Czy pracownik może upoważnić dowolną osobę do odbioru świadectwa pracy
REKLAMA
REKLAMA
Rada
Pracownik może upoważnić każdą pełnoletnią osobę do odbioru dokumentacji. Nie musi to być osoba z rodziny. W upoważnieniu powinny się znaleźć imię i nazwisko upoważnianej osoby oraz dane umożliwiające jej identyfikację, np. PESEL lub numer dowodu osobistego, jak również podpis pracownika, który składa upoważnienie do odbioru jego świadectwa pracy.
REKLAMA
Uzasadnienie
Przepisy wprost przewidują możliwość odbioru świadectwa pracy pracownika przez osobę upoważnioną. W Kodeksie pracy w przepisie ustanawiającym obowiązek wydania świadectwa pracy jest mowa o możliwości odbioru tego dokumentu przez osobę upoważnioną. Przepis wskazuje, że w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest zobowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy. Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej w tym terminie nie jest możliwe, pracodawca w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub wskazanej osobie za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy - Prawo pocztowe albo doręcza je w inny sposób (art. 97 § 1 Kodeksu pracy).
Forma upoważnienia do odbioru świadectwa pracy
Na podstawie § 3 rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy w przypadku upoważnienia przez pracownika innej osoby do odbioru świadectwa pracy upoważnienie może być dostarczone pracodawcy w postaci papierowej lub elektronicznej. Jednak w rozporządzeniu tym nie ma żadnego ograniczenia czy wskazania odnośnie do zakresu osób, które mogą otrzymać takie upoważnienie do odbioru świadectwa pracy.
Osoby upoważnione do odbioru świadectwa pracy
Natomiast wskazanie tego rodzaju znajduje się w § 16 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, w którym uregulowano, że pracodawca ma prawo wydać dokumentację pracowniczą (do której zalicza się także świadectwo pracy):
- pracownikowi lub byłemu pracownikowi albo członkom rodziny, o których mowa w art. 949 § 3 Kodeksu pracy (czyli członkom rodziny uprawnionym do renty rodzinnej), albo
- osobie upoważnionej przez pracownika bądź byłego pracownika lub członka rodziny, o którym mowa w art. 949 § 3 Kodeksu pracy (czyli członka rodziny uprawnionego do renty rodzinnej).
Zatem upoważnienie do odbioru świadectwa pracy może sporządzić nie tylko sam pracownik, ale również w przypadku jego śmierci osoby uprawnione do renty rodzinnej po nim.
Tabela. Osoby uprawnione do renty rodzinnej
| Do grona osób uprawnionych do uzyskania renty rodzinnej należą: |
|
Wydanie dokumentacji pracowniczej, w tym świadectwa pracy, członkom rodziny następuje po uprzednim udokumentowaniu przez te osoby uprawnienia do jej odbioru. Oznacza to obowiązek udokumentowania stopnia pokrewieństwa przewidzianego przez ustawodawcę (np. okazania aktu urodzenia, aktu ślubu). Po wykazaniu, że dana osoba należy do grona osób uprawnionych do renty rodzinnej po pracowniku, może ona odebrać pełną dokumentację pracowniczą zmarłego, także świadectwo pracy, bez żadnych dodatkowych formalności. Może także upoważnić do odbioru dokumentów osobę trzecią.
Pracownik zmarł 1 września 2023 r. W związku z tym 5 września 2023 r. zgłosiła się do pracodawcy córka pracownika z prośbą o wydanie świadectwa pracy. Okazała przy tym swój akt urodzenia. Jednak tego dnia pracownica działu kadr odpowiedzialna za dokumentację tego konkretnego pracownika przebywała na urlopie i nie było możliwości wydania świadectwa od razu. W związku z tym, że córka pracownika oświadczyła, iż tego samego dnia musi wyjechać za granicę, pozostawiła upoważnienie do odbioru świadectwa pracy i innych dokumentów pracowniczych zmarłego ojca przez swojego partnera. Ustaliła, że odbierze on świadectwo pracy osobiście 7 września 2023 r. Taka praktyka jest dopuszczalna i pracodawca ma obowiązek wydać świadectwo pracy i inne dokumenty upoważnionemu partnerowi córki zmarłego pracownika.
Upoważnienie osoby nieletniej do odbioru świadectwa pracy
Wątpliwości budzi natomiast możliwość upoważnienia do odbioru świadectwa pracy osoby niepełnoletniej. W przypadku dziecka małoletniego, które nie ukończyło 13 lat, wydaje się to niemożliwe z uwagi na jego całkowitą niezdolność do czynności prawnych. Po ukończeniu 13 roku życia dziecko zyskuje ograniczoną zdolność do czynności prawnych. Dyskusyjne może być jednak, czy odbiór świadectwa pracy należy do zakresu spraw życia codziennego objętych ograniczoną zdolnością do czynności prawnych. Szczególnie że świadectwo pracy zawiera dane osobowe pracownika podlegające szczególnej ochronie.
Pracownik upoważnił do odbioru świadectwa pracy swoją 10-letnią córkę. W takiej sytuacji pracodawca może odmówić wydania tego dokumentu, gdyż córka nie ma nawet ograniczonej zdolności do czynności prawnych, co może budzić wątpliwości w świetle minimalnych wymogów pełnomocnictwa.
Treść upoważnienia do odbioru świadectwa pracy
Przepisy nie regulują natomiast treści upoważnienia do odbioru świadectwa pracy. Z istoty upoważnienia wynika jednak, że powinno się w nim znaleźć co najmniej imię i nazwisko wraz z podpisem pracownika udzielającego upoważnienia, a także imię i nazwisko osoby upoważnionej oraz dane umożliwiające jednoznaczne potwierdzenie jej tożsamości za okazaniem odpowiedniego dokumentu, np. numeru PESEL, dowodu osobistego, paszportu.
U pracodawcy stawiła się osoba o imieniu i nazwisku Jan Kowalski, przedstawiająca upoważnienie do odbioru świadectwa pracy byłego pracownika. W upoważnieniu nie było poza imieniem i nazwiskiem żadnych danych identyfikacyjnych tej osoby. W takiej sytuacji pracodawca może odmówić wydania świadectwa pracy, ponieważ osób o imieniu i nazwisku Jan Kowalski jest w Polsce bardzo dużo i jednoznaczna identyfikacja tej osoby nie jest możliwa.
Wzór. Przykładowe upoważnienie do odbioru świadectwa pracy
………………………….. (imię i nazwisko pracownika) Kraków, dnia ………… Upoważnienie Upoważniam Panią/Pana ……………………., legitymującą/ego się dowodem osobistym serii …………………………, nr ……………..……………….., do odbioru mojego świadectwa pracy u Pracodawcy - XXX Sp. z o.o. Świadectwo dotyczy mojego okresu zatrudnienia od …………….. do …………………. ………….…………………… (podpis pracownika) |
- art. 97 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465;
- art. 10, art. 100 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 1360; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1285
- § 16 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej - Dz.U. z 2018 r. poz. 2369; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 879
- § 3 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1862; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 912
dr hab. Małgorzata Mędrala
radca prawny, doktor habilitowany nauk prawnych, autorka wielu publikacji z zakresu prawa pracy i ochrony danych osobowych
Potwierdź zapis
Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.
Coś poszło nie tak
REKLAMA
- Czytaj artykuły
- Rozwiązuj testy
- Zdobądź certyfikat
REKLAMA