Kategorie

Zwrot nadpłaconych składek przez ZUS

Paweł Jakubczak
Paweł Jakubczak
Jeżeli w stanie rozliczeń płatnika z ZUS powstała nadpłata, wówczas płatnik może wnioskować o jej zwrot. Bez wniosku pieniądze te zostaną zaliczone na poczet bieżących lub przyszłych składek. Po otrzymaniu zawiadomienia z ZUS o nadpłacie płatnik może bezterminowo domagać się zwrotu nadpłaty. Granicą przy dochodzeniu zwrotu nadpłaconych składek jest jedynie okres przedawnienia należności składkowych. Obecnie okres ten, co do zasady, wynosi 5 lat.

Nadpłata składek powstaje, gdy płatnik opłaci je w wyższej wysokości niż zobowiązują go do tego przepisy i niż zadeklaruje w dokumentacji rozliczeniowej. Nienależnie opłacone składki podlegają zaliczeniu przez ZUS z urzędu na poczet zaległych lub bieżących składek, a w razie ich braku – na poczet przyszłych składek, chyba że płatnik złoży wniosek o ich zwrot (art. 24 ust. 6a ustawy systemowej). W przypadku braku płatnika składek (lub jego następcy prawnego) ZUS o kwocie nienależnie opłaconych składek zawiadamia również ubezpieczonego. Zawiadomienie dotyczy wówczas należności składkowej w części sfinansowanej przez ubezpieczonego i nadpłata jest zwracana na jego wniosek.

Zwrot składek po zawiadomieniu przez ZUS

Reklama

O zwrot nadpłaty można ubiegać się po otrzymaniu z ZUS zawiadomienia o kwocie nienależnie opłaconych składek. ZUS powinien zawiadomić płatnika składek o kwocie nienależnie opłaconych składek, które mogą być zwrócone, chyba że ich kwota nie przekracza wartości kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym (czterokrotność opłaty dodatkowej pobieranej przez Pocztę Polską za polecenie przesyłki listowej, tj. obecnie 4 x 2,20 zł = 8,80 zł). Jeżeli płatnik nie otrzymał takiego zawiadomienia, a stwierdza nadpłatę we własnym zakresie, również może wnioskować o jej zwrot. W takiej sytuacji zwrot nadpłaty zostanie poprzedzony postępowaniem wyjaśniającym i rozliczeniem konta. Dopiero gdy ZUS potwierdzi, że nadpłata faktycznie widnieje na koncie płatnika, zwróci mu nadpłaconą kwotę.

Wniosek o zwrot nadpłaty płatnik składa we właściwej – ze względu na miejsce prowadzenia działalności – terenowej jednostce organizacyjnej ZUS. Zainteresowany może to zrobić osobiście lub za pośrednictwem poczty. Wniosek ten można również wypełnić i wysłać za pomocą Elektronicznego Urzędu Podawczego (EUP). Od roku, aby złożyć wniosek w tej formie, nie jest wymagane posiadanie bezpiecznego podpisu elektronicznego. Aby złożyć wniosek o zwrot nadpłaty przez Internet, wystarczy mieć tzw. profil zaufany ePUAP, który jest alternatywnym do e-podpisu sposobem potwierdzania tożsamości użytkownika w elektronicznych kontaktach z administracją publiczną. W przeciwieństwie do certyfikatów kwalifikowanych (podpisów elektronicznych), utworzenie własnego profilu zaufanego jest całkowicie bezpłatne.

Informacja o stanie rozliczeń nie może być udzielona ani przez telefon, ani osobie nieupoważnionej.


