Kategorie

Koordynacja grupy pracowników tymczasowych

Aleksandra Tokarewicz
Potrzeba pozyskiwania dodatkowych grup pracowników to wyzwanie, z którym regularnie mierzą się firmy, których praca odznacza się dużą sezonowością. Szczególnie dotyczy to przedsiębiorstw należących do branży logistycznej lub produkcyjnej, gdzie wielokrotnie następują wzrosty i spadki zapotrzebowania na dodatkową kadrę.

Nowa grupa pracowników zawsze stwarza w firmie potrzebę szczegółowego wdrożenia do pełnienia obowiązków zawodowych (onboarding), nadzoru, koordynowania ich działań oraz wypełniania czynności administracyjnych. Wiąże się to zwykle z oddelegowaniem ze strony firmy konkretnego pracownika, by czuwał nad nowo zatrudnionymi. Szczególną grupą są pracownicy tymczasowi. Mimo że wykonują oni pracę w firmie i pod nadzorem pracodawcy – zwanego w tej sytuacji pracodawcą użytkownikiem – w świetle prawa są zatrudnieni przez agencję pracy tymczasowej i bezpośrednio jej podlegają. Czasami, w wyniku nieodpowiednio przeprowadzonego procesu rekrutacji oraz wprowadzenia w nowe miejsce pracy, dochodzi do sytuacji, w której pracownicy tymczasowi nie utożsamiają się ani z pracodawcą użytkownikiem, ani z agencją, która ich zatrudniła. Efektem tego może być słaba motywacja do pracy, liczne absencje i niska wydajność pracowników. Z tego względu dość popularnym rozwiązaniem jest zastosowanie modelu współpracy pomiędzy pracodawcą oraz agencją pracy tymczasowej opierającego się na koordynowaniu działań pracowników tymczasowych przez koordynatora oddelegowanego z agencji.

Właściwie dopasować

Zakres obowiązków konsultanta może być bardzo szeroki. Odpowiada on za prowadzenie procesów rekrutacyjnych, koordynuje pracę zatrudnionych pracowników tymczasowych, przejmuje obowiązki administracyjne, przeprowadza analizę efektywności pracy, motywuje pracowników oraz ocenia zapotrzebowanie na nich w najbliższym czasie. Z tego względu ważne jest, aby zapoznał się on z systemem pracy w firmie, poznał normy wydajnościowe czy sposób wykonywania obowiązków, np. to, w jaki sposób w magazynie pakowane są produkty. Pozwala mu to na bardziej trafne określenie wymagań wobec kandydatów i lepszą selekcję pracowników na etapie rekrutacji.

Konsultant może prowadzić proces koordynacji, przebywając w firmie klienta w określonych godzinach na tzw. dyżurach. Drugą możliwością jest tzw. on-site management, w ramach którego koordynator przebywa w firmie 8 godzin dziennie, tak jak pracownik firmy klienta. – Wybór odpowiedniego modelu pracy konsultanta zależy od liczby pracowników, ich rotacji oraz typów realizacji zamówień, jakie nowo zatrudnieni pracownicy będą wykonywać – mówi Anita Kolano, kierownik Oddziału w Grupie Job.

Przedstawiciel agencji koordynujący z oddziału pracę zatrudnionych jest dobrym rozwiązaniem w przypadku grupy 20–30 pracowników tymczasowych. Przy większej ich liczbie oraz skokowym charakterze realizowanych zamówień warto jednak rozważyć rozwiązanie w formie on-site management z koordynatorem pracującym w pełnym wymiarze czasu pracy u jednego pracodawcy użytkownika. – Zdarzyło się nam, że współpracowaliśmy z konsultantem pracującym w oddziale agencji – mówi Ewa Mendak, główny specjalista ds. personalnych w Kuehne-Nagel, firmie z branży logistycznej. – Niestety, w wyniku częstych zmian wolumenu zatrudnienia, które następowały w krótkim czasie, nie był on w stanie sprostać wymaganiom związanym z procesem selekcji i rekrutacji – wyjaśnia Ewa Mendak. Może się zdarzyć tak, że zapotrzebowanie na wybór określonego trybu pracy konsultanta weryfikowane jest podczas już trwającej współpracy. – W trakcie realizacji zlecenia dla jednej z firm transportowych pojawiło się zapotrzebowanie na kolejnych pracowników tymczasowych i klient zadecydował, że konsultant wcześniej koordynujący zatrudnionych z oddziału powinien zostać oddelegowany do firmy na stałe – wspomina Anita Kolano.


