Kategorie

Zastosowanie formy dokumentowej w sprawach kadrowych

Dziennik Gazeta Prawna
Największy polski dziennik prawno-gospodarczy
Zastosowanie formy dokumentowej w sprawach kadrowych /Fot. Fotolia
ShutterStock
Nowelizacja Kodeksu cywilnego z 8 września 2016 r. wprowadziła nową formę oświadczeń woli - formę dokumentową. Warto wykorzystać tę zmianę m.in. do rejestrowania czasu pracy zleceniodawców. Dziś uwiarygodnienie ich prawa do 13 zł to zmora wielu firm.

Kiedy 8 września 2016 r. znowelizowano kodeks cywilny, mało kto zauważył, że rzeczywistość wokół nas uległa znacznej zmianie – można nawet zaryzykować stwierdzenie, że dopiero wtedy zaczął się w Polsce XXI wiek! Ustawodawca bowiem w końcu zauważył, że od jakiegoś czasu wiele spraw załatwia się przez internet lub telefonicznie i oficjalnie zatwierdził taką praktykę. Narodziła się nowa forma oświadczeń woli nazwana formą dokumentową. Nie tylko to było jednak rewolucyjne – ustawodawca dodatkowo wyraźnie zapisał, że zasady dotyczące oświadczeń woli stosuje się obecnie odpowiednio do innych typów oświadczeń, zwłaszcza wiedzy lub uczuć.

Zobacz serwis: Prawo

Podstawowe pojęcie

Aby wytłumaczyć, czym jest forma dokumentowa, najpierw należy zdefiniować dokument.

Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.

Definicja ta, zawarta w kodeksie cywilnym, oznacza, że dokumentem jest obecnie zarówno jego postać tradycyjna, tj. papierowa (zapisana kartka papieru), jak również dowolne inne miejsce (sposób) zapisu informacji. W każdym z tych przypadków dokument musi zawierać informację – inaczej jest czystą kartką, pustym plikiem itp. Mówiąc inaczej: żebyśmy mieli do czynienia z dokumentem, konieczne jest wyrażenie woli (wiedzy, uczuć, wiary itp.) danej osoby i zapisanie jej w sposób możliwy do jej odtworzenia.

Polecamy książkę: Kodeks pracy 2017 Praktyczny komentarz z przykładami

Dokument może być zatem sporządzony w dowolny sposób (np. za pomocą znaków graficznych, dźwięku czy obrazu) i utrwalony na dowolnym nośniku (np. papierze lub pliku komputerowym) za pomocą dowolnych środków, np. przy użyciu komputera (e-mail) lub telefonu komórkowego (SMS lub MMS). Ważne jest jednak, aby dokument mógł zostać odczytany, a więc żeby na jego podstawie można było się zapoznać z oświadczeniem danej osoby.

Skoro już wiemy, co jest dokumentem, możemy przejść do form czynności prawnych.

Zobacz też: Zatrudnienie

Nowa możliwość

Reklama

Oświadczenie danej osoby co do zasady może być złożone w dowolnej formie. Przy czym w pewnych przypadkach ustawodawca wprowadza jednak formy szczególne – zazwyczaj dzieje się tak dla celów dowodowych. Najnowszą z nich, ale zarazem najbardziej rozwojową, jest forma dokumentowa.

Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarczające jest złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.

Forma ta jest zatem zdecydowanie mniej sformalizowana od formy pisemnej i elektronicznej – nie wymaga ona bowiem podpisu ani własnoręcznego, ani elektronicznego. Warto również zwrócić uwagę, że każdy podpisany dokument stanowi równocześnie formę dokumentową (spełnia bowiem jej wymagania) i jedną z dwóch form kwalifikowanych – odpowiednio pisemną lub elektroniczną.

Zobacz: Kodeks pracy

Reklama

Brak konieczności podpisu w przypadku formy dokumentowej oznacza, że w jej ramach można składać oświadczenia przede wszystkim poprzez mail, ale także SMS czy MMS albo nagrywając wiadomość ustną. Konieczne jest jedynie umożliwienie identyfikacji osoby składającej oświadczenie woli. Jednocześnie uniwersalna definicja dokumentu powoduje, że forma dokumentowa będzie zachowana także w przypadku pojawienia się nowych nośników i sposobu przekazu.

Ustawodawca na razie nie narzuca formy dokumentowej – ma ona zastosowanie przede wszystkim w kontaktach między stronami umów. Obecnie jest zastrzeżona jedynie dla rozwiązania, wypowiedzenia lub odstąpienia od umowy (jeżeli sama umowa została zawarta w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej) – oczywiście o ile strony nie postanowią inaczej (zazwyczaj umownie jest wymagana forma pisemna).

