Kategorie

Jak koncepcja aranżacji biura wpływa na efektywność?

Dagmara Szwaj
Firmy europejskie coraz częściej aranżują własne powierzchnie zgodnie z koncepcją elastycznego biura. Stanowisk pracy jest mniej niż pracowników, a oprócz tradycyjnych biurek istotne znaczenie mają strefy relaksu. Na czym polega taka koncepcja organizowania przestrzeni? Z czego wynika i czy może ona usprawnić działanie firmy, poprawić efektywność oraz zoptymalizować koszty?

W obecnej sytuacji rynkowej wiele firm poszukuje oszczędności m.in. w budżetach przeznaczonych na wynajem powierzchni biurowej. Należy jednak podchodzić do tego bardzo ostrożnie, poprzedzając taki projekt dokładną analizą funkcji pełnionych przez biuro.

Przypisanie stanowiska do funkcji

Ograniczenie powierzchni biurowej bez zmiany koncepcji organizacji przestrzeni niesie ze sobą ryzyko spadku efektywności pracowników. Ważne jest, aby przypisywać stanowisko pracy do wykonywanej przy nim funkcji, a nie do pracownika. W taki sposób funkcjonujemy również w przestrzeni domowej. Poszczególne pomieszczenia służą do określonych czynności wszystkim domownikom. Przeniesienie tego typu myślenia do przestrzeni biurowej jest sporą rewolucją.

Wzrost efektywności

Prawidłowo przeprowadzona reorganizacja przestrzeni może z jednej strony podnieść efektywność i jakość realizowanych zadań średnio o 25 proc., z drugiej zaś obniżyć koszty średnio o 16 proc. Na podstawie danych kilku firm meblowych oraz projektowych przeprowadzono symulację wpływu koncepcji aranżacji biur w różnych branżach na wielkość zajmowanej powierzchni przy zachowaniu stałej wielkości zatrudnienia. Biuro w układzie komórkowym (pokoje zamknięte) zajmowało najwięcej powierzchni. Dodatkowo w tego typu biurach występują problemy z komunikacją i działaniem zespołowym pracowników. Przy aranżacji biura w układzie mieszanym, czyli open-space dla wybranych działów, np. handlowy, marketing, IT i zamknięte przestrzenie dla pracowników działu finansowego, administracji można zaoszczędzić ok. 10 proc. wynajmowanej powierzchni. Największą zmianę obserwujemy przy aranżacji zgodnej z koncepcją elastycznego biura, czyli przypisaniu stanowisk do pełnionych funkcji, a nie do pracowników. Cechą charakterystyczną takiego biura jest duży udział części wspólnych używanych rotacyjnie przez pracowników. Taka koncepcja pracy umożliwia firmie ograniczenie powierzchni w zależności od branży od 15 do 30 proc. zajmowanej powierzchni, co przy średniej cenie wynajmu 100 zł za mkw. oznacza od 180 tys. do 360 tys. zł oszczędności rocznie.


Aranżacja wpływa na produktywność

Z badań dotyczących zależności między wyposażeniem wnętrza, aranżacją przestrzeni a produktywnością, przeprowadzonych na rynku amerykańskim, wynika, że pracownicy oczekują lepszych warunków pracy. Również menedżerowie mają przekonanie, że lepsze wyposażenie i aranżacja wnętrza wpływają na wzrost efektywności pracy, poprawę współpracy oraz konkurencyjność firmy. Prawie połowa respondentów deklarowała, że pracowałaby codziennie dodatkową godzinę za lepsze środowisko pracy, a aż 90 proc. twierdziło, że aranżacja przestrzeni biurowej bezpośrednio wpływa na ich produktywność. 88 proc. menedżerów najwyższego szczebla uważa, że środowisko pracy może mieć pozytywny wpływ na wyniki finansowe firmy, a 92 proc. twierdzi, że lepsze zaprojektowanie przestrzeni biurowej może pozytywnie wpłynąć na konkurencyjność organizacji.

W praktyce...

