Ekwiwalent za niewykorzystany urlop

RADA

Muszą Państwo uwzględnić żądanie pracownika i naliczyć mu urlop wypoczynkowy w wyższym wymiarze, mimo że pracownik dostarczył potrzebne dokumenty dopiero po rozwiązaniu stosunku pracy. Konsekwencją naliczenia urlopu wypoczynkowego w wyższym wymiarze jest naliczenie wyższego ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy przysługujący w momencie rozwiązania stosunku pracy.

UZASADNIENIE

Do okresów zatrudnienia, od których zależy wymiar urlopu wypoczynkowego, wlicza się przede wszystkim:

• okresy nauki w szkołach ponadpodstawowych (zaliczenie następuje na podstawie świadectwa albo dyplomu ukończenia szkoły),

• poprzednie zakończone okresy zatrudnienia, bez względu na przerwy w zatrudnieniu oraz sposób ustania stosunku pracy (zaliczenie następuje na podstawie świadectw pracy przedstawionych przez pracownika nowemu pracodawcy lub innych dokumentów),

• trwające, jeszcze niezakończone okresy zatrudnienia w części przypadającej przed nawiązaniem drugiego lub kolejnego stosunku pracy (zaliczenie następuje na podstawie oświadczenia pracownika albo na podstawie zaświadczenia wystawionego przez innego pracodawcę).

Jeżeli pracownik nie dostarczy żadnych dokumentów na potwierdzenie swoich uprawnień urlopowych, nie są Państwo zobowiązani do zaliczenia tych okresów.

Może się zdarzyć, że pracownik dostarczy dokumenty z opóźnieniem, czasem nawet znacznym. Nie oznacza to, że automatycznie utracił on prawo do ewentualnych dodatkowych dni urlopu, do których miałby prawo, gdyby wspomniane dokumenty dostarczył w odpowiednim czasie (np. w momencie nawiązania stosunku pracy). W przypadku późniejszego dostarczenia tych dokumentów są Państwo zobowiązani do uwzględnienia wszystkich udokumentowanych okresów w stażu urlopowym. Wówczas ponownie ustalają Państwo wymiar urlopu pracownika za poszczególne lata pracy. Jednak dotyczy to wyłącznie urlopów nieprzedawnionych.

Okres przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy wynosi 3 lata. Zatem powinni Państwo doliczyć pracownikowi dodatkowe dni zaległego urlopu jedynie za 3 lata wstecz. Roszczenie o wypłatę uzupełniającego ekwiwalentu przedawnia się z upływem 3 lat od dnia rozwiązania umowy o pracę. Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy przysługuje pracownikowi w razie niewykorzystania przysługującego urlopu w całości albo w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Dlatego powinni Państwo ponownie ustalić pracownikowi niewykorzystany, nieprzedawniony urlop wypoczynkowy na dzień rozwiązania stosunku pracy, a następnie ponownie wyliczyć należny ekwiwalent.

Ponowne ustalenie liczby niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego, a następnie należnego ekwiwalentu, pociąga za sobą:

• po pierwsze - konieczność wypłaty pracownikowi różnicy między już wypłaconym ekwiwalentem a ekwiwalentem należnym,

• po drugie - wiąże się to z wydaniem pracownikowi nowego świadectwa pracy, wskazującego ustaloną, nową liczbę dni i godzin urlopu, wykorzystanego w naturze lub za który wypłacono ekwiwalent.

W świadectwie pracy zamieszczają Państwo informację dotyczącą urlopu wypoczynkowego wykorzystanego przez pracownika w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy. Przy czym wykazują Państwo wyłącznie liczbę dni i godzin urlopu przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy (wykorzystanego w naturze lub za który wypłacono ekwiwalent pieniężny). Nie należy wskazywać informacji o urlopie wypoczynkowym przysługującym w latach poprzednich, czyli o urlopie zaległym.

Świadectwo pracy powinni Państwo wydać z datą aktualną (a więc faktyczną datą wydania, a nie datą rozwiązania stosunku pracy). Należy też pamiętać o wymianie kopii świadectwa pracy w aktach osobowych pracownika.

• art. 97 § 1, art. 154¹, art. 155, art. 161, art. 168, art. 171, art. 291 Kodeksu pracy,

• § 1 ust. 1 i § 4 rozporządzenia z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (DzU nr 60, poz. 282 ze zm.),

• § 1, § 6 ust. 2 pkt 3 rozporządzenia z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm).

Agnieszka Bolesta-Borkowska

specjalista w zakresie prawa pracy