Jedno biurko, kilka firm. Coworking sposobem na pracę zdalną

Coworking sposobem na pracę zdalną

Według szacunków firmy IDC, globalna liczba zdalnych pracowników do 2013 roku ma wzrosnąć do 1,2 miliarda, co stanowić będzie 1/3 światowej siły roboczej. Rozwój szybkiego internetu i technologii mobilnych bardzo sprzyja temu zjawisku i sprawia, że telepraca przekracza granice województw, krajów i kontynentów.

Lokalnie i globalnie

Znanym faktem jest niewielka mobilność polskich pracowników. Nie lubimy się przeprowadzać i pracodawcy chcą tego czy nie, muszą się z tym pogodzić. Niejednokrotnie zdarza się jednak, że zrekrutowanie odpowiedniej osoby na miejscu jest niemożliwe z całkiem prozaicznych przyczyn: nie możemy sprostać oczekiwaniom finansowym lokalnych kandydatów bądź zwyczajnie nie jesteśmy w stanie znaleźć w pobliżu nikogo z odpowiednimi kwalifikacjami. Na szczęście internet i charakter wielu zawodów sprawiają, że możemy zatrudnić odpowiednią osobę nawet z bardzo odległego zakątka kraju.

Drugim częstym zjawiskiem jest ekspansja na nowe rynki. Decydując się na otwarcie oddziału w innym mieście, trzeba dysponować sporym kapitałem potrzebnym na oddelegowanie pracowników do innego miasta, by przekazali nowym know-how, przeprowadzili rekrutację i zorganizowali pracę nowego biura. Konieczne jest też wynajęcie biura i wyposażenie go. Na efekty trzeba też, niestety, poczekać, a gdy coś idzie niezgodnie z planem, konieczne może się okazać zaangażowanie dodatkowych sił i środków.

Od pewnego czasu w wielu większych miastach funkcjonują biura coworkingowe, które mogą przyczynić się do wzrostu wydajności i redukcji licznych kosztów. Czy to tylko przejściowa moda, czy kolejny krok, który można określić mianem pracy zdalnej 2.0?

Nowa moda w praktyce

Jak wykorzystać coworking do rozwoju naszej organizacji? Po pierwsze, należy zdać sobie sprawę z potęgi internetu i przełamać pierwszą barierę, jaką jest chęć osobistego nadzorowania pracowników. Zaglądanie przez ramię to oczywiście sprawdzona metoda motywowania, niemniej jednak techniki zarządzania przez cele (MBO) nie dość, że w naukowo udowodniony sposób zwiększają wydajność, to jeszcze pozwalają ograniczyć osobiste kontakty z podwładnymi. Gdy już przełamiemy bariery dystansu, okazuje się zazwyczaj, że obdarzeni zaufaniem i sporą dawką samodzielności pracownicy odpłacają się nam niezwykle wydajną i sumiennie wykonaną pracą.

Problem 1: infrastruktura

Aby stworzyć nowy oddział lub zatrudnić telepracowników, prawdopodobnie trzeba ponieść spore koszty na wynajęcie im biura i jego wyposażenie. Faks, ksero, telefony, drukarka, komputery, meble, szybkie i niezawodne łącze internetowe, plus do tego biuro w sensownej lokalizacji (czytaj w centrum). Zorganizowanie takiego przedsięwzięcia kosztuje niemało, zarówno czasu, jak i pieniędzy. Gdy zdajemy sobie z tego sprawę, często pojawia się myśl: „to może na początek niech siedzą w domu”. I rzeczywiście koszty spadają drastycznie. Należy jednak wziąć pod uwagę czynniki, na pierwszy rzut oka nieistotne.

– Pracując w domu, wiecznie się odrywałem od pracy. A powód zawsze się znalazł. Kolejna kawa, pranie, wiadomości w TV i pies domagający się spaceru. No i rodzina. Też nie pomagała. Niby wiedzą, że pracujesz, ale skoro jesteś w domu, to przecież możesz wyrzucić śmieci, czy obrać ziemniaki na obiad – mówi Piotr, 34 lata, pracujący zdalnie z Wrocławia dla poznańskiej firmy z branży IT.

