Kategorie

W jaki sposób planować i organizować pracę

Sylwia Szykuła
Jestem specjalistą ds. szkoleń w dużej firmie produkcyjnej. Moje obowiązki polegają na dokładnej analizie problemów pracowniczych oraz odpowiednim doborze, zaplanowaniu i koordynowaniu szkoleń. Czasem w natłoku spraw nie mogę nad nimi zapanować. W jaki sposób powinnam zaplanować i organizować pracę własną, aby podnieść swoją efektywność?

ODPOWIEDŹ

Obok motywowania i kontrolowania, planowanie i organizowanie to klasyczne funkcje zarządzania. Planowanie to podejmowanie decyzji o działaniach, które mają zbliżyć nas do zamierzonego celu, natomiast organizowanie obejmuje wszelkie strategie przedsiębiorstwa, pozwalające nam te cele osiągać i tworzyć organizację. Obie funkcje możemy więc analizować pod kątem przedsiębiorstwa jako całości, lecz także pod kątem indywidualnych preferencji i zachowań każdego pracownika. Zarządzanie firmą nie jest zazwyczaj czynnikiem od nas zależnym, jednak głęboko wpływającym na nasze działania, warto więc wymienić elementy budujące wspólny sukces, a są to:

  • klarowna hierarchia organizacyjna,
  • określony stopień odpowiedzialności,
  • regulamin firmy,
  • profesjonalnie dobrany, systematycznie szkolony i motywowany zespół.
Reklama

Osiągnięcie efektów będzie możliwe, jeśli skupimy się na czynnikach, na które bezpośrednio wpływamy, a więc na zarządzaniu sobą w czasie oraz na jakości pracy własnej. Zaangażowanie i usystematyzowanie własnych działań to poprawa wydajności i satysfakcji, a więc osiągnięcie osobistego sukcesu, który w wielu przypadkach zbieżny jest z sukcesem organizacji.

Każdy człowiek ma inny styl działania i pracy, jednak na różnych stanowiskach należy postępować wg ściśle określonych reguł, aby wyeliminować potencjalne błędy, które mogą nas samych i firmę wiele kosztować.

Trzeba więc zdefiniować problemy, nakreślić plan działania i dopiero przystąpić do jego realizacji. Istnieją sytuacje, w których trzeba podejmować ryzyko, a szybkość decyzji to priorytet, jednak w większości przypadków najpierw należy myśleć, a późnej działać.

Środowisko pracy

Podstawą planowania działań i wzmożonej ku temu motywacji jest otoczenie pracy. Ustalenie głównych zasad funkcjonowania organizacji należy do zarządzających, jednak czasem sami musimy doprecyzować pewne fakty. Po pierwsze, warto poznać zależności służbowe, gdyż trzeba wiedzieć, przed kim odpowiadamy i czyją pracę nadzorujemy. Po drugie, należy ustalić możliwości decyzyjne – brak świadomości w tym temacie może być szczególnie groźny, gdyż przez ciągłe dopytywanie możemy być odebrani jako osoby niesamodzielne, a z kolei decydując bez konsultacji, możemy narazić się szefowi czy zespołowi. Najważniejszym jednak aspektem naszej pracy, bez którego nie będziemy w stanie nic zaplanować, jest zakres obowiązków.


Zarządzanie sobą w czasie

Jest to odpowiednie „żonglowanie” działaniami, które trzeba wykonać w określonym czasie. Warto więc ustalić priorytety, czyli zadania, które muszą zostać wykonane od razu, a które później. Na tej podstawie można zbudować własny grafik. Z pewnością zostanie on zaburzony w ciągu dnia, dlatego przezornie trzeba zostawić 1,5–2 godziny na zadania nagłe, niezaplanowane. Zabierając się za realizację określonych punktów, trzeba pamiętać, że przerywanie pracy nie służy niczemu dobremu – lepiej zatem realizować poszczególne punkty do końca. Należy także uważać na tzw. czasopochłaniacze, czyli nadmiernie komunikatywnych kolegów lub zbytnią drobiazgowość i biurokrację. Warto zastanowić się także, co zajmuje największą ilość czasu i jak można to zmienić. Rozwiązaniem w tym przypadku może być współpraca z firmami zewnętrznymi, np. outsourcing płacowy czy pracowniczy.

