (banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-rozliczeniowej).

Rozróżnienie tych trzech sytuacji, w których powstaje nadpłata składek, ma istotne znaczenie z tego powodu, że w pewnych zakresach możliwość odzyskania nadpłaconych składek jest uregulowana w odmienny sposób.

Zaliczenie nadpłaty składek na zaległe, bieżące lub przyszłe składki

Nienależnie opłacone składki podlegają zaliczeniu przez ZUS z urzędu na poczet zaległych lub bieżących składek, a w razie ich braku - na poczet przyszłych składek, chyba że płatnik składek złoży wniosek o zwrot tych składek. ZUS sprawdza, czy płatnik ma zaległości w opłacaniu składek. Jeśli takie istnieją, nadpłacone składki zalicza na zaległe zobowiązania.

Rozliczając nadpłacone składki ZUS w pierwszej kolejności proporcjonalnie zalicza nadwyżkę pozostałą po pokryciu należnych składek na ubezpieczenia społeczne za dany miesiąc kalendarzowy (zgodnie z informacjami wynikającymi z deklaracji ZUS DRA za ten miesiąc) na pokrycie zaległych należności funduszu emerytalnego i należności otwartych funduszy emerytalnych, począwszy od zobowiązania o najwcześniejszym terminie płatności.

W drugiej kolejności ZUS sprawdza, czy po rozliczeniu konta płatnika składek pozostanie nierozliczona kwota. Jeśli tak, to ZUS pokrywa z niej proporcjonalnie należności funduszu rentowego, chorobowego i wypadkowego, począwszy od zobowiązań o najwcześniejszym terminie płatności. Następnie pokrywa zaległe należności z tytułu składek na ubezpieczenie zdrowotne, a w ostatniej kolejności pokrywa proporcjonalnie należności Funduszu Pracy i Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (począwszy od zobowiązania o najwcześniejszym terminie płatności).

Jeżeli płatnik nie ma zaległości w opłacaniu składek, ZUS zalicza nadpłatę na poczet bieżących składek. W takiej sytuacji płatnik powinien pomniejszyć kwotę bieżących składek do wpłaty na ZUS (wynikającą z deklaracji) o kwotę nienależnie opłaconych składek.

Jeżeli płatnik nadpłacił składki, ponieważ zawyżył ich wysokość w deklaracji rozliczeniowej, to nadpłata składek powstaje po złożeniu dokumentów korygujących. Dopiero wtedy ZUS może rozliczyć nadpłatę na poczet zobowiązań zaległych, bieżących lub przyszłych albo zwrócić je płatnikowi na jego wniosek.

Na zaległe zobowiązania składają się:

•składki FUS, FP i FGŚP oraz składka zdrowotna,

•odsetki za zwłokę.

Zwrot nienależnie opłaconych składek

Jeżeli płatnik nie ma zaległych zobowiązań ani bieżących opłat w kwocie pozwalającej na rozliczenie nienależnie opłaconych składek (ponieważ płatnik nie zatrudnia osób ubezpieczonych lub są one np. na urlopach bezpłatnych, lub wyrejestrował się jako płatnik, ale dalej prowadzi działalność gospodarczą), to ZUS na wniosek płatnika powinien zwrócić nadpłacone składki.

Gdy nadpłatę stwierdzi ZUS, ma obowiązek zawiadomić płatnika o kwocie nienależnie opłaconych składek. ZUS może zwrócić nadpłatę płatnikowi, jeśli stanowią one więcej niż 5% najniższego wynagrodzenia (5% z 760 zł, tj. 38 zł).

Wniosek o zwrot nienależnie opłaconych składek płatnik składek może złożyć po przeprowadzeniu postępowania i stwierdzeniu, że składki zostały nienależnie opłacone. Jeżeli o nadpłacie poinformuje płatnika ZUS, na złożenie wniosku o zwrot składek ma 7 dni od otrzymania zawiadomienia. Przepisy nie ograniczają terminu złożenia wniosku przez płatnika, jeżeli sam stwierdzi, że wpłacił na konto ZUS za dużo składek. Jedyne ograniczenie wynika z terminu przedawnienia roszczenia o zwrot. Jest to 10 lat od daty opłacenia składek.

Jeżeli płatnik wystąpi z wnioskiem o zwrot nienależnie opłaconych składek, ZUS ma obowiązek zwrócić nadpłatę w ciągu 30 dni od dnia wpływu wniosku.

