REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zastosowanie formy dokumentowej w sprawach kadrowych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Dziennik Gazeta Prawna
Największy polski dziennik prawno-gospodarczy
Zastosowanie formy dokumentowej w sprawach kadrowych /Fot. Fotolia
Zastosowanie formy dokumentowej w sprawach kadrowych /Fot. Fotolia
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Nowelizacja Kodeksu cywilnego z 8 września 2016 r. wprowadziła nową formę oświadczeń woli - formę dokumentową. Warto wykorzystać tę zmianę m.in. do rejestrowania czasu pracy zleceniodawców. Dziś uwiarygodnienie ich prawa do 13 zł to zmora wielu firm.

Kiedy 8 września 2016 r. znowelizowano kodeks cywilny, mało kto zauważył, że rzeczywistość wokół nas uległa znacznej zmianie – można nawet zaryzykować stwierdzenie, że dopiero wtedy zaczął się w Polsce XXI wiek! Ustawodawca bowiem w końcu zauważył, że od jakiegoś czasu wiele spraw załatwia się przez internet lub telefonicznie i oficjalnie zatwierdził taką praktykę. Narodziła się nowa forma oświadczeń woli nazwana formą dokumentową. Nie tylko to było jednak rewolucyjne – ustawodawca dodatkowo wyraźnie zapisał, że zasady dotyczące oświadczeń woli stosuje się obecnie odpowiednio do innych typów oświadczeń, zwłaszcza wiedzy lub uczuć.

REKLAMA

Autopromocja

Zobacz serwis: Prawo

Podstawowe pojęcie

Aby wytłumaczyć, czym jest forma dokumentowa, najpierw należy zdefiniować dokument.

Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.

Definicja ta, zawarta w kodeksie cywilnym, oznacza, że dokumentem jest obecnie zarówno jego postać tradycyjna, tj. papierowa (zapisana kartka papieru), jak również dowolne inne miejsce (sposób) zapisu informacji. W każdym z tych przypadków dokument musi zawierać informację – inaczej jest czystą kartką, pustym plikiem itp. Mówiąc inaczej: żebyśmy mieli do czynienia z dokumentem, konieczne jest wyrażenie woli (wiedzy, uczuć, wiary itp.) danej osoby i zapisanie jej w sposób możliwy do jej odtworzenia.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Polecamy książkę: Kodeks pracy 2017 Praktyczny komentarz z przykładami

Dokument może być zatem sporządzony w dowolny sposób (np. za pomocą znaków graficznych, dźwięku czy obrazu) i utrwalony na dowolnym nośniku (np. papierze lub pliku komputerowym) za pomocą dowolnych środków, np. przy użyciu komputera (e-mail) lub telefonu komórkowego (SMS lub MMS). Ważne jest jednak, aby dokument mógł zostać odczytany, a więc żeby na jego podstawie można było się zapoznać z oświadczeniem danej osoby.

Skoro już wiemy, co jest dokumentem, możemy przejść do form czynności prawnych.

Zobacz też: Zatrudnienie

Nowa możliwość

REKLAMA

Oświadczenie danej osoby co do zasady może być złożone w dowolnej formie. Przy czym w pewnych przypadkach ustawodawca wprowadza jednak formy szczególne – zazwyczaj dzieje się tak dla celów dowodowych. Najnowszą z nich, ale zarazem najbardziej rozwojową, jest forma dokumentowa.

Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarczające jest złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.

Forma ta jest zatem zdecydowanie mniej sformalizowana od formy pisemnej i elektronicznej – nie wymaga ona bowiem podpisu ani własnoręcznego, ani elektronicznego. Warto również zwrócić uwagę, że każdy podpisany dokument stanowi równocześnie formę dokumentową (spełnia bowiem jej wymagania) i jedną z dwóch form kwalifikowanych – odpowiednio pisemną lub elektroniczną.

Zobacz: Kodeks pracy

REKLAMA

Brak konieczności podpisu w przypadku formy dokumentowej oznacza, że w jej ramach można składać oświadczenia przede wszystkim poprzez mail, ale także SMS czy MMS albo nagrywając wiadomość ustną. Konieczne jest jedynie umożliwienie identyfikacji osoby składającej oświadczenie woli. Jednocześnie uniwersalna definicja dokumentu powoduje, że forma dokumentowa będzie zachowana także w przypadku pojawienia się nowych nośników i sposobu przekazu.