Zobacz: Inne formy zatrudnienia

W sprawach kadrowych

W przypadku stosunku pracy co do zasady należy stosować formę pisemną. Jest ona zastrzeżona w pierwszej kolejności dla umowy o pracę. Zgodnie z kodeksem pracy może być ona jednak zawarta w innej formie (nawet ustnie), ale wtedy musi być potwierdzona na piśmie przed dopuszczeniem zatrudnionego do pracy. Zmiana warunków zatrudnienia wymaga już definitywnie formy pisemnej. Dodatkowo oświadczenie każdej ze stron o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinno nastąpić na piśmie.

W niektórych kwestiach „pracowniczych” forma dokumentowa jest jednak w pełni dopuszczalna. Pracodawca może za jej pomocą wydawać podwładnemu polecenia, a ten – składać przeróżnego rodzaju wnioski, np. w sprawach związanych z urlopami. Coraz więcej pracodawców zresztą (przynajmniej tych większych) wprowadza elektroniczne systemy urlopowe. W ich ramach pracownik po zalogowaniu do systemu zaznacza, w które dni chce skorzystać z urlopu, a jego przełożony zatwierdza terminy wskazane przez zatrudnionego. Okazuje się, że zarówno wniosek pracownika, jak i zatwierdzenie przez kierownika to nic innego, jak oświadczenie woli złożone w formie dokumentowej.

Zobacz: Urlopy

Inaczej jest w przypadku umów cywilnoprawnych. Przepisy nie narzucają formy zawarcia umowy-zlecenia czy o dzieło, więc można je zawierać nawet w formie ustnej (nie ma konieczności potwierdzania ich na piśmie), co jednak jest niewskazane ze względów dowodowych. Lepiej już wykorzystać formę dokumentową i zawrzeć umowę np. w postaci wymiany e-maili.

Zazwyczaj jednak umowy-zlecenia i o dzieło nadal zawierane są na piśmie. Inaczej jest natomiast w przypadku rachunków wystawianych w ramach tych umów – tu coraz częściej stosowana jest forma dokumentowa. Nie ulega też wątpliwości, że rachunki te mogą być sporządzane w tej właśnie formie (np. jako arkusz kalkulacyjny) i przesyłane bez podpisu (np. e-mailem). Należy jednak podkreślić, że podpis na rachunku uwiarygodnia chociażby koszt uzyskania przychodów, a tym samym – o ile nie jest to w jakiś znaczny sposób utrudnione – z tego względu lepiej zachowywać przy nich formę pisemną.

Zobacz: Wypowiedzenie

Chcąc wprowadzić formę dokumentową w sprawach kadrowych (i nie tylko kadrowych), warto również rozważyć wprowadzenie pewnych ograniczeń. Dokument jest bowiem pojęciem bardzo szerokim, a niektóre jego formy (np. SMS) mogą sprawiać kłopoty techniczne chociażby przy próbie udokumentowania (np. w procesie sądowym). Tym samym zapis np. w umowie mówiący krótko o zastosowaniu takiej formy może okazać się problematyczny.

Aby nie być narażonym na otrzymywanie „niewygodnie zapisanych” informacji, można zastrzec, że forma dokumentowa będzie zawężona do konkretnych rodzajów dokumentów, którymi mogą się posłużyć strony umowy. Przykładowo można to zapisać w ten sposób: „Zleceniobiorca zobowiązuje się do przekazywania na koniec danego miesiąca informacji o liczbie godzin świadczenia usług w tym miesiącu w formie dokumentowej (wyłączenie pisemnie lub e-mailowo) w terminie do 5. dnia miesiąca następnego”. Można też zrobić to prościej, np. poprzez wskazanie wprost e-maila jako formy przekazu informacji.

Zobacz: Wynagrodzenie

Należy mieć również na uwadze, że skoro forma dokumentowa pisemna została wyraźnie zdefiniowana (w uproszczeniu: kartka z podpisem), nie można więc obecnie uznawać, że obejmuje ona także e-maile. Warto używać właściwych zwrotów, dzięki czemu uniknie się wielu nieporozumień. ⒸⓅ

Dokumentem jest jednostka zapisu i przechowywania informacji (np. określony plik, konkretna kartka papieru). Nośnik danych (np. dysk, płyta, pendrive) to – mówiąc obrazowo – „elektroniczna koperta”.

