REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ustawa o sygnalistach już wkrótce – jak w 4 krokach dostosować swoją organizację do nowych przepisów?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
sygnalista
sygnalista
shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Zaprezentowany w połowie kwietnia b.r. drugi projekt polskiej ustawy o ochronie sygnalistów, mimo że nie zawiera niezwykle istotnych zmian w stosunku do swojej pierwotnej wersji, przypomniał organizacjom w Polsce o zbliżającym się obowiązku. W pierwszej kolejności obejmować on będzie kilkanaście tysięcy podmiotów, w tym przedsiębiorstwa zatrudniające co najmniej 250 osób, firmy działające w szeroko pojętym sektorze finansowym oraz instytucje publiczne i podmioty będące pod kontrolą państwa.

System whistleblowingowy w Polsce?

Czasu na dostosowanie się do nowych obowiązków będzie niewiele, bo choć nowy projekt wydłuża vacatio legis z 14 dni do 2 miesięcy i daje podmiotom dodatkowy miesiąc od momentu publikacji aktu prawnego w Dzienniku Ustaw RP, to są to łącznie tylko 3 miesiące. Czy w tak krótkim okresie będzie to w ogóle możliwe? Wypełnienie ustawowego obowiązku wdrożenia systemu whistleblowingowego, czyli wewnętrznych procedur zgłaszania naruszeń prawa oraz kanałów komunikacji dla sygnalistów, można podzielić na 4 etapy. Z uwagi na stosunkowo krótki czas na przeprowadzenie tego procesu poszczególne etapy mogą być realizowane równolegle.

REKLAMA

Analiza sytuacji

Działania powinna poprzedzić staranna diagnoza tego, co już dobrze w firmie funkcjonuje, czego brakuje i co trzeba dostosować. Wiele podmiotów może bowiem posiadać już pewne procedury, związane nawet ze zgłaszaniem nieprawidłowości oraz kanały komunikacji, a więc również doświadczenie w prowadzeniu tego rodzaju działań. W związku z tym, że nowe wymogi mają już charakter obligatoryjny dla dużej grupy podmiotów i są określone przez precyzyjne przepisy, konieczna będzie też ich dokładna analiza pod kątem prawnym. W przypadku organizacji posiadających w swoich strukturach dział prawny lub compliance działanie to nie powinno być dużym wyzwaniem. Jednak, jeśli nie posiadamy wewnętrznie takich kompetencji, warto skorzystać z pomocy wyspecjalizowanej firmy – kancelarii prawnej lub firmy consultingowej zajmującej się tego typu sprawami, której przekażemy przeprowadzenie całego procesu.

Wyznaczenie osób w organizacji odpowiedzialnych za proces

REKLAMA

Następnym krokiem jest wybór osoby lub komórki odpowiedzialnej za stworzenie systemu whistleblowingowego i jego obsługę w przyszłości, czyli przyjmowanie zgłoszeń oraz prowadzenie działań następczych. Ważne jest również zweryfikowanie czy osoba w naszej organizacji posiada odpowiednie kompetencje, by cały proces przeprowadzić własnymi siłami. W większości przypadków ta odpowiedzialność przypada działowi compliance odpowiadającemu za zgodność procedur firmy z przepisami prawa, ale dość często tworzeniem systemu, a następnie jego obsługą zajmują się również komórki prawne lub HR. Nie ma również przeszkód prawnych, by osoba pełniąca funkcję Inspektora Ochrony Danych (IOD) była odpowiedzialna za whistleblowing, pod warunkiem braku konfliktu interesów, posiadania odpowiednich kompetencji oraz praktycznej możliwości łączenia obu obowiązków z należytą starannością. Często dobrym rozwiązaniem jest powierzenie poszczególnych elementów takiego projektu zewnętrznym firmom, które mają doświadczenie w tworzeniu procedur lub dostarczają gotowe rozwiązania do zbierania zgłoszeń. Takie podejście zwykle pozwala zaoszczędzić wiele czasu potrzebnego na poznanie przepisów i dostosowanie procedur wewnętrznych i jest bardziej optymalne pod względem finansowym niż np. tworzenie własnej aplikacji do komunikacji z sygnalistami.

- Na osobie odpowiedzialnej za procesy whistleblowingowe, czyli przyjmowanie zgłoszeń i prowadzenie działań wyjaśniających, spoczywa duża odpowiedzialność. Z jednej strony taka osoba musi zapewnić, że działania będą realizowane zgodnie z przepisami, np. przekazywanie informacji zwrotnej sygnaliście o przyjęciu czy statusie zgłoszeń, pilnowanie terminów, zachowanie poufności, przetwarzanie danych zgodnie z RODO. Z drugiej strony ta osoba musi zadbać o nadawanie odpowiedniego toku sprawom, aby system działał efektywnie, a zgłaszane problemy były badane i rozwiązywane. Samo przyjmowanie zgłoszeń będzie działaniem pozornym. Aby proces wzbudzał zaufanie i przynosił korzyści, organizacja musi adekwatnie reagować. W zależności od wielkości danego podmiotu czy charakteru działalności warto zastanowić się, czy powierzyć taką odpowiedzialność jednej osobie poprzez rozszerzenie jej obowiązków, czy stworzyć osobne stanowisko i zatrudnić nowego specjalistę, a może powołać osobny dział składający się z kilku pracowników – powiedziała Ewa Żak-Lisewska, dyrektor ds. rozwoju braf.tech, ekspert w obszarze compliance i twórca systemów whistleblowingowych.