Ustawodawca na razie nie narzuca formy dokumentowej – ma ona zastosowanie przede wszystkim w kontaktach między stronami umów. Obecnie jest zastrzeżona jedynie dla rozwiązania, wypowiedzenia lub odstąpienia od umowy (jeżeli sama umowa została zawarta w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej) – oczywiście o ile strony nie postanowią inaczej (zazwyczaj umownie jest wymagana forma pisemna).

Zobacz: Inne formy zatrudnienia

W sprawach kadrowych

W przypadku stosunku pracy co do zasady należy stosować formę pisemną. Jest ona zastrzeżona w pierwszej kolejności dla umowy o pracę. Zgodnie z kodeksem pracy może być ona jednak zawarta w innej formie (nawet ustnie), ale wtedy musi być potwierdzona na piśmie przed dopuszczeniem zatrudnionego do pracy. Zmiana warunków zatrudnienia wymaga już definitywnie formy pisemnej. Dodatkowo oświadczenie każdej ze stron o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinno nastąpić na piśmie.

W niektórych kwestiach „pracowniczych” forma dokumentowa jest jednak w pełni dopuszczalna. Pracodawca może za jej pomocą wydawać podwładnemu polecenia, a ten – składać przeróżnego rodzaju wnioski, np. w sprawach związanych z urlopami. Coraz więcej pracodawców zresztą (przynajmniej tych większych) wprowadza elektroniczne systemy urlopowe. W ich ramach pracownik po zalogowaniu do systemu zaznacza, w które dni chce skorzystać z urlopu, a jego przełożony zatwierdza terminy wskazane przez zatrudnionego. Okazuje się, że zarówno wniosek pracownika, jak i zatwierdzenie przez kierownika to nic innego, jak oświadczenie woli złożone w formie dokumentowej.

Zobacz: Urlopy

Inaczej jest w przypadku umów cywilnoprawnych. Przepisy nie narzucają formy zawarcia umowy-zlecenia czy o dzieło, więc można je zawierać nawet w formie ustnej (nie ma konieczności potwierdzania ich na piśmie), co jednak jest niewskazane ze względów dowodowych. Lepiej już wykorzystać formę dokumentową i zawrzeć umowę np. w postaci wymiany e-maili.

Zazwyczaj jednak umowy-zlecenia i o dzieło nadal zawierane są na piśmie. Inaczej jest natomiast w przypadku rachunków wystawianych w ramach tych umów – tu coraz częściej stosowana jest forma dokumentowa. Nie ulega też wątpliwości, że rachunki te mogą być sporządzane w tej właśnie formie (np. jako arkusz kalkulacyjny) i przesyłane bez podpisu (np. e-mailem). Należy jednak podkreślić, że podpis na rachunku uwiarygodnia chociażby koszt uzyskania przychodów, a tym samym – o ile nie jest to w jakiś znaczny sposób utrudnione – z tego względu lepiej zachowywać przy nich formę pisemną.

Zobacz: Wypowiedzenie

Chcąc wprowadzić formę dokumentową w sprawach kadrowych (i nie tylko kadrowych), warto również rozważyć wprowadzenie pewnych ograniczeń. Dokument jest bowiem pojęciem bardzo szerokim, a niektóre jego formy (np. SMS) mogą sprawiać kłopoty techniczne chociażby przy próbie udokumentowania (np. w procesie sądowym). Tym samym zapis np. w umowie mówiący krótko o zastosowaniu takiej formy może okazać się problematyczny.

Aby nie być narażonym na otrzymywanie „niewygodnie zapisanych” informacji, można zastrzec, że forma dokumentowa będzie zawężona do konkretnych rodzajów dokumentów, którymi mogą się posłużyć strony umowy. Przykładowo można to zapisać w ten sposób: „Zleceniobiorca zobowiązuje się do przekazywania na koniec danego miesiąca informacji o liczbie godzin świadczenia usług w tym miesiącu w formie dokumentowej (wyłączenie pisemnie lub e-mailowo) w terminie do 5. dnia miesiąca następnego”. Można też zrobić to prościej, np. poprzez wskazanie wprost e-maila jako formy przekazu informacji.

