Ubezpieczenia cudzoziemców zatrudnionych w Polsce

I. Ubezpieczenia cudzoziemców z UE/EOG

Unijny system zabezpieczenia określa, w którym kraju powinien podlegać ubezpieczeniom społecznym pracownik migrujący do różnych krajów UE. W przepisach unijnych pojęcie pracownika jest znacznie szersze niż określa to polski Kodeks pracy. Dlatego przepisami dotyczącymi unijnego zabezpieczenia społecznego są objęci również cudzoziemcy, którzy w Polsce wykonują pracę np. na podstawie umowy zlecenia.

W kwestiach związanych z zabezpieczeniem społecznym na równi z obywatelami państw Unii Europejskiej traktuje się obywateli państw nienależących do Unii, pod warunkiem że cudzoziemcy ci legalnie mieszkają i pracują w którymkolwiek z państw Unii. Warunek ten nie dotyczy Danii, która nie ratyfikowała tych przepisów.

1. Ogólne zasady podlegania ubezpieczeniom społecznym

Unijny system zabezpieczenia społecznego ma zastosowanie zarówno w sytuacji zatrudnienia u nowego pracodawcy w innym państwie niż obecnie pracujemy, jak i oddelegowania przez dotychczasowego pracodawcę do wykonywania pewnych obowiązków za granicą. Ta ostatnia sytuacja jest obecnie w Polsce najczęstsza.

Zasady obowiązujące w koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego przewidują, że obywatel UE/EOG może podlegać tylko jednemu systemowi zabezpieczenia społecznego - w państwie, w którym rzeczywiście wykonuje pracę. Oznacza to, że np. pracownik, który przyjeżdża do Polski i będzie wykonywał pracę w Polsce, powinien zostać zgłoszony do polskiego systemu ubezpieczeń społecznych w ZUS.

Sztywne stosowanie tych reguł spowodowałoby, że nawet krótkotrwałe oddelegowanie zmuszałoby do zgłaszania często przemieszczających się pracowników do systemów różnych państw. Dlatego obowiązujące w Unii przepisy przewidują wyjątki.

PRZYKŁAD

Włoska firma odzieżowa oddelegowała Giuseppe K. na okres 18 miesięcy do Polski w celu współpracy z polską spółką - córką, która prowadzi w Polsce sieć sprzedaży. Włoski zakład ubezpieczeń społecznych nie poświadczył panu Giuseppe formularza E-101, ponieważ planowany okres oddelegowania przekracza 12 miesięcy). Pan Giuseppe nie może więc udowodnić, że właściwym dla niego systemem zabezpieczenia społecznego będzie system włoski. W związku z tym pracodawca powinien zgłosić go do ZUS oraz opłacać za niego składki zgodnie z polskimi przepisami.

Przepisy unijne w zakresie zabezpieczenia społecznego regulują zasady ubezpieczenia pracownika oddelegowanego przez pracodawcę na okres nieprzekraczający 12 miesięcy, który przez ten czas będzie pozostawał w stosunku pracy (lub podobnym) ze swoim zagranicznym pracodawcą.

Jeżeli okres oddelegowania pracownika nie przekroczy 12 miesięcy, to pracownik nadal może podlegać systemowi zabezpieczenia społecznego kraju, z którego został wysłany. Zależy to od woli pracownika i jego pracodawcy.

Dokumentem potwierdzającym system zabezpieczenia pracownika jest specjalnie przewidziane zaświadczenie - formularz E-101. Pracownik wyjeżdżający do innego kraju w celu czasowego wykonywania pracy powinien uzyskać poświadczenie systemu ubezpieczenia, któremu podlegał przed wyjazdem i któremu będzie podlegał w okresie oddelegowania.

W praktyce z wnioskiem o poświadczenie ubezpieczenia pracownika w okresie oddelegowania występuje pracodawca.

