REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Koordynacja grupy pracowników tymczasowych

Aleksandra Tokarewicz

REKLAMA

Potrzeba pozyskiwania dodatkowych grup pracowników to wyzwanie, z którym regularnie mierzą się firmy, których praca odznacza się dużą sezonowością. Szczególnie dotyczy to przedsiębiorstw należących do branży logistycznej lub produkcyjnej, gdzie wielokrotnie następują wzrosty i spadki zapotrzebowania na dodatkową kadrę.

Nowa grupa pracowników zawsze stwarza w firmie potrzebę szczegółowego wdrożenia do pełnienia obowiązków zawodowych (onboarding), nadzoru, koordynowania ich działań oraz wypełniania czynności administracyjnych. Wiąże się to zwykle z oddelegowaniem ze strony firmy konkretnego pracownika, by czuwał nad nowo zatrudnionymi. Szczególną grupą są pracownicy tymczasowi. Mimo że wykonują oni pracę w firmie i pod nadzorem pracodawcy – zwanego w tej sytuacji pracodawcą użytkownikiem – w świetle prawa są zatrudnieni przez agencję pracy tymczasowej i bezpośrednio jej podlegają. Czasami, w wyniku nieodpowiednio przeprowadzonego procesu rekrutacji oraz wprowadzenia w nowe miejsce pracy, dochodzi do sytuacji, w której pracownicy tymczasowi nie utożsamiają się ani z pracodawcą użytkownikiem, ani z agencją, która ich zatrudniła. Efektem tego może być słaba motywacja do pracy, liczne absencje i niska wydajność pracowników. Z tego względu dość popularnym rozwiązaniem jest zastosowanie modelu współpracy pomiędzy pracodawcą oraz agencją pracy tymczasowej opierającego się na koordynowaniu działań pracowników tymczasowych przez koordynatora oddelegowanego z agencji.

Właściwie dopasować

Zakres obowiązków konsultanta może być bardzo szeroki. Odpowiada on za prowadzenie procesów rekrutacyjnych, koordynuje pracę zatrudnionych pracowników tymczasowych, przejmuje obowiązki administracyjne, przeprowadza analizę efektywności pracy, motywuje pracowników oraz ocenia zapotrzebowanie na nich w najbliższym czasie. Z tego względu ważne jest, aby zapoznał się on z systemem pracy w firmie, poznał normy wydajnościowe czy sposób wykonywania obowiązków, np. to, w jaki sposób w magazynie pakowane są produkty. Pozwala mu to na bardziej trafne określenie wymagań wobec kandydatów i lepszą selekcję pracowników na etapie rekrutacji.

Konsultant może prowadzić proces koordynacji, przebywając w firmie klienta w określonych godzinach na tzw. dyżurach. Drugą możliwością jest tzw. on-site management, w ramach którego koordynator przebywa w firmie 8 godzin dziennie, tak jak pracownik firmy klienta. – Wybór odpowiedniego modelu pracy konsultanta zależy od liczby pracowników, ich rotacji oraz typów realizacji zamówień, jakie nowo zatrudnieni pracownicy będą wykonywać – mówi Anita Kolano, kierownik Oddziału w Grupie Job.

Przedstawiciel agencji koordynujący z oddziału pracę zatrudnionych jest dobrym rozwiązaniem w przypadku grupy 20–30 pracowników tymczasowych. Przy większej ich liczbie oraz skokowym charakterze realizowanych zamówień warto jednak rozważyć rozwiązanie w formie on-site management z koordynatorem pracującym w pełnym wymiarze czasu pracy u jednego pracodawcy użytkownika. – Zdarzyło się nam, że współpracowaliśmy z konsultantem pracującym w oddziale agencji – mówi Ewa Mendak, główny specjalista ds. personalnych w Kuehne-Nagel, firmie z branży logistycznej. – Niestety, w wyniku częstych zmian wolumenu zatrudnienia, które następowały w krótkim czasie, nie był on w stanie sprostać wymaganiom związanym z procesem selekcji i rekrutacji – wyjaśnia Ewa Mendak. Może się zdarzyć tak, że zapotrzebowanie na wybór określonego trybu pracy konsultanta weryfikowane jest podczas już trwającej współpracy. – W trakcie realizacji zlecenia dla jednej z firm transportowych pojawiło się zapotrzebowanie na kolejnych pracowników tymczasowych i klient zadecydował, że konsultant wcześniej koordynujący zatrudnionych z oddziału powinien zostać oddelegowany do firmy na stałe – wspomina Anita Kolano.