Reklama

Powyższe podejście zostało wdrożone w jednej z firm ubezpieczeniowych w Holandii. W pierwotnej aranżacji biuro wyglądało dość tradycyjnie, każdy posiadał swoje biurko, szafę, kontener itp. Zarząd firmy podjął decyzję, żeby zaprojektować biuro, uwzględniając formę pracy, specyfikę działalności, czas pracy w biurze i indywidualizm w podejściu do pracownika. Obecnie większość pracowników nie posiada przypisanych sobie stanowisk pracy, konsekwencją jest również brak telefonów stacjonarnych i szaf przy stanowiskach pracy. W centralnej części biura zaprojektowano strefę z szafkami osobistymi i ścianę z telefonami przenośnymi. Każdy pracownik, przychodząc do pracy bierze swój telefon, potrzebne dokumenty oraz wybiera dowolne miejsce pracy. W przestrzeni tego biura znalazły się pokoje do pracy cichej, biurka do pracy indywidualnej, bench’e (ang. ławka, stół do pracy dla kilku osób) do pracy zespołowej, lounge (ang. salon, przestrzeń wypoczynkowa) do pracy grupowej z wysokimi kanapo-fotelami, sale konferencyjne o różnym przeznaczeniu, strefa kawiarniana, strefa zieleni i relaksu oraz liczne miejsca nieformalnych spotkań.

Wszędzie znajdują się podłączenia do sieci internetowej, nawet w kantynie. Każde ze stanowisk pracy posiada regulację umożliwiającą dostosowanie do indywidualnych wymiarów użytkownika. Nawet te wyglądające jak kanapy posiadają oddzielne siedziska do indywidualnej regulacji. Technologia niemal z zakresu science-fiction, ponieważ biurka posiadają panel dotykowy z pamięcią ustawień kilku użytkowników. Pracownik wybiera sobie taką przestrzeń do pracy, jaka dla niego w danym momencie jest najodpowiedniejsza. Od czasu wdrożenia nowych rozwiązań nie było jeszcze sytuacji, aby któryś z pracowników lub zespołu nie mógł znaleźć dla siebie odpowiedniego miejsca.

Praca w „niebiurowej” atmosferze

Wymierną, łatwo mierzalną konsekwencją tej zmiany jest wzrost zyskowności firmy w ciągu 2 lat o ponad 15 proc., gdy w tym czasie rynek usług ubezpieczeniowych przeszedł okres stagnacji. Poza tym ograniczono koszty wynajmu powierzchni biurowej o ponad 30 proc., gdyż okazało się, że wcześniej część biura była wykorzystywana sporadycznie, np. sale konferencyjne czy kantyna. Zrealizowana koncepcja doskonale wpisuje się w oczekiwania pracowników, którzy wolą część pracy wykonywać w bardziej przyjaznej, domowej lub kawiarnianej atmosferze.

Dokładna analiza firmy

Naturalnie poziom oszczędności oraz redukcja powierzchni zależy w dużej mierze nie tylko od jakości projektu, lecz także od profilu działalności firmy. Elastyczne przestrzenie szczególnie dobrze sprawdzają się w firmach z dużym udziałem agentów, handlowców, którzy często pracują poza biurem. Tego typu projekt musi być więc poprzedzony dokładną analizą firmy. Powinien uwzględniać cele firmy, pracowników i klientów. Pamiętajmy, że w realizację takiego projektu muszą zostać zaangażowani pracownicy.


Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń, umowa o pracę

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń pozwala obliczyć dla umowy o pracę wysokość pensji netto, zaliczki na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenie społeczne w 2022 r.

    Lista obecności a ewidencja czasu pracy – różnice

    Lista obecności pracowników - czy jest obowiązkowa? Czy zastępuje ewidencję czasu pracy? Jakie informacje można zamieścić w tych dokumentach kadrowych? Czy można prowadzić je w elektroniczny sposób? Wyjaśniamy w artykule.

    Pracodawca dyskryminuje pracownika - co można zrobić?

    Dyskryminacja w pracy - kiedy można mówić o nierównym traktowaniu pracowników? Co można zrobić, kiedy pracodawca dyskryminuje pracownika?

    Wpłaty do PPK także od wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia

    Wpłaty do PPK nalicza się także od wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK po ustaniu zatrudnienia. Czy nalicza się je od nagrody stanowiącej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe? Jeśli tak, to w jakiej wysokości procentowej?

