Składki ZUS żołnierzy zawodowych i funkcjonariuszy służb mundurowych zwolnionych ze służby. Kto i kiedy powinien płacić?

• Kiedy płatnik ma obowiązek zapłacić składki na ubezpieczenia społeczne za byłych funkcjonariuszy
• Kto jest płatnikiem składek za byłego funkcjonariusza
• Jakie składki płatnik ma obowiązek przekazać do ZUS za byłego funkcjonariusza
• Za jaki okres trzeba zapłacić składki za byłego funkcjonariusza
• Od jakiej podstawy wymiaru płatnik nalicza należne składki za byłego funkcjonariusza
• Waloryzacja składek na ubezpieczenie emerytalne. Jak obliczyć?
• Jakie są zasady zgłoszenia i wyrejestrowania byłego funkcjonariusza
• Jak sporządzić dokumenty rozliczeniowe
• Jakie dokumenty rozliczeniowe należy złożyć za okres urlopu wychowawczego
• Jak rozliczyć składki od uposażenia lub jego składników wypłacanych po zwolnieniu ze służby
• Kiedy należy przekazać dokumenty rozliczeniowe i opłacić składki

Wyjaśnienia ZUS dotyczą zwolnionych ze służby żołnierzy zawodowych lub funkcjonariuszy następujących formacji (służb mundurowych): Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej, Służby Więziennej, Straży Marszałkowskiej.
Ważne! W dalszej części niniejszego opracowania wszystkie te osoby są nazywane zbiorczo „funkcjonariuszami”.

Kiedy płatnik ma obowiązek zapłacić składki na ubezpieczenia społeczne za byłych funkcjonariuszy

Jak wyjaśnia ZUS, zgodnie z obowiązującymi przepisami, funkcjonariusze w okresie pełnienia służby nie są objęci obowiązkiem ubezpieczeń społecznych. Nie są więc opłacane za nich składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. W czasie służby podlegają jedynie obowiązkowemu ubezpieczeniu zdrowotnemu. Natomiast płatnik ma obowiązek opłacić składki na ubezpieczenia społeczne za byłego funkcjonariusza, gdy zaistnieją poniższe okoliczności:
- następuje zwolnienie ze służby oraz
- funkcjonariusz nie spełnia warunków, aby otrzymać policyjną lub wojskową emeryturę albo policyjną lub wojskową rentę inwalidzką albo
- emeryt albo rencista utracił prawo do zaopatrzenia emerytalnego z przyczyn, o których mowa w art. 10 ust. 2 ustawy o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy policji.

Jedynie gdy funkcjonariusz spełnia warunki, aby uzyskać prawo do policyjnej renty inwalidzkiej, płatnik opłaca składki na wniosek tego funkcjonariusza [1].

Przy czym obowiązek opłacenia składek nie powstanie, gdy bezpośrednio po zakończeniu służby funkcjonariusz podejmie służbę w innej formacji mundurowej.

Kto jest płatnikiem składek za byłego funkcjonariusza

ZUS informuje, że płatnikami składek za byłych funkcjonariuszy są jednostki organizacyjne formacji mundurowej, które wypłacały im uposażenie bezpośrednio przed rozwiązaniem i wygaśnięciem stosunku służbowego. Te jednostki przygotowują dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe oraz opłacają składki za cały okres trwania służby tych funkcjonariuszy.

Jakie składki płatnik ma obowiązek przekazać do ZUS za byłego funkcjonariusza

Za zwolnionych ze służby funkcjonariuszy bez prawa do policyjnej lub wojskowej emerytury lub renty inwalidzkiej płatnik musi przekazać do ZUS składki:
1) na ubezpieczenie emerytalne – w wysokości:
- od 1 stycznia 1999 r. – 19,52% podstawy ich wymiaru wraz z należnymi waloryzacjami;

2) na ubezpieczenia rentowe – w wysokości:
- od 1 stycznia 1999 r. do 30 czerwca 2007 r. – 13% podstawy ich wymiaru,
- od 1 lipca 2007 r. do 31 grudnia 2007 r. – 10% podstawy ich wymiaru,
- od 1 stycznia 2008 r. do 31 stycznia 2012 r. – 6% podstawy ich wymiaru,
- od 1 lutego 2012 r. – 8% podstawy ich wymiaru;

3) na Fundusz Pracy – w wysokości:
- od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. – 2,45% podstawy ich wymiaru;

4) na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy (do 21 grudnia 2019 r. był to Solidarnościowy Fundusz Wsparcia Osób Niepełnosprawnych) – w łącznej wysokości:
- od 1 stycznia 2019 r. – 2,45% podstawy ich wymiaru,

5) na Fundusz Emerytur Pomostowych – w wysokości:
- od 1 stycznia 2010 r. – 1,5% podstawy ich wymiaru.