Stała współpraca

Dodatkowo rozwiązanie w formie on-site management zapewnia odpowiedni nadzór nad dużą grupą pracowników, daje pewność, że wszystkie sprawy kadrowo-administracyjne są prowadzone na bieżąco i w prawidłowy sposób. Prowadzi ono również do znaczącego odciążenia pracodawcy, ponieważ nie musi się on martwić sprawami związanymi z pracownikami tymczasowymi. Mają oni stały kontakt z przedstawicielem agencji i mogą kierować do niego pytania i prośby, np. dotyczące dokumentów. Koordynator pracujący na miejscu ma również możliwość szybszego reagowania, np. przywołuje lub odwołuje grupy pracowników w przypadku szybko zmieniającego się zapotrzebowania lub rekrutuje nowych kandydatów, jeżeli któryś z pracowników nie stawi się w pracy na wyznaczoną zmianę. W przypadku pracy z oddziału o niezrealizowanym zamówieniu lub słabej frekwencji konsultant dowiaduje się od klienta, i to najczęściej z opóźnieniem. – Czasami nawet drobnostka ma wpływ na efektywność pracy. Zdarzało się nam, że zatrudnionym rozdano za małe rękawiczki lub brakowało nożyków do rozcinania kartonów, co spowodowało, że musieli się nimi wymieniać, a w rezultacie czekać na zwolnienie narzędzia. Przełożyło się to na znaczne wydłużenie czasu potrzebnego do wykonania pracy. Właśnie dlatego tak ważna jest bieżąca kontrola jakości i wydajności pracy – podkreśla Anita Kolano.

W firmie Kuehne-Nagel model współpracy z koordynatorem w formie on-site management stał się pewnego rodzaju standardem współpracy z agencjami pracy tymczasowej. – Rozwiązanie to z pewnością ułatwia zarządzanie pracownikami tymczasowymi przez pracodawcę użytkownika. Pozwala także na podniesienie motywacji oraz podwójny nadzór nad tą grupą zatrudnionych, co jednocześnie powoduje, że chętniej przychodzą do pracy, pracują wydajniej i elastycznie reagują na zmieniające się warunki czy czasokres pracy – mówi Sebastian Ociepka, kierownik Magazynu Kolonia Klepaczka w Kuehne-Nagel. Należy jednak mieć na uwadze, że nawet koordynator pracujący w ramach on-site management nie jest dostępny bez przerwy. W przypadku nagłego zdarzenia reaguje on natychmiast, jednak nie jest w stanie uczestniczyć we wszystkich spotkaniach czy analizach w firmie. Dlatego należy pamiętać o ograniczeniach związanych z wykonywaniem obowiązków nawet przez konsultanta, który jest oddelegowany na stałe.