Zobacz: Wynagrodzenie

Należy mieć również na uwadze, że skoro forma dokumentowa pisemna została wyraźnie zdefiniowana (w uproszczeniu: kartka z podpisem), nie można więc obecnie uznawać, że obejmuje ona także e-maile. Warto używać właściwych zwrotów, dzięki czemu uniknie się wielu nieporozumień. ⒸⓅ

Dokumentem jest jednostka zapisu i przechowywania informacji (np. określony plik, konkretna kartka papieru). Nośnik danych (np. dysk, płyta, pendrive) to – mówiąc obrazowo – „elektroniczna koperta”.

Trzeba określić konsekwencje

Niezachowanie formy dokumentowej powoduje nieważność czynności prawnej tylko wtedy, gdy ustawa lub umowa przewiduje rygor nieważności (na razie nie ma takich zapisów ustawowych). W pozostałych przypadkach niezachowanie tej formy oznacza komplikacje w zakresie dowodowym – nie jest wtedy dopuszczalny dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności.

A zatem strony, zastrzegając w umowie formę dokumentową, powinny określić jej skutek (np. pod rygorem nieważności). W razie braku takiego postanowienia forma ta będzie traktowana jako zastrzeżona wyłącznie dla celów dowodowych. ⒸⓅ

Zobacz: Kalkulatory

Przy stawce godzinowej zleceniobiorcy

Dowodem na możliwość zawierania umów cywilnoprawnych w formie dokumentowej jest też art. 8b ust. 3 ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Przepis ten stanowi m.in. o konsekwencjach zawarcia umowy-zlecenia w innej formie niż dokumentowa – w kontekście wymogu potwierdzania godzin wykonywania zlecenia (dla potrzeb ustalenia, czy zleceniobiorcy zapewniono minimalną stawkę godzinową).

Zgodnie z tą regulacją, jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy dokumentowej (bądź pisemnej lub elektronicznej), zleceniodawca przed rozpoczęciem wykonania zlecenia przez zleceniobiorcę ma obowiązek potwierdzić mu – w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej – ustalenia co do sposobu ewidencjonowania liczby godzin wykonania zlecenia. Jeżeli tego nie zrobi, wówczas to na zleceniobiorcę przechodzi obowiązek przedkładania – w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej – informacji o liczbie godzin wykonania zlecenia w terminie poprzedzającym termin wypłaty wynagrodzenia. ⒸⓅ

Autor: Paweł Ziółkowski, specjalista w zakresie prawa pracy i podatków

Podstawa prawna:

Art. 651, 77, 772, 773, 73, 74, 76, 77 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 380 ze zm.).

Art. 29 par. 2 i 4, art. 30 par. 3 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666 ze zm.).

Art. 8b ust. 3 ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 2008 ze zm.).

Zobacz: Wskaźniki i stawki

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Odmowa renty wdowiej: 7 powodów odmowy renty wdowiej przez ZUS

Otrzymałaś odmowę przyznania renty wdowiej przez ZUS? Sprawdź, jakie są najczęstsze powody niepozwalające na wypłatę nowego świadczenia. Jeśli nie zgadzasz się z rozstrzygnięciem Zakładu, możesz odwołać się do sądu.

Czy jesteśmy gotowi na skrócony tydzień pracy? Jak go sobie wyobrażamy?

Jak sobie wyobrażamy skrócony tydzień pracy? Mniej godzin, ale pięć dni w tygodniu? Więcej godzin i dodatkowy dzień wolny? Ale kiedy, w poniedziałek czy piątek, a może środę? Badacze z Uniwersytetu SWPS przyjrzeli się wyobrażeniom.

Renta wdowia - kiedy pierwsze wypłaty? Terminy wypłat ZUS w lipcu i sierpniu

Renta wdowia pozwala na łączenie dwóch świadczeń renty rodzinnej po zmarłym małżonku i świadczenia emerytalno-rentowego. Lipiec to termin pierwszych wypłat renty wdowiej. Kiedy dokładnie ZUS wypłaci świadczenie w lipcu i sierpniu 2025 r.?