Stała współpraca

Dodatkowo rozwiązanie w formie on-site management zapewnia odpowiedni nadzór nad dużą grupą pracowników, daje pewność, że wszystkie sprawy kadrowo-administracyjne są prowadzone na bieżąco i w prawidłowy sposób. Prowadzi ono również do znaczącego odciążenia pracodawcy, ponieważ nie musi się on martwić sprawami związanymi z pracownikami tymczasowymi. Mają oni stały kontakt z przedstawicielem agencji i mogą kierować do niego pytania i prośby, np. dotyczące dokumentów. Koordynator pracujący na miejscu ma również możliwość szybszego reagowania, np. przywołuje lub odwołuje grupy pracowników w przypadku szybko zmieniającego się zapotrzebowania lub rekrutuje nowych kandydatów, jeżeli któryś z pracowników nie stawi się w pracy na wyznaczoną zmianę. W przypadku pracy z oddziału o niezrealizowanym zamówieniu lub słabej frekwencji konsultant dowiaduje się od klienta, i to najczęściej z opóźnieniem. – Czasami nawet drobnostka ma wpływ na efektywność pracy. Zdarzało się nam, że zatrudnionym rozdano za małe rękawiczki lub brakowało nożyków do rozcinania kartonów, co spowodowało, że musieli się nimi wymieniać, a w rezultacie czekać na zwolnienie narzędzia. Przełożyło się to na znaczne wydłużenie czasu potrzebnego do wykonania pracy. Właśnie dlatego tak ważna jest bieżąca kontrola jakości i wydajności pracy – podkreśla Anita Kolano.

W firmie Kuehne-Nagel model współpracy z koordynatorem w formie on-site management stał się pewnego rodzaju standardem współpracy z agencjami pracy tymczasowej. – Rozwiązanie to z pewnością ułatwia zarządzanie pracownikami tymczasowymi przez pracodawcę użytkownika. Pozwala także na podniesienie motywacji oraz podwójny nadzór nad tą grupą zatrudnionych, co jednocześnie powoduje, że chętniej przychodzą do pracy, pracują wydajniej i elastycznie reagują na zmieniające się warunki czy czasokres pracy – mówi Sebastian Ociepka, kierownik Magazynu Kolonia Klepaczka w Kuehne-Nagel. Należy jednak mieć na uwadze, że nawet koordynator pracujący w ramach on-site management nie jest dostępny bez przerwy. W przypadku nagłego zdarzenia reaguje on natychmiast, jednak nie jest w stanie uczestniczyć we wszystkich spotkaniach czy analizach w firmie. Dlatego należy pamiętać o ograniczeniach związanych z wykonywaniem obowiązków nawet przez konsultanta, który jest oddelegowany na stałe.

Master Vendor – czyli jak odciążyć pracodawcę

W przypadku wystąpienia dużego zapotrzebowania na pracowników tymczasowych w krótkim czasie, np. na tysiąc osób, firma może polecić zrekrutowanie brakującego personelu jednej agencji. Zazwyczaj jednak nie jest to praktykowane z uwagi na potrzebę uzyskania dodatkowych pracowników również po stronie agencji, których musi ona zatrudnić do wykonania tego zlecenia. Bardzo często jednak nie mają oni takiego doświadczenia jak specjaliści na stałe zatrudnieni w agencji. Wtedy firma wykazująca zapotrzebowanie na dodatkową kadrę, nawiązuje współpracę z kilkoma agencjami pracy tymczasowej, które łącznie dostarczają wymaganą liczbę pracowników. Koordynacji i utrzymywania kontaktów z agencjami może się wtedy podjąć pracownik danego przedsiębiorstwa. Nie jest to jednak łatwe przedsięwzięcie. Wymaga ono ciągłej kontroli napływu i odpływu rekrutowanych grup pracowników czy zgłaszania do kilku agencji bieżącego zapotrzebowania lub problemów z pracownikami. Firma Coko-Werk, w której wzrosło zapotrzebowanie na pracowników montażowych oraz obsługujących wtryskarki, koordynację pracy czterech agencji powierzyła swojemu specjaliście ds. kadr i płac. – Przygotowanie grafików personalnych na cały tydzień zajmowało wiele czasu. Najbardziej pracochłonne okazywały się codzienne modyfikacje grafików spowodowane głównie brakiem frekwencji wśród wszystkich pracowników, które wynikały np. z niespodziewanych urlopów na żądanie czy zwolnień chorobowych. Nasz specjalista nie nadążał za zmianami, co powodowało wiele pomyłek w grafiku produkcyjnym – opowiada Krystian Wicher, kierownik produkcji w firmie Coko-Werk.


