Informacja roczna dla ubezpieczonego do 2 marca 2015 r.

• Kiedy płatnik ma obowiązek przekazać ubezpieczonym informację roczną
• Prawidłowo wypełniona informacja roczna
• Prawidłowo wypełniona informacja roczna
• Prawidłowo wypełniona informacja roczna

Kiedy płatnik ma obowiązek przekazać ubezpieczonym informację roczną

Do 2 marca 2015 r. płatnicy składek mają czas na przekazanie swoim ubezpieczonym informacji rocznej o wysokości odprowadzonych składek ZUS za ubiegły rok w podziale na poszczególne miesiące. Jeżeli jednak ubezpieczeni otrzymywali informację o wysokości składek co miesiąc, płatnicy nie mają, co do zasady, obowiązku przekazywania informacji rocznej, chyba że ubezpieczony zwróci się z wnioskiem o jej wydanie. Po raz pierwszy pracodawcy nie mają także obowiązku przekazania informacji rocznej osobom objętym wyłącznie ubezpieczeniem zdrowotnym.

Płatnik składek ma obowiązek przekazać ubezpieczonemu informacje zawarte w raportach imiennych przekazanych za niego do ZUS, z podziałem na poszczególne miesiące, za ubiegły rok w terminie do 28 lutego następnego roku. W 2015 r. termin ten przypada w sobotę i dlatego zostaje przesunięty na 2 marca. Informacja roczna pozwala ubezpieczonemu zapoznać się z danymi dotyczącymi wysokości składek na poszczególne ubezpieczenia i/lub wypłaconych świadczeń, które zostały przez płatnika przekazane do ZUS.

Wypełniony formularz może być przekazany w formie papierowej lub, za zgodą ubezpieczonego, w formie dokumentu elektronicznego. Jeśli płatnik co miesiąc przekazuje swoim ubezpieczonym dane zawarte w raportach rozliczeniowych (informację miesięczną), wówczas nie musi dodatkowo sporządzać informacji rocznej. Przedsiębiorca powinien jednak udostępnić informację roczną na wniosek ubezpieczonego. Płatnik składek nie ma również obowiązku przekazywania informacji rocznej, gdy ubezpieczony jest objęty tylko ubezpieczeniem zdrowotnym (art. 41 ust. 10 ustawy systemowej).

Rekomendowany produkt: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Ubezpieczeni podlegający wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu mogą zażądać od płatnika składek informacji miesięcznej, jednak nie częściej niż raz na miesiąc za miesiąc poprzedni.

Dane zawarte w informacji rocznej w poszczególnych miesiącach powinny odzwierciedlać informacje, które zostały przekazane do ZUS za ubezpieczonego odpowiednio w imiennych raportach ZUS RCA oraz ZUS RSA za dany miesiąc rozliczeniowy. Sposób wypełniania informacji rocznej jest taki sam jak dokumentów rozliczeniowych. Mimo to płatnicy składek nadal popełniają błędy przy jej wypełnianiu. Najczęściej są to:

• błędny identyfikator ubezpieczonego,
• błędny kod tytułu ubezpieczenia lub kod NFZ,
• nieprawidłowy rodzaj finansowania składek,
• błędnie wykazane podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia,
• puste pola, które powinny być wypełnione (np. suma składek).

Zadaj pytanie na FORUM

Prawidłowe wypełnienie informacji rocznej w punktach, gdzie są najczęściej popełniane błędy, przedstawiamy w poniższych przykładach.

Pracownik przez cały marzec 2014 r. przebywał na zwolnieniu lekarskim. Za ten okres otrzymał zasiłek chorobowy. Pracodawca błędnie wpisał kwotę podstawy wymiaru składek (2100 zł). Nie wypełnił także bloku III.D – zestawienie wypłaconych świadczeń i wynagrodzeń za czas absencji chorobowej. W prawidłowo wypełnionej informacji rocznej w podstawach wymiaru składek i składkach za marzec 2014 r. (bloki III.B i III.C) należało wpisać kwotę 0,00 zł (tak jak w imiennych raportach ZUS RCA przekazanych do ZUS), gdyż w marcu pracownik otrzymał zasiłek chorobowy, a nie wynagrodzenie. Ponadto w bloku III.D powinien być wykazany okres absencji chorobowej.

Prawidłowo wypełniona informacja roczna

Pracownik, dla którego zatrudnienie u pracodawcy jest jedynym źródłem dochodu, w grudniu 2014 r. przekroczył kwotę rocznej podstawy wymiaru składek. Płatnik składek powinien więc w poz. 03 w bloku III.B wpisać 2 (informację o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek przekazuje płatnik składek).

Prawidłowo wypełniona informacja roczna

Pracownica była zatrudniona na okres próbny (1 miesiąc) od 1 do 30 czerwca 2014 r. z miesięcznym wynagrodzeniem 1800 zł. Płatnik składek nie wypełnił poz. 29 (łączna kwota składek).

Prawidłowo wypełniona informacja roczna

Jeżeli ubezpieczony stwierdzi, że dane zawarte w informacji, którą otrzymał, nie są zgodne ze stanem faktycznym, może w ciągu 3 miesięcy od jej otrzymania zgłosić płatnikowi na piśmie lub do protokołu wniosek o sprostowanie tej informacji. Ubezpieczony informuje o tym fakcie także ZUS. Jeśli płatnik składek nie uwzględni reklamacji w ciągu 1 miesiąca od daty jej wpływu, ZUS wydaje decyzję na wniosek ubezpieczonego, po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego. Jeżeli ubezpieczony nie zakwestionuje danych zawartych w informacji w ciągu 3 miesięcy od jej otrzymania, to dane te uznaje się za zgodne ze stanem faktycznym, chyba że dane dotyczące okresu objętego informacją zakwestionuje ZUS, wydając w tym zakresie decyzję.

Podstawa prawna:

• art. 41 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych – j.t. Dz.U. z 2015 r., poz. 121
• załącznik nr 16b do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1844; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1957