Stworzenie procedur i wybór kanałów komunikacji

REKLAMA

Kolejnym etapem są ustalenie harmonogramu prac i ich realizacja. W zależności od stanu posiadanych kompetencji w ramach organizacji należy zdecydować, czy będzie ona samodzielnie tworzyć wewnętrzne procedury, czy zdecyduje się na wsparcie wyspecjalizowanych doradców. W pierwszym wypadku konieczna jest dogłębna analiza samej ustawy. Niekiedy przedsiębiorstwa rozszerzają w swoich procedurach katalog wykroczeń, które będą przyjmować o inne zdarzenia nie ujęte w ustawie, np. łamanie wewnętrznych procedur czy mobbing. Takie podejście na pewno firmie nie zaszkodzi, bo może wyeliminować także inne potencjalne problemy wewnętrzne i ograniczyć frustracje pracowników. Jednym z najważniejszych elementów systemów whistleblowingowych są kanały komunikacji do zgłaszania nieprawidłowości. Muszą one spełniać określone kryteria, m.in. pozwalać na dwustronną komunikację w celu przekazania informacji zwrotnej sygnaliście oraz pozyskania dodatkowych materiałów dowodowych wykroczeń, zapewniając ochronę prywatności osoby zgłaszającej zgodnie z RODO. Z praktycznego punktu widzenia warto też postawić na kanały łatwe w implementacji w krótkim czasie i umożliwiające dostęp do nich jak najszerszej grupie potencjalnych sygnalistów. Organizacje dotychczas stosowały raczej klasyczne sposoby zbierania zgłoszeń o nadużyciach, takie jak m.in. skrzynki na listy tradycyjne lub e-mail, infolinie czy rozmowy bezpośrednie. Jednak ekspert braf.tech przekonuje, że lepszym rozwiązaniem będzie wybór specjalnie zaprojektowanego do tego celu systemu informatycznego.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

- Na rynku istnieją aplikacje, które zostały stworzone specjalnie do zbierania zgłoszeń od sygnalistów. Z najnowszego badania Kantar wynika, że 98 proc. telefonów w naszym kraju to smartfony, więc dostępność kanału w formie aplikacji pozwoli na dostęp do niego zdecydowanej większości potencjalnych sygnalistów. Odpowiednio zaprojektowany system będzie również znacznie bezpieczniejszy w kwestii ochrony prywatności sygnalisty, bo dostęp do danych osobowych oraz informacji zawartych w zgłoszeniu mają tylko osoby uprawnione. Kolejna kwestia to anonimowość sygnalisty - co prawda ostatni projekt ustawy nie wymaga od organizacji dopuszczenia tego rodzaju zgłoszeń, ale również nie zabrania. Badanie, które przeprowadziło na nasze zlecenie ARC Rynek i Opinia pokazało, że 70 proc. pracowników oczekuje od systemu whistleblowingowego, aby zapewniał możliwość informowania pracodawcy o nieprawidłowości bez konieczności podawania danych osobowych. W przeciwnym razie możemy się spodziewać, że taka osoba nie podejmie działania i np. odejdzie z pracy lub o sprawie poinformuje bezpośrednio organ publiczny, a to oznacza dodatkowe problemy dla firmy. Warto też pomyśleć o stronie praktycznej dla przedsiębiorstwa, czyli łatwości implementacji aplikacji, gdy mówimy o rozwiązaniach chmurowych, czy digitalizacji dokumentacji i automatyzacji pewnych procesów. Korzyści wynikających z inwestycji w technologie jest bardzo wiele – podsumował Rafał Barański, CEO braf.tech i współtwórca aplikacji whiblo.

Komunikacja wewnętrzna i edukacja pracowników

Niezwykle ważnym etapem wdrożenia systemu whistleblowingowego w firmie jest zapewnienie odpowiedniej komunikacji zmian w organizacji i edukacja pracowników w tym zakresie. Brak zrozumienia założeń i potrzeby stosowania procedur whistleblowingowych często skutkuje porażką i nieefektywnym działaniem systemu, bo pracownicy mogą nie mieć zaufania do działań firmy. Istotna jest również rola liderów organizacji, ich zaangażowanie oraz odpowiedni sposób informowania o wadze prowadzonych działań. Tutaj warto odnieść się ponownie do wyników badania przeprowadzonego przez instytut badawczy ARC Rynek i Opinia, z którego wynika, że dotychczas tylko ok. 28 proc. pracowników zgłaszało nieprawidłowości w miejscu zatrudnienia, a blisko 44 proc. z nich nie informuje pracodawcy, bo uważa, że nie przyniesie to efektu.

