Kiedy wypłacać pracownikom ekwiwalenty za świadczenia wynikające z przepisów bhp

• Odzież i obuwie robocze
• Środki ochrony indywidualnej
• Pranie odzieży roboczej
• Profilaktyczne posiłki i napoje
• Okulary korygujące wzrok
• Pytania i odpowiedzi

Zasadą jest, że pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi świadczenia w naturze wynikające z przepisów bhp. W pewnych jednak przypadkach pracodawca może porozumieć się z pracownikiem i wypłacać mu za nie ekwiwalent pieniężny.

Odzież i obuwie robocze

Pracodawca jest zobowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze w 2 przypadkach:

• jeżeli odzież pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,

• ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.

Pracodawca może jednak ustalić stanowiska, na których dopuszcza się używanie przez pracowników ich własnej odzieży i obuwia roboczego w zamian za wypłatę stosownego ekwiwalentu.

WAŻNE!

Pracownik musi wyrazić zgodę na używanie własnej odzieży i obuwia roboczego rekompensowanych ekwiwalentem pieniężnym.

Ekwiwalent za używanie przez pracownika własnej odzieży i obuwia roboczego powinien uwzględniać ich aktualne ceny. Pracodawca nie może zatem przerzucać na pracownika obowiązku zaopatrywania się w odpowiednią odzież i obuwie robocze wypłacając jednocześnie ekwiwalent, za który pracownik nie ma realnej możliwości zakupu takiej odzieży i obuwia.

Należy ustalić taką kwotę ekwiwalentu, która pozwoli pracownikowi na zakupienie wszystkich elementów odzieży i obuwia roboczego. Nie ma natomiast przeszkód prawnych, aby pracodawca w porozumieniu z pracownikami ustalił, że będzie dostarczał pracownikom jedynie część odzieży lub obuwia, natomiast za pozostałe elementy wypłacał ekwiwalent.

PRZYKŁAD

Zgodnie z zasadami obowiązującymi w zakładzie pracownikowi przysługuje odzież robocza w postaci: koszuli flanelowej (raz na 12 miesięcy), spodni (raz na 12 miesięcy), obuwia profilaktycznego (raz na 12 miesięcy). Pracodawca postanowił, że sam będzie wyposażał pracowników w koszule oraz spodnie robocze, natomiast obuwie profilaktyczne pracownicy będą kupować we własnym zakresie. W zamian pracodawca ustalił ekwiwalent pieniężny w wysokości 100 zł na rok. Takie postępowanie pracodawcy jest prawidłowe.

Pracownik, któremu jest wypłacany ekwiwalent za używanie odzieży i obuwia roboczego, nie może używać dowolnej odzieży, lecz jedynie odzież i obuwie spełniające wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy.

PRZYKŁAD

W opracowanej w zakładzie tabeli norm przydziału odzieży i obuwia roboczego wskazano, że pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku magazyniera przysługują: spodnie drelichowe, kurtka drelichowa, obuwie z twardym noskiem zapobiegającym przygnieceniu palców. Pracownik za wypłacony przez pracodawcę ekwiwalent kupił sandały, spodnie dżinsowe i podkoszulek. Pracodawca nie będzie mógł w takim przypadku dopuścić pracownika do pracy, ponieważ odzież i obuwie nie spełniają wymagań bhp. Pracownik będzie zatem musiał zakupić na własny koszt odpowiednią odzież roboczą, wynikającą z tabeli norm przydziału.

Nie w każdym przypadku pracodawca może przerzucić na pracownika obowiązek zakupu i posiadania odzieży i obuwia roboczego w zamian za ekwiwalent pieniężny. Pracodawca w każdym przypadku jest zobowiązany do dostarczania pracownikom odzieży i obuwia roboczego we własnym zakresie w sytuacji, gdy pracownik wykonuje prace:

• na stanowisku związanym z bezpośrednią obsługą maszyn i innych urządzeń technicznych albo

• powodujące intensywne brudzenie lub skażenie odzieży i obuwia roboczego środkami chemicznymi lub promieniotwórczymi albo materiałami biologicznie zakaźnymi.

Ustalenie zasad wypłaty pracownikom ekwiwalentu za używanie własnej odzieży i obuwia roboczego nie może również powodować dyskryminowania pracowników oraz przerzucania na nich części kosztów wyposażenia w odzież przez pewien okres zatrudnienia.

PRZYKŁAD

Pracodawca ustalił, że ekwiwalent za używanie własnej odzieży i obuwia roboczego będzie wypłacany pracownikom raz w roku, łącznie z wypłatą wynagrodzenia za styczeń. Pracownik zatrudniony w zakładzie w lutym danego roku nabywałby prawo do tego ekwiwalentu dopiero w styczniu kolejnego roku. Takie ustalenie zasad wypłaty ekwiwalentu jest niewłaściwe, gdyż pracownik samodzielnie ponosiłby koszty wyposażenia w obowiązkową na jego stanowisku pracy odzież oraz obuwie robocze przez 11 miesięcy zatrudnienia. W przypadku zwolnienia z pracy np. w grudniu tego samego roku, w którym pracownik podjął zatrudnienie, byłby on całkowicie pozbawiony ekwiwalentu za odzież, którą zakupił, a bez której pracodawca nie dopuściłby go do pracy.

