Praca zdalna a BHP. Jakie obowiązki i prawa ma pracodawca? Kiedy można skontrolować zdalnego pracownika?

Przywykliśmy do pracy zdalnej

Jeszcze do niedawna większość firm nie wyobrażała sobie wprowadzenia pracy zdalnej. Pracodawcy obawiali się wyzwań związanych z taką formą pełnienia obowiązków służbowych przez swoich podwładnych. Obawy te wiązały się przede wszystkim z utrudnioną kontrolą pracy, czy też ze spadkiem poziomu wydajności pracowników. Sytuację tę zweryfikowała jednak pandemia, narzucająca pewne schematy postępowania. Mimo że minęło parę lat od początku epidemii i można wskazać na stopniowy powrót do normalności, to możliwość pracy zdalnej stała się już pewnym standardem, z góry oczekiwanym jako coś powszechnego. Pomimo wszelkich obaw, okazała się rozwiązaniem przydatnym, oferującym wiele zalet i korzyści nie tylko dla pracownika, ale również dla pracodawcy. Kwestię pracy zdalnej postanowił także uregulować ustawodawca, wskazując pewien szereg obowiązków, do których należy m.in. zobowiązanie zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. 

Czym jest praca zdalna?

Aby zrozumieć dokładniej temat pracy zdalnej, należy sięgnąć do definicji, którą odnajdziemy w art. 67¹⁸ Kodeksu pracy: Praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna).

Należy również pamiętać, że wykonywanie pracy zdalnej może nastąpić na postawie porozumienia pomiędzy stronami przy zawieraniu umowy o pracę lub już w trakcie zatrudnienia. Inicjatorem zaś może być zarówno pracodawca, jak i pracownik, który powinien złożyć wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej.  Pracodawca natomiast ma możliwość cofnięcia polecenia wykonywania pracy zdalnej, jednak musi to zrobić co najmniej z dwudniowym wyprzedzeniem. 

Bezpieczne i higieniczne warunki pracy, a praca zdalna

Nie ulega wątpliwości, że pracodawca, dopuszczając pracownika do pracy zdalnej, powinien zadbać o bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Nasuwa się jednak pytanie: „Jak zapewnić bezpieczeństwo pracownikowi podczas pracy zdalnej, skoro realizacja tego obowiązku stanowi nie lada wyzwanie ze względu na specyfikę tej formy pracy?”. W tej kwestii na pomoc przychodzą nam uregulowania zawarte w rozdziale IIc KP. Możemy dowiedzieć się z nich m.in., że niektóre obowiązki powinien wypełnić sam pracownik. Odnajdziemy także pewne wyłączenia obowiązków pracodawcy, do których należy np.: organizowanie stanowiska pracy zgodnie z przepisami bhp i higieny pracy, dbałość o bezpieczny i higieniczny stan pomieszczeń pracy i wyposażenia technicznego […] (art. 212 pkt 1 oraz 4). Wyłączone są również: art. 208 § 1, art. 209¹, art. 213, art. 214, art. 232 i art. 233 Kodeksu Pracy.

Dodatkowym ułatwieniem jest możliwość wykonania szkoleń w dziedzinie BHP dla nowozatrudnionej osoby na stanowisku administracyjno-biurowym w formie online. Pracownik potwierdza w postaci papierowej lub elektronicznej ukończenie szkolenia.

Ocena ryzyka zawodowego

Do istotnych obowiązków pracodawcy przy pracy zdalnej należy przede wszystkim sporządzenie oceny ryzyka zawodowego. Zdaniem PIP ocena ryzyka zawodowego to działania polegające na sprawdzeniu czynników, jakie mogą zaszkodzić pracownikom. Ułatwia ona weryfikację dotyczącą stosowania odpowiednich środków zapobiegawczych, które z kolei prowadzą do zmniejszenia występowania wypadków, czy chorób zawodowych w danej firmie. Ocena ryzyka zawodowego przy pracy zdalnej, wg art. 67 ³¹ Kodeksu pracy, powinna zawierać przede wszystkim takie aspekty jak: wpływ pracy zdalnej na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne. 