Master Vendor – czyli jak odciążyć pracodawcę

W przypadku wystąpienia dużego zapotrzebowania na pracowników tymczasowych w krótkim czasie, np. na tysiąc osób, firma może polecić zrekrutowanie brakującego personelu jednej agencji. Zazwyczaj jednak nie jest to praktykowane z uwagi na potrzebę uzyskania dodatkowych pracowników również po stronie agencji, których musi ona zatrudnić do wykonania tego zlecenia. Bardzo często jednak nie mają oni takiego doświadczenia jak specjaliści na stałe zatrudnieni w agencji. Wtedy firma wykazująca zapotrzebowanie na dodatkową kadrę, nawiązuje współpracę z kilkoma agencjami pracy tymczasowej, które łącznie dostarczają wymaganą liczbę pracowników. Koordynacji i utrzymywania kontaktów z agencjami może się wtedy podjąć pracownik danego przedsiębiorstwa. Nie jest to jednak łatwe przedsięwzięcie. Wymaga ono ciągłej kontroli napływu i odpływu rekrutowanych grup pracowników czy zgłaszania do kilku agencji bieżącego zapotrzebowania lub problemów z pracownikami. Firma Coko-Werk, w której wzrosło zapotrzebowanie na pracowników montażowych oraz obsługujących wtryskarki, koordynację pracy czterech agencji powierzyła swojemu specjaliście ds. kadr i płac. – Przygotowanie grafików personalnych na cały tydzień zajmowało wiele czasu. Najbardziej pracochłonne okazywały się codzienne modyfikacje grafików spowodowane głównie brakiem frekwencji wśród wszystkich pracowników, które wynikały np. z niespodziewanych urlopów na żądanie czy zwolnień chorobowych. Nasz specjalista nie nadążał za zmianami, co powodowało wiele pomyłek w grafiku produkcyjnym – opowiada Krystian Wicher, kierownik produkcji w firmie Coko-Werk.


Rozwiązaniem, które zaczyna być coraz częściej stosowane na rynku polskim, jest tzw. usługa Master Vendor wzorowana na rynku zagranicznym. Jest to sposób organizacji polegający na tym, że jedna z agencji pracy tymczasowej przejmuje rolę dostawcy wiodącego i koordynuje tym samym pracę pozostałych agencji pełniących w tym układzie rolę poddostawców. Tego typu rozwiązanie umożliwia znaczące odciążenie pracodawcy użytkownika od koordynacji i kontrolowania pracy kilku agencji. Przekłada się to także na ujednolicenie standardów rekrutacji, szkoleń czy wdrażania osób w obowiązki zawodowe, które w przypadku kilku agencji najczęściej różnią się między sobą, przez co klient otrzymuje grupę inaczej przygotowanych do pracy osób. Doświadczenie agencji pełniącej funkcję dostawcy wiodącego pozwala również na optymalizację komunikacji pomiędzy wszystkimi agencjami, co znacząco usprawnia pomiędzy nimi współpracę i zwiększa szybkość reagowania na zapotrzebowanie klienta. – Po pojawieniu się naprawdę dużego zapotrzebowania na pracowników tymczasowych rolę koordynatora powierzyliśmy konsultantowi z agencji. Wynikało to z tego, że nasz pracownik nie był w stanie właściwie wywiązywać się z powierzonych mu zadań przy takiej liczbie pracowników – mówi Krystian Wicher. Dodatkowo, ze względu na specyfikę stanowiska i rozbudowany system komputerowy, firma Coko-Werk zdecydowała się na powierzenie osobom z firmy roli szkoleniowców pracowników zrekrutowanych na stanowiska operatorów wtryskarek. Przygotowywaniem do pracy na pozostałych stanowiskach zajmował się konsultant agencji. – Kolejne stanowiska szkoleniowe utworzone w naszej firmie wiązały się z dodatkowymi kosztami, jednak takimi, które szybko się zwróciły. Odpowiednio przeszkolona kadra pracowała dokładniej i bardziej efektywnie – zaznacza Krystian Wicher.