5S

Jest to system pięciu reguł, którymi kierują się Japończycy, a które dotyczą naszego stanowiska pracy, czyli bezpośrednio wpływają na efekty. Są to:

  • selekcja.
  • systematyka,
  • sprzątanie,
  • standaryzacja,
  • samodyscyplina.

Selekcja sugeruje zachowanie porządku poprzez pozbycie się niepotrzebnych materiałów i narzędzi. Następnie warto przydzielić miejsce określonym elementom, co pozwoli na ich szybkie użycie – jest to systematyka. Banalne, lecz jakże pomocne, okazuje się sprzątanie, czyli zadbanie o schludne i czyste stanowisko pracy, pozbawione wszystkich niepotrzebnych papierów i rzeczy z pracą niezwiązanych. Standaryzacja to z kolei określenie standardów dnia, czyli stałe wykonywanie wyżej wymienionych czynności. Ostatnią, piątą, regułą jest samodyscyplina, czyli skrupulatne przestrzeganie standardów, tak żeby stały się one nieodzownym elementem naszej pracy.


Systemy wspomagania

W każdej organizacji pomocny będzie system informatyczny, zawierający wszelkie dane, potrzebne do generowania raportów, a także umożliwiający komunikowanie się działów między sobą. Systemy takie wyposażone mogą być w dane o pracownikach (zaoszczędzisz czas na przeszukiwaniu segregatorów), automatyczne powiadamianie o wcześniej zapisanym wydarzeniu (nie zapomnisz o istotnym zebraniu), CRM pokazujący np. przebieg kontaktów z klientami itp. Wprawdzie nie każdą firmę stać, a i też w wielu przypadkach nie ma potrzeb zastosowania systemu IT. Warto jednak wykorzystywać wszystkie dostępne na komputerze aplikacje.

Asertywność i otwarta komunikacja

W pracy mamy do czynienia z osobami, które nagminnie proszą nas o pomoc, motywując to brakiem czasu lub niedostateczną wiedzą w danym temacie. Oczywiście warto czasem pomóc, jednak w większości przypadków, a przede wszystkim w sytuacji, gdy mamy do wykonania zadania, z których będziemy bezpośrednio rozliczani, trzeba odmówić. Asertywne odmowy mogą okazać się kluczowe, bo wbrew pozorom, minuta po minucie, tracimy swój czas, a nasz plan zostaje zburzony. W komunikacji i jej wpływie na efektywność naszej pracy ważna jest otwartość – czasem bezpośrednie pytanie do kolegi lub wyjaśnienie problemu z przełożonym pozwoli oszczędzić czas i wykorzystać go, realizując własne cele.

Zgubne skutki chaosu

  • Stres wynikający z natłoku spraw, których nie jesteś w stanie ogarnąć
  • Złe samopoczucie fizyczne i psychiczne wynikające ze zdenerwowania i niemożności radzenia sobie z zadaniami
  • Presja czasu i pośpiech, a przez to problemy z koncentracją
  • Zmniejszenie kreatywności, gdyż skupiasz się na wielu niepotrzebnych sprawach
  • Mniejsza efektywność i wydajność
  • Brak satysfakcji z wykonywanej pracy
  • Błędy, które mogą zaważyć na twojej opinii, a i przyczynić się do finansowych kosztów twoich i organizacji
  • Zwolnienie z pracy
Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń, umowa o pracę

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń pozwala obliczyć dla umowy o pracę wysokość pensji netto, zaliczki na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenie społeczne w 2022 r.

    Lista obecności a ewidencja czasu pracy – różnice

    Lista obecności pracowników - czy jest obowiązkowa? Czy zastępuje ewidencję czasu pracy? Jakie informacje można zamieścić w tych dokumentach kadrowych? Czy można prowadzić je w elektroniczny sposób? Wyjaśniamy w artykule.

    Pracodawca dyskryminuje pracownika - co można zrobić?

    Dyskryminacja w pracy - kiedy można mówić o nierównym traktowaniu pracowników? Co można zrobić, kiedy pracodawca dyskryminuje pracownika?

    Wpłaty do PPK także od wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia

    Wpłaty do PPK nalicza się także od wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK po ustaniu zatrudnienia. Czy nalicza się je od nagrody stanowiącej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe? Jeśli tak, to w jakiej wysokości procentowej?

