Kategorie

Wydanie duplikatu świadectwa pracy dla byłego pracownika

Sebastian Kryczka
Sebastian Kryczka
Zgłosił się do nas były pracownik z prośbą o wydanie duplikatu świadectwa pracy. W jakim terminie mamy obowiązek wydać mu taki duplikat? Czy obowiązują nas w tym przypadku takie same przepisy, jak przy wydawaniu świadectwa pracy?
Reklama

Przepisy nie regulują kwestii terminu, w jakim były pracodawca powinien wydać odpis świadectwa pracy. Powinni zatem Państwo wydać pracownikowi duplikat najszybciej, jak to możliwe, bez zbędnej zwłoki. Nie ma też przeszkód, aby posłużyć się terminami odnoszącymi się do wydawania świadectwa pracy, ale nie jest to wymóg bezwzględny.

Sytuacje losowe mogą spowodować, że były pracownik utraci oryginał świadectwa pracy. Wówczas ma prawo zwrócić się do byłego pracodawcy z wnioskiem, aby ten wydał jego odpis. Przepisy dotyczące wydawania odpisu świadectwa pracy nie regulują precyzyjnie wielu kwestii związanych z tą czynnością. Podstawą do wydania odpisu świadectwa pracy jest zwrócenie się do byłego pracodawcy z umotywowanym żądaniem wydania takiego dokumentu. Taki wniosek może złożyć były pracownik, osoba przez niego upoważniona lub – w przypadku śmierci pracownika – członek rodziny albo inna osoba będąca jego spadkobiercą. Można to uczynić w dowolnej formie, ponieważ przepisy prawa pracy nie zawierają w tym zakresie szczególnych wymagań. Żądanie to może mieć więc zarówno formę ustną, jak i pisemną. Do celów dowodowych warto jednak zadbać, aby żądanie wydania duplikatu świadectwa miało formę pisemną.

Polecamy: Kodeks pracy 2018. Praktyczny komentarz z przykładami.

Były pracownik może wystąpić w dowolnej formie o wydanie duplikatu świadectwa pracy.

Termin wydania duplikatu

Jeśli chodzi o termin wydania odpisu świadectwa pracy, to przepisy nie określają precyzyjnie, kiedy powinno to nastąpić. Z całą pewnością nie mają Państwo obowiązku sporządzenia odpisu na tzw. poczekaniu, czyli w dniu, w którym były pracownik zgłosił swoje żądanie. Nie ma również bezpośrednich podstaw, aby musieli Państwo stosować w opisanej sytuacji 7-dniowy termin, w jakim pracodawcy doręczają pracownikowi świadectwo pracy. Termin ten odnosi się bowiem do przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, czyli wydania oryginału świadectwa pracy, a nie jego duplikatu. Można więc przyjąć, że odpis świadectwa powinni Państwo przekazać byłemu pracownikowi jak najszybciej to będzie możliwe, bez zbędnej zwłoki. Nie ma przeszkód prawnych, aby duplikat świadectwa wydać w terminie 7 dni od zgłoszenia żądania przez byłego pracownika – tak jak pierwotnie wydane świadectwo. Jednak uzasadnione obiektywnymi okolicznościami przypadki wydania odpisu w późniejszym terminie nie powinny spowodować dla Państwa ujemnych konsekwencji.


Niewydanie duplikatu

Mimo że przepisy nie precyzują terminu wydania duplikatu świadectwa pracy, warto pamiętać, że zbyt długie, nieuzasadnione odwlekanie tego obowiązku może powodować negatywne skutki prawne po stronie byłego pracownika i byłego pracodawcy.

W praktyce może powstać pytanie, jakie konsekwencje dla pracodawcy wiążą się z niewydaniem lub z wydaniem odpisu świadectwa w czasie znacząco odległym od dnia zgłoszenia żądania w tej sprawie. Przepisy bezpośrednio nie regulują tych zagadnień. Roszczenia z Kodeksu pracy o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracodawcę wskutek niewydania w terminie lub wydania wadliwego świadectwa oraz określające wysokość odszkodowania mają zastosowanie wobec oryginału świadectwa, wydawanego w związku z rozwiązaniem lub ustaniem stosunku pracy. Nie ma więc bezpośrednich podstaw do stosowania powyższych regulacji w stosunku do odpisu świadectwa – tym bardziej że prawo nic nie mówi o terminie jego wydania. Ponieważ jednak wydanie odpisu jest obowiązkiem byłego pracodawcy, brak jego realizacji lub zawiniona realizacja ze znacznym opóźnieniem w stosunku do terminu złożenia wniosku mogą wiązać się z odpowiedzialnością, na zasadach ogólnych na podstawie Kodeksu cywilnego, za szkodę poniesioną przez byłego pracownika.

PRZYKŁAD

Były pracownik wystąpił do byłego pracodawcy z pisemnym, umotywowanym wnioskiem o wydanie świadectwa pracy. Mimo upływu miesiąca pracownik nie otrzymał duplikatu świadectwa, tracąc możliwość zatrudnienia u nowego pracodawcy. Ponieważ niewydanie duplikatu świadectwa pracy spowodowało dla byłego pracownika szkodę, może on dochodzić odszkodowania od byłego pracodawcy w wysokości wyrządzonej szkody.