Trzeba określić konsekwencje

Niezachowanie formy dokumentowej powoduje nieważność czynności prawnej tylko wtedy, gdy ustawa lub umowa przewiduje rygor nieważności (na razie nie ma takich zapisów ustawowych). W pozostałych przypadkach niezachowanie tej formy oznacza komplikacje w zakresie dowodowym – nie jest wtedy dopuszczalny dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności.

A zatem strony, zastrzegając w umowie formę dokumentową, powinny określić jej skutek (np. pod rygorem nieważności). W razie braku takiego postanowienia forma ta będzie traktowana jako zastrzeżona wyłącznie dla celów dowodowych. ⒸⓅ

Zobacz: Kalkulatory

Przy stawce godzinowej zleceniobiorcy

Dowodem na możliwość zawierania umów cywilnoprawnych w formie dokumentowej jest też art. 8b ust. 3 ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Przepis ten stanowi m.in. o konsekwencjach zawarcia umowy-zlecenia w innej formie niż dokumentowa – w kontekście wymogu potwierdzania godzin wykonywania zlecenia (dla potrzeb ustalenia, czy zleceniobiorcy zapewniono minimalną stawkę godzinową).

Zgodnie z tą regulacją, jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy dokumentowej (bądź pisemnej lub elektronicznej), zleceniodawca przed rozpoczęciem wykonania zlecenia przez zleceniobiorcę ma obowiązek potwierdzić mu – w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej – ustalenia co do sposobu ewidencjonowania liczby godzin wykonania zlecenia. Jeżeli tego nie zrobi, wówczas to na zleceniobiorcę przechodzi obowiązek przedkładania – w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej – informacji o liczbie godzin wykonania zlecenia w terminie poprzedzającym termin wypłaty wynagrodzenia. ⒸⓅ

Autor: Paweł Ziółkowski, specjalista w zakresie prawa pracy i podatków

Podstawa prawna:

Art. 651, 77, 772, 773, 73, 74, 76, 77 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 380 ze zm.).

Art. 29 par. 2 i 4, art. 30 par. 3 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666 ze zm.).

Art. 8b ust. 3 ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 2008 ze zm.).

Zobacz: Wskaźniki i stawki

Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Strategia Demograficzna 2040 - zmiany w Kodeksie pracy

    Strategia Demograficzna 2040 przewiduje duże zmiany w Kodeksie pracy. Rodzice będą chronieni przed zwolnieniem i zapewnia się im elastyczną pracę.

    Urlop rodzicielski - rewolucyjne zmiany w 2022 r.

    Urlop rodzicielski - do 2 sierpnia 2022 r. wejdą w życie rewolucyjne zmiany w urlopach rodzicielskich dla ojców. Co się zmieni?

    Bonusy i dni wolne dla zaszczepionych pracowników - PIP

    Bonusy i dni wolne dla zaszczepionych pracowników - co na to PIP? Czy to zgodne z Kodeksem pracy?

    Sygnalista - nowe przepisy od grudnia 2021 r.

    Sygnalista - nowe przepisy implementujące dyrektywę unijną mają wejść w życie w grudniu 2021 r. Kto to sygnalista? Jaki będzie system zgłaszania nieprawidłowości w zakładzie pracy?

    Pracownicy fizyczni w czasie pandemii [RAPORT]

    Pracownicy fizyczni - jak wpłynęła na nich pandemia COVID-19? Zapoznaj się z wynikami raportu "Kariera okiem fachowca".

    Ilu Polaków pracuje po 60. roku życia?

    Praca po 60. roku życia - ilu Polaków nadal pracuje po ukończeniu 60 lat?

    Minimalne wynagrodzenie w 2022 r. netto

    Minimalne wynagrodzenie w 2022 r. wyniesie 3000 zł brutto. Ile to netto?

    Ustawa dezubekizacyjna - Trybunał Konstytucyjny

    Ustawa dezubekizacyjna - Trybunał Konstytucyjny orzekł, że obniżenie renty inwalidzkiej byłym funkcjonariuszom służb bezpieczeństwa PRL jest zgodne z konstytucją.

    Minimalna płaca w 2022 r. - 3000 zł brutto

    Minimalna płaca w 2022 r. - 3000 zł brutto to propozycja rządu. Minimalna stawka godzinowa wyniesie 19,50 zł brutto.

