Jak prawidłowo dokonywać potrąceń z wynagrodzenia

I. Potrącenia z wynagrodzenia za pracę

Potrąceń, o których mowa wyżej, należy dokonywać od kwoty wypłaty (netto), a zatem po odliczeniu od wynagrodzenia za pracę obowiązkowych należności, tj. składek na ubezpieczenia społeczne finansowanych przez pracownika, składki na ubezpieczenie zdrowotne oraz zaliczki na podatek dochodowy.

WAŻNE!

Potrąceń należy dokonywać od kwoty wynagrodzenia pomniejszonej o wszystkie składki finansowane przez pracownika i zaliczkę na podatek.

Zakładając, że pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy otrzymuje wynagrodzenie w wysokości 2000 zł brutto, ma prawo do podstawowych kosztów uzyskania przychodów (111,25 zł) i złożył PIT-2 (w celu stosowania kwoty zmniejszającej podatek w wysokości 46,33 zł miesięcznie), to aby ustalić kwotę do wypłaty, należy wykonać następujące obliczenia:

Krok 1. Ustalić podstawę wymiaru i kwotę składek na ubezpieczenia społeczne finansowanych przez pracownika:

2000 zł x 13,71% = 274,20 zł.

Krok 2. Ustalić podstawę wymiaru i kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne:

• podstawa wymiaru: 2000 zł – 274,20 zł = 1725,80 zł,
• składka do przekazania do ZUS: 1725,80 zł x 9% = 155,32 zł,
• składka podlegająca odliczeniu od podatku dochodowego: 1725,80 zł x 7,75% = 133,75 zł.

Krok 3. Ustalić podstawę opodatkowania:

1725,80 zł – 111,25 zł = 1614,55 zł; po zaokrągleniu 1615 zł.

Krok 4. Ustalić zaliczkę na podatek dochodowy:

(1615 zł x 18%) – 46,33 zł = 244,37 zł.

Krok 5. Ustalić kwotę zaliczki na podatek (podlegającą wpłacie do US):

244,37 zł – 133,75 zł = 110,62 zł; po zaokrągleniu 111 zł.

Krok 6. Ustalić kwotę do wypłaty:

2000 zł – 274,20 zł – 155,32 zł – 111 zł = 1459,48 zł.

Z tak ustalonej kwoty do wypłaty pracodawca może dokonywać potrąceń.

Odliczenie kwot wcześniej wypłaconych

Z wynagrodzenia za pracę (przed potrąceniem składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz zaliczki na podatek) można odliczyć, w pełnej wysokości, kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia (art. 87 § 7 Kodeksu pracy). Przepis ten ułatwia pracodawcy odzyskanie nadpłaconego wynagrodzenia.

Odliczenie polega na zmniejszeniu wypłacanego w danym miesiącu wynagrodzenia o kwotę wynagrodzenia wypłaconego w poprzednim terminie płatności za czas nieobecności w pracy, za który wynagrodzenie nie przysługuje, np. za udział w strajku czy urlop bezpłatny (wyrok SN z 4 października 1994 r., I PRN 71/94, OSNP 1995/7/89). Natomiast pracownik otrzymujący wynagrodzenie „z góry” powinien liczyć się z obowiązkiem zwrotu wynagrodzenia w każdej sytuacji niewykonywania pracy, chyba że za określony czas z mocy przepisu szczególnego zachowuje do niego prawo (uchwała SN z 8 grudnia 1994 r., I PZP 49/94, OSNP 1995/16/202 i wyrok SN z 14 listopada 1996 r., I PRN 112/96, OSNP 1997/11/191). Pracodawca może odliczyć nienależne wynagrodzenie również w sytuacji, gdy po jego otrzymaniu w pełnej wysokości pracownik zachorował, a za ten okres przysługuje mu 80% wynagrodzenia chorobowego (lub zasiłku).

Pracodawca może odliczyć nadpłacone wynagrodzenie za czas nieobecności w pracy, za który pracownikowi nie przysługuje wynagrodzenie, tylko w najbliższym terminie płatności przypadającym bezpośrednio po bezzasadnej wypłacie (wyrok SN z 4 października 1994 r., I PRN 71/94, OSNP 1995/7/89).