Tort właściwie podzielony

Należy jednak pamiętać o tym, aby w trakcie podejmowania decyzji o wdrożeniu usługi Master Vendor w odpowiedni sposób wybrać agencję mającą pełnić funkcję głównego dostawcy. Ma to znaczenie z tego względu, że klient praktycznie traci kontrolę nad tym, w jaki sposób prowadzona jest rekrutacja i dobierani są poddostawcy oraz jak odbywa się podział zamówień pomiędzy poszczególnymi agencjami. Ponieważ dostawca wiodący ma kontrolę nad podziałem zlecenia, istnieje zagrożenie, że zapewni on sobie największą jego część. Z tego względu może pojawić się problem z motywacją innych agencji do permanentnej rekrutacji, a zbyt niski wolumen przydzielonego zlecenia sprawić, że nie zgodzą się one na pełnienie funkcji poddostawcy. Dlatego właśnie wybór agencji pełniącej funkcję Master Vendora jest kluczowy. Musi ona w odpowiedni sposób współpracować z poddostawcami i ich motywować. Powinna także dobrze znać rytm pracy firmy klienta i zapotrzebowanie, po to aby odpowiednio do niego dopasowywać proces rekrutacji. Dobrze dobrana do roli Master Vendora agencja dba o interes klienta, odpowiednio rozdzielając zamówienia pomiędzy siebie oraz poddostawców w taki sposób, aby wszyscy oni byli zmotywowani i zadowoleni z podziału zlecenia. Dzięki temu, jeżeli w kolejnym sezonie firma ponownie odczuje duże zapotrzebowanie na dodatkowych pracowników, agencja pełniąca funkcję dostawcy głównego szybko pozyska poddostawców.

O czym należy pamiętać, wybierając agencję pracy tymczasowej?

Najważniejszym kryterium wyboru agencji powinno być jej doświadczenie w branży. Z tego względu warto wybrać agencję, która specjalizuje się w obsłudze firm z konkretnego sektora. Jest to gwarantem, że w swoim portfolio ma ona znaczną liczbę klientów, w których praca tymczasowa opiera się na podobnych zasadach.

Równie ważne jest doświadczenie agencji w prowadzeniu podobnych projektów. Z tego względu istotne jest sprawdzenie jej referencji.

Warto zwrócić także uwagę na wartości agencji, sposób pracy i podejście do etyki w biznesie. To, jakie standardy prezentuje agencja, silnie wpływa na wizerunek leasingobiorcy. W tym kontekście dobry wybór agencji jest gwarancją, że obietnice jej marki zostaną spełnione.

Treść jest dostępna bezpłatnie,
wystarczy zarejestrować się w serwisie

Załóż konto aby otrzymać dostęp do pełnej bazy artykułów oraz wszystkich narzędzi

Posiadasz już konto? Zaloguj się.
Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Projekt rozporządzenia: Wyższe uposażenie zasadnicze funkcjonariuszy CBA

    Zgodnie z ustawą budżetową na rok 2024 średnioroczny wskaźnik wzrostu wynagrodzeń w sferze budżetowej powinien wynieść 120%. Z tego względu planowane jest podniesienie stawek uposażenia zasadniczego funkcjonariuszy Centralnego Biura Antykorupcyjnego.

    Możesz otrzymać 5025 zł na naukę języka, studia podyplomowe, kurs prawa jazdy i inne - rusza nowy program WUP

    Wojewódzki Urząd Pracy w Krakowie uruchamia projekt „Małopolski Pociąg do Kariery – sezon I". WUP zachęca: chcesz nauczyć się języka? Skończyć kurs prawa jazdy? Zdobyć nowe umiejętności zawodowe? Jeśli odpowiedź brzmi pozytywnie należy śledzić informacje i przystąpić do rekrutacji, która rusza prawdopodobnie w kwietniu 2024 r. Można otrzymać nawet 5025 zł!

    Działalność socjalna. Wczasy pod gruszą – dofinansowanie do wypoczynku ze środków ZFŚS to najpopularniejsze świadczenie socjalne

    Wczasy pod gruszą to jedna z form działalności socjalnej. Polega na dofinansowaniu wypoczynku pracowników ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Wczasy pod gruszą powinny być wsparciem dla pracowników w gorszej sytuacji materialnej.