Korekta dokumentów

ZUS odmówi zwrotu nadpłaty z tytułu składek, jeśli płatnik wnioskujący o zwrot nie złoży, mimo wezwania, prawidłowych dokumentów korygujących. Jest to spowodowane tym, że dokumentacja rozliczeniowa odzwierciedla faktyczny stan rozliczeń płatnika z ZUS i bez jej złożenia nie można stwierdzić nadpłaty, a co za tym idzie – dokonać jej zwrotu. Jeżeli zatem płatnik złoży wniosek o zwrot nadpłaty bez skorygowanych dokumentów, ZUS wezwie go, by to zrobił w terminie 7 dni. Dopiero gdy przedsiębiorca skoryguje stwierdzone nieprawidłowości, ZUS rozliczy konto i odda mu nadpłacone pieniądze. W przeciwnym razie ZUS wydaje decyzję o odmowie zwrotu składek. Jeżeli w dokumentacji rozliczeniowej – raportach lub deklaracji rozliczeniowej – zostaną stwierdzone nieprawidłowości, płatnik ma 7 dni na ich skorygowanie przez złożenie prawidłowego kompletu dokumentów rozliczeniowych (art. 41 ust. 6 i 7a oraz art. 47 ust. 3 ustawy systemowej).

Część składek do zwrotu ubezpieczonemu

Reklama

Składki opłacone nienależnie, a sfinansowane przez ubezpieczonego (np. opłacone po przekroczeniu progu tzw. 30-krotności), należy zwrócić ubezpieczonemu w części, w której zostały sfinansowane z jego przychodu. Niezależnie od tego, czy firma skieruje do ZUS wniosek o zwrot składek, powinna rozliczyć się z pracownikiem ze składek, które niesłusznie potrąciła z jego wynagrodzenia.

Płatnik również może odzyskać nadpłatę. W tym celu musi przede wszystkim skorygować dokumenty rozliczeniowe złożone za pracownika, którego dotyczy nadpłata. Korekta dotyczy nie tylko podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, ale również składki na ubezpieczenie zdrowotne (która została zaniżona przez obniżenie podstawy jej wymiaru o nienależne składki emerytalno-rentowe).

WAŻNE!

Płatnik musi zwrócić ubezpieczonemu nienależnie opłacone składki sfinansowane z jego wynagrodzenia, niezależnie od tego, czy sam występuje do ZUS z wnioskiem o zwrot nadpłaty.

Przepisy nie określają terminu, w którym płatnik może złożyć do ZUS wniosek o zwrot nadpłaty. Po otrzymaniu zawiadomienia z ZUS płatnik składek może wnioskować o zwrot składek w dowolnym terminie – ograniczonym jedynie terminem przedawnienia należności. Ten stan prawny obowiązuje od 20 lipca 2011 r. Przed tą datą płatnicy mieli tylko 7 dni od dnia otrzymania zawiadomienia z ZUS na złożenie wniosku o zwrot nadpłaconych składek. Po tym terminie nadpłata mogła być „zwrócona” tylko w formie zaliczenia jej na poczet bieżących lub przyszłych składek.


Zmiana w okresach przedawnienia

Od 1 stycznia 2012 r. w przypadku nienależnie opłaconych składek (podobnie jak należności z tytułu składek nieopłaconych) stosuje się 5-letni okres przedawnienia. Poprzednio obowiązujący był 10-letni okres przedawnienia. Dlatego przepisy przewidują szczególne uregulowania dla okresu przejściowego.

Początek biegu terminu przedawnienia składek opłaconych nienależnie rozpoczyna się:

  • od dnia, w którym zainteresowany został zawiadomiony przez ZUS o kwocie nienależnie opłaconych składek, a w przypadku braku takiego zawiadomienia
  • od dnia opłacenia nienależnych składek.

Pięcioletni termin przedawnienia nienależnie opłaconych składek dotyczy nie tylko składek opłaconych po 31 grudnia 2011 r., ale również nienależnie opłaconych przed 1 stycznia 2012 r. W tym drugim przypadku bieg 5-letniego terminu przedawnienia rozpoczął się 1 stycznia 2012 r. Jeżeli przedawnienie nienależnie opłaconych składek rozpoczęte przed 1 stycznia 2012 r. nastąpiłoby, zgodnie z dotychczasowymi przepisami, wcześniej niż po 5 latach, wówczas przedawnienie następuje z upływem tego wcześniejszego terminu.