WAŻNE!

Pracodawca może odliczyć nadpłacone wynagrodzenie, bez zgody pracownika, jedynie w najbliższym terminie płatności.

W szkole podstawowej wynagrodzenia nauczycieli są wypłacane z góry za dany miesiąc. Wynagrodzenie za czerwiec zostało wypłacone 1 czerwca. Po odebraniu pełnej kwoty wynagrodzenia nauczyciel brał udział w czerwcu w tygodniowym strajku przeciwko zniesieniu niektórych przywilejów w oświacie. Ponieważ okres niewykonywania pracy w trakcie strajku jest niepłatny, pracodawca może odliczyć nienależną część wynagrodzenia z pensji za lipiec, płatnej 29 czerwca.

Wynagrodzenie za wadliwie wykonaną pracę

Pracodawca powinien tak ustalić wysokość wynagrodzenia za pracę, aby odpowiadało ono w szczególności rodzajowi wykonywanej pracy i kwalifikacjom wymaganym przy jej wykonywaniu, a także uwzględniało ilość i jakość świadczonej pracy. Natomiast pracownik ma obowiązek wykonywać pracę sumiennie i starannie oraz stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub z umową o pracę (art. 100 § 1 Kodeksu pracy). Dlatego zatrudniony musi dołożyć wszelkich starań, aby efekt jego pracy przynosił pracodawcy korzyści, a nie narażał go na straty. Tylko wówczas pracownik może domagać się pełnej, umówionej zapłaty. Za czas niewykonywania pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia tylko wówczas, gdy przepisy prawa pracy tak stanowią (art. 80 Kodeksu pracy).

Jedną z przesłanek pozbawiających pracownika wynagrodzenia jest wadliwe wykonanie z jego winy produktów lub usług. Pracodawca musi jednak udowodnić winę pracownika, zarówno umyślną, jak i nieumyślną, czyli ustalić, że wadliwość produktów lub usług jest konsekwencją złej jakości pracy pracownika, tj. niezachowania należytej staranności przy jej wykonywaniu. W przeciwnym razie pozbawienie pracownika wynagrodzenia jest bezpodstawne i stanowi wykroczenie przeciwko jego prawom.

WAŻNE!

Tylko udowodnienie przez pracodawcę, że wadliwy produkt powstał z winy pracownika, jest podstawą do pozbawienia go prawa do wynagrodzenia.

Gdy obniżenie jakości produktu lub usługi nastąpiło z udowodnionej winy pracownika wskutek wadliwie wykonanej przez niego pracy, pracodawca może zmniejszyć jego wynagrodzenie proporcjonalnie do stopnia obniżenia jakości produktu/usługi. Jeżeli więc wady powodują, że produkt (usługa) jest całkowicie bezwartościowy, wynagrodzenie za jego wykonanie w ogóle nie przysługuje. Natomiast gdy wadami lub usterkami dotknięta jest tylko część pracy – wynagrodzenie nie przysługuje za tę właśnie część (wyrok SN z 20 lutego 1979 r., I P 142/79). Pracodawca dokonuje oceny wyrobów lub usług pod względem wadliwości odnosząc się do wymagań Polskich Norm, norm branżowych lub zakładowych.

Jeżeli pracownik usunął wadliwość produktu lub usługi, przysługuje mu wynagrodzenie odpowiednie do jakości produktu lub usługi, z tym że za czas pracy przy usuwaniu wady wynagrodzenie nie przysługuje i nie ma znaczenia, czy taka praca miała miejsce w obowiązkowym czasie pracy czy w godzinach nadliczbowych (art. 82 § 2 Kodeksu pracy).

Nie można jednak odebrać pracownikowi wynagrodzenia lub obniżyć go w sytuacji, gdy wadliwość nie powstała z winy pracownika, lecz jest następstwem wpływu innych czynników, za które pracownik nie ponosi odpowiedzialności, np. ukrytych wad materiału, niesprawnych narzędzi, usterek w wykorzystywanej technologii itp.

