Czy pracownik może upoważnić dowolną osobę do odbioru świadectwa pracy

• Rada
• Uzasadnienie

Rada

Pracownik może upoważnić każdą pełnoletnią osobę do odbioru dokumentacji. Nie musi to być osoba z rodziny. W upoważnieniu powinny się znaleźć imię i nazwisko upoważnianej osoby oraz dane umożliwiające jej identyfikację, np. PESEL lub numer dowodu osobistego, jak również podpis pracownika, który składa upoważnienie do odbioru jego świadectwa pracy.

Uzasadnienie

Przepisy wprost przewidują możliwość odbioru świadectwa pracy pracownika przez osobę upoważnioną. W Kodeksie pracy w przepisie ustanawiającym obowiązek wydania świadectwa pracy jest mowa o możliwości odbioru tego dokumentu przez osobę upoważnioną. Przepis wskazuje, że w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest zobowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy. Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej w tym terminie nie jest możliwe, pracodawca w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub wskazanej osobie za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy - Prawo pocztowe albo doręcza je w inny sposób (art. 97 § 1 Kodeksu pracy).

Forma upoważnienia do odbioru świadectwa pracy

Na podstawie § 3 rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy w przypadku upoważnienia przez pracownika innej osoby do odbioru świadectwa pracy upoważnienie może być dostarczone pracodawcy w postaci papierowej lub elektronicznej. Jednak w rozporządzeniu tym nie ma żadnego ograniczenia czy wskazania odnośnie do zakresu osób, które mogą otrzymać takie upoważnienie do odbioru świadectwa pracy.

Osoby upoważnione do odbioru świadectwa pracy

Natomiast wskazanie tego rodzaju znajduje się w § 16 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, w którym uregulowano, że pracodawca ma prawo wydać dokumentację pracowniczą (do której zalicza się także świadectwo pracy):

• pracownikowi lub byłemu pracownikowi albo członkom rodziny, o których mowa w art. 94⁹  § 3 Kodeksu pracy (czyli członkom rodziny uprawnionym do renty rodzinnej), albo
• osobie upoważnionej przez pracownika bądź byłego pracownika lub członka rodziny, o którym mowa w art. 94⁹ § 3 Kodeksu pracy (czyli członka rodziny uprawnionego do renty rodzinnej).

Zatem upoważnienie do odbioru świadectwa pracy może sporządzić nie tylko sam pracownik, ale również w przypadku jego śmierci osoby uprawnione do renty rodzinnej po nim.

Tabela. Osoby uprawnione do renty rodzinnej

Wydanie dokumentacji pracowniczej, w tym świadectwa pracy, członkom rodziny następuje po uprzednim udokumentowaniu przez te osoby uprawnienia do jej odbioru. Oznacza to obowiązek udokumentowania stopnia pokrewieństwa przewidzianego przez ustawodawcę (np. okazania aktu urodzenia, aktu ślubu). Po wykazaniu, że dana osoba należy do grona osób uprawnionych do renty rodzinnej po pracowniku, może ona odebrać pełną dokumentację pracowniczą zmarłego, także świadectwo pracy, bez żadnych dodatkowych formalności. Może także upoważnić do odbioru dokumentów osobę trzecią.

Upoważnienie osoby nieletniej do odbioru świadectwa pracy

Wątpliwości budzi natomiast możliwość upoważnienia do odbioru świadectwa pracy osoby niepełnoletniej. W przypadku dziecka małoletniego, które nie ukończyło 13 lat, wydaje się to niemożliwe z uwagi na jego całkowitą niezdolność do czynności prawnych. Po ukończeniu 13 roku życia dziecko zyskuje ograniczoną zdolność do czynności prawnych. Dyskusyjne może być jednak, czy odbiór świadectwa pracy należy do zakresu spraw życia codziennego objętych ograniczoną zdolnością do czynności prawnych. Szczególnie że świadectwo pracy zawiera dane osobowe pracownika podlegające szczególnej ochronie.

Treść upoważnienia do odbioru świadectwa pracy

Przepisy nie regulują natomiast treści upoważnienia do odbioru świadectwa pracy. Z istoty upoważnienia wynika jednak, że powinno się w nim znaleźć co najmniej imię i nazwisko wraz z podpisem pracownika udzielającego upoważnienia, a także imię i nazwisko osoby upoważnionej oraz dane umożliwiające jednoznaczne potwierdzenie jej tożsamości za okazaniem odpowiedniego dokumentu, np. numeru PESEL, dowodu osobistego, paszportu.

Wzór. Przykładowe upoważnienie do odbioru świadectwa pracy

dr hab. Małgorzata Mędrala
radca prawny, doktor habilitowany nauk prawnych, autorka wielu publikacji z zakresu prawa pracy i ochrony danych osobowych