PRZYKŁAD

Pierre G. zatrudniony przez francuski bank we Francji został oddelegowany do pracy w oddziale tego banku w Polsce na okres od 1 kwietnia 2008 r. do 31 stycznia 2009 r. Przed wyjazdem do Polski bank francuski poświadczył dla niego formularz E-101. Pan Pierre po przyjeździe do Polski przedstawił ten formularz w polskim oddziale francuskiego banku. Ta procedura spowodowała, że pan Pierre w okresie oddelegowania do pracy w Polsce będzie nadal podlegał ubezpieczeniu francuskiemu, natomiast polski oddział banku nie zgłasza go do ubezpieczeń w ZUS.

Formularz E-101 jest dokumentem, który wiąże każdą instytucję kraju UE/EOG zajmującą się koordynacją zabezpieczenia społecznego. Oznacza to, że dokument ten jest bezwzględnie wiążący. Jeżeli polski lub zagraniczny zakład ubezpieczeń społecznych ma podejrzenia co do prawidłowości wystawienia formularza E-101, to musi go uznawać do czasu, kiedy wątpliwości zostaną wyjaśnione lub dokument zostanie wycofany przez instytucję, która go wystawiła, lub przez sąd.

2. Przedsiębiorstwa zajmujące się przewozem osób i rzeczy

Cudzoziemcy, którzy są obywatelami UE/EOG i są zatrudnieni jako personel drogowy lub latający w przedsiębiorstwie zajmującym się przewozami osób i rzeczy (drogą wodną, powietrzną lub lądową - w transporcie drogowym i kolejowym), podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym w Polsce, jeżeli ich pracodawca ma w Polsce zarejestrowaną siedzibę, oddział lub stałe przedstawicielstwo lub miejsce wykonywania działalności.

Polskim ubezpieczeniom społecznym obowiązkowo podlega również cudzoziemiec, który ma stałe miejsce zamieszkania w Polsce i w przeważającej mierze pracuje w Polsce jako członek personelu drogowego lub latającego, nawet jeżeli jego pracodawca nie ma w Polsce żadnej jednostki organizacyjnej.

PRZYKŁAD

Apostolos P. jest obywatelem Grecji, który od ślubu z polską obywatelką mieszka w Polsce. Jest zatrudniony jako kierowca przez greckie przedsiębiorstwo spedycyjne, które nie ma w Polsce żadnego oddziału ani przedstawicielstwa. Czasem wykonuje przewozy do innych państw, jednak są to wyjątkowe sytuacje. Wykonuje pracę głównie na terenie Polski i w związku z tym powinien podlegać obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu w Polsce.

3. Szczególne sytuacje przedłużające okres oddelegowania

Zagraniczny pracodawca, który wysłał pracownika do pracy w Polsce, czasem musi przedłużyć w Polsce pobyt pracownika na okres przekraczający 12 miesięcy zakładanego oddelegowania. Aby zachować dotychczasowe ubezpieczenie pracownika, pracodawca może w tym przypadku zwrócić się o przedłużenie okresu podlegania dotychczasowym przepisom o ubezpieczeniu społecznym w okresie oddelegowania cudzoziemca. Wystąpienie o zgodę na podleganie dotychczasowym ubezpieczeniom społecznym w okresie oddelegowania zagranicznego pracownika, o którym od razu wiadomo, że będzie pracował na terytorium Polski dłużej niż 12 miesięcy, oczywiście powinno być z nim uzgodnione, bowiem przepisy jako nadrzędny traktują interes pracownika, a pracownik może być zainteresowany przystąpieniem do polskiego systemu.

3.1. Przedłużenie okresu oddelegowania

W przypadku przedłużenia okresu oddelegowania zagraniczny partner polskiej firmy powinien wystąpić do ZUS o wyrażenie zgody na zwolnienie pracownika z podlegania polskim przepisom ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego.