PRZYKŁAD

Pracodawca ustalił w obowiązujących w zakładzie zasadach przydziału odzieży i obuwia roboczego, że za całość tej odzieży pracownikom będzie wypłacany ekwiwalent w każdym miesiącu w wysokości 120 zł. Pracownikom zatrudnianym w zakładzie po raz pierwszy taki ekwiwalent będzie przysługiwał począwszy od 6. miesiąca zatrudnienia. Ukształtowanie zasad w taki sposób jest nieprawidłowe. Pracownik ma bowiem obowiązek stosować odzież i obuwie robocze przewidziane na jego stanowisku pracy od pierwszego dnia zatrudnienia i również od tego dnia pracownikowi należy się ekwiwalent związany z koniecznością samodzielnego zakupu przez pracownika takiej odzieży.

Środki ochrony indywidualnej

Pracodawca jest zobowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie środki ochrony indywidualnej zabezpieczające przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy. W tym przypadku pracodawca każdorazowo musi samodzielnie wyposażać pracowników w takie środki. Nie ma on możliwości przerzucenia na pracowników tego obowiązku w zamian za stosowny ekwiwalent.

Wypłata takiego ekwiwalentu nie będzie zwalniała pracodawcy z obowiązku wyposażenia pracowników w środki ochrony indywidualnej odpowiednie do zagrożeń występujących na danych stanowiskach pracy. Niezapewnienie pracownikom tych środków stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracowniczym i jest zagrożone karą grzywny od 1 tys. do 30 tys. zł.

Pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez środków ochrony indywidualnej przewidzianych do stosowania na danym stanowisku pracy.

Pranie odzieży roboczej

Pracodawca, który nie może zapewnić prania odzieży roboczej, może powierzyć wykonywanie tych czynności pracownikowi, pod warunkiem wypłacania ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika.

Jeżeli pracownik odmówi prania odzieży roboczej we własnym zakresie, pracodawca ma obowiązek sam zorganizować jej pranie.

WAŻNE!

Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej jest wypłacany w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika.

Jeżeli np. pracownik korzysta z usług zakładu pralniczego, powinien przedstawić pracodawcy rachunek za wykonane pranie i zażądać zwrotu kwoty, na którą wystawiono ten rachunek. Gdy pracownik sam pierze odzież roboczą w domu, to pracodawca musi ustalić stosowny ekwiwalent pokrywający wszelkie poniesione przez pracownika koszty związane z praniem odzieży.

Do wypłaty pracownikowi ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej należy stosować podobne reguły, jak ma to miejsce w przypadku ekwiwalentu za używanie własnej odzieży i obuwia roboczego. Pracownik również w tym przypadku nie może być dyskryminowany ze względu na okres zatrudnienia w zakładzie.

Najwłaściwsze wydaje się ustalenie miesięcznego lub kwartalnego okresu wypłaty ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej. Pracodawca w porozumieniu z pracownikami powinien ustalić, biorąc pod uwagę specyfikę pracy na poszczególnych stanowiskach pracy w zakładzie, częstotliwość, z jaką pracownik powinien prać odzież. Następnie pracodawca powinien ustalić przewidywany koszt jednego prania takiej odzieży przez pracownika i wówczas obliczyć należną pracownikowi np. miesięczną lub kwartalną kwotę tego ekwiwalentu.

PRZYKŁAD

Zgodnie z zakładową tabelą norm przydziału pracownikowi przysługuje ubranie drelichowe. Pracodawca ustalił, że koszt prania takiego ubrania w zakładzie usługowym wynosi 15 zł. Następnie pracodawca biorąc pod uwagę specyfikę pracy na danym stanowisku ustalił konieczną częstotliwość prania tego ubrania 2 razy w miesiącu. Pracownikowi będzie zatem przysługiwał miesięczny ekwiwalent za pranie odzieży roboczej w wysokości 30 zł.

Pracodawca w przepisach wewnątrzzakładowych regulujących pranie odzieży może ustalić obniżenie wysokości ekwiwalentu za pranie lub jego niewypłacanie w przypadku długotrwałej nieobecności pracownika w pracy.

Ekwiwalent pieniężny za pranie odzieży roboczej przysługuje pracownikowi, który samodzielnie dokonuje tych czynności niezależnie od tego, czy odzież robocza jest dostarczana przez pracodawcę, czy pracownik sam się w nią zaopatruje zgodnie z zasadami obowiązującymi w zakładzie.

Profilaktyczne posiłki i napoje

Pracodawca powinien zapewnić każdemu pracownikowi wodę zdatną do picia lub inne napoje. Ponadto pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, nieodpłatnie, odpowiednie posiłki i napoje, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych.