    Waloryzacja środków na kontach i subkontach ZUS 2021

    Waloryzacja środków zgromadzonych na kontach i subkontach w ZUS odbywa się corocznie w czerwcu. W 2021 r. wyniosła 5,41%. O ile zwiększył się stan kont przyszłych emerytów?

    System kadrowo-płacowy - od czego zależy cena?

    System kadrowo-płacowy a cena - od czego zależy, ile kosztuje?

    Konkurs "HR OF CHANGE" – 18 czerwca poznamy zwycięzców!

    Konkurs "HR OF CHANGE" - już 18 czerwca ogłoszeni zostaną zwycięzcy! Kto otrzyma nagrodę w kategoriach: szkolenia i rozwój, zarządzanie zmianą, HR Business Partnering?

    Niepełny etat a praca ponadwymiarowa - jak wynagradzać?

    Niepełny etat a praca ponadwymiarowa - jak wynagradzać pracownika zatrudnionego na część etatu za pracę w godzinach ponadwymiarowych?

    Dodatek wyrównawczy do wynagrodzenia - jak obliczyć?

    Dodatek wyrównawczy do wynagrodzenia - jakie są zasady jego przyznawania? Jak obliczyć wysokość dodatku wyrównawczego?

    Transfer oszczędności PPK - pracodawca może pomóc

    Transfer oszczędności PPK - pracodawca może pomóc pracownikowi (uczestnikowi PPK) w przeniesieniu oszczędności między rachunkami PPK. Ustawa o PPK określa dwie takie sytuacje.

    Zatrudnienie Brytyjczyka po brexicie

    Zatrudnienie Brytyjczyka po brexicie - jak brexit wpłynął na zatrudnienie pracownika z Wielkiej Brytanii w Polsce? Co z dokumentami? Jakich formalności trzeba dokonać?

    Nadanie statusu płatnika składek - wyrok TK (K 15/16)

    Wyrok Trybunału Konstytucyjnego o sygn. akt K 15/16 - czy TK uznał wniosek o nadanie statusu płatnika składek pracodawcy, którego pracownik wykonuje na jego rzecz pracę w ramach umowy cywilnoprawnej zawartej z osobą trzecią?

    Zadaniowy czas pracy a praca zdalna

    Zadaniowy czas pracy a praca zdalna - jak wprowadzić? Jak ewidencjonować i kontrolować czas pracy zdalnej w systemie zadaniowym?

    Dlaczego pracodawcy płacą Ukraińcom więcej niż Polakom?

    Pracodawcy chcą płacić Ukraińcom więcej niż Polakom? Dlaczego?

    Umowy o pracę i zlecenia zawierane online na praca.gov.pl

    Umowy o pracę i zlecenia zawierane online. Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii przygotowuje projekt ustawy o zawieraniu i rozliczaniu umów w sposób elektroniczny przez niektórych pracodawców. Ustawa ta ma pozwolić mikroprzedsiębiorcom, rolnikom, a także osobom fizycznym, zatrudniającym pracowników, czy zleceniobiorców, na zawieranie umów o pracę i umów zlecenia według gotowych szablonów na portalu praca.gov.pl. Ten nowy sposób zawierania ww. umów ma być dodatkową opcją dla wspomnianych pracodawców i zleceniodawców. Zawsze będzie można zatrudnić pracownika czy zleceniobiorcę w tradycyjny sposób. Projekt ten ma zostać przyjęty przez Radę Ministrów w III kwartale 2021 r.

    Wypadki przy pracy - I kwartał 2021 [GUS]

    Wypadki przy pracy - GUS podał dane za I kwartał 2021 r. Czy liczba wypadków spadła w porównaniu do roku 2020?

    HR-owca portret własny 2021 [RAPORT]

    HR-owca portret własny 2021 - raport przedstawia jak HRowcy radzili sobie w pandemii, jakie mają zadania, wyzwania i motywacje. Jak oceniają swoją pracę?

    Płaca minimalna w Niemczech w 2021 i 2022 r.

    Płaca minimalna w Niemczech w 2021 i 2022 r. - ile wynosi Mindestlohn? Ile wynosi netto?

    Urlop rodzinny na opiekę nad rodzicami lub wnukami

    Urlop rodzinny - 12 miesięczny urlop na opiekę nad chorymi rodzicami bądź wnukami dla babci lub dziadka to nowa propozycja urlopu. Czy będzie wprowadzony do Kodeksu pracy?

    Składka zdrowotna - Nowy Ład

    Składka zdrowotna a Nowy Ład - jaka zmiana w naliczaniu składki na ubezpieczenie zdrowotne została przewidziana od 2022 r.?