Obowiązkiem pracodawcy jest wydanie odpisu świadectwa pracy na każde umotywowane żądanie byłego pracownika.

PRZYKŁAD

Pracownik na skutek zalania mieszkania utracił świadectwo pracy. W związku z tym wystąpił z pisemnym wnioskiem do byłego pracodawcy o wydanie odpisu świadectwa. Ponieważ teczka z uzyskanym odpisem została skradziona, były pracownik ponownie zwrócił się do pracodawcy z wnioskiem o sporządzenie odpisu świadectwa. Pracodawca odmówił uzasadniając, że wydał już pracownikowi odpis świadectwa pracy. Postępowanie pracodawcy jest nieprawidłowe. Przepisy nie określają liczby odpisów świadectwa pracy, zatem pracodawca powinien wydawać byłemu pracownikowi duplikat takiego dokumentu za każdym razem, kiedy pracownik wystąpi o to z umotywowanym wnioskiem.

Pracodawca nie ma prawa pobierać jakichkolwiek opłat z tytułu wydania takiego odpisu.


Sporządzenie odpisu świadectwa

Reklama

Przepisy nie regulują również technicznej strony sporządzenia odpisu świadectwa pracy. Z całą pewnością postępowanie pracodawcy będzie nieprawidłowe, jeżeli zostanie sporządzone od podstaw całkowicie nowe świadectwo pracy, z obecną datą czy z uwzględnieniem nowych danych wynikających np. z przekształceń firmy, ponieważ w przepisach występuje pojęcie „odpis”, a nie kopia. Zgodnie z przeważającym poglądem panującym w literaturze prawa pracy przyjmuje się, że skserowanie czy sporządzenie fotokopii przez pracodawcę egzemplarza świadectwa pracy przechowywanego w dokumentacji pracowniczej nie spełni wymogu sporządzenia odpisu.

Należy zatem uznać, że sporządzenie duplikatu świadectwa polega na przygotowaniu identycznego jak oryginał odpisu tego świadectwa, który powinien zawierać wszystkie informacje zawarte w kopii świadectwa pracy, będącej w posiadaniu pracodawcy, konieczne do ustalenia uprawnień pracowniczych. Wątpliwości budzi kwestia, kto powinien podpisać sporządzony odpis świadectwa – czy zawsze musi to być ta sama osoba, która podpisała wcześniej wydane pracownikowi świadectwo. W praktyce może to być utrudnione – wówczas nie ma przeszkód, aby odpis został opatrzony podpisem obecnego pracodawcy lub osoby występującej w imieniu pracodawcy w sprawach pracowniczych. Dopuszczalne jest też podanie na kopii informacji, że świadectwo pracy podpisał np. dryrektor X.

Z wydaniem pracownikowi świadectwa pracy wiąże się obowiązek przechowywania jego kopii w dokumentacji pracowniczej. Przepisy nie wprowadzają takiego obowiązku w przypadku wydania pracownikowi odpisu kopii świadectwa. Z praktycznych względów wskazane jest umieszczenie w części C akt osobowych informacji o fakcie sporządzenia i wydania pracownikowi takiego odpisu. Dobrym rozwiązaniem może być sporządzenie odpisu w 2 egzemplarzach – jednego dla byłego pracownika, a drugi można przechowywać w dokumentacji pracowniczej wraz z wnioskiem byłego pracownika w sprawie wydania odpisu.

Korekta odpisu świadectwa

W praktyce może się zdarzyć, że odpis świadectwa pracy zawiera błędy. Przepisy prawa pracy nie regulują trybu postępowania w takiej sytuacji. Należy jednak przyjąć, że były pracownik może wówczas wystąpić do byłego pracodawcy z wnioskiem o wydanie nowego, poprawnie sporządzonego odpisu. Może to uczynić w każdym czasie, a nie tylko w 7-dniowym terminie zastrzeżonym do wystąpienia z wnioskiem o sprostowanie oryginału świadectwa, które pracodawca wydał w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy. Pracodawca nie ma prawa odmówić sporządzenia nowego, poprawionego odpisu świadectwa pracy.

Podstawa prawna:

  • art. 97 § 1, § 4 Kodeksu pracy,
  • § 2, § 3, § 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (Dz.U. Nr 60, poz. 282 ze zm.),
  • § 6 ust. 2 pkt 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 ze zm.).
Poszerzaj swoją wiedzę, korzystając z naszego programu
INFORLEX Książki dla Firm
INFORLEX Książki dla Firm
Tylko teraz
598,00 zł
798,00
Przejdź do sklepu
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    PIP przeprowadzi kontrolę bez zapowiedzi

    Kontrola PIP już niedługo będzie mogła odbyć się bez zapowiedzi. Przewidziano to w nowelizacji ustawy Prawo przedsiębiorców.

    Lodołamacze 2021 - zgłoszenia do 15 sierpnia!