    Nowe zalecenia co do zatrudniania niepełnosprawnych

    W lutym 2024 r. wydano nowe zalecenia co do zatrudniania niepełnosprawnych m.in. w administracji publicznej. Okazuje się, że wciąż istnieje wiele barier proceduralnych, instytucjonalnych, organizacyjnych i kompetencyjnych, które utrudniają czy wręcz nawet uniemożliwiają osobom ze szczególnymi potrzebami (w tym z niepełnosprawnościami) udział w procesach rekrutacyjnych oraz świadczenie pracy w urzędach. Wciąż jest wiele do zrobienia.

    REKLAMA

    Separacja jak rozwód - nie otrzymasz odprawy po zmarłym małżonku

    Czym jest separacja? Jakie są skutki majątkowe separacji? Kto ma prawo do odprawy po śmierci pracownika? Czy mając separację należy się odprawa po zmarłym małżonku? Ile wynosi odprawa pośmiertna?

    Waloryzacja emerytur 2024 – tabela netto

    Waloryzacja emerytur od 1 marca 2024 roku - o ile procent wzrosną emerytury? Kiedy będzie wypłata pierwszych wyższych emerytur? Tabela przedstawia podwyżki emerytur od 1 marca 2024 roku. Ile wynoszą kwoty netto emerytur po waloryzacji?

    Mama 4+ czyli emerytura matczyna w 2024 roku [WYWIAD]

    Mama 4 plus w 2024 roku - to już 5 lat funkcjonowania świadczenia w Polsce. Czy w tym czasie zmieniły się przepisy? Jakie warunki należy spełnić, aby otrzymać RSU? Ile wynosi rodzicielskie świadczenie uzupełniające do końca lutego, a ile od 1 marca 2024 roku? Jakie dokumenty dołączyć do wniosku? Czy na emeryturze matczynej można pracować? Czy ojcowie pobierają emeryturę matczyną? Na te i inne pytania odpowiada rzecznik ZUS województwa dolnośląskiego Iwoną Kowalską-Matis

    Nie możesz pójść do ZUS i załatwić sprawy? Możesz wysłać pełnomocnika. Trzeba tylko wypełnić formularz ZUS PEL

    Za pomocą formularza ZUS PEL klienci Zakładu Ubezpieczeń Społecznych mogą udzielić pełnomocnictwa do załatwiania swoich spraw. Formularz można pobrać ze strony internetowej www.zus.pl lub z PUE ZUS. Druk jest także dostępny w każdej placówce ZUS.

    REKLAMA

    W styczniu 2024 r. wzrosło bezrobocie w Polsce! Czy to jest wzrost sezonowy?

    Wzrosło bezrobocie w Polsce. W styczniu stopa bezrobocia wyniosła 5,4%. W grudniu 2023 r. bezrobocie wynosiło 5,1%, a w listopadzie 5,0%.

    W całej UE około 11 mln osób zatrudnionych jest w ramach platform internetowych. Trwa kampania BHP w cyfrowym świecie pracy

    W całej UE około 11 mln osób zatrudnionych jest w ramach platform internetowych. To zarządzanie pracą przez sztuczną inteligencję może mieć ogromny wpływ na jakość świadczonej pracy, jej ilość jak i utratę. Świat pracy i rynek się zmieniają - ale w tym wszystkim najważniejszy jest człowiek, nie kapitał. Konieczne jest więc budowanie wiedzy, doświadczenia i zaufania przez informowanie pracowników i zasięganie ich opinii oraz umożliwienie im udziału w projektowaniu i wdrażaniu technologii i systemów cyfrowych w nowej postindustrialnej erze pracy. „Bezpieczeństwo i zdrowie w pracy dotyczy każdego. Jest dobre dla ciebie. Dobre dla firmy” – tak głosi kampania „Bezpieczeństwo pracy w świecie cyfrowym”, która jest prowadzona w latach 2023-2025. Kampania odbywa się w ramach projektu Europejskiej Agencji Bezpieczeństwa i Zdrowia w Pracy.

    REKLAMA