Jeżeli pracownik oddelegowany z zagranicy jednocześnie:

• ma wykonywać pracę w Polsce dłużej niż planowane 12 miesięcy, jednak nie dłużej niż kolejny rok,

• w tym okresie pozostaje cały czas w stosunku pracy lub w podobnym ze swoim macierzystym pracodawcą,

zagraniczny pracodawca powinien wystąpić na formularzu E-102 do ZUS z wnioskiem o przedłużenie podlegania ubezpieczeniu w państwie, w którym dotychczas podlegał pracownik.

Polska firma, w której oddelegowany pracownik wykonuje pracę, nie ma obowiązku występować do ZUS w sprawie zgody na zwolnienie z polskiego systemu ubezpieczeń pracownika oddelegowanego. W praktyce zagraniczni partnerzy często wymagają, aby to polskie firmy brały na siebie odpowiedzialność za kontakty z naszą administracją.

Formularze E-102 (4 kopie) powinny być dostarczone do Centrali ZUS w Warszawie przed upływem pierwszych 12 miesięcy oddelegowania cudzoziemca. Jednak ZUS nie jest w tej kwestii restrykcyjny. Po wpłynięciu formularzy ZUS wysyła do przedsiębiorstwa, w którym pracuje oddelegowany cudzoziemiec w Polsce, pytania, które mają na celu ustalenie:

• czy oddelegowany pracownik ma podpisaną jakąkolwiek umowę z polską firmą, która jest tytułem do obowiązkowych ubezpieczeń w Polsce (np.: umowę o pracę, zlecenie),

• czy oddelegowany pracownik nadal jest zatrudniony u macierzystego zagranicznego pracodawcy,

• na jaki okres planowane jest przedłużenie oddelegowania,

• który z przedsiębiorców ma obowiązek wypłacać oddelegowanemu wynagrodzenie,

• na jaki okres został poświadczony formularz E-101 dla oddelegowanego pracownika.

Jeżeli oddelegowany pracownik nie podpisał żadnej umowy, która jest w Polsce tytułem do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych, oraz pracownik nadal jest zatrudniony przez zagranicznego pracodawcę i okres oddelegowania nie będzie dłuższy niż kolejne 12 miesięcy, a roszczenie o wypłatę wynagrodzenia kierowane jest do zagranicznego przedsiębiorcy, natomiast formularze E-101 zostały poświadczone zgodnie z obowiązującymi regulacjami, to ZUS natychmiast po otrzymaniu odpowiedzi wydaje zgodę na przedłużenie zwolnienia z polskich ubezpieczeń poświadczając formularze E-102. Jeden formularz pozostaje w ZUS, z pozostałych dwa ZUS wysyła do zagranicznego pracodawcy (jeden z nich zwykle przekazuje się pracownikowi), a ostatni egzemplarz przekazuje do zagranicznej instytucji łącznikowej.

PRZYKŁAD

Gustaw J. jest inżynierem z Czech oddelegowanym do Polski przez producenta samochodów, aby szkolił polskich pracowników autoryzowanych serwisów i był ekspertem przy skomplikowanych przypadkach. Początkowo zakładano, że zatrudnienie w Polsce będzie trwało nieprzerwanie od 1 kwietnia 2007 r. do 31 marca 2008 r. i na taki okres był poświadczony formularz E-101. Jednak w związku z rozwojem sieci serwisów termin oddelegowania został wydłużony za zgodą pana Gustawa na kolejny rok. Czeski pracodawca przesłał pocztą 28 marca 2008 r. cztery wypełnione kopie formularzy E-102. Do Centrali ZUS dokumenty wpłynęły 3 kwietnia 2008 r. ZUS nie odesłał formularzy E-102 (przekroczenie terminu wpływu było niewielkie), a do polskiej firmy wskazanej na formularzach E-101 skierował dodatkowe pytania, by zbadać stan faktyczny. Firma przyjmująca w Polsce pana Gustawa niezwłocznie przesłała odpowiedź wraz z kopią formularza E-101 na podany w piśmie numer faksu. Po przeprowadzeniu postępowania, 23 kwietnia 2008 r. ZUS odesłał do Czech poświadczony formularz E-102.