Podwyżek w samorządzie ciąg dalszy. Z wyrównaniem od 1 lipca 2025 r. nowe maksymalne stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego [projekt]

Podwyżek w samorządzie ciąg dalszy. Wielce prawdopodobne, że tak. Bo ma dojść do dostosowania poziomu maksymalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego oraz dodatku funkcyjnego do zmienionej kwoty bazowej, wynikającej z ustawy budżetowej na rok 2025. Zatem z wyrównaniem od 1 lipca 2025 r. mają obowiązywać nowe maksymalne stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego w samorządzie.

REKLAMA

PIP: 350 tysięcy bezpłatnych porad rocznie dla pracodawców. Inspekcja pracy nie tylko kontroluje, ale i pomaga

Działalność PIP to nie tylko kontrole, ale i bezpłatne porady prawne dla pracodawców. Inspekcja pracy wydaje 350 tysięcy porad rocznie, które skierowane są wprost do osób zatrudniających pracowników. Warto korzystać z pomocy PIP.

Gdzie chcą pracować Polacy? Ranking 2025: wymarzonym miejscem pracy branża motoryzacyjna. Bije na głowę IT

Gdzie w 2025 roku chcą pracować Polacy? Oto ranking branż. Okazuje się, że wymarzonym miejscem pracy jest branża motoryzacyjna. Bije na głowę IT. Czym kierują się pracownicy przy wyborze branży, w której podejmują pracę?

Zmiany w stażu pracy od 2026 roku. Więcej praw dla 5 mln pracowników

Zmiany w stażu pracy, które wejdą w życie 1 stycznia 2026 roku to więcej praw dla nawet 5 mln pracowników w Polsce. Nowe przepisy oznaczają też realny wzrost kosztów pracy. Działy kadr i płac już powinny przygotowywać się do zmian.

Zmiana branży w 2025 – od czego zacząć i gdzie znaleźć ogłoszenia pracy?

Rynek pracy, jaki znaliśmy, właśnie przestaje istnieć. Dzieje się to na naszych oczach i tak naprawdę tempo zmian jest znacznie szybsze, niż przypuszczali eksperci. Choć brzmi to aż nadto dramatycznie, to jednak nie można zaprzeczyć, że wielu pracowników zmaga się aktualnie z poważnymi problemami zawodowymi, a pracodawcy dwoją się i troją, aby stworzyć nowe systemy zarządzania w rzeczywistości AI. Niektóre zawody już przestają istnieć lub przechodzą intensywne zmiany, u podstaw których znajdziemy wdrożenie czata GPT do codziennych obowiązków. Dla niektórych osób jedynym rozwiązaniem okazała się zmiana pracy, dla innych w grę wchodzi tylko zmiana branży. Przebranżowienie to współczesny odpowiednik ucieczki z tonącego statku - tylko w tym wypadku pracownik sam buduje swoją szalupę ratunkową. Zatem jak aktualnie wygląda temat zmiany branży? Jakie są powody? W którą stronę iść i gdzie szukać nowych zawodowych wyzwań?

REKLAMA

Składka zdrowotna 2025: ryczałt, karta podatkowa, podatek liniowy, zasady ogólne. Jaka jest podstawa wymiaru? Ile procent?

Jaka jest podstawa wymiaru składki oraz kwota składki zdrowotnej w 2025 roku dla niektórych grup ubezpieczonych? ZUS informuje o wysokości składki na ryczałcie, karcie podatkowej, przy zasadach ogólnych, podatku liniowym, podatku od kwalifikowanego dochodu z kwalifikowanych praw własności intelektualnej oraz dla osób współpracujących.

Do kiedy jest nabór firm i instytucji do pilotażu skróconego tygodnia pracy?

Pilotaż skróconego tygodnia pracy jest konieczny. Może się okazać, że powszechny zapis o krótszym czasie pracy będzie tragiczny dla polskiej gospodarki, firm i społeczeństwa. Do kiedy trwa nabór firm i instytucji do projektu?

REKLAMA