Za jaki okres trzeba zapłacić składki za byłego funkcjonariusza

ZUS wyjaśnia, że funkcjonariusze muszą mieć wyliczone składki od uposażenia za okres pozostawania w służbie, w którym nie mieli opłacanych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe między 1 stycznia 1999 r. a dniem zakończenia służby.

Przy czym – jak podkreśla ZUS:
1) Składki na Fundusz Emerytur Pomostowych płatnik opłaca od uposażeń należnych od 1 stycznia 2010 r.
2) Składek na Fundusz Emerytur Pomostowych płatnik nie opłaca za funkcjonariuszy Służby Celno-Skarbowej.
3) Funkcjonariusze, którzy nawiązali stosunek służby po 31 grudnia 1998 r., podlegali ubezpieczeniom społecznym do 30 września 2003 r. Za ten okres płatnik miał obowiązek opłacać składki na bieżąco. Przedstawiony w niniejszym opracowaniu tryb rozliczenia i opłacenia składek ma w ich przypadku zastosowanie do składek od uposażeń należnych od 1 października 2003 r.
4) Obowiązek opłacenia składek za funkcjonariuszy Służby Celno-Skarbowej powstał od uposażeń należnych od 1 stycznia 2018 r. Z kolei za funkcjonariuszy Straży Marszałkowskiej – od uposażeń należnych od 20 maja 2018 r.

Od jakiej podstawy wymiaru płatnik nalicza należne składki za byłego funkcjonariusza

Podstawa wymiaru składek opłacanych za byłych żołnierzy zawodowych Wojska Polskiego to uposażenie zasadnicze wraz z dodatkami o charakterze stałym i miesięczna równowartość dodatkowego uposażenia rocznego. Za okres służby wojskowej w charakterze kandydata na żołnierza zawodowego podstawę wymiaru przed 1 stycznia 2003 r. stanowiło najniższe wynagrodzenie, które obowiązywało w grudniu poprzedniego roku. Po 31 grudnia 2002 r. jest to wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Podstawa wymiaru składek opłacanych za byłych funkcjonariuszy Policji to przeliczone zgodnie z art. 110 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych*:
- uposażenie zasadnicze,
- dodatki do uposażenia,
- nagrody roczne i uznaniowe,
- dodatkowe wynagrodzenie wypłacane na podstawie art. 112 ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji.
Za okres służby kandydackiej podstawę wymiaru przed 1 stycznia 2003 r. stanowiło najniższe wynagrodzenie, które obowiązywało w grudniu poprzedniego roku. Po 31 grudnia 2002 r. jest to wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Podstawa wymiaru składek opłacanych za byłych funkcjonariuszy Państwowej Straży Pożarnej to przeliczone zgodnie z art. 110 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych*:
- uposażenie zasadnicze,
- dodatki do uposażenia,
- nagrody roczne i uznaniowe,
- dodatkowe wynagrodzenie wypłacone na podstawie art. 97 ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 r. o Państwowej Straży Pożarnej.
Za okres służby kandydackiej podstawę wymiaru przed 1 stycznia 2003 r. stanowiło najniższe wynagrodzenie, które obowiązywało w grudniu poprzedniego roku. Po 31 grudnia 2002 r. jest to wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Podstawa wymiaru składek opłacanych za byłych funkcjonariuszy Służby Ochrony Państwa to przeliczone zgodnie z art. 110 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych*:
- uposażenie zasadnicze,
- dodatki o charakterze stałym,
- nagrody roczne i uznaniowe.
Za okres służby kandydackiej podstawę wymiaru przed 1 stycznia 2003 r. stanowiło najniższe wynagrodzenie, które obowiązywało w grudniu poprzedniego roku. Po 31 grudnia 2002 r. jest to wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Podstawa wymiaru składek opłacanych za byłych funkcjonariuszy Służby Więziennej to przeliczone zgodnie z art. 110 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych*:
• uposażenie zasadnicze,
• dodatki do uposażenia,
• nagrody roczne i uznaniowe,
• dodatkowe wynagrodzenie wypłacane na podstawie art. 208 ustawy z dnia 9 kwietnia 2010 r. o Służbie Więziennej.
Za okres służby kandydackiej podstawę wymiaru przed 1 stycznia 2003 r. stanowiło najniższe wynagrodzenie, które obowiązywało w grudniu poprzedniego roku. Po 31 grudnia 2002 r. jest to wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Podstawa wymiaru składek opłacanych za byłych funkcjonariuszy Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Marszałkowskiej - to przeliczone zgodnie z art. 110 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych*:  uposażenie zasadnicze, dodatki do uposażenia, nagrody roczne i uznaniowe.