3.2. Porozumienia wyjątkowe zawierane między krajami UE/EOG

Jeżeli już przy wysyłaniu pracownika do pracy za granicę wiadomo, że zagraniczny pracownik będzie pracował na terytorium Polski dłużej niż 12 miesięcy lub gdy polska firma zawarła z oddelegowanym pracownikiem dodatkową umowę rodzącą obowiązek ubezpieczeń (np. umowę o pracę, umowę zlecenia), to zagraniczny pracodawca powinien starać się o zawarcie porozumienia wyjątkowego z ZUS za pośrednictwem instytucji łącznikowej w jego kraju (np. we Francji jest to Centre des Liaisons Européennes et Internationales de Sécurité Sociale w Paryżu).

Wyznaczona instytucja łącznikowa po wstępnej kontroli dokumentacji przesyła wniosek o zawarcie tzw. porozumienia wyjątkowego do Centrali ZUS. Centrala ZUS przesyła pytania podobne jak w przypadku, gdy zwolnienie następuje w drodze poświadczenia formularzy E-102. Jednak nie jest tu możliwe wskazanie, jakie odpowiedzi spowodują, że wniosek zostanie zaakceptowany, ponieważ każda sprawa jest rozstrzygana indywidualnie. Decyzja ZUS w sprawie zawarcia porozumienia jest uznaniowa, a reguły zwalniania z polskiego systemu ubezpieczeń społecznych nie są sprecyzowane. Właściwie jedyną zasadą, jaką w praktyce kieruje się ZUS przy zawieraniu porozumień wyjątkowych, jest zasada wzajemności. Oznacza to, że ZUS udziela cudzoziemcom zwolnienia na takich samych zasadach jak zagraniczne instytucje pracownikom oddelegowanym z Polski.

Termin podpisania porozumienia wyjątkowego jest uzależniony od szybkości, z jaką ZUS uzyska odpowiedź na przesłane pytania. Jest to ważne zwłaszcza wtedy, gdy oddelegowany z zagranicy pracownik ma podpisaną umowę z polską firmą, a ta nie zgłosiła z tego tytułu pracownika do polskich ubezpieczeń społecznych.

PRZYKŁAD

Gertruda H. została oddelegowana do polskiej spółki należącej do niemieckiego koncernu zajmującego się recyklingiem. Oddelegowanie zostało zaplanowane na 5 lat. Pani Gertruda podpisała z polską spółką umowę zlecenia, natomiast stosunek pracy z niemiecką firmą został zawieszony. Spółka niemiecka za pośrednictwem niemieckiej instytucji DVKA wystąpiła o utrzymanie niemieckiego ustawodawstwa, a następnie ZUS przesłał pytania do polskiej spółki - córki. Spółka opowiedziała na przesłane pismo dopiero wówczas, gdy w rezultacie przeprowadzonej u niej rutynowej kontroli z ZUS zauważono, że pani Gertruda została zgłoszona do niemieckiego, a nie polskiego systemu ubezpieczeń społecznych, co groziło sankcjami administracyjnymi (wyrejestrowanie z niemieckich ubezpieczeń i zgłoszenie do ZUS) oraz finansowymi. Po otrzymaniu odpowiedzi na zadane wcześniej pytania ZUS zgodził się na wyjątkowe porozumienie, na mocy którego został usankcjonowany istniejący stan i pani Gertruda pozostała w niemieckim systemie zabezpieczenia.