Po sporządzeniu oceny ryzyka zawodowego pracodawca powinien poinformować o tym pracownika. Taka informacja musi zawierać: 
1) zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii;
2) zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej;
3) czynności do wykonania po zakończeniu wykonywania pracy zdalnej;
4) zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego. Pracodawca może sporządzić uniwersalną ocenę ryzyka zawodowego dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej.

Następnie pracownik potwierdza w formie pisemnej, papierowej lub elektronicznej, fakt zapoznania się z powyższymi informacjami. Należy jednak pamiętać, że zabronione jest dopuszczenie pracownika do pracy bez ukończenia szkolenia wstępnego BHP. Niemożliwe jest to również w przypadku, gdy niezapoznana się z ryzykiem zawodowym. Oznacza to, że rozpoczęcie pracy jest uzależnione od złożenia wspomnianego oświadczenia. Dla utrwalenia nakreślę, że pracodawca jest obowiązany zapewnić przeszkolenie pracownika w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy przed dopuszczeniem go do pracy oraz prowadzenie okresowych szkoleń w tym zakresie […] (art. 237³ §  2). 

Praca zdalna i kontrola

W związku z tym, że pracownik przed rozpoczęciem pracy zdalnej powinien złożyć szereg oświadczeń, pracodawca ma prawo przeprowadzić kontrolę wykonywania tej pracy w zakresie przestrzegania wymogów bhp itp. Zasady takiej kontroli winien zaś określić w porozumieniu, regulaminie lub poleceniu wykonania pracy zdalnej. Kontrolę można przeprowadzić w godzinach pracy pracownika. Istotnym jest jednak to, że nie może ona naruszać prywatności pracownika i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych. Warto również zwrócić uwagę, że jeśli pracodawca stwierdzi brak przestrzegania zasad bhp, może cofnąć zgodę na wykonywanie pracy w takiej formie i pracownik rozpoczyna pracę w dotychczasowym miejscu pracy w terminie określonym przez pracodawcę. 

Wypadek przy pracy zdalnej 

Kolejną, dość intrygującą kwestią jest temat wypadku przy pracy zdalnej. Co prawda schemat postępowania w takiej sytuacji nie różni się znacznie od tego, które było znane nam do tej pory przy pracy stacjonarnej. Jedną znaczącą różnicą jest natomiast to, że po zgłoszeniu wypadku przy pracy zdalnej, oględzin miejsca wypadku dokonuje się w terminie uzgodnionym przez pracownika lub jego domownika. 

Praca zdalna a zdrowie psychiczne

Zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy przy pracy zdalnej jest bardzo powiązane jeszcze z jednym, dość istotnym obowiązkiem nałożonym na pracodawców.  Praca zdalna, choć niesie dużo udogodnień i jest preferowaną formą wykonywania obowiązków służbowych wśród pracowników, niesie za sobą jedno konkretne wyzwanie. Integracja, relacje międzyludzkie i nawiązywanie więzi pomiędzy współpracownikami jest niezwykle trudne w takiej formie pracy, a zaniedbanie tego obszaru może prowadzić do izolacji, zwiększenia poczucia samotności i depresji. Kwestię tę także postanowił uregulować ustawodawca, wskazując w art. 67³⁰ , że  pracodawca zobowiązany jest umożliwiać pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przebywanie na terenie zakładu pracy, kontaktowanie się z innymi pracownikami oraz korzystanie z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej - na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników. 

Justyna Kurbiel, Specjalista ds. kadr i płac - Meritoros SA

Źródła:

• https://www.pip.gov.pl/pl/bhp/ocena-ryzyka-zawodowego/143941,ocena-ryzyka-zawodowego-co-to-jest-.html
• Kodeks pracy - stan prawny obowiązujący od 26 kwietnia 2023 r.