Poziom motywacji u osób zamkniętych w czterech ścianach i odciętych od kontaktu z innymi ludźmi spada drastycznie. Zjawisko to mniej dotyczy handlowców, którzy przygotowują w domu ofertę, po czym pędzą do klienta na spotkanie. Jednak w ich pracy niezwykle istotna jest koncentracja w trakcie przygotowywania oferty.

Co oferuje biuro coworkingowe? Poszczególne oferty oczywiście różnią się między sobą, jednak w wersji minimum, znajdują się przynajmniej: indywidualne biurka, szybki internet i sprzęty biurowe (ksero, faks, drukarka) oraz zaplecze kuchenne. Często do dyspozycji użytkowników są również sale konferencyjne i szkoleniowe, indywidualne, zamykane szafki na dokumenty, czasem dostępne są też pomieszczenia do pracy zespołowej ze wspólnym stołem, przydatne, gdy zachodzi potrzeba przeprowadzenia burzy mózgów. Właściciele prześcigają się w pomysłach na zwabienie klientów i w niektórych biurach można spotkać takie udogodnienia, jak profesjonalny sekretariat do dyspozycji gości, który obsłuży korespondencję, przełączy telefony, przyjmie klientów, czy zarezerwuje hotel. Często istnieje też możliwość rejestracji działalności w biurze (tzw. wirtualny adres) lub przekierowanie stacjonarnej linii telefonicznej na komórkę klienta. Niektóre biura wprowadziły też system rezerwacji biurek i sal na stronie internetowej, co pozwala szybko sprawdzić, czy są jeszcze wolne miejsca i w razie potrzeby zarezerwować sobie przestrzeń do pracy. Zdarza się również, że biura pozwalają swoim klientom na umieszczenie logo przy wejściu, po to, by zaproszeni goście nie mieli wątpliwości, czy dobrze trafili.

Jak więc widać, wystarczy poszperać chwilę w internecie, by znaleźć miejsce nieodbiegające standardem nawet od biura dużej korporacji.

Problem 2: elastyczność

Decyzja o rozszerzeniu zatrudnienia na inne miasto to spora operacja logistyczna. Szczególnie, jeśli zdecydowaliśmy się wynająć biuro. Zazwyczaj zainwestowane w nowy oddział pieniądze są niemałe, a umowę najmu mamy podpisaną na dłuższy okres. W ten sposób ograniczamy elastyczność naszej firmy i w sytuacji, gdy inwestycja nie spełnia pokładanych w niej nadziei, zmuszeni jesteśmy do angażowania kolejnych porcji sił i środków na działania naprawcze. Szczególnie w pierwszej fazie, gdy nasz nowy oddział dopiero się tworzy, coworking może przyjść nam w sukurs, gdyż u jego podstaw leżą takie wartości, jak elastyczność i brak zobowiązań. Pracowników w takiej przestrzeni jesteśmy w stanie równie łatwo ulokować, jak i ich z niej usunąć bez dodatkowych kosztów.

Dodatkową przewagę zyskujemy, gdy zdamy sobie sprawę, że nie musimy wynajmować biura na cały miesiąc. Jeśli nasz pracownik jest bardzo mobilny i potrzebuje miejsca do pracy raz czy dwa razy w tygodniu, to również nie stanowi to żadnego problemu. Płacimy tylko za rzeczywisty czas, przez który z danego miejsca korzystamy, bo przez pozostały okres wykorzysta je ktoś inny, a my nie będziemy płacić za puste biuro, w którym zbiera się jedynie kurz.

Kolejnym czynnikiem jest przewidywalność kosztów. Decydując się na wynajęcie własnej powierzchni i posiadanie własnej infrastruktury, ryzykujemy, że prozaiczna awaria drukarki popsuje nam szyki, bo zgodnie z prawem Murphy’ego, zdarzenie takie nastąpi w najgorszym możliwym momencie. Outsourcując infrastrukturę, przerzucamy natomiast odpowiedzialność na właściciela biura coworkingowego, który będzie zmuszony usunąć niedogodności we własnym zakresie, a nasi pracownicy będą w stanie wykonywać swoją pracę, nie tracąc czasu na usuwanie usterek.

