W jaki sposób planować i organizować pracę

• Środowisko pracy
• Zarządzanie sobą w czasie
• 5S
• Systemy wspomagania
• Asertywność i otwarta komunikacja

ODPOWIEDŹ

Obok motywowania i kontrolowania, planowanie i organizowanie to klasyczne funkcje zarządzania. Planowanie to podejmowanie decyzji o działaniach, które mają zbliżyć nas do zamierzonego celu, natomiast organizowanie obejmuje wszelkie strategie przedsiębiorstwa, pozwalające nam te cele osiągać i tworzyć organizację. Obie funkcje możemy więc analizować pod kątem przedsiębiorstwa jako całości, lecz także pod kątem indywidualnych preferencji i zachowań każdego pracownika. Zarządzanie firmą nie jest zazwyczaj czynnikiem od nas zależnym, jednak głęboko wpływającym na nasze działania, warto więc wymienić elementy budujące wspólny sukces, a są to:

• klarowna hierarchia organizacyjna,

• jasne zależności służbowe i zakres obowiązków,

• określony stopień odpowiedzialności,

• regulamin firmy,

• profesjonalnie dobrany, systematycznie szkolony i motywowany zespół.

Osiągnięcie efektów będzie możliwe, jeśli skupimy się na czynnikach, na które bezpośrednio wpływamy, a więc na zarządzaniu sobą w czasie oraz na jakości pracy własnej. Zaangażowanie i usystematyzowanie własnych działań to poprawa wydajności i satysfakcji, a więc osiągnięcie osobistego sukcesu, który w wielu przypadkach zbieżny jest z sukcesem organizacji.

Każdy człowiek ma inny styl działania i pracy, jednak na różnych stanowiskach należy postępować wg ściśle określonych reguł, aby wyeliminować potencjalne błędy, które mogą nas samych i firmę wiele kosztować.

Trzeba więc zdefiniować problemy, nakreślić plan działania i dopiero przystąpić do jego realizacji. Istnieją sytuacje, w których trzeba podejmować ryzyko, a szybkość decyzji to priorytet, jednak w większości przypadków najpierw należy myśleć, a późnej działać.

Środowisko pracy

Podstawą planowania działań i wzmożonej ku temu motywacji jest otoczenie pracy. Ustalenie głównych zasad funkcjonowania organizacji należy do zarządzających, jednak czasem sami musimy doprecyzować pewne fakty. Po pierwsze, warto poznać zależności służbowe, gdyż trzeba wiedzieć, przed kim odpowiadamy i czyją pracę nadzorujemy. Po drugie, należy ustalić możliwości decyzyjne – brak świadomości w tym temacie może być szczególnie groźny, gdyż przez ciągłe dopytywanie możemy być odebrani jako osoby niesamodzielne, a z kolei decydując bez konsultacji, możemy narazić się szefowi czy zespołowi. Najważniejszym jednak aspektem naszej pracy, bez którego nie będziemy w stanie nic zaplanować, jest zakres obowiązków.

---

Zarządzanie sobą w czasie

Jest to odpowiednie „żonglowanie” działaniami, które trzeba wykonać w określonym czasie. Warto więc ustalić priorytety, czyli zadania, które muszą zostać wykonane od razu, a które później. Na tej podstawie można zbudować własny grafik. Z pewnością zostanie on zaburzony w ciągu dnia, dlatego przezornie trzeba zostawić 1,5–2 godziny na zadania nagłe, niezaplanowane. Zabierając się za realizację określonych punktów, trzeba pamiętać, że przerywanie pracy nie służy niczemu dobremu – lepiej zatem realizować poszczególne punkty do końca. Należy także uważać na tzw. czasopochłaniacze, czyli nadmiernie komunikatywnych kolegów lub zbytnią drobiazgowość i biurokrację. Warto zastanowić się także, co zajmuje największą ilość czasu i jak można to zmienić. Rozwiązaniem w tym przypadku może być współpraca z firmami zewnętrznymi, np. outsourcing płacowy czy pracowniczy.

5S

Jest to system pięciu reguł, którymi kierują się Japończycy, a które dotyczą naszego stanowiska pracy, czyli bezpośrednio wpływają na efekty. Są to:

• selekcja.

• systematyka,

• sprzątanie,

• standaryzacja,

• samodyscyplina.

Selekcja sugeruje zachowanie porządku poprzez pozbycie się niepotrzebnych materiałów i narzędzi. Następnie warto przydzielić miejsce określonym elementom, co pozwoli na ich szybkie użycie – jest to systematyka. Banalne, lecz jakże pomocne, okazuje się sprzątanie, czyli zadbanie o schludne i czyste stanowisko pracy, pozbawione wszystkich niepotrzebnych papierów i rzeczy z pracą niezwiązanych. Standaryzacja to z kolei określenie standardów dnia, czyli stałe wykonywanie wyżej wymienionych czynności. Ostatnią, piątą, regułą jest samodyscyplina, czyli skrupulatne przestrzeganie standardów, tak żeby stały się one nieodzownym elementem naszej pracy.

---

Systemy wspomagania

W każdej organizacji pomocny będzie system informatyczny, zawierający wszelkie dane, potrzebne do generowania raportów, a także umożliwiający komunikowanie się działów między sobą. Systemy takie wyposażone mogą być w dane o pracownikach (zaoszczędzisz czas na przeszukiwaniu segregatorów), automatyczne powiadamianie o wcześniej zapisanym wydarzeniu (nie zapomnisz o istotnym zebraniu), CRM pokazujący np. przebieg kontaktów z klientami itp. Wprawdzie nie każdą firmę stać, a i też w wielu przypadkach nie ma potrzeb zastosowania systemu IT. Warto jednak wykorzystywać wszystkie dostępne na komputerze aplikacje.

Asertywność i otwarta komunikacja

W pracy mamy do czynienia z osobami, które nagminnie proszą nas o pomoc, motywując to brakiem czasu lub niedostateczną wiedzą w danym temacie. Oczywiście warto czasem pomóc, jednak w większości przypadków, a przede wszystkim w sytuacji, gdy mamy do wykonania zadania, z których będziemy bezpośrednio rozliczani, trzeba odmówić. Asertywne odmowy mogą okazać się kluczowe, bo wbrew pozorom, minuta po minucie, tracimy swój czas, a nasz plan zostaje zburzony. W komunikacji i jej wpływie na efektywność naszej pracy ważna jest otwartość – czasem bezpośrednie pytanie do kolegi lub wyjaśnienie problemu z przełożonym pozwoli oszczędzić czas i wykorzystać go, realizując własne cele.

Zgubne skutki chaosu

• Stres wynikający z natłoku spraw, których nie jesteś w stanie ogarnąć

• Złe samopoczucie fizyczne i psychiczne wynikające ze zdenerwowania i niemożności radzenia sobie z zadaniami

• Presja czasu i pośpiech, a przez to problemy z koncentracją

• Zmniejszenie kreatywności, gdyż skupiasz się na wielu niepotrzebnych sprawach

• Mniejsza efektywność i wydajność

• Brak satysfakcji z wykonywanej pracy

• Błędy, które mogą zaważyć na twojej opinii, a i przyczynić się do finansowych kosztów twoich i organizacji

• Zwolnienie z pracy