Kategorie

Praca zdalna - co każdy pracodawca powinien o niej wiedzieć?

Marta Lazar
Ślązak, Zapiór i Partnerzy – Kancelaria Adwokatów i Radców Prawnych sp. p.
Ekspert we wszystkich dziedzinach prawa związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej
Decyzja o poleceniu pracy zdalnej leży wyłącznie w gestii pracodawcy. Pracownik może oczywiście zawnioskować o pracę w takim trybie, jednak nie może on na pracodawcy niczego wymusić, powołując się np. na obawy przed zarażeniem./Fot. Shutterstock
Decyzja o poleceniu pracy zdalnej leży wyłącznie w gestii pracodawcy. Pracownik może oczywiście zawnioskować o pracę w takim trybie, jednak nie może on na pracodawcy niczego wymusić, powołując się np. na obawy przed zarażeniem./Fot. Shutterstock
shutterstock
Obecnie przepisy nie definiują pracy zdalnej. Chociaż wielu pracodawców umożliwiło pracownikom wykonywanie pracy zdalnej w celu przeciwdziałania COVID-19, to wciąż budzi ona wiele wątpliwości. Co każdy pracodawca powinien zatem wiedzieć o pracy zdalnej?

Praca zdalna - pracodawco, co musisz wiedzieć?

Od wejścia w życie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych w wielu zakładach pracy zapanował organizacyjny chaos. Z jednej strony chęć zastosowania się do rekomendacji rządu i obawa przed zarażaniem, a z drugiej realna obawa o dalsze, efektywne funkcjonowanie zakładu pracy. Wielu z pracodawców umożliwiło swoim pracownikom pracę zdalną. Dla tych, którzy dotychczas jej nie wykorzystywali, nowa sytuacja okazuje się być nie lada wyzwaniem. Czym praca zdalna tak właściwie jest i co każdy pracodawca wiedzieć powinien, aby przejść ten ciężki czas odpowiedzialnie?

Polecamy: INFORLEX Twój Biznes Jak w praktyce korzystać z tarczy antykryzysowej Zamów już od 98 zł

Praca zdalna – czym właściwie jest?

Reklama

Żadne z obecnie obowiązujących przepisów nie definiują pojęcia pracy zdalnej. Nie należy jej utożsamiać z tzw. telepracą, szczegółowo uregulowaną w kodeksie pracy, polegającą na wykonywaniu pracy regularnie poza zakładem pracy i przekazywaniu jej wyników pracodawcy w szczególności za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej (art. 675 i n. KP).

Praca zdalna to pojęcie szersze. Najkrócej rzecz ujmując, pracownik wykonuje wszystkie dotychczasowe obowiązki z taką różnicą, że robi to w miejscu innym niż zakład pracy. Tzw. home office może więc przebiegać w różnoraki sposób, w tym także bez użycia środków komunikacji elektronicznej (komputera, internetu) i bez bieżącego raportowania. Jego przebieg uzależniony jest od charakteru pracy i indywidualnych obowiązków pracowniczych. Przykładowo pracownik na odległość analizuje, sporządza dokumenty, projekty, zadania a pracodawcy przekazywane są wyłącznie efekty jego pracy.

Odpowiedzi i wskazówek nie daje również sama ustawa, z której pracodawca może jedynie wywnioskować, że praca zdalna to praca określona w umowie o pracę, wykonywana poza miejscem stałego jej wykonywania w celu przeciwdziałania COVID-19. Nie bez znaczenia jest fakt, że niekoniecznie jest to praca wykonywana z domu – przepisy ustawy nie odwołują się do warunków mieszkaniowych lub rodzinnych pracownika przy polecaniu pracy zdalnej. Za w pełni uzasadnione zatem można uznać obawy i wątpliwości pracodawców – brak ewidencji, faktycznej kontroli nad pracownikami może przełożyć się na jakość pracy wykonywanej zdalnie. Szereg wątpliwości budzi również bezpieczeństwo powierzanych pracownikom danych czy sprzętów.

Co na pewno wiadomo?

