Koordynacja grupy pracowników tymczasowych

Nowa grupa pracowników zawsze stwarza w firmie potrzebę szczegółowego wdrożenia do pełnienia obowiązków zawodowych (onboarding), nadzoru, koordynowania ich działań oraz wypełniania czynności administracyjnych. Wiąże się to zwykle z oddelegowaniem ze strony firmy konkretnego pracownika, by czuwał nad nowo zatrudnionymi. Szczególną grupą są pracownicy tymczasowi. Mimo że wykonują oni pracę w firmie i pod nadzorem pracodawcy – zwanego w tej sytuacji pracodawcą użytkownikiem – w świetle prawa są zatrudnieni przez agencję pracy tymczasowej i bezpośrednio jej podlegają. Czasami, w wyniku nieodpowiednio przeprowadzonego procesu rekrutacji oraz wprowadzenia w nowe miejsce pracy, dochodzi do sytuacji, w której pracownicy tymczasowi nie utożsamiają się ani z pracodawcą użytkownikiem, ani z agencją, która ich zatrudniła. Efektem tego może być słaba motywacja do pracy, liczne absencje i niska wydajność pracowników. Z tego względu dość popularnym rozwiązaniem jest zastosowanie modelu współpracy pomiędzy pracodawcą oraz agencją pracy tymczasowej opierającego się na koordynowaniu działań pracowników tymczasowych przez koordynatora oddelegowanego z agencji.

Właściwie dopasować

Zakres obowiązków konsultanta może być bardzo szeroki. Odpowiada on za prowadzenie procesów rekrutacyjnych, koordynuje pracę zatrudnionych pracowników tymczasowych, przejmuje obowiązki administracyjne, przeprowadza analizę efektywności pracy, motywuje pracowników oraz ocenia zapotrzebowanie na nich w najbliższym czasie. Z tego względu ważne jest, aby zapoznał się on z systemem pracy w firmie, poznał normy wydajnościowe czy sposób wykonywania obowiązków, np. to, w jaki sposób w magazynie pakowane są produkty. Pozwala mu to na bardziej trafne określenie wymagań wobec kandydatów i lepszą selekcję pracowników na etapie rekrutacji.

Konsultant może prowadzić proces koordynacji, przebywając w firmie klienta w określonych godzinach na tzw. dyżurach. Drugą możliwością jest tzw. on-site management, w ramach którego koordynator przebywa w firmie 8 godzin dziennie, tak jak pracownik firmy klienta. – Wybór odpowiedniego modelu pracy konsultanta zależy od liczby pracowników, ich rotacji oraz typów realizacji zamówień, jakie nowo zatrudnieni pracownicy będą wykonywać – mówi Anita Kolano, kierownik Oddziału w Grupie Job.

Przedstawiciel agencji koordynujący z oddziału pracę zatrudnionych jest dobrym rozwiązaniem w przypadku grupy 20–30 pracowników tymczasowych. Przy większej ich liczbie oraz skokowym charakterze realizowanych zamówień warto jednak rozważyć rozwiązanie w formie on-site management z koordynatorem pracującym w pełnym wymiarze czasu pracy u jednego pracodawcy użytkownika. – Zdarzyło się nam, że współpracowaliśmy z konsultantem pracującym w oddziale agencji – mówi Ewa Mendak, główny specjalista ds. personalnych w Kuehne-Nagel, firmie z branży logistycznej. – Niestety, w wyniku częstych zmian wolumenu zatrudnienia, które następowały w krótkim czasie, nie był on w stanie sprostać wymaganiom związanym z procesem selekcji i rekrutacji – wyjaśnia Ewa Mendak. Może się zdarzyć tak, że zapotrzebowanie na wybór określonego trybu pracy konsultanta weryfikowane jest podczas już trwającej współpracy. – W trakcie realizacji zlecenia dla jednej z firm transportowych pojawiło się zapotrzebowanie na kolejnych pracowników tymczasowych i klient zadecydował, że konsultant wcześniej koordynujący zatrudnionych z oddziału powinien zostać oddelegowany do firmy na stałe – wspomina Anita Kolano.

