Jak zbudować system szkoleń w firmie?

Kiedy słyszymy określenie „system szkoleń”, wielu z nas kojarzy się on ze skomplikowaną, zagmatwaną strukturą, opracowaną przez grono ekspertów, którzy wykonali taki system za dziesiątki tysięcy złotych na zlecenie zarządu firm. A wcale nie musi tak być. System szkoleń powinien funkcjonować w każdej rozwijającej się firmie, która zatrudnia nowych pracowników, kupuje nowe maszyny, zmienia technologię, rozszerza działalność – czyli, ogólnie mówiąc, coś zmienia.

Spis kompetencji i zagadnień szkoleniowych

Budowanie systemu należy zacząć od stworzenia spisu zagadnień, jakie powinien znać pracownik na danym stanowisku, czyli skorzystać z istniejących opisów stanowisk lub stworzyć nowe, zawierające spis kompetencji niezbędnych do ich piastowania. Należy także sprecyzować sposób weryfikacji owych kompetencji (zobacz przykłady).

PRZYKŁAD 1

@RY1@i13/2011/008/i13.2011.008.000.0106.001.jpg@RY2@

PRZYKŁAD 2

@RY1@i13/2011/008/i13.2011.008.000.0106.002.jpg@RY2@

Zagadnienia szkoleniowe powinny uwzględniać teorię oraz umiejętności praktyczne. Należy określić, jaka forma szkolenia jest wskazana dla zdobycia wiedzy z określonej tematyki, a więc, czy stosujemy szkolenie wewnętrzne – przeprowadzane przez pracowników firmy, czy zewnętrzne – zlecane firmom szkoleniowym.

Zagadnienia szkoleniowe powinny zostać opisane, zdefiniowane na podstawie faktycznych potrzeb na danym stanowisku. O tym, jaka wiedza jest potrzebna na danym stanowisku, można dowiedzieć się od osób, które są mistrzami w swoim fachu. Wiedza, jaką posiadają doświadczeni pracownicy, jest nie do przecenienia i należy skrupulatnie zbierać i wykorzystywać te informacje do szkolenia młodszych kadr. Następnie opis taki powinien być zatwierdzany przez bezpośredniego przełożonego, a ostatecznie przez menedżera czy dyrektora pionu.

W tworzeniu opisów stanowisk można posiłkować się literaturą fachową, jednak powinno być to jedynie uzupełnienie, wprowadzane w celu podwyższenia wymagań na danym stanowisku, np. o nowinki technologiczne, nowoczesne rozwiązania. Do zebrania kompetencji można również wykorzystać funkcjonującą w firmie tabelę poliwalencji (lista pracowników i zbiór ich kompetencji), ale często narzędzie to wykorzystywane jest dla pracowników produkcyjnych i nie znajdziemy tam pozostałych stanowisk.

Etapy programu szkoleń

Program szkoleń powinien być stworzony dla każdego stanowiska/rodziny stanowisk, a także musi być podzielony na etapy rozłożone w czasie oraz wskazywać jasny rozdział wiedzy teoretycznej i umiejętności praktycznych, jakie pracownik na danym stanowisku powinien opanować.

Chcąc zachęcić pracowników do rozwoju, w program szkoleń powinien być wpleciony system awansu czy system wynagradzania. Dobrze byłoby, aby dany etap procesu szkoleń kończył się czymś w rodzaju sprawdzianu wiedzy, a nagrodą za pozytywne wyniki powinna być jakaś forma awansu.

Każdy etap procesu szkoleń powinien mieć zatem określone:

• zakres wiedzy teoretycznej,
• zakres wiedzy praktycznej,
• ramy czasowe (mogą zawierać widełki od – do),
• nagrodę, czyli jaka forma motywacji będzie stosowana.

Planując proces szkoleniowy, należy także określić liczbę trenerów wewnętrznych i uwzględnić, kto przeprowadza dane szkolenie. Trenerami wewnętrznymi powinni być najlepsi eksperci w danej dziedzinie, cieszący się uznaniem wśród pracowników i chcący dzielić się wiedzą. Lista trenerów może zostać zaproponowana przez dział kadr, ale czynny udział w jej formułowaniu oraz zatwierdzaniu powinni wziąć kierownicy najwyższego szczebla.