Dostosowanie firmy do wymogów prawnych w kwestii ochrony sygnalistów może być dużym wyzwaniem dla firmy, zwłaszcza jeśli działania będą podejmowane na ostatnią chwilę, bez wymaganych kompetencji i pod presją czasu. Kluczowe jest jednak zrozumienie wagi istnienia systemów whistleblowingowych. Zbieranie informacji o nieprawidłowościach w organizacji to w istocie źródło korzyści dla pracodawcy. Firma czy instytucja może w ten sposób lepiej poznać swoje słabości i odpowiednio szybko podjąć działania w celu ich wyeliminowania. Nierozwiązane problemy z czasem będą narastać i spowodują poważne konsekwencje, jak odejścia pracowników, utrata reputacji firmy w oczach kontrahentów, a nawet kary finansowe od organów państwowych. Czy organizacje stać na takie ryzyko?

braf.tech
polska spółka IT tworząca rozwiązania dla biznesu wspierające procesy compliance i audytu
Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Samotni wśród ludzi

Rozmowa z dr Sylwią Hałas-Dej, dziekanem Kozminski Executive Business School w Akademii Leona Koźmińskiego, o tym, jak radzić sobie z izolacją na wysokim stanowisku.

Praca zdalna, zadaniowy czas pracy. Nie, teraz zupełnie inna forma zatrudnienia jest na absolutnym topie rynku pracy, jaka

80 proc. pracowników tymczasowych i kontraktorów odczuwa satysfakcję z pracy projektowej. Wielu specjalistów, kiedy pozna zalety takich form współpracy z firmami, to nie chce już wracać na etat. Dlatego praca projektowa szybko zyskuje zwolenników.

Nowe przepisy o rynku pracy i zatrudnianiu cudzoziemców od 1 czerwca 2025. Co się zmienia?

Od 1 czerwca 2025 r. wchodzą w życie dwie kluczowe ustawy reformujące polski rynek pracy i zasady zatrudniania cudzoziemców. Nowe przepisy zmienią sposób rejestracji bezrobotnych, zniosą ograniczenia wiekowe i wprowadzą nowoczesne narzędzia informatyczne. Co dokładnie się zmienia i kogo dotyczą nowe regulacje?

Debata. Syndrom oszustki - między sukcesem a wątpliwościami

To będzie jedno z najważniejszych spotkań w naszym studio, transmitowane w czasie rzeczywistym na stronie infor.pl.

REKLAMA

Ile godzin tygodniowo pracuje się w UE? Najmniej w Holandii, najwięcej w Grecji, Bułgarii i Polsce

Według danych Eurostatu pracownicy w Unii Europejskiej pracowali średnio 36 godzin w tygodniu. Okazuje się, że w Polsce było to znacznie więcej. Gdzie odnotowano najdłuższe, a gdzie najkrótsze tygodnie pracy?

Jakie kody uprawniają do wyższego dofinansowania z PFRON? [KWOTY 2025]

Kwota dofinansowania, jaką może uzyskać pracodawca, zależy nie tylko od stopnia niepełnosprawności, ale również od rodzaju schorzenia. Czy pojawią się kolejne kody uprawniające do wyższego dofinansowania? Jakie kwoty obowiązują w 2025 r.?

Kapitał początkowy można przeliczyć. To klucz do wyższej emerytury!

Kapitał początkowy to odtworzona wartość składek emerytalnych z okresu przed 1 stycznia 1999 roku, kiedy składki nie były przypisane do indywidualnych kont. Bez kapitału początkowego Twoja emerytura może być znacznie niższa. Sprawdź, jak go wyliczyć i jakie dokumenty są potrzebne, by nie stracić pieniędzy.

Menadżerowie wysokiego szczebla chcą się dogadywać mimo barier budowanych przez przywódców świata

Menadżerowie i światowy biznes stoi w obliczu rosnącej niestabilności – od napięć geopolitycznych i przesunięcia wpływów globalnych, po coraz bardziej spolaryzowaną scenę międzynarodową. Mimo to, wielu menedżerów najwyższego szczebla wciąż wykazuje wiarę w trwałość dotychczasowych struktur i scenariuszy współpracy.

REKLAMA

Pracodawco! Nie zawsze możesz zlecić dodatkowe zadania pracownikowi

Podpisując umowę o pracę, strony zawierają dwustronne zobowiązanie - pracownik obliguje się do świadczenia określonej w umowie pracy, a pracodawca do wypłacania pracownikowi uzgodnionego wynagrodzenia. W praktyce jednak wielu pracodawców wychodzi z założenia, że skoro to oni płacą, to mogą zlecać swoim podopiecznym różnorodne zadania, również te wykraczające poza ustalony zakres obowiązków.

Jawność wynagrodzeń w Polsce: Sejm uchwalił nowelizację Kodeksu pracy. Co się zmieni dla pracodawców i kandydatów do pracy?

Nowelizacja Kodeksu pracy uchwalona przez Sejm wprowadza obowiązek informowania kandydatów do pracy o wynagrodzeniu w procesie rekrutacji. Eksperci podkreślają jednak, że to dopiero początek drogi do pełnej jawności płac w Polsce.

REKLAMA