1. To pracodawca, a nie pracownik decyduje o pracy zdalnej

Decyzja o poleceniu pracy zdalnej leży wyłącznie w gestii pracodawcy. Pracownik może oczywiście zawnioskować o pracę w takim trybie, jednak nie może on na pracodawcy niczego wymusić, powołując się np. na obawy przed zarażeniem. Zgodnie z treścią art. 100 § 1 k.p. obowiązkiem pracownika jest stosowanie się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę. Odmowa wykonania polecenia pracodawcy, o ile nie jest ono sprzeczne z prawem lub umową o pracę, może skutkować nałożeniem na pracownika kary porządkowej. Pracodawca może stosować karę upomnienia lub nagany za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, jak również przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 108 § 1 k.p.).

2. Forma polecenia pracy zdalnej

Zważywszy, że ustawa nie reguluje formy polecenia pracy zdalnej, uznać należy, że może ono zostać wydane w dowolnej formie, również ustnie. Najbezpieczniejszym rozwiązaniem będzie jednak z pewnością wydanie polecenia w formie pisemnej, ewentualnie przesłanie drogą mailową na służbowy adres e-mail. Należy też pamiętać, że zgodnie z art. 3 ustawy, praca zdalna może być polecona pracownikowi, a zatem preferowanym jest, aby polecenie było skierowane indywidualnie do każdego z pracowników. Ustawa nie nakłada na pracodawcę obowiązku zawarcia w poleceniu uzasadnienia, określa natomiast, że pracodawca może polecić pracownikowi pracę zdalną tylko w celu przeciwdziałania COVID-19. Zgodnie z treścią art. 2 ust. 2 ustawy, przez przeciwdziałanie COVID-19 rozumie się wszelkie czynności związane ze zwalczaniem zakażenia, zapobieganiem rozprzestrzenianiu się, profilaktyką oraz zwalczaniem skutków choroby wywołanej zakażeniem wirusem SARS-CoV-2. Polecając pracownikowi pracę zdalną, pracodawca powinien więc działać w takim celu.

3. Tylko na czas określony

Reklama

Zgodnie z treścią wskazanego przepisu polecenie pracy zdalnej może zostać nałożone na czas określony. Pracodawca zobowiązany jest więc z góry oznaczyć czas pracy zdalnej pracownika. Nie ma możliwości, aby pracodawca wydał polecenie pracy zdalnej na czas nieokreślony. Jednocześnie ustawodawca nie wskazał maksymalnego okresu wykonywania pracy zdalnej – należy jednak pamiętać, że to, jak długo praca wykonywana będzie w tym trybie uzależnione jest od celu, w jakim pracownik został na nią skierowany, tzn. przeciwdziałania COVID-19. Pewną wskazówkę stanowi art. 36 ust. 1 ustawy, zgodnie z którym część z przepisów, w tym przepisów regulujący pracę zdalną, traci swą moc po upływie 180 dni od dnia wejścia w życie. Uzasadnionym jest więc, aby czas pracy zdalnej pracownika nie przekraczał okresu, liczonego od 8 marca 2020 r., tzn. dnia, w którym ustawa weszła w życie. Ustawa nie zawiera żadnych ograniczeń w zakresie ewentualnego skracania lub wydłużania okresu wykonywania pracy zdalnej, należy zatem uznać, że dopuszczalne jest zarówno jego skrócenie jak i wydłużenie na czas oznaczony i uzasadniony przeciwdziałaniem COVID-19.

Z treści art. 3 ustawy wynika ponadto, że regulacja w zakresie polecenia pracy zdalnej dotyczy wyłącznie pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Nie jest jednak wykluczone, aby zdecydował się on skierować do wykonywania pracy zdalnej także osoby nieobjęte umowami o pracę.