Podstawa wymiaru składek opłacanych za byłych funkcjonariuszy Straży Granicznej to przeliczone zgodnie z art. 110 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych*:
- uposażenie zasadnicze,
- dodatki do uposażenia,
- nagrody roczne i uznaniowe,
- dodatkowe wynagrodzenie wypłacone na podstawie art. 116 ustawy z dnia 12 października 1990 r. o Straży Granicznej.
Za okres służby kandydackiej podstawę wymiaru przed 1 stycznia 2003 r. stanowiło najniższe wynagrodzenie, które obowiązywało w grudniu poprzedniego roku. Po 31 grudnia 2002 r. jest to wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Podstawa wymiaru składek opłacanych za byłych funkcjonariuszy Służby Celno-Skarbowej to przeliczone zgodnie z art. 110 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych*:
- uposażenie zasadnicze,
- uposażenie chorobowe,
- uposażenie za przedłużony czas służby,
- dodatki do uposażenia,
- nagrody roczne i uznaniowe.

Waloryzacja składek na ubezpieczenie emerytalne. Jak obliczyć?

Składki na ubezpieczenie emerytalne za byłych funkcjonariuszy są waloryzowane zgodnie ze wskaźnikiem określonym w ustawie o emeryturach i rentach z FUS. [2].

Wskaźnik waloryzacji składek za poprzedni rok ogłaszany jest w Dzienniku Urzędowym RP „Monitor Polski” do 25 dnia miesiąca, który poprzedza termin waloryzacji. Waloryzacja obejmuje składki za cały okres służby, włącznie ze składkami przekazywanymi za rok, w którym rozwiązano stosunek służbowy.

Płatnik powinien wyliczyć zwaloryzowane składki na ubezpieczenie emerytalne zgodnie z poniższymi zasadami:
1) Płatnik mnoży składki za dany rok przez wskaźnik waloryzacji składek ogłaszany za rok następny.
2) Płatnik, zanim pomnoży składki przez wskaźnik waloryzacji, zwiększa ich wysokość o sumę zwaloryzowanych składek za okresy wcześniejsze.
3) Wyliczoną kwotę waloryzacji za dany rok płatnik wykazuje w imiennym raporcie miesięcznym sporządzonym za ten rok z doliczoną składką na ubezpieczenie emerytalne za ten rok.
4)Wskaźnik waloryzacji składek na ubezpieczenie emerytalne za dany rok jest ogłaszany w roku następnym. Dlatego płatnik składek musi skorygować złożone wcześniej dokumenty rozliczeniowe zgodnie z właściwym wskaźnikiem waloryzacji.

Przykład przedstawiony przez ZUS:

Funkcjonariusz Służby Więziennej (w służbie od 1 marca 2016 r.) został zwolniony z tej służby 1 października 2019 r. Wysokość wypłaconego uposażenia za poszczególne lata, które stanowi podstawę wymiaru składek wynosiła:
w 2016 r. - 40 000 zł,
w 2017 r. - 49 000 zł,
w 2018 r. - 54 000 zł,
w 2019 r. - 56 000 zł.

Wskaźnik waloryzacji składek na ubezpieczenie emerytalne za poszczególne lata wynosi:
za rok 2017 - 108,68%,
za rok 2018 - 109,20%,
za rok 2019 - 108,94%,
za rok 2020 - 105,41%.