Pracownikom nie przysługuje ekwiwalent pieniężny za posiłki i napoje.

Pracodawca jest zatem zawsze zobowiązany do wykonania powyższego obowiązku w naturze. Wypłacanie pracownikom ekwiwalentu w zamian za posiłki i napoje profilaktyczne nie zwalnia pracodawcy z obowiązku ich dostarczenia, jak również nie wyłącza odpowiedzialności wykroczeniowej pracodawcy w związku z niewypełnieniem tego obowiązku.

Okulary korygujące wzrok

Zgodnie z przepisami regulującymi warunki bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe, pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym na tych stanowiskach okulary korygujące wzrok. Obowiązek ten istnieje wobec pracowników, których wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.

Decydujące znaczenie ma tu zalecenie lekarza okulisty w ramach przeprowadzanych badań profilaktycznych.

Obowiązek zapewnienia pracownikom okularów korygujących wzrok jest najczęściej realizowany przez pracodawców w drodze refundacji kosztów poniesionych przez pracownika na ich zakup. Przepisy regulujące omawiany obowiązek pracodawcy ściśle posługują się zwrotem „okulary korygujące wzrok”. W związku z tym pracodawcy nie są zobowiązani do zapewnienia bądź refundowania pracownikom szkieł kontaktowych. Nie ma przy tym znaczenia, że stosowanie takich soczewek zostało zalecone przez lekarza po przeprowadzonych badaniach profilaktycznych.

Korzyści

Pracodawca nie musi refundować pracownikom zakupu szkieł kontaktowych.

Wysokość ustalonego w zakładzie finansowania kosztów zakupu okularów korygujących wzrok musi zapewniać pracownikowi możliwość zakupienia takich okularów. Pracodawca nie ma jednak obowiązku refundowania pracownikowi dowolnego, wybranego przez pracownika modelu okularów. Najczęściej w praktyce pracodawcy w przepisach wewnątrzzakładowych określają kwotę tego dofinansowania, której wysokość musi jednak pozwalać na zakup przez pracownika choćby podstawowego modelu takich okularów. W przypadku gdy pracownik zechce kupić droższy model okularów, będzie musiał pozostałą kwotę sfinansować we własnym zakresie.

PRZYKŁAD

Pracodawca ustalił w przepisach regulaminu pracy kwotę dofinansowania zakupu okularów pracownikom zatrudnionym na stanowiskach związanych z obsługą monitorów ekranowych w wysokości 100 zł. Pracownik, któremu lekarz profilaktyk zalecił stosowanie takich okularów przy pracy z komputerem, zakupił okulary znanej firmy za 850 zł i przedstawił pracodawcy rachunek opiewający na tę kwotę. Pracodawca w dalszym ciągu będzie zobowiązany do zrefundowania pracownikowi jedynie 100 zł za zakupione przez niego okulary.

Pytania i odpowiedzi

(?) Pracodawca rekompensuje pracownikom koszty prania odzieży roboczej przez wydawanie raz na kwartał 0,5 kilograma proszku do prania. Czy taka rekompensata jest wystarczająca?

Rekompensowanie pracownikom kosztów prania odzieży roboczej przez wydawanie samego proszku do prania jest niewystarczające. Pracodawca jest bowiem zobowiązany do rekompensowania pracownikowi całości ponoszonych przez niego kosztów prania tej odzieży, na które składają się również koszty zużywanej na pranie wody, energii elektrycznej itp. Pracodawca wydając proszek powinien zatem ustalić dodatkowy ekwiwalent rekompensujący pracownikom pozostałe koszty związane z praniem odzieży roboczej.

(?) Pracodawca nie dostarczył pracownikowi środków ochrony indywidualnej niezbędnych do stosowania podczas wykonywania przez niego pracy. Pracownik zakupił te środki we własnym zakresie. Czy będzie mógł domagać się od pracodawcy zwrotu poniesionych na ten cel nakładów?

Pracownikowi przysługuje zwrot ceny zakupu środków ochrony indywidualnej. Na pracodawcy ciąży bezwzględny obowiązek wyposażenia pracownika w środki ochrony indywidualnej niezbędne do pracy na zajmowanym stanowisku. W przypadku gdy pracodawca nie wywiąże się z tego obowiązku, a pracownik we własnym zakresie zakupi takie środki, będzie miał prawo domagać się od pracodawcy zwrotu kosztów ich zakupu. W razie odmowy zwrotu tych należności pracownik będzie uprawniony do zwrócenia się z odpowiednim roszczeniem do sądu pracy.

• art. 232, art. 237⁶-237¹⁰, art. 283 § 1 Kodeksu pracy,

• § 8 ust. 2 rozporządzenia z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (DzU nr 148, poz. 973),

• §1, § 4 ust. 2, § 8 rozporządzenia z 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (DzU nr 60, poz. 279),

• § 112 rozporządzenia z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (DzU z 2003 r. nr 169, poz. 1650 ze zm.).

Aleksander P. Kuźniar

specjalista w zakresie prawa pracy