Umowa o pracę na zastępstwo

Na miejsce pracownika długotrwale nieobecnego w pracy pracodawca może - na czas tej nieobecności - zatrudnić inną osobę na podstawie tzw. umowy na zastępstwo (art. 25 § 1 k.p.). Celem umowy na zastępstwo jest ułatwienie pracodawcy organizacji pracy w czasie dłuższej nieobecności pracownika, dlatego jest ona uregulowana w sposób bardziej elastyczny niż zwykła umowa o pracę na czas określony. Dotyczy to w szczególności sposobu określania terminu rozwiązania (czasu trwania umowy) oraz okresu wypowiedzenia.

Kiedy można zatrudnić pracownika na zastępstwo

Umowę na zastępstwo można zawrzeć, jeżeli zachodzi konieczność zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy, na czas tej nieobecności (art. 25 § 1 zd. 2 k.p.). Oznacza to, że umowa na zastępstwo może być zawarta jedynie na czas obejmujący usprawiedliwioną nieobecność pracownika, np. choroby, urlopu bezpłatnego, wychowawczego, wypoczynkowego itp. Ponadto na podstawie tej umowy można zatrudnić pracownika nie wcześniej niż z chwilą rozpoczęcia usprawiedliwionej nieobecności przez pracownika zastępowanego.

Przykład

Pracownica planuje rozpoczęcie urlopu wychowawczego od 1 marca 2009 r. Pracodawca potrzebuje zatrudnić na czas jej nieobecności innego pracownika. Zamierza przyjąć go do pracy już od 10 lutego, tak aby udająca się na urlop pracownica mogła wdrożyć go w wykonywane przez nią obowiązki.

W tym przypadku umowę na zastępstwo można jednak podpisać dopiero od 1 marca. Z tym dniem zaczyna się bowiem usprawiedliwiona nieobecność pracownicy. Natomiast na okres potrzebny do zaznajomienia się z nowymi obowiązkami pracodawca powinien zawrzeć z tym pracownikiem umowę na okres próbny. Takie rozwiązanie przewiduje art. 25 § 2 k.p. Niedopuszczalne jest zatrudnianie pracownika na podstawie umowy na zastępstwo w czasie, kiedy pracownik zastępowany nadal pracuje.

Treść umowy na zastępstwo

Z treści umowy na zastępstwo powinno jednoznacznie wynikać, że jest to „umowa o pracę na zastępstwo” lub „umowa o pracę w zastępstwie” nieobecnego pracownika. Konieczne jest przy tym konkretne wskazanie pracownika, którego pracodawca zamierza zastąpić (imię i nazwisko, stanowisko lub funkcję), a także przyczyny jego nieobecności, która w praktyce wyznacza czas, na jaki umowa na zastępstwo zostaje zawarta. Umowa powinna określać ten sam rodzaj pracy, jaki wykonywał pracownik zastępowany (stanowisko lub zakres obowiązków).

Warunki zatrudnienia przewidziane w umowie o pracę na zastępstwo nie muszą być identyczne jak warunki zatrudnienia zastępowanego pracownika. Pracodawca nie musi np. zapewniać zastępcy dodatkowych świadczeń (np. samochodu służbowego, telefonu itp.), z których korzystał nieobecny pracownik. Umowa na zastępstwo może też określać np. inny wymiar czasu pracy (1/2 etatu) lub inną wysokość wynagrodzenia niż wynikająca z umowy pracownika, który zostaje zastąpiony. Należy jednak pamiętać, że wynagrodzenie przyznane zastępcy powinno być tak ustalone, aby odpowiadało w szczególności rodzajowi pracy i kwalifikacjom wymaganym przy jej wykonywaniu, a także powinno uwzględniać ilość i jakość świadczonej pracy (art. 78 § 1 k.p.). Ponadto warunki wynagrodzenia pracownika zatrudnionego na zastępstwo nie mogą naruszać wewnętrznych przepisów płacowych obowiązujących u danego pracodawcy (układów zbiorowych, regulaminów wynagradzania). W szczególności pensja takiego pracownika nie powinna być mniejsza od najniższego wynagrodzenia na danym stanowisku.

Podobnie jak w przypadku innych umów o pracę umowa o pracę na zastępstwo powinna - obok elementów dla niej charakterystycznych - zawierać wszystkie elementy standardowej umowy o pracę, tzn. określać miejsce pracy, wymiar czasu pracy, wysokość wynagrodzenia, termin rozpoczęcia pracy, czas jej trwania itd.

Czas trwania umowy na zastępstwo

Umowa na zastępstwo, jako umowa terminowa, rozwiązuje się z chwilą upływu terminu, na jaki została zawarta. Czas jej trwania ograniczony jest czasem usprawiedliwionej nieobecności zastępowanego pracownika. W tych granicach pracodawca może według własnego uznania zastrzec termin zakończenia takiej umowy. Może to zrobić, wskazując konkretną datę rozwiązania umowy, np. 15 kwietnia 2009 r. Wówczas umowa rozwiąże się z tym dniem. Jeżeli po rozwiązaniu umowy na zastępstwo nadal będzie istniała potrzeba zatrudnienia zastępcy, pracodawca może zawrzeć z nim kolejną umowę na zastępstwo.