Czy trzeba poprawić błąd w świadectwie pracy, jeżeli pracownik nie wystąpił o jego sprostowanie

Powinni Państwo wystawić nowe, poprawne świadectwo pracy z faktyczną (bieżącą) datą jego sporządzenia. Świadectwo to można przesłać pracownicy pocztą listem poleconym. Jednocześnie w dodatkowym piśmie kierowanym do pracownicy należy wyjaśnić powód sprostowania uprzednio wydanego świadectwa, zwracając się jednocześnie z prośbą o zwrot wcześniejszego świadectwa pracy zawierającego błąd.

UZASADNIENIE

Świadectwo pracy jest dokumentem zawierającym informacje, które mają wpływ na nabycie uprawnień pracowniczych u kolejnego pracodawcy oraz nabycie uprawnień z ubezpieczeń społecznych. Każdy pracodawca ma bezwzględny obowiązek wydania pracownikowi świadectwa pracy w razie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Powinien to zrobić niezwłocznie lub najpóźniej w ciągu 7 dni od dnia zakończenia stosunku pracy (§ 2 ust. 2 rozporządzenia w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy...).

Przepisy prawa pracy nie regulują sytuacji, w jaki sposób powinien postąpić pracodawca, gdy popełni błąd w treści świadectwa pracy, a pracownik nie zwróci się o jego sprostowanie. Jednak wydanie świadectwa pracy zawierającego błędne informacje i niedokładności narusza zasadę rzetelnego i pełnego podawania w świadectwie pracy informacji wymaganych przez prawo. W tej sytuacji pracodawca, który zauważy swój błąd w wydanym świadectwie pracy, powinien wydać nowe świadectwo pracy z faktyczną datą jego wystawienia. Nowe świadectwo pracy nie powinno zawierać adnotacji typu „sprostowanie” lub „korekta”, gdyż wydaje się jedynie 2 dokumenty dotyczące zakończenia stosunku pracy: świadectwo pracy i odpis świadectwa pracy.

Wzór świadectwa pracy w sposób bezwzględny określił ustawodawca. Wzór ten jest sformalizowany, pozbawiony elementów ocennych i dowolnych (jakim byłoby umieszczenie na świadectwie słowa korekta/sprostowanie lub wyjaśnienie w informacjach uzupełniających, co zostało w nim sprostowane) i jest wiążący dla pracodawców. Ponieważ nawet przy sprostowaniu świadectwa pracy na wniosek pracownika ustawodawca nie przewidział nowej formy „świadectwo pracy – sprostowanie”, lecz nakazał wydanie nowego dokumentu, należy analogicznie, również w przypadku dokonania sprostowania przez pracodawcę bez wniosku pracownika, wydać nowy, poprawny dokument.

WAŻNE!

Jeśli zaistnieje konieczność sprostowania świadectwa pracy, trzeba wydać pracownikowi nowe świadectwo pracy.

Jednocześnie pracodawca powinien sporządzić dodatkowe pismo kierowane do pracownika, wyjaśniające, na czym polega dokonane przez niego sprostowanie świadectwa pracy, wskazując jednocześnie, które punkty świadectwa zostały poprawione. Ponadto w piśmie tym pracodawca powinien poprosić pracownika o zwrot uprzednio wydanego świadectwa pracy. Jego zwrot zależy jednak jedynie od dobrej woli pracownika, gdyż żaden przepis prawa nie zobowiązuje pracownika do zwrotu lub zniszczenia nieaktualnego świadectwa pracy. W rezultacie pracownik może posiadać dwa świadectwa, którymi może się posługiwać. Nowe świadectwo pracy wraz z załączonym pismem wyjaśniającym powinno zostać wysłane za zwrotnym poświadczeniem odbioru.

WAŻNE!

Zwrot błędnego świadectwa pracy, które pracodawca sprostuje z własnej inicjatywy, zależy od dobrej woli pracownika.

---

Pracodawca, który wydał nowe świadectwo pracy, stare świadectwo usuwa z akt osobowych i niszczy. Jednak Państwo, prostując z własnej woli błędne świadectwo pracy przez usunięcie wcześniej wydanego świadectwa i zniszczenie go, mogą narazić się na zarzut niewydania w terminie świadectwa pracy. Nie będą Państwo mieli bowiem żadnego wiarygodnego dokumentu potwierdzonego podpisem pracownicy (lub zwrotnego poświadczenia odbioru) potwierdzającego, że jest to sprostowanie wydanego „niezwłocznie” świadectwa pracy.

W sytuacji gdy pracodawca prostuje świadectwo pracy na wniosek pracownika (posiada wówczas podanie pracownika w tej sprawie) lub po orzeczeniu sądu (posiada wówczas orzeczenie) nie ma obaw zarzutu nieterminowego wydania świadectwa pracy. Dlatego najbezpieczniej dla Państwa będzie nie usuwać wydanego wcześniej błędnego świadectwa, tylko zachować je wraz z wystawionym prawidłowo świadectwem oraz pismem przesłanym pracownicy, wyjaśniającym powody zmiany świadectwa. Dodatkowo należy zachować dowód wysłania pracownicy zmienionego świadectwa, np. potwierdzenie nadania listu poleconego z tym świadectwem.

Poprawienie przez Państwa błędnego świadectwa zapobiegnie również ewentualnemu roszczeniu pracownicy o odszkodowanie w związku z wydaniem świadectwa o niewłaściwej treści i doznaniu wskutek tego szkody przez pracownicę (art. 99 § 2 Kodeksu pracy). Jeżeli nieprawdziwa informacja znajdująca się w świadectwie pracy okazała się wynikiem błędu po stronie pracodawcy, który z chwilą powzięcia o tym wiadomości niezwłocznie ją sprostował, wydając pracownikowi właściwe świadectwo pracy, pracownikowi pozostającemu bez pracy w związku z wadliwym świadectwem pracy nie przysługuje roszczenie o odszkodowanie z tego tytułu za czas nieuzasadnionego opóźnienia w zgłoszeniu żądania sprostowania świadectwa pracy (wyrok Sądu Najwyższego z 24 marca 1975 r., I PR 28/75, OSNC 1976/1/14).

Wykroczeniem przeciwko prawom pracownika zagrożonym karą grzywny od 1000 zł do 30 000 zł jest jedynie niewydanie świadectwa pracy (art. 282 § 1 pkt 3 Kodeksu pracy). Wydanie błędnego świadectwa pracy lub niewydanie go w terminie może być jedynie zarzutem sformułowanym w wystąpieniu Państwowej Inspekcji Pracy podczas prowadzonej kontroli i objętym jej zaleceniami pokontrolnymi.

Podstawa prawna

• art. 97 § 1, § 2, § 2¹, art. 282 § 1 pkt 3 Kodeksu pracy,
• rozporządzenie wraz z załącznikiem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (Dz.U. Nr 60, poz. 282 ze zm.).