    Ile wynosi najniższa krajowa?

    Najniższa krajowa w 2021 i 2022 r. - ile wynosi brutto i netto? Jaka jest stawka godzinowa? Oto kalkulator wynagrodzeń.

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - zmiany w projekcie

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - jest nowa wersja projektu nowelizacji. Co się zmieni?

    Rejestracja w urzędzie pracy a umowa zlecenie, dzieło, działalność

    Rejestracja w urzędzie pracy - czy bezrobotny może wykonywać pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub prowadzić działalność nierejestrowaną?

    Prezeska, prawniczka, psycholożka - kobiety o feminatywach

    Feminatywy - jakim językiem pisane są oferty pracy? Jak kobiety oceniają żeńskie nazwy stanowisk, np. prezeska, prawniczka, psycholożka? Oto wyniki badania.

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca - jak uzyskać [PORADNIK]

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca. Od 1 stycznia 2018 roku obowiązują nowe regulacje prawne dotyczące cudzoziemców świadczących prace sezonową. O zezwolenie typu S, czyli na pracę sezonową, mogą ubiegać się pracodawcy, którzy planują zatrudnić obcokrajowców do pracy w rolnictwie, ogrodnictwie lub turystyce.

    Błędy w umowie o pracę - jak je poprawić?

    Błędy w umowie o pracę w zakresie wynagrodzenia i innych świadczeń - jak je poprawić?

    Pracodawcy nie chcą pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna nie jest dla pracodawców najlepszym rozwiązaniem. Prawie wszyscy chcą powrotu do biur. Wprowadzą elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

    Udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego - ustawa o covid-19

    Zaległy urlop wypoczynkowy - jak udzielić zgodnie z ustawą o COVID-19?

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę i kwalifikacje pracownika. Obecnie skupia się na zatrudnianiu bezrobotnych. Rząd chce rozszerzyć jego kompetencje.

    Utrata pracy i finanse - obawy pracowników

    Utrata pracy i finanse to główne zmartwienia polskich pracowników. Ratują ich jednak deficyty kadrowe.

    Ukąszenie kleszcza a wypadek przy pracy - obowiązki pracodawcy

    Ukąszenie kleszcza - czy to może być wypadek przy pracy? Czy pracodawca zatrudniający pracowników do pracy na świeżym powietrzu ma obowiązek zabezpieczenia ich przed kleszczami?

    Sygnalista w firmie od 17 grudnia 2021 r. - co z ustawą?

    Sygnalista w firmie musi być wdrożony od 17 grudnia 2021 r. Polska musi implementować przepisy unijne do 16 grudnia tego roku. Co z ustawą o sygnalistach?

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator wymiaru urlopu wypoczynkowego pozwala wyliczyć, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi.

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni - zwolnienie z ZUS

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni mogą składać wnioski o zwolnienie z ZUS za lipiec, sierpień i wrzesień 2020 r. Do kiedy? Jakie warunki należy spełnić?

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa przyznaje postojowe i zwolnienie z ZUS. Jakie kody PKD? Jakie warunki należy spełnić? Do kiedy złożyć wniosek?

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS otrzymują wsparcie z ZUS. Mogą liczyć na postojowe i zwolnienie z opłacania składek. Do kiedy można składać wnioski?

    Minimalna płaca w 2022 r. brutto netto

    Minimalna płaca w 2022 r. wyniesie 3000 zł brutto. Ile to netto?

    Emerytura brutto netto - kalkulator

    Emerytura brutto - ile to netto? Kalkulator emerytalny pozwala ustalić wysokość emerytury. Oblicz.

    Ochrona przedemerytalna - ile lat?

    Ochrona przedemerytalna - ile lat trwa ochrona przed zwolnieniem? Od ilu lat pracownika zaczyna obowiązywać pracodawcę?

    Strategia Demograficzna 2040 - ocena Konfederacji Lewiatan

    Strategia Demograficzna 2040 jest zbyt ogólna i nie odpowiada współczesnym trendom związanym z rodziną. Jak ocenia ją Konfederacja Lewiatan?

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu. Czy trzeba poinformować ZUS o zmianie miejsca pobytu?