4. Regulamin pracy zdalnej

Praca zdalna rodzi wiele potencjalnych niebezpieczeństw zarówno po stronie pracodawcy, jak i pracowników. Po pierwsze pojawia się wiele wątpliwości co do kwestii ochrony danych, powierzonych sprzętów i odpowiedzialności za niego, a także bezpieczeństwa i higieny pracy. Niełatwo jest również wydawać wiążące polecenia, w tym zlecań zadania na odległość. Wszystko w tym zakresie zależy od dobrej woli i zrozumienia obu stron stosunku pracy. Nie ułatwia również sygnalizowany brak rozwiązań prawnych, które narzuciłyby odgórnie określony tryb i zasady, według których praca zdalna mogłaby funkcjonować.

Dlatego też każdy z pracodawców, który zdecydował się na powierzenie pracownikom pracy zdalnej powinien rozważyć przyjęcie wewnątrzzakładowego aktu prawa pracy jakim jest regulamin wykonywania pracy zdalnej. W interesie każdego przedsiębiorcy jest, aby praca, w tym zdalna, świadczona była w sposób efektywny i zorganizowany oraz aby mógł on wyegzekwować od pracowników stosowanie się do jasno ustalonych reguł. W treści regulaminu warto więc zawrzeć ogólne zasady organizacji pracy zdalnej, w tym m.in. zasady kontaktowania się pracodawcy z pracownikami, sposoby ewidencjonowania faktycznego czasu spędzanego na pracy (np. przed komputerem), prawa i obowiązki obu stron, w tym w szczególności instrukcje bezpiecznej i higienicznej pracy. Należy mieć bowiem na uwadze, że zakres obowiązków pracodawcy względem pracowników w tym zakresie zasadniczo się nie zmienia.

Największym wyzwaniem wydaje się jednak zabezpieczenie szeroko pojętych danych, w tym danych osobowych. Te kwestie, zważywszy, że brak jest jakichkolwiek wymagań dotyczących warunków, w jakich pracownik pracuje zdalnie, powinny być uregulowane szczególnie pieczołowicie. Odpowiednio sporządzony i zredagowany regulamin powinien zobowiązać pracownika do stosowania adekwatnych zabezpieczeń przy świadczeniu pracy, w tym w zakresie korzystania ze sprzętu komputerowego i telefonów służbowych, używania mobilnych nośników danych oraz obsługiwania poczty elektronicznej. Należy także zwrócić uwagę na zasady odpowiedzialności za powierzony pracownikowi sprzęt elektroniczny. Dzięki kompleksowo przygotowanej regulacji, pracodawca może zabezpieczyć się i ograniczyć ryzyko wystąpienia wielu potencjalnych problemów mogących ujawnić się podczas okresu obowiązkowej izolacji. Nie należy też zapominać, że taki dokument może być także wykorzystany w przyszłości, w każdym innym przypadku, w którym zajdzie potrzeba zastosowania pracy zdalnej – która ma przecież sama w sobie wiele zalet.

Polecamy serwis: Prawa i obowiązki

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po nasze publikacje
Ustawa o rachunkowości z komentarzem do zmian
Ustawa o rachunkowości z komentarzem do zmian
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń, umowa o pracę

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń pozwala obliczyć dla umowy o pracę wysokość pensji netto, zaliczki na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenie społeczne w 2022 r.

    Lista obecności a ewidencja czasu pracy – różnice

    Lista obecności pracowników - czy jest obowiązkowa? Czy zastępuje ewidencję czasu pracy? Jakie informacje można zamieścić w tych dokumentach kadrowych? Czy można prowadzić je w elektroniczny sposób? Wyjaśniamy w artykule.

    Pracodawca dyskryminuje pracownika - co można zrobić?

    Dyskryminacja w pracy - kiedy można mówić o nierównym traktowaniu pracowników? Co można zrobić, kiedy pracodawca dyskryminuje pracownika?

    Wpłaty do PPK także od wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia

    Wpłaty do PPK nalicza się także od wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK po ustaniu zatrudnienia. Czy nalicza się je od nagrody stanowiącej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe? Jeśli tak, to w jakiej wysokości procentowej?

    Ile wynosi najniższa krajowa?