Problem 3: motywacja

Jak każda nowość, z początku coworking bywał wyśmiewany i bagatelizowany, bo trudno było wyobrazić sobie jego funkcjonowanie. Jedno biuro, kilka firm, tam musi panować chaos. Jednak, jak pokazuje praktyka, taka mikstura wzmacnia zjawiska obecne w konwencjonalnym biurze: rozwój znajomości, poczucie przynależności do wspólnoty, wzajemne motywowanie, eliminując jednocześnie wiele obszarów sprzyjających konfliktom: wewnętrzną konkurencję, lizusostwo czy zawiść.

O tym, że korzystający z biur coworkingowych nie tylko są zadowoleni, ale z punktu widzenia speców od marketingu stanowią odrębną grupę konsumentów, świadczy fakt, że na zlecenie firmy inFakt powstał „Raport Coworking w Polsce 2011” opracowany przez 4P research mix, opublikowany w lipcu tego roku. Potraktowanie coworkerów jako osobnej grupy zawodowej świadczy o tym, że ich liczba drastycznie rośnie, a upodobania mają pewne wspólne mianowniki. Ciekawą informacją płynącą z raportu jest ta dotycząca poziomu zadowolenia coworkerów z osiąganego dochodu. W grupie tej aż 65 proc. respondentów jest zadowolonych lub bardzo zadowolonych z osiąganych zarobków, co w porównaniu ze średnią krajową na poziomie 55 proc. (zgodnie z raportem „Life in transition”) lokuje tę grupę w gronie najbardziej zadowolonych Polaków. Drugą ważną informacją jest to, że aż 71 proc. ankietowanych wybrało coworking dlatego, że pozwala oddzielić życie zawodowe od prywatnego.

Problem 4: dostęp do wiedzy i zasobów firmy

Gdy nasz pracownik znajduje się kilkaset kilometrów od centrali, może mieć problem z dostępem do zasobów firmy. Oczywiście dane zgromadzone na serwerach można mu udostępnić na odległość. Jednak to, czego udostępnić się nie da, to inni pracownicy. Gdy więc napotka problem, z którym trudno będzie mu sobie poradzić, może liczyć na siebie lub... na innych coworkerów. Częstym zjawiskiem w coworkingu jest spontaniczne łączenie sił w celu realizacji większego projektu i wymiana doświadczeń. Fakt, że siedzący przy sąsiednich biurkach ludzie pracują w różnych firmach i nie konkurują o awans, sprzyja wzajemnej, bezinteresownej pomocy. W czasach, gdy wiele się mówi o rozwoju społeczności, coworking dołącza do nich jako społeczność ludzi niezależnych i samodzielnych odczuwających jednocześnie potrzebę bycia członkiem wspólnoty.

– Współpracownicy z tradycyjnego biura są często postrzegani jako konkurencja, atmosfera pracy nasiąknięta ploteczkami i umizgami w stronę szefa uniemożliwia kreatywną współpracę. Tutaj wykorzystuje się potencjał osób z biura. Można wytworzyć dobrze funkcjonującą symbiozę. Dziś ja potrzebuję porady informatycznej, a ty jutro możesz skorzystać z moich szkoleń. Takie funkcjonowanie sprawdza się, bo nie wymaga odpowiedzialności zbiorowej – mówi Michał, klient wrocławskiego biura coworkingowego IdeaPlace.

Paradoksalnie więc, lokując swojego pracownika w biurze coworkingowym, dajemy mu nie tylko „kolegów z biura” w pakiecie, ale również sami możemy na tym zyskać. Może się okazać, że nasz pracownik jest sąsiadem grafika, który pomoże mu uatrakcyjnić wygląd oferty, a dwa biurka dalej siedzi twórca stron www, który nadzorowany przez naszego człowieka na miejscu, stworzy lepszą stronę dla naszej firmy niż specjalista wynajęty z ogłoszenia i pracujący zupełnie samodzielnie.