4. Kiedy cudzoziemcy nie podlegają ubezpieczeniom społecznym w Polsce

Przepisy unijne przewidują przypadki, w których z mocy prawa pracownik zatrudniony w Polsce nie będzie podlegał polskim ubezpieczeniom społecznym. Tak jest w sytuacji, gdy cudzoziemiec równolegle z zatrudnieniem w polskim przedsiębiorstwie wykonuje pracę w państwie swojego zamieszkania. Niekoniecznie musi to być praca dla dwóch podmiotów (polskiego i zagranicznego). Wystarczy, że pracownik wykonuje służbowe zadania dla swojego polskiego pracodawcy przynajmniej przez jeden dzień w miesiącu w państwie, w którym mieszka. W tym przypadku zagraniczny pracodawca ma obowiązek wystąpić o zgodę na zwolnienie z polskich ubezpieczeń. Równocześnie należy pracownika - cudzoziemca zgłosić do ubezpieczeń za granicą na zasadach tam obowiązujących i na podstawie przepisów tego kraju opłacać należne składki na zabezpieczenie społeczne. Zwolnienie z polskich ubezpieczeń nie ma w takim przypadku określonej długości trwania. Obowiązuje tak długo, jak długo pracownik regularnie wykonuje pracę za granicą.

PRZYKŁAD

Aleksander W. z Litwy jest zatrudniony w polskiej rafinerii jako specjalista ds. technologicznych, 2 dni w tygodniu przebywa w Polsce nadzorując tutejsze zakłady swojego pracodawcy, 1 dzień w miesiącu pracuje w Czechach, a w pozostałe dni wykonuje pracę na Litwie. Polski pracodawca zgłosił pana Aleksandra do ubezpieczeń społecznych na Litwie, zaś litewski ubezpieczyciel wydał mu formularz E-101. Na podstawie formularza E-101 pan Aleksander może udowodnić, że ma do niego zastosowanie ustawodawstwo litewskie.

Cudzoziemcy nie podlegają polskim ubezpieczeniom wówczas, gdy pracodawca zamierza zatrudnić pracowników z jednego państwa UE/EOG, aby świadczyli pracę w innym państwie UE/EOG. Właściwe ustawodawstwo określa się biorąc pod uwagę miejsce wykonywania pracy, a jeśli pracownik ma kilka miejsc zatrudnienia, należy uwzględnić jego miejsce zamieszkania lub siedzibę pracodawcy.

PRZYKŁAD

Polski przedsiębiorca zatrudnia pracowników z Bułgarii, którzy następnie swoją pracę wykonują w Wielkiej Brytanii. Przedsiębiorca ten podpisuje z Bułgarami umowy, a następnie wysyła ich do pracy w angielskiej firmie. W Polsce nie pracują nawet jednego dnia. Z Bułgarii jadą bezpośrednio do Wielkiej Brytanii, gdzie wykonują pracę. W tym przypadku pracownicy powinni podlegać ubezpieczeniom społecznym w Wielkiej Brytanii, ponieważ tam świadczą pracę. Wyjątkowo mogą podlegać bułgarskim ubezpieczeniom społecznym, jeżeli bułgarska instytucja ubezpieczeniowa wyda im formularz E-101 lub w tej sprawie zostanie zawarte wyjątkowe porozumienie między instytucjami ubezpieczeniowymi brytyjską i bułgarską.

WAŻNE!

Należy dopilnować, aby obok formularza E-101 pracownik miał Europejską Kartę Ubezpieczenia Zdrowotnego, dzięki której będzie mógł korzystać na terenie państw UE/EOG ze świadczeń opieki zdrowotnej na takich samych zasadach, jak korzystają ubezpieczeni w danym państwie.

II. Ubezpieczenia cudzoziemców spoza UE/EOG

Zatrudnianie i obowiązki związane z ubezpieczeniem obywateli UE/EOG regulują przepisy wspólnotowe. Natomiast inaczej wygląda sytuacja z osobami, które mają obywatelstwo innego państwa niż UE/EOG. Nie ma bowiem uregulowań dotyczących wspólnych zasad zatrudniania i obowiązku ubezpieczeń osób z jednego kraju w innym kraju. Sprawy te regulują ewentualnie dwustronne umowy o zabezpieczeniu społecznym.

Jeżeli polski pracodawca chce zatrudnić obcokrajowca, to po uzyskaniu zezwolenia na zatrudnienie ma obowiązek zgłoszenia do ubezpieczeń i rozliczania składek w sposób dokładnie taki sam jak za pozostałych ubezpieczonych.