    Lodołamacze 2021 - zapraszamy do udziału w 16 edycji konkursu! Patronem medialnym wydarzenia jest portal Infor.pl.

    Zasiłek macierzyński - jakie zmiany?

    Zasiłek macierzyński - jakie zmiany chce wprowadzić ZUS? Czym jest okres wyczekiwania?

    Podatki i składka zdrowotna - zmiany od 1 stycznia 2022 r.

    Podatki i składka zdrowotna - jakie zmiany wprowadza Polski Ład? Co zmieni się od 1 stycznia 2022 r.?

    Planner kadrowo-płacowy na sierpień 2021 r.

    Planner kadrowo-płacowy na sierpień 2021 r. wymienia wszystkie obowiązki miesięczne. Jaki jest wymiar czasu pracy w sierpniu? Ile wynosi dodatek nocny?

    Obowiązek szczepień dla niektórych grup zawodowych?

    Obowiązek szczepień dla niektórych grup zawodowych może wejść w życie?

    Pracownicy punktów szczepień jak funkcjonariusze publiczni

    Pracownicy punktów szczepień będą traktowani jak funkcjonariusze publiczni. Co to oznacza?

    Zaświadczenie z ZUS ściągniesz z Internetu

    Zaświadczenie o wysokości emerytury lub zasiłku z ZUS można ściągnąć z Internetu. Jak stworzyć elektroniczne potwierdzenie?

    PIP - coraz częstsze kontrole i decyzje

    Kontrole PIP odbywają się coraz częściej. Gdzie jest ich najwięcej? Jakie branże są najczęściej kontrolowane?

    Kalkulator wynagrodzeń Polski Ład - zlecenie 2022

    Kalkulator wynagrodzeń od umów zlecenie w 2022 r. - jak Polski Ład wpłynie na wysokość wynagrodzenia netto przy zleceniu?

    IOSKU: ile masz na koncie w ZUS?

    IOSKU czyli informacja o tym, ile masz na koncie w ZUS. Jak sprawdzić? Ile wyniesie przyszła emerytura?

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń, umowa o pracę

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń pozwala obliczyć dla umowy o pracę wysokość pensji netto, zaliczki na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenie społeczne w 2022 r.

    Lista obecności a ewidencja czasu pracy – różnice

    Lista obecności pracowników - czy jest obowiązkowa? Czy zastępuje ewidencję czasu pracy? Jakie informacje można zamieścić w tych dokumentach kadrowych? Czy można prowadzić je w elektroniczny sposób? Wyjaśniamy w artykule.

    Pracodawca dyskryminuje pracownika - co można zrobić?

    Dyskryminacja w pracy - kiedy można mówić o nierównym traktowaniu pracowników? Co można zrobić, kiedy pracodawca dyskryminuje pracownika?

    Wpłaty do PPK także od wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia

    Wpłaty do PPK nalicza się także od wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK po ustaniu zatrudnienia. Czy nalicza się je od nagrody stanowiącej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe? Jeśli tak, to w jakiej wysokości procentowej?

    Ile wynosi najniższa krajowa?

    Najniższa krajowa w 2021 i 2022 r. - ile wynosi brutto i netto? Jaka jest stawka godzinowa? Oto kalkulator wynagrodzeń.

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - zmiany w projekcie

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - jest nowa wersja projektu nowelizacji. Co się zmieni?

    Rejestracja w urzędzie pracy a umowa zlecenie, dzieło, działalność

    Rejestracja w urzędzie pracy - czy bezrobotny może wykonywać pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub prowadzić działalność nierejestrowaną?

    Prezeska, prawniczka, psycholożka - kobiety o feminatywach

    Feminatywy - jakim językiem pisane są oferty pracy? Jak kobiety oceniają żeńskie nazwy stanowisk, np. prezeska, prawniczka, psycholożka? Oto wyniki badania.

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca - jak uzyskać [PORADNIK]

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca. Od 1 stycznia 2018 roku obowiązują nowe regulacje prawne dotyczące cudzoziemców świadczących prace sezonową. O zezwolenie typu S, czyli na pracę sezonową, mogą ubiegać się pracodawcy, którzy planują zatrudnić obcokrajowców do pracy w rolnictwie, ogrodnictwie lub turystyce.

    Błędy w umowie o pracę - jak je poprawić?

    Błędy w umowie o pracę w zakresie wynagrodzenia i innych świadczeń - jak je poprawić?

    Pracodawcy nie chcą pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna nie jest dla pracodawców najlepszym rozwiązaniem. Prawie wszyscy chcą powrotu do biur. Wprowadzą elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

    Udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego - ustawa o covid-19

    Zaległy urlop wypoczynkowy - jak udzielić zgodnie z ustawą o COVID-19?

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę i kwalifikacje pracownika. Obecnie skupia się na zatrudnianiu bezrobotnych. Rząd chce rozszerzyć jego kompetencje.

    Utrata pracy i finanse - obawy pracowników

    Utrata pracy i finanse to główne zmartwienia polskich pracowników. Ratują ich jednak deficyty kadrowe.