    Ile wynosi najniższa krajowa?

    Najniższa krajowa w 2021 i 2022 r. - ile wynosi brutto i netto? Jaka jest stawka godzinowa? Oto kalkulator wynagrodzeń.

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - zmiany w projekcie

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - jest nowa wersja projektu nowelizacji. Co się zmieni?

    Rejestracja w urzędzie pracy a umowa zlecenie, dzieło, działalność

    Rejestracja w urzędzie pracy - czy bezrobotny może wykonywać pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub prowadzić działalność nierejestrowaną?

    Prezeska, prawniczka, psycholożka - kobiety o feminatywach

    Feminatywy - jakim językiem pisane są oferty pracy? Jak kobiety oceniają żeńskie nazwy stanowisk, np. prezeska, prawniczka, psycholożka? Oto wyniki badania.

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca - jak uzyskać [PORADNIK]

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca. Od 1 stycznia 2018 roku obowiązują nowe regulacje prawne dotyczące cudzoziemców świadczących prace sezonową. O zezwolenie typu S, czyli na pracę sezonową, mogą ubiegać się pracodawcy, którzy planują zatrudnić obcokrajowców do pracy w rolnictwie, ogrodnictwie lub turystyce.

    Błędy w umowie o pracę - jak je poprawić?

    Błędy w umowie o pracę w zakresie wynagrodzenia i innych świadczeń - jak je poprawić?

    Pracodawcy nie chcą pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna nie jest dla pracodawców najlepszym rozwiązaniem. Prawie wszyscy chcą powrotu do biur. Wprowadzą elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

    Udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego - ustawa o covid-19

    Zaległy urlop wypoczynkowy - jak udzielić zgodnie z ustawą o COVID-19?

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę i kwalifikacje pracownika. Obecnie skupia się na zatrudnianiu bezrobotnych. Rząd chce rozszerzyć jego kompetencje.

    Utrata pracy i finanse - obawy pracowników

    Utrata pracy i finanse to główne zmartwienia polskich pracowników. Ratują ich jednak deficyty kadrowe.

    Ukąszenie kleszcza a wypadek przy pracy - obowiązki pracodawcy

    Ukąszenie kleszcza - czy to może być wypadek przy pracy? Czy pracodawca zatrudniający pracowników do pracy na świeżym powietrzu ma obowiązek zabezpieczenia ich przed kleszczami?

    Sygnalista w firmie od 17 grudnia 2021 r. - co z ustawą?

    Sygnalista w firmie musi być wdrożony od 17 grudnia 2021 r. Polska musi implementować przepisy unijne do 16 grudnia tego roku. Co z ustawą o sygnalistach?

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator wymiaru urlopu wypoczynkowego pozwala wyliczyć, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi.

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni - zwolnienie z ZUS

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni mogą składać wnioski o zwolnienie z ZUS za lipiec, sierpień i wrzesień 2020 r. Do kiedy? Jakie warunki należy spełnić?

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa przyznaje postojowe i zwolnienie z ZUS. Jakie kody PKD? Jakie warunki należy spełnić? Do kiedy złożyć wniosek?

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS otrzymują wsparcie z ZUS. Mogą liczyć na postojowe i zwolnienie z opłacania składek. Do kiedy można składać wnioski?

    Minimalna płaca w 2022 r. brutto netto

    Minimalna płaca w 2022 r. wyniesie 3000 zł brutto. Ile to netto?

    Emerytura brutto netto - kalkulator

    Emerytura brutto - ile to netto? Kalkulator emerytalny pozwala ustalić wysokość emerytury. Oblicz.

    Ochrona przedemerytalna - ile lat?

    Ochrona przedemerytalna - ile lat trwa ochrona przed zwolnieniem? Od ilu lat pracownika zaczyna obowiązywać pracodawcę?

    Strategia Demograficzna 2040 - ocena Konfederacji Lewiatan

    Strategia Demograficzna 2040 jest zbyt ogólna i nie odpowiada współczesnym trendom związanym z rodziną. Jak ocenia ją Konfederacja Lewiatan?

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu. Czy trzeba poinformować ZUS o zmianie miejsca pobytu?