Składki na ubezpieczenie emerytalne wyliczone za poniższe lata wynosiły:
Za 2016 r. – 7808 zł (40 000 zł × 19,52%),
Za 2017 r. – 9564,80 zł (49 000 zł × 19,52%),
Za 2018 r. – 10 540,80 zł (54 000 zł × 19,52%),
Za 2019 r. – 10 931,20 zł (56 000 zł × 19,52%).

Wyliczenie kwot waloryzacji za poszczególne lata:
Za 2017 r: 7808 zł × 108,68% – 7808 zł = 8485,73 zł – 7808 zł = 677,73 zł,

Za 2018 r.: 18 050,53 zł × 109,20% – 18 050,53 zł = 19 711,18 zł – 18 050,53 zł = 1660,65 zł, gdzie 18 050,53 zł to suma składek za lata 2016 i 2017 oraz kwoty waloryzacji za rok 2017 (7808 zł + 9564,80 zł + 677,73 zł),

Za 2019 r.: 30 251,98 zł × 108,94% – 30 251,98 zł = 32 956,51 zł – 30 251,98 zł = 2704,53 zł, gdzie 30 251,98 zł to suma składek należnych za lata 2016–2018 oraz kwoty waloryzacji za rok 2017 i 2018 (7808 zł + 9564,80 zł + 10 540,80 zł + 677,73 zł + 1660,65 zł = 30 251,98 zł),

Za 2020 r. będzie to kwota wynikająca z przemnożenia sumy należnych składek za lata 2016–2019 i kwot waloryzacji za lata 2017–2019 przez wskaźnik waloryzacji składek  za rok 2020.

Jakie są zasady zgłoszenia i wyrejestrowania byłego funkcjonariusza

Funkcjonariusza, za którego trzeba opłacić składki w związku ze zwolnieniem ze służby, płatnik musi zgłosić do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych. Aby to zrobić, należy wypełnić dokument ZUS ZUA. W zgłoszeniu należy podać kod tytułu ubezpieczenia rozpoczynający się cyframi 11 53. Jako datę powstania obowiązku ubezpieczeń trzeba wpisać datę, od której funkcjonariusz pozostawał w służbie. Nie może być to data wcześniejsza niż:
- 1 stycznia 1999 r. – w przypadku większości funkcjonariuszy (poza wymienionymi niżej),
- 1 stycznia 2018 r. – w przypadku funkcjonariuszy Służby  Celno-Skarbowej,
- 20 maja 2018 r. – w przypadku funkcjonariuszy Straży Marszałkowskiej.

Następnie należy przekazać dokument wyrejestrowujący ZUS ZWUA. Musi on zawierać ten sam kod tytułu ubezpieczenia (początek 11 53). Jako datę ustania obowiązku ubezpieczeń trzeba wpisać dzień po dniu, w którym funkcjonariusz został zwolniony ze służby.

Jak sporządzić dokumenty rozliczeniowe

Płatnik musi także przekazać komplet rozliczeniowy za byłego funkcjonariusza. Komplet ten obejmuje deklarację rozliczeniową ZUS DRA i imienne raporty miesięczne ZUS RCA oznaczone identyfikatorem z zakresu 70–79. Na raportach ZUS RCA należy podawać kod tytułu ubezpieczenia zgodny z kodem podanym na zgłoszeniu, tj. rozpoczynający się cyframi 11 53.

Rozliczenie składek z uwzględnieniem całego okresu służby powinno nastąpić w kompletach dokumentów rozliczeniowych sporządzonych za:
- grudzień każdego roku kalendarzowego, w którym funkcjonariusz pozostawał w służbie,
- ostatni miesiąc pozostawania w służbie.

W raportach ZUS RCA płatnik powinien wykazywać składki naliczone od uposażeń wypłaconych w roku, za który sporządza dany raport.

Jakie dokumenty rozliczeniowe należy złożyć za okres urlopu wychowawczego

Za okres urlopu wychowawczego płatnik powinien przekazać następujący komplet dokumentów za każdy miesiąc, w którym funkcjonariusz korzystał z urlopu wychowawczego:
- imienny raport miesięczny ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia rozpoczynający się cyframi 11 53 i kodem świadczenia / przerwy 121 lub 122,
- imienny raport ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia rozpoczynający się cyframi 12 11 za każdy miesiąc urlopu wychowawczego; w raportach ZUS RCA należy wykazać podstawę wymiaru składek właściwą w danym okresie dla osób przebywających na urlopie wychowawczym oraz kwoty składek.