Stała współpraca

Dodatkowo rozwiązanie w formie on-site management zapewnia odpowiedni nadzór nad dużą grupą pracowników, daje pewność, że wszystkie sprawy kadrowo-administracyjne są prowadzone na bieżąco i w prawidłowy sposób. Prowadzi ono również do znaczącego odciążenia pracodawcy, ponieważ nie musi się on martwić sprawami związanymi z pracownikami tymczasowymi. Mają oni stały kontakt z przedstawicielem agencji i mogą kierować do niego pytania i prośby, np. dotyczące dokumentów. Koordynator pracujący na miejscu ma również możliwość szybszego reagowania, np. przywołuje lub odwołuje grupy pracowników w przypadku szybko zmieniającego się zapotrzebowania lub rekrutuje nowych kandydatów, jeżeli któryś z pracowników nie stawi się w pracy na wyznaczoną zmianę. W przypadku pracy z oddziału o niezrealizowanym zamówieniu lub słabej frekwencji konsultant dowiaduje się od klienta, i to najczęściej z opóźnieniem. – Czasami nawet drobnostka ma wpływ na efektywność pracy. Zdarzało się nam, że zatrudnionym rozdano za małe rękawiczki lub brakowało nożyków do rozcinania kartonów, co spowodowało, że musieli się nimi wymieniać, a w rezultacie czekać na zwolnienie narzędzia. Przełożyło się to na znaczne wydłużenie czasu potrzebnego do wykonania pracy. Właśnie dlatego tak ważna jest bieżąca kontrola jakości i wydajności pracy – podkreśla Anita Kolano.

W firmie Kuehne-Nagel model współpracy z koordynatorem w formie on-site management stał się pewnego rodzaju standardem współpracy z agencjami pracy tymczasowej. – Rozwiązanie to z pewnością ułatwia zarządzanie pracownikami tymczasowymi przez pracodawcę użytkownika. Pozwala także na podniesienie motywacji oraz podwójny nadzór nad tą grupą zatrudnionych, co jednocześnie powoduje, że chętniej przychodzą do pracy, pracują wydajniej i elastycznie reagują na zmieniające się warunki czy czasokres pracy – mówi Sebastian Ociepka, kierownik Magazynu Kolonia Klepaczka w Kuehne-Nagel. Należy jednak mieć na uwadze, że nawet koordynator pracujący w ramach on-site management nie jest dostępny bez przerwy. W przypadku nagłego zdarzenia reaguje on natychmiast, jednak nie jest w stanie uczestniczyć we wszystkich spotkaniach czy analizach w firmie. Dlatego należy pamiętać o ograniczeniach związanych z wykonywaniem obowiązków nawet przez konsultanta, który jest oddelegowany na stałe.

Master Vendor – czyli jak odciążyć pracodawcę

W przypadku wystąpienia dużego zapotrzebowania na pracowników tymczasowych w krótkim czasie, np. na tysiąc osób, firma może polecić zrekrutowanie brakującego personelu jednej agencji. Zazwyczaj jednak nie jest to praktykowane z uwagi na potrzebę uzyskania dodatkowych pracowników również po stronie agencji, których musi ona zatrudnić do wykonania tego zlecenia. Bardzo często jednak nie mają oni takiego doświadczenia jak specjaliści na stałe zatrudnieni w agencji. Wtedy firma wykazująca zapotrzebowanie na dodatkową kadrę, nawiązuje współpracę z kilkoma agencjami pracy tymczasowej, które łącznie dostarczają wymaganą liczbę pracowników. Koordynacji i utrzymywania kontaktów z agencjami może się wtedy podjąć pracownik danego przedsiębiorstwa. Nie jest to jednak łatwe przedsięwzięcie. Wymaga ono ciągłej kontroli napływu i odpływu rekrutowanych grup pracowników czy zgłaszania do kilku agencji bieżącego zapotrzebowania lub problemów z pracownikami. Firma Coko-Werk, w której wzrosło zapotrzebowanie na pracowników montażowych oraz obsługujących wtryskarki, koordynację pracy czterech agencji powierzyła swojemu specjaliście ds. kadr i płac. – Przygotowanie grafików personalnych na cały tydzień zajmowało wiele czasu. Najbardziej pracochłonne okazywały się codzienne modyfikacje grafików spowodowane głównie brakiem frekwencji wśród wszystkich pracowników, które wynikały np. z niespodziewanych urlopów na żądanie czy zwolnień chorobowych. Nasz specjalista nie nadążał za zmianami, co powodowało wiele pomyłek w grafiku produkcyjnym – opowiada Krystian Wicher, kierownik produkcji w firmie Coko-Werk.