1. Ubezpieczenie cudzoziemca

Nie ma obowiązku zgłaszania do ubezpieczeń cudzoziemców spoza UE/EOG, jeżeli pracownicy są jedynie oddelegowani przez pracodawcę ze swojego macierzystego kraju i nie podpisali ze swoim pracodawcą umowy, która jest tytułem do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych w Polsce (np. umowy o pracę, zlecenia). Chodzi o umowy, które są zawierane na podstawie przepisów prawa polskiego.

PRZYKŁAD

 Konsorcjum firm budowlanych wygrało przetarg na budowę stadionu piłkarskiego w Gdańsku. Jedna z firm, która wchodzi w skład konsorcjum, ma siedzibę w Chinach i zatrudnia wyłącznie chińskich pracowników. Umowy z pracownikami firmy są zawarte na podstawie prawa chińskiego. Chińska firma przysyła grupę pracowników do wykonywania prac budowlanych w Polsce. Ponieważ pracownicy nie są zatrudnieni u polskiego pracodawcy ani u pracodawcy z państwa UE/EOG, a ich stosunek pracy nie został nawiązany na podstawie polskiego prawa, to firma chińska nie ma tytułu i nie zgłasza tych pracowników do ubezpieczenia społecznego w ZUS.

2. Oddelegowanie cudzoziemca

Trochę inna sytuacja jest wówczas, gdy między Polską a krajem, z którego pracownik został oddelegowany do pracy w Polsce, została podpisana dwustronna umowa o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Obecnie takie dwustronne umowy międzynarodowe obowiązują między Polską a państwami, które powstały po rozpadzie byłej Jugosławii (z wyjątkiem Słowenii, która należy do Unii Europejskiej).

Umowa polsko-macedońska przewiduje, że pracownik z Macedonii może być oddelegowany do Polski i nie musi podlegać polskim ubezpieczeniom społecznym przez okres do 24 miesięcy (potem można przedłużyć zwolnienie maksymalnie o kolejne 24 miesiące). W umowie tej przewidziano możliwość wystąpienia o zawarcie porozumienia wyjątkowego, jeżeli jest ono podyktowane interesem zatrudnionego. Jest więc możliwość starania się o zwolnienie z polskich ubezpieczeń społecznych i objęcie macedońskimi ubezpieczeniami pracowników mających obywatelstwo macedońskie.

W pozostałych państwach powstałych po rozpadzie byłej Jugosławii (z wyjątkiem Słowenii i Macedonii) obowiązują przepisy umowy polsko-jugosłowiańskiej. Zgodnie z postanowieniami tej umowy pracownicy przemieszczający się między Polską a danym krajem byłej Jugosławii podlegają systemowi ubezpieczeń społecznych tego kraju, w którym siedzibę ma pracodawca. Również zapisy tej umowy przewidują możliwość wystąpienia o zawarcie porozumienia wyjątkowego kształtującego powyższą regułę odmiennie (np. pracownik z Chorwacji zatrudniony w Polsce przez chorwackiego pracodawcę będzie mógł podlegać polskim ubezpieczeniom).

III. Obowiązki zgłoszeniowe i rozliczeniowe

Pracownicy zagraniczni powinni być zgłoszeni do ubezpieczeń społecznych na drukach ZUS ZUA lub ZUS ZZA - jeżeli pracownik będzie podlegał wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Procedura zgłoszenia do ubezpieczeń i terminy na przesłanie dokumentów za zatrudnionych cudzoziemców są takie same jak w przypadku obywateli polskich. Nie ma również różnic między zgłoszeniem do zabezpieczenia społecznego osób, które mają obywatelstwo krajów UE/EOG oraz cudzoziemców z innych krajów.

1. Zgłoszenie do ubezpieczenia

Zgłoszenie należy przesłać do ZUS w ciągu 7 dni od dnia zatrudnienia pracownika. Na dokumentach zgłoszeniowych należy podać:

• dane identyfikacyjne ubezpieczonej osoby - NIP, PESEL (dla pracowników, którzy nie mają identyfikatorów NIP lub PESEL, podajemy serię i numer dowodu osobistego lub paszportu, a jeżeli numer jest dłuższy niż liczba kratek na formularzu, wpisujemy tylko mieszczące się cyfry i liczby), imię i nazwisko oraz datę urodzenia,

• dane indentyfikacyjne płatnika składek.