PRZYKŁAD

Krzysztof W. jest od 1999 r. przedsiębiorcą i opłaca z tego tytułu składki wyłącznie na własne ubezpieczenia. W listopadzie 2011 r. przez pomyłkę dwukrotnie wpłacił na rachunek bankowy ZUS kwotę składek na ubezpieczenia należnych za październik. ZUS nie zawiadomił go o kwocie nienależnie opłaconych składek. Należność ta ulegnie przedawnieniu po upływie 5 lat, licząc od 1 stycznia 2012 r. Nastąpi to zatem 1 stycznia 2017 r. (art. 31 ustawy systemowej w zw. z art. 12 § 4 Ordynacji podatkowej).

Bieg terminu przedawnienia nienależnie opłaconych składek ulega zawieszeniu:

  • w przypadku wydania przez ZUS decyzji w sprawie nienależnie opłaconych składek – od dnia wszczęcia postępowania do dnia, w którym decyzja stała się prawomocna,
  • jeżeli wydanie decyzji w sprawie nienależnie opłaconych składek jest uzależnione od rozstrzygnięcia zagadnienia wstępnego przez inny organ lub sąd – do dnia, w którym decyzja innego organu stała się ostateczna lub orzeczenie sądu uprawomocniło się, nie dłużej jednak niż na okres 2 lat,
  • od dnia śmierci spadkodawcy do dnia uprawomocnienia się postanowienia sądu o stwierdzeniu nabycia spadku albo zarejestrowania aktu poświadczenia dziedziczenia, nie dłużej jednak niż do dnia, w którym upłynęły 2 lata od śmierci spadkodawcy,
  • w przypadku wydania przez ZUS decyzji stwierdzającej brak obowiązku podlegania ubezpieczeniom społecznym lub decyzji obniżającej podstawę wymiaru składek na te ubezpieczenia – od dnia wszczęcia postępowania do dnia, w którym decyzja stała się prawomocna.

Nienależnie opłacone składki powinny zostać zwrócone w terminie 30 dni od dnia wpływu wniosku płatnika o zwrot nadpłaty (art. 24 ust. 6d ustawy systemowej). ZUS jednak stoi na stanowisku, że w przypadku przekroczenia górnego pułapu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe 30-dniowy termin na zwrot nadpłaty należy liczyć dopiero od dnia otrzymania przez ZUS korekty dokumentacji rozliczeniowej – imiennego raportu korygującego za ubezpieczonego oraz deklaracji rozliczeniowej korygującej (taka wykładnia przepisów została opublikowana na oficjalnej stronie www.zus.pl).

Podstawa prawna:

  • art. 24 ust. 6a–6h, art. 41 ust. 6 i ust. 7a, art. 47 ust. 3 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.),
  • § 1 rozporządzenia Ministra Finansów z 27 listopada 2001 r. w sprawie wysokości kosztów upomnienia skierowanego przez wierzyciela do zobowiązanego przed wszczęciem egzekucji administracyjnej (Dz.U. Nr 137, poz. 1543).
Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po nasze publikacje
KOMPLET: VAT zmiany od 1 lipca 2021 + JPK_VAT +  VAT w e-commerce
KOMPLET: VAT zmiany od 1 lipca 2021 + JPK_VAT + VAT w e-commerce
Tylko teraz
99,00 zł
119,70
Przejdź do sklepu
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Ile wynosi najniższa krajowa?

    Najniższa krajowa w 2021 i 2022 r. - ile wynosi brutto i netto? Jaka jest stawka godzinowa? Oto kalkulator wynagrodzeń.

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - zmiany w projekcie

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - jest nowa wersja projektu nowelizacji. Co się zmieni?

    Rejestracja w urzędzie pracy a umowa zlecenie, dzieło, działalność

    Rejestracja w urzędzie pracy - czy bezrobotny może wykonywać pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub prowadzić działalność nierejestrowaną?

    Prezeska, prawniczka, psycholożka - kobiety o feminatywach

    Feminatywy - jakim językiem pisane są oferty pracy? Jak kobiety oceniają żeńskie nazwy stanowisk, np. prezeska, prawniczka, psycholożka? Oto wyniki badania.