---

ZUS zwraca nadpłatę:

• na wskazany rachunek bankowy płatnika,

• w gotówce, jeżeli płatnik nie jest zobowiązany do posiadania rachunku bankowego, chyba że zażąda zwrotu nadpłaty na rachunek bankowy.

Nie ma obowiązującego wzoru wniosku o zwrot nienależnie opłaconych składek.

We wniosku należy podać:

•oznaczenie płatnika - nazwę,

•adres,

•żądanie płatnika, czyli wniosek o zwrot lub zaliczenie w poczet bieżących składek.

Ponadto we wniosku, zgodnie z art. 35 ust. 1 pkt 2 ustawy systemowej, należy podać NIP i REGON, a jeżeli płatnikowi składek nie nadano tych numerów lub jednego z nich - numer PESEL lub serię i numer dowodu osobistego albo paszportu.

Gdyby ZUS nie zwrócił nadpłaconych składek w terminie 30 dni od dnia wpływu wniosku, płatnikowi należą się odsetki za zwłokę od zaległości podatkowych. Odsetki są naliczane od dnia złożenia wniosku o zwrot nadpłaty do dnia zwrotu włącznie (art. 24 ust. 6e).

Za dzień zwrotu nadpłaty uważa się datę:

• obciążenia rachunku bankowego Funduszu Ubezpieczeń Społecznych na podstawie polecenia przelewu,

• złożenia przekazu pocztowego,

• wypłacenia kwoty nadpłaty przez ZUS lub postawienia nadpłaty do dyspozycji płatnika.

Możliwość zwrócenia się o zwrot nadpłaconych składek przed upływem 10 lat od dnia opłacenia składek (przed zmianą przepisów - w ciągu 5 lat), ogranicza płatnika jedynie w ten sposób, że nie może on na drodze sądowej dochodzić od ZUS zwrotu w gotówce nienależnie opłaconych składek po upływie 10 lat od daty ich opłacenia. Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych nie zawiera natomiast przepisów, które ograniczałyby prawo do wystąpienia płatnika z wnioskiem o zaliczenie nienależnie opłaconych składek na poczet bieżących zobowiązań. Oznacza to, że płatnik może wystąpić z takim roszczeniem nawet np. po 12 latach od daty ich zapłacenia (pod warunkiem że nie zaprzestał prowadzenia działalności).

Składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe opłacone po przekroczeniu rocznej podstawy

Płatnik ma obowiązek przestać opłacać składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za ubezpieczonego, którego przychód przekroczył roczną podstawę wymiaru składek na te ubezpieczenia. Podstawą do zaprzestania opłacania tych składek są:

• informacja uzyskana z ZUS,

• własna dokumentacja płacowa,

• oświadczenie ubezpieczonego (jeśli składki na jego ubezpieczenia opłaca kilku płatników).

Jeżeli z dokumentacji płacowej płatnika wynika, że podstawa wymiaru składek za ubezpieczonego w danym miesiącu przekroczy kwotę ograniczenia, płatnik powinien obliczyć i przekazać składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe tylko od tej części podstawy wymiaru składek, która nie spowoduje przekroczenia kwoty ograniczenia. W 2008 r. kwota ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na te ubezpieczenia wynosi 85 290 zł.

Nadpłatę składek powstałą w związku z opłacaniem składek mimo przekroczenia kwoty ograniczenia ZUS zwraca w terminie 30 dni od dnia, w którym płatnik składek złoży korektę imiennych raportów rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowej, w których składki zostaną rozliczone z uwzględnieniem ograniczenia.

Jeżeli do otrzymania zwrotu składek za jedną osobę jest uprawnionych kilku płatników, ZUS dzieli kwotę nadpłaconych składek i zwraca ją płatnikom w takich częściach, w jakich opłacili za dużo składek za miesiąc, w którym podstawa wymiaru składek za osobę ubezpieczoną przekroczyła kwotę ograniczenia.

Po otrzymaniu zwrotu nadwyżki płatnik ma obowiązek niezwłocznie zwrócić ubezpieczonemu finansowaną przez niego część składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Ustawa nie określa terminu, w jakim ma nastąpić zwrot ubezpieczonemu nienależnie opłaconych składek ani terminu przedawnienia roszczenia ubezpieczonego do płatnika o zwrot. W tej sytuacji należy przyjąć, że termin przedawnienia wynosi, zgodnie z art. 291 § 1 k.p., 3 lata od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne, a zatem od dnia dokonania zwrotu przez ZUS.