Numer PESEL jest nadawany obywatelom polskim z urzędu, natomiast cudzoziemiec może wystąpić o nadanie tego numeru. Jeżeli pracownik nie ma numeru PESEL, płatnik składek (pracodawca) ma obowiązek wystąpić o jego nadanie do Departamentu Rejestrów Państwowych w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji, ul. Pawińskiego 17/21, 02-106 Warszawa.

Unijne przepisy przewidują, że pracownik może sam być płatnikiem składek na swoje ubezpieczenia. Jest to możliwe po spełnieniu następujących warunków:

• pracodawca zagraniczny nie ma w Polsce siedziby ani oddziału,

• pracodawca i pracownik zawierają umowę, na podstawie której pracownik przejmuje obowiązki pracodawcy w zakresie ubezpieczeń społecznych.

Po zawarciu takiej umowy pracownik w zastępstwie zagranicznego pracodawcy ma obowiązek zgłosić się do polskich ubezpieczeń społecznych, rozliczać oraz opłacać składki na własne ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Pracownicy, którzy zawarli taką umowę, stają się płatnikami składek, dlatego są obsługiwani przez właściwą z uwagi na ich miejsce zamieszkania jednostkę terenową ZUS (oddział lub inspektorat).

W praktyce, z powodu uciążliwości z rozliczaniem się z ZUS, pracownicy zawierają umowę z biurem rachunkowym w Polsce, które prowadzi ich rozliczenia z ZUS.

Zgłaszając zagranicznego pracownika do ubezpieczeń na dokumentach zgłoszeniowych ZUS ZUA lub ZUS ZZA, trzeba posługiwać się następującymi kodami:

• 01 10 - pracownik podlegający ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu,

• 01 11 - pracownik podlegający ubezpieczeniom społecznym i z mocy przepisów szczególnych niepodlegający ubezpieczeniu zdrowotnemu,

• 01 25 - pracownik podlegający ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu, opłacający składki na własne ubezpieczenia,

• 01 26 - pracownik podlegający ubezpieczeniom społecznym i z mocy przepisów szczególnych niepodlegający ubezpieczeniu zdrowotnemu, opłacający składki na własne ubezpieczenia,

• 04 11 - osoba wykonująca umowę agencyjną, umowę zlecenia lub umowę o świadczenie usług i praca jest wykonywana w siedzibie lub w miejscu prowadzenia działalności zleceniodawcy,

• 04 12 - osoba wykonująca umowę agencyjną, umowę zlecenia lub umowę o świadczenie usług i praca nie jest wykonywana w siedzibie lub w miejscu prowadzenia działalności zleceniodawcy,

• 04 17 - osoba wykonująca umowę agencyjną, umowę zlecenia lub umowę o świadczenie usług i praca jest wykonywana w siedzibie lub w miejscu prowadzenia działalności zleceniodawcy, z mocy przepisów szczególnych niepodlegająca ubezpieczeniu zdrowotnemu,

• 04 18 - osoba wykonująca umowę agencyjną, umowę zlecenia lub umowę o świadczenie usług i praca nie jest wykonywana w siedzibie lub w miejscu prowadzenia działalności zleceniodawcy, z mocy przepisów szczególnych niepodlegająca ubezpieczeniu zdrowotnemu,

• 04 21 - osoba współpracująca z osobą wykonującą umowę agencyjną, umowę zlecenia lub umowę o świadczenie usług i praca jest wykonywana w siedzibie lub w miejscu prowadzenia działalności zleceniodawcy,

• 04 22 - osoba współpracująca z osobą wykonującą umowę agencyjną, umowę zlecenia lub umowę o świadczenie usług i praca nie jest wykonywana w siedzibie lub w miejscu prowadzenia działalności zleceniodawcy,