WAŻNE!

Bezpodstawne obniżenie wynagrodzenia jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika zagrożonym karą grzywny od 1 tys. zł do 30 tys. zł.

W firmie produkującej ozdoby choinkowe jeden z pracowników w maju źle wykonał 48 sztuk bombek. Cena jednostkowa dla odbiorców zewnętrznych wynosi 5 zł. Kontrola jakości wykazała, że bombki mogą być dopuszczone do obrotu, ponieważ spełniają minimalne wymagania, ale ich jakość obniżyła się o 30%. Wynagrodzenie miesięczne przysługujące pracownikowi wynosi 2500 zł.

Sposób obliczenia obniżenia wynagrodzenia:

• ustalenie wartości wyrobów o 100% jakości: 48 szt. x 5 zł = 240 zł,
• ustalenie wartości wyrobów wadliwie wykonanych (5 zł x 70% = 3,50 zł);

48 szt. x 3,50 zł = 168 zł,

• ustalenie różnicy obu wartości wyrobów: 240 zł – 168 zł = 72 zł.

Wynagrodzenie pracownika za maj należy zmniejszyć o 72 zł.

Wypłata zawyżonego wynagrodzenia

Do nadpłaty wynagrodzenia może dojść w sytuacji, gdy wskutek błędnego obliczenia wynagrodzenia należnego za dany miesiąc pracownik otrzyma kwotę wyższą niż powinien. Pracodawca, któremu zależy na odzyskaniu bezzasadnie wypłaconego wynagrodzenia, może potrącić nadpłaconą kwotę wyłącznie na podstawie pisemnej zgody pracownika. Jeśli takiej zgody nie ma, pozostaje mu złożenie pozwu w postępowaniu cywilnym z żądaniem zwrotu nadpłaty na podstawie przepisów o bezpodstawnym wzbogaceniu. Samowolne obniżenie wynagrodzenia pracownika, nawet wówczas gdy wcześniej zostało zawyżone, daje pracownikowi podstawę do wystąpienia do pracodawcy z roszczeniem o jego wypłatę. Stanowisko to potwierdził Główny Inspektorat Pracy w piśmie z 1 lipca 2009 r. w sprawie zasad dokonywania potrąceń z nadpłaconego wynagrodzenia pracownika (GPP-110–4560–43/09/PE/RP).

Pytania i odpowiedzi

(?) Pracownik 31 maja odchodzi z pracy. W tym dniu wypłacimy mu ekwiwalent za urlop oraz dodatek za godziny nadliczbowe. Pracownik ma jeszcze nieuregulowaną ostatnią ratę pożyczki w wysokości 80 zł. Czy możemy bez jego zgody potrącić tę kwotę w ramach kompensacji należności i zobowiązań?

Nie, bez pisemnej zgody pracownika nie można dokonać tego potrącenia.

Przepisy Kodeksu cywilnego przewidują możliwość potrącania wzajemnych wierzytelności w sytuacji, gdy dwie osoby są jednocześnie względem siebie dłużnikami i wierzycielami. Wówczas każda z nich może potrącić swoją wierzytelność z wierzytelności drugiej strony, jeżeli przedmiotem obu wierzytelności są pieniądze lub rzeczy tej samej jakości oznaczone tylko co do gatunku, a obie wierzytelności są wymagalne i mogą być dochodzone przed sądem lub przed innym organem państwowym. Wskutek potrącenia obie wierzytelności umarzają się nawzajem do wysokości wierzytelności niższej. W ten sposób nie mogą być jednak umarzane m.in. te wierzytelności, co do których potrącenie jest wyłączone przez przepisy szczególne. Takimi przepisami szczególnymi są uregulowania Kodeksu pracy, które wymieniają w sposób wyczerpujący, jakie rodzaje należności mogą być potrącane bez zgody pracownika. Wśród wymienionych należności nie ma udzielonych pracownikowi pożyczek.

Więcej na ten temat znajdziesz w płatnej części serwisu w artykule: Potrącenia z wynagrodzenia za pracę i z zasiłków