Rozwiązaniem, które zaczyna być coraz częściej stosowane na rynku polskim, jest tzw. usługa Master Vendor wzorowana na rynku zagranicznym. Jest to sposób organizacji polegający na tym, że jedna z agencji pracy tymczasowej przejmuje rolę dostawcy wiodącego i koordynuje tym samym pracę pozostałych agencji pełniących w tym układzie rolę poddostawców. Tego typu rozwiązanie umożliwia znaczące odciążenie pracodawcy użytkownika od koordynacji i kontrolowania pracy kilku agencji. Przekłada się to także na ujednolicenie standardów rekrutacji, szkoleń czy wdrażania osób w obowiązki zawodowe, które w przypadku kilku agencji najczęściej różnią się między sobą, przez co klient otrzymuje grupę inaczej przygotowanych do pracy osób. Doświadczenie agencji pełniącej funkcję dostawcy wiodącego pozwala również na optymalizację komunikacji pomiędzy wszystkimi agencjami, co znacząco usprawnia pomiędzy nimi współpracę i zwiększa szybkość reagowania na zapotrzebowanie klienta. – Po pojawieniu się naprawdę dużego zapotrzebowania na pracowników tymczasowych rolę koordynatora powierzyliśmy konsultantowi z agencji. Wynikało to z tego, że nasz pracownik nie był w stanie właściwie wywiązywać się z powierzonych mu zadań przy takiej liczbie pracowników – mówi Krystian Wicher. Dodatkowo, ze względu na specyfikę stanowiska i rozbudowany system komputerowy, firma Coko-Werk zdecydowała się na powierzenie osobom z firmy roli szkoleniowców pracowników zrekrutowanych na stanowiska operatorów wtryskarek. Przygotowywaniem do pracy na pozostałych stanowiskach zajmował się konsultant agencji. – Kolejne stanowiska szkoleniowe utworzone w naszej firmie wiązały się z dodatkowymi kosztami, jednak takimi, które szybko się zwróciły. Odpowiednio przeszkolona kadra pracowała dokładniej i bardziej efektywnie – zaznacza Krystian Wicher.

Tort właściwie podzielony

Należy jednak pamiętać o tym, aby w trakcie podejmowania decyzji o wdrożeniu usługi Master Vendor w odpowiedni sposób wybrać agencję mającą pełnić funkcję głównego dostawcy. Ma to znaczenie z tego względu, że klient praktycznie traci kontrolę nad tym, w jaki sposób prowadzona jest rekrutacja i dobierani są poddostawcy oraz jak odbywa się podział zamówień pomiędzy poszczególnymi agencjami. Ponieważ dostawca wiodący ma kontrolę nad podziałem zlecenia, istnieje zagrożenie, że zapewni on sobie największą jego część. Z tego względu może pojawić się problem z motywacją innych agencji do permanentnej rekrutacji, a zbyt niski wolumen przydzielonego zlecenia sprawić, że nie zgodzą się one na pełnienie funkcji poddostawcy. Dlatego właśnie wybór agencji pełniącej funkcję Master Vendora jest kluczowy. Musi ona w odpowiedni sposób współpracować z poddostawcami i ich motywować. Powinna także dobrze znać rytm pracy firmy klienta i zapotrzebowanie, po to aby odpowiednio do niego dopasowywać proces rekrutacji. Dobrze dobrana do roli Master Vendora agencja dba o interes klienta, odpowiednio rozdzielając zamówienia pomiędzy siebie oraz poddostawców w taki sposób, aby wszyscy oni byli zmotywowani i zadowoleni z podziału zlecenia. Dzięki temu, jeżeli w kolejnym sezonie firma ponownie odczuje duże zapotrzebowanie na dodatkowych pracowników, agencja pełniąca funkcję dostawcy głównego szybko pozyska poddostawców.