Datą wymagalności jest dzień, od którego przysługuje roszczenie o zwrot składek. Jest liczony od daty upływu terminu, w którym ZUS powinien dokonać zwrotu.

Jeśli nadpłatę stwierdzi ZUS, to ma obowiązek zawiadomić płatnika składek o wysokości przekroczenia. Datą powstania nadpłaty w tym przypadku jest data złożenia deklaracji korygujących.

Nadpłata składek z winy instytucji obsługującej wpłaty

Jeżeli bank lub SKOK, który obsługuje rachunek płatnika składek, przez pomyłkę zapłacił wyższą niż wynikająca z dyspozycji płatnika kwotę, którą sfinansował z własnych środków, to ZUS zwróci nadpłatę na żądanie banku lub SKOK.

Bank może wystąpić z wnioskiem o zwrot w terminie 10 lat od daty opłacenia nienależnych składek. Po upływie tego terminu bank oraz SKOK nie mogą żądać od ZUS zwrotu nienależnie opłaconych składek. Nienależnie opłacone składki sfinansowane ze środków banku nie mogą być zaliczone na poczet bieżących zobowiązań tych instytucji po upływie okresu 10 lat od daty ich opłacenia.

Zwrot bezpośrednio ubezpieczonemu

Znowelizowane przepisy ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych dopuszczają możliwość dokonania zwrotu nienależnie opłaconych składek w części finansowanej przez ubezpieczonego bezpośrednio osobie ubezpieczonej. ZUS może zwrócić składki bezpośrednio osobie, z której przychodu te składki zostały pobrane, jedynie w przypadku braku płatnika składek lub jego następcy prawnego. W takiej sytuacji ZUS zawiadamia ubezpieczonego o kwocie nienależnie opłaconych składek w części sfinansowanej przez ubezpieczonego i na jego wniosek zwraca nienależnie opłacone składki.

Ubezpieczony może dochodzić zwrotu nienależnie opłaconych składek od stycznia 1999 r. w części przez niego sfinansowanej. Zgodnie z art. 5 ust. 2 ustawy z 28 marca 2008 r. o zmianie ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych oraz niektórych innych ustaw (DzU nr 67, poz. 411), w przypadku gdy z wnioskiem o zwrot występuje ubezpieczony, ZUS zwraca składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osobie, za którą zostały nienależnie opłacone przez płatnika w okresie przed dniem wejścia w życie ustawy, także wówczas, gdy na podstawie dotychczasowych przepisów prawo dochodzenia ich zwrotu uległo przedawnieniu. Jedynym warunkiem zwrotu jest, aby ubezpieczony wystąpił z wnioskiem o zwrot nie później niż w okresie 12 miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy nowelizacyjnej. Należy jednak zwrócić uwagę, że ZUS zwróci tylko nienależnie opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Nie zwróci pozostałych nienależnie opłaconych składek, tj. składki na ubezpieczenie chorobowe oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne.

Podstawa prawna:

• art. 3, art. 4, art. 5 ustawy z 28 marca 2008 r. o zmianie ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych oraz niektórych innych ustaw (DzU nr 67, poz. 411),

• art. 19 ust. 1 i ust. 6, art. 24, art. 31, art. 47 ust. 4c ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.),

• art. 72 § 1 pkt 1 i 4, art. 77b ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (DzU z 2005 r. nr 8, poz. 60 ze zm.),

• § 9 ust. 1 rozporządzenia z 30 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, wypłaconych zasiłków z ubezpieczeń chorobowego i wypadkowego, zasiłków rodzinnych, pielęgnacyjnych i wychowawczych oraz kolejności zaliczania wpłat składek na poszczególne fundusze (DzU nr 165, poz. 1197 ze zm.),

• § 8, § 10 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.),

• obwieszczenie z 13 grudnia 2007 r. w sprawie kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w roku 2008 (MP nr 97, poz. 1075),

• art. 25 ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (DzU nr 200, poz. 1679 ze zm.),

• art. 94 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (DzU nr 210, poz. 2135 ze zm.).

Iwona Wielgopolanin

specjalista w zakresie ubezpieczeń społecznych