Rozwiązaniem, które zaczyna być coraz częściej stosowane na rynku polskim, jest tzw. usługa Master Vendor wzorowana na rynku zagranicznym. Jest to sposób organizacji polegający na tym, że jedna z agencji pracy tymczasowej przejmuje rolę dostawcy wiodącego i koordynuje tym samym pracę pozostałych agencji pełniących w tym układzie rolę poddostawców. Tego typu rozwiązanie umożliwia znaczące odciążenie pracodawcy użytkownika od koordynacji i kontrolowania pracy kilku agencji. Przekłada się to także na ujednolicenie standardów rekrutacji, szkoleń czy wdrażania osób w obowiązki zawodowe, które w przypadku kilku agencji najczęściej różnią się między sobą, przez co klient otrzymuje grupę inaczej przygotowanych do pracy osób. Doświadczenie agencji pełniącej funkcję dostawcy wiodącego pozwala również na optymalizację komunikacji pomiędzy wszystkimi agencjami, co znacząco usprawnia pomiędzy nimi współpracę i zwiększa szybkość reagowania na zapotrzebowanie klienta. – Po pojawieniu się naprawdę dużego zapotrzebowania na pracowników tymczasowych rolę koordynatora powierzyliśmy konsultantowi z agencji. Wynikało to z tego, że nasz pracownik nie był w stanie właściwie wywiązywać się z powierzonych mu zadań przy takiej liczbie pracowników – mówi Krystian Wicher. Dodatkowo, ze względu na specyfikę stanowiska i rozbudowany system komputerowy, firma Coko-Werk zdecydowała się na powierzenie osobom z firmy roli szkoleniowców pracowników zrekrutowanych na stanowiska operatorów wtryskarek. Przygotowywaniem do pracy na pozostałych stanowiskach zajmował się konsultant agencji. – Kolejne stanowiska szkoleniowe utworzone w naszej firmie wiązały się z dodatkowymi kosztami, jednak takimi, które szybko się zwróciły. Odpowiednio przeszkolona kadra pracowała dokładniej i bardziej efektywnie – zaznacza Krystian Wicher.

Tort właściwie podzielony

Należy jednak pamiętać o tym, aby w trakcie podejmowania decyzji o wdrożeniu usługi Master Vendor w odpowiedni sposób wybrać agencję mającą pełnić funkcję głównego dostawcy. Ma to znaczenie z tego względu, że klient praktycznie traci kontrolę nad tym, w jaki sposób prowadzona jest rekrutacja i dobierani są poddostawcy oraz jak odbywa się podział zamówień pomiędzy poszczególnymi agencjami. Ponieważ dostawca wiodący ma kontrolę nad podziałem zlecenia, istnieje zagrożenie, że zapewni on sobie największą jego część. Z tego względu może pojawić się problem z motywacją innych agencji do permanentnej rekrutacji, a zbyt niski wolumen przydzielonego zlecenia sprawić, że nie zgodzą się one na pełnienie funkcji poddostawcy. Dlatego właśnie wybór agencji pełniącej funkcję Master Vendora jest kluczowy. Musi ona w odpowiedni sposób współpracować z poddostawcami i ich motywować. Powinna także dobrze znać rytm pracy firmy klienta i zapotrzebowanie, po to aby odpowiednio do niego dopasowywać proces rekrutacji. Dobrze dobrana do roli Master Vendora agencja dba o interes klienta, odpowiednio rozdzielając zamówienia pomiędzy siebie oraz poddostawców w taki sposób, aby wszyscy oni byli zmotywowani i zadowoleni z podziału zlecenia. Dzięki temu, jeżeli w kolejnym sezonie firma ponownie odczuje duże zapotrzebowanie na dodatkowych pracowników, agencja pełniąca funkcję dostawcy głównego szybko pozyska poddostawców.

O czym należy pamiętać, wybierając agencję pracy tymczasowej?

Najważniejszym kryterium wyboru agencji powinno być jej doświadczenie w branży. Z tego względu warto wybrać agencję, która specjalizuje się w obsłudze firm z konkretnego sektora. Jest to gwarantem, że w swoim portfolio ma ona znaczną liczbę klientów, w których praca tymczasowa opiera się na podobnych zasadach.

Równie ważne jest doświadczenie agencji w prowadzeniu podobnych projektów. Z tego względu istotne jest sprawdzenie jej referencji.

Warto zwrócić także uwagę na wartości agencji, sposób pracy i podejście do etyki w biznesie. To, jakie standardy prezentuje agencja, silnie wpływa na wizerunek leasingobiorcy. W tym kontekście dobry wybór agencji jest gwarancją, że obietnice jej marki zostaną spełnione.