    Najniższa krajowa w 2021 i 2022 r. - ile wynosi brutto i netto? Jaka jest stawka godzinowa? Oto kalkulator wynagrodzeń.

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - zmiany w projekcie

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - jest nowa wersja projektu nowelizacji. Co się zmieni?

    Rejestracja w urzędzie pracy a umowa zlecenie, dzieło, działalność

    Rejestracja w urzędzie pracy - czy bezrobotny może wykonywać pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub prowadzić działalność nierejestrowaną?

    Prezeska, prawniczka, psycholożka - kobiety o feminatywach

    Feminatywy - jakim językiem pisane są oferty pracy? Jak kobiety oceniają żeńskie nazwy stanowisk, np. prezeska, prawniczka, psycholożka? Oto wyniki badania.

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca - jak uzyskać [PORADNIK]

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca. Od 1 stycznia 2018 roku obowiązują nowe regulacje prawne dotyczące cudzoziemców świadczących prace sezonową. O zezwolenie typu S, czyli na pracę sezonową, mogą ubiegać się pracodawcy, którzy planują zatrudnić obcokrajowców do pracy w rolnictwie, ogrodnictwie lub turystyce.

    Błędy w umowie o pracę - jak je poprawić?

    Błędy w umowie o pracę w zakresie wynagrodzenia i innych świadczeń - jak je poprawić?

    Pracodawcy nie chcą pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna nie jest dla pracodawców najlepszym rozwiązaniem. Prawie wszyscy chcą powrotu do biur. Wprowadzą elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

    Udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego - ustawa o covid-19

    Zaległy urlop wypoczynkowy - jak udzielić zgodnie z ustawą o COVID-19?

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę i kwalifikacje pracownika. Obecnie skupia się na zatrudnianiu bezrobotnych. Rząd chce rozszerzyć jego kompetencje.

    Utrata pracy i finanse - obawy pracowników

    Utrata pracy i finanse to główne zmartwienia polskich pracowników. Ratują ich jednak deficyty kadrowe.

    Ukąszenie kleszcza a wypadek przy pracy - obowiązki pracodawcy

    Ukąszenie kleszcza - czy to może być wypadek przy pracy? Czy pracodawca zatrudniający pracowników do pracy na świeżym powietrzu ma obowiązek zabezpieczenia ich przed kleszczami?

    Sygnalista w firmie od 17 grudnia 2021 r. - co z ustawą?

    Sygnalista w firmie musi być wdrożony od 17 grudnia 2021 r. Polska musi implementować przepisy unijne do 16 grudnia tego roku. Co z ustawą o sygnalistach?

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator wymiaru urlopu wypoczynkowego pozwala wyliczyć, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi.

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni - zwolnienie z ZUS

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni mogą składać wnioski o zwolnienie z ZUS za lipiec, sierpień i wrzesień 2020 r. Do kiedy? Jakie warunki należy spełnić?

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa przyznaje postojowe i zwolnienie z ZUS. Jakie kody PKD? Jakie warunki należy spełnić? Do kiedy złożyć wniosek?

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS otrzymują wsparcie z ZUS. Mogą liczyć na postojowe i zwolnienie z opłacania składek. Do kiedy można składać wnioski?

    Minimalna płaca w 2022 r. brutto netto

    Minimalna płaca w 2022 r. wyniesie 3000 zł brutto. Ile to netto?

    Emerytura brutto netto - kalkulator

    Emerytura brutto - ile to netto? Kalkulator emerytalny pozwala ustalić wysokość emerytury. Oblicz.

    Ochrona przedemerytalna - ile lat?

    Ochrona przedemerytalna - ile lat trwa ochrona przed zwolnieniem? Od ilu lat pracownika zaczyna obowiązywać pracodawcę?

    Strategia Demograficzna 2040 - ocena Konfederacji Lewiatan

    Strategia Demograficzna 2040 jest zbyt ogólna i nie odpowiada współczesnym trendom związanym z rodziną. Jak ocenia ją Konfederacja Lewiatan?

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu. Czy trzeba poinformować ZUS o zmianie miejsca pobytu?