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca - jak uzyskać [PORADNIK]

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca. Od 1 stycznia 2018 roku obowiązują nowe regulacje prawne dotyczące cudzoziemców świadczących prace sezonową. O zezwolenie typu S, czyli na pracę sezonową, mogą ubiegać się pracodawcy, którzy planują zatrudnić obcokrajowców do pracy w rolnictwie, ogrodnictwie lub turystyce.

    Błędy w umowie o pracę - jak je poprawić?

    Błędy w umowie o pracę w zakresie wynagrodzenia i innych świadczeń - jak je poprawić?

    Pracodawcy nie chcą pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna nie jest dla pracodawców najlepszym rozwiązaniem. Prawie wszyscy chcą powrotu do biur. Wprowadzą elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

    Udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego - ustawa o covid-19

    Zaległy urlop wypoczynkowy - jak udzielić zgodnie z ustawą o COVID-19?

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę i kwalifikacje pracownika. Obecnie skupia się na zatrudnianiu bezrobotnych. Rząd chce rozszerzyć jego kompetencje.

    Utrata pracy i finanse - obawy pracowników

    Utrata pracy i finanse to główne zmartwienia polskich pracowników. Ratują ich jednak deficyty kadrowe.

    Ukąszenie kleszcza a wypadek przy pracy - obowiązki pracodawcy

    Ukąszenie kleszcza - czy to może być wypadek przy pracy? Czy pracodawca zatrudniający pracowników do pracy na świeżym powietrzu ma obowiązek zabezpieczenia ich przed kleszczami?

    Sygnalista w firmie od 17 grudnia 2021 r. - co z ustawą?

    Sygnalista w firmie musi być wdrożony od 17 grudnia 2021 r. Polska musi implementować przepisy unijne do 16 grudnia tego roku. Co z ustawą o sygnalistach?

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator wymiaru urlopu wypoczynkowego pozwala wyliczyć, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi.

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni - zwolnienie z ZUS

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni mogą składać wnioski o zwolnienie z ZUS za lipiec, sierpień i wrzesień 2020 r. Do kiedy? Jakie warunki należy spełnić?

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa przyznaje postojowe i zwolnienie z ZUS. Jakie kody PKD? Jakie warunki należy spełnić? Do kiedy złożyć wniosek?

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS otrzymują wsparcie z ZUS. Mogą liczyć na postojowe i zwolnienie z opłacania składek. Do kiedy można składać wnioski?

    Minimalna płaca w 2022 r. brutto netto

    Minimalna płaca w 2022 r. wyniesie 3000 zł brutto. Ile to netto?

    Emerytura brutto netto - kalkulator

    Emerytura brutto - ile to netto? Kalkulator emerytalny pozwala ustalić wysokość emerytury. Oblicz.

    Ochrona przedemerytalna - ile lat?

    Ochrona przedemerytalna - ile lat trwa ochrona przed zwolnieniem? Od ilu lat pracownika zaczyna obowiązywać pracodawcę?

    Strategia Demograficzna 2040 - ocena Konfederacji Lewiatan

    Strategia Demograficzna 2040 jest zbyt ogólna i nie odpowiada współczesnym trendom związanym z rodziną. Jak ocenia ją Konfederacja Lewiatan?

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu. Czy trzeba poinformować ZUS o zmianie miejsca pobytu?

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą czyli z zakładową organizacją związkową lub inną reprezentacją osób zatrudnionych.

    Emerytura bez podatku – tabela

    Emerytura bez podatku - tabela z kwotą netto w 2021 r. i po zmianach w 2022 r. wskazuje, ile emeryt otrzyma na rękę po podwyżce.

    Pracownik oczekuje elastyczności zatrudnienia

    Elastyczność zatrudnienia - tego oczekuje pracownik od miejsca pracy.

    Pracownicy ocenili sytuację w zakładach pracy [BADANIE]

    Sytuacja w zakładach pracy została oceniona przez pracowników. Jakie są wyniki badania CBOS?