Szkolenia zewnętrzne

W systemie szkoleń częściowo mogą być uwzględnione szkolenia zewnętrzne, jednak jest to sytuacja wymagająca bardzo rozważnego planowania i nadzoru nad tego typu szkoleniami. Na początku należy określić, jaką wiedzę powinien posiąść pracownik na danym szkoleniu – czyli po co wysyłamy go na szkolenie zewnętrzne? Precyzyjne określenie zagadnień wymaga, aby szkolenie było „szyte na miarę”, w którym program i zagadnienia są przygotowywane przez firmę szkoleniową dokładnie pod nasze potrzeby, a udział w szkoleniu wezmą wyłącznie pracownicy naszej firmy. Taka forma szkolenia zewnętrznego ma rację bytu, jeśli istnieje grupa pracowników, którą chcemy przeszkolić w danej tematyce. W takim przypadku zamknięte szkolenie pozwoli również na oszczędności dla firmy, ponieważ można je zorganizować blisko od siedziby firmy. Wówczas odejdą np. koszty dojazdu pracowników oraz istnieje większe pole manewru do negocjacji ceny szkolenia. Szkolenie to może być również przeprowadzone w siedzibie firmy, o ile pozwolą na to warunki lokalowe. W takim przypadku jednak pracownicy mogą czuć się rozpraszani przez np. „bardzo pilne” telefony, nadzwyczajne sytuacje wymagające przerwy, wówczas szkolenie nie przyniesie oczekiwanych rezultatów.

Jeśli zdecydujemy się na wysłanie pracownika na zewnętrzne szkolenie otwarte, czyli takie, gdzie jest zaoferowany standardowy program z danego tematu, a udział w nim biorą osoby z różnych firm – nie będziemy mogli precyzyjnie określić zagadnień, jakie powinien posiąść na tym szkoleniu. Dlatego też dobrze jest, aby na pierwszym takim szkoleniu był bezpośredni przełożony lub specjalista z danej dziedziny, by sformułować i doprecyzować zagadnienia, z jakimi zapoznał się pracownik w trakcie szkolenia. Taka hospitacja szkolenia zewnętrznego jest potrzebna również, by móc zweryfikować jakość usług szkoleniowych oraz ocenić trafność wyboru szkolenia pod kątem oczekiwań naszej firmy. Wysyłanie pracowników na zewnętrzne szkolenia otwarte posiada jeszcze jeden pozytywny aspekt – pozwala na nawiązanie kontaktów z ludźmi z branży, z pracownikami innych firm, co sprzyja dzieleniu się wiedzą i doświadczeniem.

Nie należy jednak zapominać, że po każdym szkoleniu zewnętrznym niezbędna jest weryfikacja zdobytej wiedzy. Może ona przebiegać na bieżąco pod kierunkiem bezpośredniego przełożonego, który powinien sprawdzić, czy podwładny stosuje w praktyce zdobytą wiedzę. Weryfikacja może również mieć formę testu, nadzorowanego przez dział HR. Każde szkolenie zewnętrzne powinno być powiązane z etapem procesu szkoleniowego na danym stanowisku.

Nadzór nad procesem szkoleń

I na koniec jedna ważna informacja – kto powinien nadzorować, czy raczej inicjować szkolenia, a co za tym idzie, proces szkoleń? Jest to jedno z podstawowych zagadnień całej problematyki systemu szkoleń. Najlepiej byłoby, aby osobą motywującą pracownika do procesu rozwoju był bezpośredni przełożony, który jest w stanie ocenić potencjał podwładnego. Nie zawsze jednak jest to realizowane przez przełożonego w optymalny sposób, często z obiektywnych powodów – braku czasu, problemów codziennych itp. Dlatego też dział personalny powinien stymulować przełożonych, pomagać im, tworzyć harmonogramy szkoleń, planować testy sprawdzające nabytą w czasie szkoleń wiedzę.

Budowanie systemu szkoleń to proces długotrwały i niekończący się. Długotrwały, ponieważ samo stworzenie programu szkoleń jest początkiem całego procesu. Kolejnym zadaniem jest weryfikacja zasadności testów sprawdzających wiedzę, zasadności założeń motywacyjnych.

System powinien być również aktualizowany wraz z rozwojem np. technologii oraz wszelkimi zmianami, jakie zachodzą w firmie. Dlatego też dobrą praktyką jest zatrudnienie w firmie specjalisty ds. szkoleń, który będzie zajmował się tylko tą tematyką. Jeśli jest to niemożliwe, ważne jest, aby osoba, która w swoim zakresie obowiązków będzie miała nadzór nad procesem szkoleń, świadoma była znaczenia tego zadania, ponieważ to proces szkoleń w dużym stopniu decyduje o tempie rozwoju firmy.