O czym należy pamiętać, wybierając agencję pracy tymczasowej?

Najważniejszym kryterium wyboru agencji powinno być jej doświadczenie w branży. Z tego względu warto wybrać agencję, która specjalizuje się w obsłudze firm z konkretnego sektora. Jest to gwarantem, że w swoim portfolio ma ona znaczną liczbę klientów, w których praca tymczasowa opiera się na podobnych zasadach.

Równie ważne jest doświadczenie agencji w prowadzeniu podobnych projektów. Z tego względu istotne jest sprawdzenie jej referencji.

Warto zwrócić także uwagę na wartości agencji, sposób pracy i podejście do etyki w biznesie. To, jakie standardy prezentuje agencja, silnie wpływa na wizerunek leasingobiorcy. W tym kontekście dobry wybór agencji jest gwarancją, że obietnice jej marki zostaną spełnione.

 

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
SLIM VAT 2. Zmiany od 7 września i 1 października 2021 r.
SLIM VAT 2. Zmiany od 7 września i 1 października 2021 r.
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Jak można podzielić urlop ojcowski?

    Urlop ojcowski przysługuje w wymiarze 2 tygodni. Jak można go podzielić? Do kiedy należy go wykorzystać?

    Skrócenie izolacji i dopuszczenie pracownika do pracy

    Skrócenie izolacji i dopuszczenie pracownika do pracy - czy jest możliwe? Co na to prawo? Jakie świadczenia przysługują za czas izolacji?

    Składki KRUS - IV kwartał 2021 r.

    Składki KRUS w IV kwartale 2021 r. - ile wynosi miesięczna składka na ubezpieczenie wypadkowe, chorobowe i macierzyńskie?

    Dyscyplinarka za brak szkolenia BHP

    Czy brak szkolenia BHP może być podstawą dyscyplinarki? Czy można uznać to za ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracownika?

    Dzień Pracownika Służby BHP

    Dzień Pracownika Służby BHP przypada na 19 września każdego roku. Z tej okazji Minister Rodziny i Polityki Społecznej przygotowała list z podziękowaniami i życzeniami dla pracowników służb BHP.

    Dobre i złe nawyki pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna pomaga łączyć pracę z życiem prywatnym. Jakie są dobre i złe nawyki zdalnych pracowników? Oto wyniki badania przeprowadzonego w Wielkiej Brytanii, Francji i Niemczech.

    Płaca minimalna a gospodarka - podcast premiera

    Jaki wpływ na gospodarkę ma płaca minimalna? Czym skutkuje brak godziwego wynagrodzenia? Premier wystartował z autorskim podcastem.

    Składka zdrowotna 9% średniej płacy krajowej

    Składka zdrowotna liczona od średniej płacy krajowej to propozycja Rzecznika MŚP. Czy 9% przeciętnej płacy w gospodarce przy podatku liniowym to dobre rozwiązanie? Ile wyniosłaby w 2022 r.?

    Wzrost minimalnego wynagrodzenia - czy trzeba zmieniać umowę o pracę?

    Wzrost minimalnego wynagrodzenia - czy trzeba zmieniać umowę o pracę? Co roku rośnie kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę (tzw. najniższej krajowej, płacy minimalnej) i minimalnej stawki godzinowej. Już dziś wiadomo, że minimalne wynagrodzenie wzrośnie w 2022 r. do 3010 zł brutto (w 2021 roku wynosi 2800 zł). Pracownicy i pracodawcy mają wątpliwości, czy z uwagi na wzrost płacy minimalnej od nowego roku trzeba zmienić postanowienia wszystkich umów o pracę, które obecnie opiewają na kwotę niższą niż 3010 zł? Czy można nie zmieniać umów a np. uzupełniać wynagrodzenie za pracę, premią do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę? Co może zrobić pracownik, jeżeli pracodawca nie wypłaca mu minimalnego wynagrodzenia? Wyjaśnień w tym zakresie udzieliła Państwowa Inspekcja Pracy.