Problem 5: kontrola

Kreatywna atmosfera, motywacja, zdrowe układy w biurze, to z pewnością ważne aspekty z punktu widzenia wydajnej pracy i zadowolenia pracownika. To, co jednak liczy się najbardziej z punktu widzenia pracodawcy, to efektywna praca. Mając do czynienia ze zdalnym pracownikiem, trudno nam nawet ocenić jego możliwości, nie mamy więc informacji o tym, czy powierzone mu zadania wypełniają mu cały dzień, czy też wykonuje je w ekspresowym tempie. Lokując taką osobę w biurze coworkingowym, możemy przynajmniej z grubsza określić ramy czasowe, w jakich oczekujemy, by nasz pracownik był do naszej dyspozycji. Zyskujemy też, przynajmniej ogólną, informację o tym, czy rzeczywiście był on w wyznaczonym czasie w biurze, czy też nie. Na koniec określenie ram czasowych i konkretnego miejsca do wykonywania obowiązków służbowych, pomoże też naszemu człowiekowi wyznaczyć sobie jasne granice pomiędzy tym, co pracą jest, co nie jest, kiedy należy ją zaczynać oraz kiedy kończyć.

Zjawisko warte uwagi

O coworkingu warto pomyśleć szczególnie w kontekście bardziej elastycznego i szybszego działania z dala od centrali firmy. Planując rozwój, warto zwrócić na niego uwagę jako ciekawą alternatywę dla tworzenia biur własnym sumptem. Może też być dobrym rozwiązaniem dla mobilnych pracowników, którzy z pewnością docenią możliwość wykonywania stacjonarnej części swych obowiązków w godziwych warunkach. Wreszcie firmy, które nie planowały otwierania nowych oddziałów ze względu na wiążące się z tym wysokie koszty, stają przed szansą zweryfikowania swoich planów.

Historia coworkingu

Idea coworkingu narodziła się w 1999 roku w San Francisco za sprawą Brada Neuberga. Pracując w domu, czuł się zmęczony samotnością i monotonią. Zaczął więc zapraszać do swojego mieszkania znajomych pracujących w domach: zdalnych pracowników, freelancerów i mikroprzedsiębiorców. Tego typu spontaniczne spotkania w mieszkaniach czy pubach nazwano jelly. Szybko jednak okazało się, że chętnych do współdzielenia przestrzeni biurowej jest więcej niż może pomieścić mieszkanie Neuberga i postanowił on wynająć biuro, którego przeznaczeniem byłaby wspólna praca wielu osób bez zobowiązań i wspólnego pracodawcy. Tak właśnie narodziło się pierwsze wyspecjalizowane biuro coworkingowe „Citizen Space”. Idea chwyciła i zaczęła rozpowszechniać się poprzez blogi, fora i portale społecznościowe, znajdując naśladowców w kolejnych miastach w Stanach, Kanadzie i Europie. W Polsce od kilku lat również rozwijają się przestrzenie coworkingowe, zyskując coraz szersze grono zwolenników. Po Warszawie, Wrocławiu czy Krakowie kolejne biura powstają w coraz mniejszych miejscowościach jak Piła, Kielce czy Lublin. Powodów tego zjawiska jest sporo, ale najważniejszy widać w danych GUS-u, według których, już co piąty Polak jest samozatrudniony. Wiele z tych osób to pracownicy zdalni oraz wolni strzelcy, którzy szukają ucieczki od samotnego siedzenia w domu.

Koszty korzystania z coworkingu

W centrum Warszawy czy Wrocławia miejsce w biurze coworkingowym na cały miesiąc to zazwyczaj nie więcej niż 500 zł netto za pracownika. Taki koszt uwzględnia biuro z sekretariatem, salami konferencyjnymi i szkoleniowymi oraz pozostałymi usługami opisywanymi wcześniej. Przy dwóch lub więcej pracownikach można wynegocjować lepszą cenę. Warto też zastanowić się, jak wiele czasu nasz pracownik spędzi w biurze. Polityki cenowe są tu różne, jednak dominują dwa podejścia: pre-paid i abonament. W pierwszej wersji wykupujemy „kredyty” pozwalające na korzystanie z biura, które zachowują ważność przez określony czas. Wykorzystując je, możemy zarezerwować biurko (np. przez stronę www lub na miejscu w recepcji) na dłuższy okres z góry lub też, jeśli wymagana jest duża elastyczność, rezerwować miejsce z dnia na dzień, ryzykując jednak, że może już nie być miejsca w ustalonym przez nas dniu. W wersji abonamentowej z góry deklarujemy dni, w jakie będziemy korzystać z biura i niezależnie od tego, czy dotrzemy, czy nie, biurko będzie na nas czekać.