• 04 25 - osoba współpracująca z osobą wykonującą umowę agencyjną, umowę zlecenia lub umowę o świadczenie usług i praca jest wykonywana w siedzibie lub w miejscu prowadzenia działalności zleceniodawcy, z mocy przepisów szczególnych niepodlegająca ubezpieczeniu zdrowotnemu,

• 04 26 - osoba wykonująca umowę agencyjną, umowę zlecenia lub umowę o świadczenie usług w miejscu prowadzenia działalności zleceniodawcy, opłacająca składki na własne ubezpieczenia,

• 04 27 - osoba wykonująca umowę agencyjną, umowę zlecenia lub umowę o świadczenie usług poza miejscem prowadzenia działalności zleceniodawcy, opłacająca składki na własne ubezpieczenia,

• 04 28 - osoba wykonująca umowę agencyjną, umowę zlecenia lub umowę o świadczenie usług w miejscu prowadzenia działalności zleceniodawcy, z mocy przepisów szczególnych niepodlegająca ubezpieczeniu zdrowotnemu, opłacająca składki na własne ubezpieczenia,

• 04 29 - osoba wykonująca umowę agencyjną, umowę zlecenia lub umowę o świadczenie usług poza miejscem prowadzenia działalności zleceniodawcy, z mocy przepisów szczególnych niepodlegająca ubezpieczeniu zdrowotnemu, opłacająca składki na własne ubezpieczenia.

2. Dokumenty rozliczeniowe

Płatnik składek, który jest zobowiązany do rozliczania należnych składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne oraz Fundusz Pracy i FGŚP, musi składać co miesiąc dokumenty rozliczeniowe:

• ZUS DRA, ZUS RCA (lub ZUS RZA za osoby podlegające wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu) oraz

• ZUS RSA przy rozliczaniu świadczeń wypłaconych ubezpieczonym lub zgłaszaniu przerw w opłacaniu składek.

Dokumenty te powinny być złożone przez jednostki budżetowe, zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze do 5. dnia następnego miesiąca. Pozostali pracodawcy należne składki opłacają (odrębnymi przelewami na ubezpieczenia społeczne, na ubezpieczenie zdrowotne oraz na Fundusz Pracy i FGŚP) na właściwe rachunki centralne ZUS. do 15. dnia następnego miesiąca.

Przy rozliczaniu składek na ubezpieczenie zdrowotne za pracownika, który nie opłaca podatku na podstawie polskich przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT), nie można odliczyć od podatku składki na ubezpieczenie zdrowotne.

• art. 13, art. 14, art. 17 rozporządzenia Rady (EWG) NR 1408/71 z 14 czerwca 1971 r. w sprawie stosowania systemów zabezpieczenia społecznego do pracowników najemnych i ich rodzin przemieszczających się we Wspólnocie (DzU UE L 71.149.2 ze zm.),

• art. 3 umowy o ubezpieczeniu społecznym między Rządem Polskiej Rzeczypospolitej Ludowej a Rządem Federacyjnej Ludowej Republiki Jugosławii (DzU z 1959 r. nr 19, poz. 114),

• art. 8 umowy między Rzecząpospolitą Polską a Republiką Macedonii o zabezpieczeniu społecznym (DzU z 2007 r. nr 229, poz. 1686),

• art. 6 ust. 1 pkt 1 i pkt 4, art. 18 ust. 1, ust. 9, ust. 10, art. 35 ust. 1 pkt 1, art. 47 ust. 1 pkt 3 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.),

• art. 31a ust. 4 pkt 2 ustawy z 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (DzU z 2006 r. nr 139, poz. 993 ze zm.),

• art. 3 ust. 2 pkt 5, art. 77 ust. 2 pkt 6, art. 77 ust. 3 pkt 6 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (DzU z 2004 r. nr 210, poz. 2135 ze zm.).

Kacper Pyrka

specjalista w zakresie ubezpieczeń społecznych