Raporty te należy przekazać w komplecie dokumentów rozliczeniowych z zakresu numerów 01–39.

Jak rozliczyć składki od uposażenia lub jego składników wypłacanych po zwolnieniu ze służby

Uposażenie lub jego składniki, które stanowią podstawę wymiaru składek wypłacane po zwolnieniu ze służby należy rozliczyć następująco:
- jeśli płatnik wypłaca je w tym samym roku kalendarzowym, w którym rozwiązano stosunek służby, powinien rozliczyć składki od tego uposażenia w ostatnim sporządzanym komplecie dokumentów rozliczeniowych; jeśli płatnik wypłaca je już po rozliczeniu składek za daną osobę, musi złożyć korektę deklaracji i raportu rozliczeniowego; komplet dokumentów płatnik powinien oznaczyć wyższym numerem identyfikatora z zakresu 70–79;
- jeśli płatnik wypłaca je w kolejnym roku kalendarzowym po rozwiązaniu stosunku służby, powinien rozliczyć składki od tego uposażenia w komplecie dokumentów rozliczeniowych sporządzonym za miesiąc, w którym je wypłacił; w tym przypadku w raporcie ZUS RCA należy podać kod tytułu ubezpieczenia rozpoczynający się cyframi 50 00.

Wysokość składki na ubezpieczenie emerytalne powinna uwzględniać jej waloryzację za rok przypadający po roku, w którym dokonywana jest wypłata. W tym przypadku do podstawy waloryzacji należy przyjmować wyłącznie kwotę aktualnej wypłaty.

Kiedy należy przekazać dokumenty rozliczeniowe i opłacić składki

Płatnik musi zapłacić składki w ciągu:
- 60 dni od dnia zwolnienia ze służby,
- 60 dni od dnia złożenia wniosku, w przypadku gdy przekazanie składek następuje na wniosek funkcjonariusza,
- jak najszybciej, przy czym nie później niż do 15 dnia kolejnego miesiąca po miesiącu, w którym płatnik otrzymał od nas zawiadomienie o ustaleniu funkcjonariuszowi prawa do emerytury [3].

W tym samym terminie płatnik powinien przekazać wymagane dokumenty rozliczeniowe (deklaracje i imienne raporty miesięczne).
 

Podstawa prawna:
[1] Przepisy regulujące obowiązek opłacania składek:
- art. 6a ustawy z dnia 10 grudnia 1993 r. o zaopatrzeniu emerytalnym żołnierzy zawodowych oraz ich rodzin,
- art. 69a ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji,
- art. 92a ustawy z dnia 24 maja 2002 r. o Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego oraz Agencji Wywiadu,
- art. 10a ustawy z dnia 18 lutego 1994 r.  o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy policji, agencji bezpieczeństwa wewnętrznego, agencji wywiadu, służby kontrwywiadu wojskowego, służby wywiadu wojskowego, centralnego biura antykorupcyjnego, straży granicznej, straży marszałkowskiej, służby ochrony państwa, państwowej straży pożarnej, służby celno-skarbowej i służby więziennej oraz ich rodzin.
- art. 52 ustawy z dnia 9 czerwca 2006 r. o służbie funkcjonariuszy Służby Kontrwywiadu Wojskowego oraz Służby Wywiadu Wojskowego,
- art. 80 ustawy z dnia 9 czerwca 2006 r. o Centralnym Biurze Antykorupcyjnym,
- art. 74a ustawy z dnia 12 października 1990 r. o Straży Granicznej,
- art. 147 ustawy z dnia 8 grudnia 2017 r. o Służbie Ochrony Państwa,
- art. 60a ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 r. o Państwowej Straży Pożarnej,
- art. 250a ustawy z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej,
- art. 168 ustawy z dnia 9 kwietnia 2010 r. o Służbie Więziennej,
- art. 56 ust. 9 ustawy z dnia 26 stycznia 2018 r. o Straży Marszałkowskiej.

[2] Art. 25 ust. 3 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.

[3] Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.

Źródło: Żołnierze zawodowi  i funkcjonariusze  zwolnieni ze służby - broszura informacyjna ZUS (grudzień 2024 r.)