    Jak zapewnić bezpieczeństwo pracownikom zdalnym?

    Bezpieczeństwo pracowników zdalnych może stanowić duże wyzwanie. To w domu zdarza się najwięcej wypadków. Za co odpowiada pracodawca? Jakie są przepisy BHP?

    Potwierdzenie danych w ZUS - instrukcja

    Potwierdzenie danych w ZUS można otrzymać przez PUE ZUS. Jak samodzielnie utworzyć dokument? Oto instrukcja jak zrobić to krok po kroku.

    Potwierdzenie z PUE ZUS pobierze także świadczeniobiorca

    Elektroniczne Potwierdzenie z PUE ZUS pobierze teraz także świadczeniobiorca, np. potwierdzenie prawa do emerytury, renty, zasiłku.

    Od wypłat z PPK zazwyczaj nie pobiera się podatku Belki

    Wypłaty z PPK - uczestnik PPK może w każdym czasie skorzystać ze swoich środków. W niektórych przypadkach wiąże się to jednak z obowiązkiem zapłaty 19% zryczałtowanego podatku dochodowego (tzw. podatku Belki).

    Potrzeby pracowników - wnioski z pandemii

    Potrzeby pracowników różnią się w zależności od rodzaju pracowników: fizycznych i biurowych. Jakie wnioski można wyciągnąć z pandemii COVID-19?

    Nadgodziny średniotygodniowe Polaków - pandemia

    Nadgodziny średniotygodniowe Polaków w czasie pandemii wzrosły. Statystyczny pracownik ma w tygodniu 5,5 godziny nadgodzin.

    Narzędzia do identyfikacji talentów - 3 zalety

    Narzędzia do identyfikacji talentów pozwalają zwiększyć potencjał firmy. Jakie są 3 główne zalety tego typu narzędzi?

    Odprawa z tytułu zwolnienia z pracy w pandemii - wątpliwości

    Odprawa z tytułu zwolnienia z pracy w czasie pandemii została uregulowana przepisami ustawy covidowej. Czy nowy limit wysokości odpraw odnosi się do wszystkich świadczeń? Jakie wątpliwości budzą nowe przepisy?

    Nowe święto państwowe w Polsce od 2021 r.

    Nowe święto państwowe w Polsce od 2021 r. ustanawia Prezydent RP. Święto będzie w grudniu. Czy oznacza to kolejny dzień wolny od pracy?

    Niebieska Karta UE - będą zmiany

    Niebieska Karta UE dotyczy zatrudniania cudzoziemców spoza UE. Odbywa się na innych zasadach niż obywateli państw członkowskich UE. Europarlament przyjął przepisy ułatwiające zatrudnianie obcokrajowców.

    Jak najniższa krajowa rosła od 2015 do 2022 r.?

    Najniższa krajowa w 2015 r. wynosiła 1750 zł brutto. W 2022 r. będzie to 3010 zł brutto. Najniższa krajowa wzrosła o 1260 zł.

    Dzień próbny w pracy - płatny czy nie?

    Dzień próbny w pracy a wynagrodzenie - czy jest płatny? Co na to prawo? W celu sprawdzenia pracownika należałoby podpisać umowę na okres próbny.

    PIT-2 a ukończenie 26 roku życia - kiedy złożyć?

    PIT-2 a ukończenie 26 roku życia - kiedy należy złożyć oświadczenie? Co z podwyższonymi kosztami przychodu?

    ZUS ERO - emerytura z datą wsteczną

    ZUS ERO to wniosek o emeryturę z datą wsteczną. Podstawą przyznania lub przeliczenia emerytury z datą wcześniejszą są przepisy covidowe. Dla kogo jest ten wniosek?

    Odprawa emerytalna - wysokość, warunki

    Jaka jest wysokość odprawy emerytalnej? Jakie warunki należy spełnić, aby ją otrzymać? Czy odprowadza się od niej podatek i składki ZUS? Kiedy wypłacić odprawę?

    Jakie są składniki wynagrodzenia za pracę?

    Składniki wynagrodzenia za pracę to przede wszystkim wynagrodzenie zasadnicze i dodatki. Czym premia różni się od nagrody?