REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kadry w transporcie. Warto powierzyć jednemu podmiotowi ewidencję czasu pracy i sporządzanie listy płac

Kadry w transporcie. Warto powierzyć jednemu podmiotowi ewidencję czasu pracy i sporządzanie listy płac
Kadry w transporcie. Warto powierzyć jednemu podmiotowi ewidencję czasu pracy i sporządzanie listy płac
hpgruesen
Pixabay

REKLAMA

REKLAMA

Wynagrodzenia kierowców są specyficzne i mają wiele składników, które nie występują w innych zawodach. Poza tym, należy połączyć rozliczenie wynagrodzeń kierowców z rozliczeniem czasu ich pracy. Prawidłowe prowadzenie kadr transportowych, to odwieczny problem polskich przewoźników. 

Umowa o pracę

Zacząć można od umowy o pracę. Tutaj bardzo ważne jest dobre zastosowanie systemu pracy, w którym będzie pracował pracownik – kierowca. Należy określić godziny nocne pracy. 

Pamiętajmy, że mamy dwie sfery: tę dla wyliczenia wynagrodzenia i drugą, która mówi o czasie pracy. Następnie powinniśmy także doprecyzować składniki wynagrodzenia, ponieważ bardzo często występuje błąd przy wskazaniu dyżurów. Nie dość, że są ich dwa rodzaje: 50% i 100%, to kadrowi często mylą się przy ich wykazywaniu. A pojęcie ryczałtu i zaliczki, to dwie różne sprawy. Musimy także określić kwestie zwrotu kosztów za sanitariaty. W tym miejscu trzeba też nadmienić, że należy sprawdzić czy w firmie możemy użyć innych metod wynagradzania pracowników, czy potrzebujemy dodatkowych regulaminów” – wylicza Wojciech Romaniuk, prezes MaWo Group, na co dzień zajmującej się wsparciem polskich firm transportowych.

Wprowadzone w Europie płace minimalne, obejmujące także kierowców wykonujących przewozy międzynarodowe, obligują do zastosowania przy rozliczaniu wynagrodzeń w transporcie tzw. płac sektorowych. Przepisy nakładają na pracodawców obowiązek, w przypadku niektórych rodzajów transportu np. kabotażu, wyrównywania wynagrodzeń kierowców do minimalnego wynagrodzenia kraju, który kierowca odwiedza wykonując swoje obowiązki. Jest to bardzo ważną kwestia.

Autopromocja

Ewidencja czasu pracy kierowcy

Kolejną sprawą jest ewidencja czasu pracy kierowcy, którą wykonujemy w oparciu o dane z karty kierowcy (tarczki z tachografu to jest bardzo rzadki przypadek, który i tak już niedługo przestanie istnieć), ale także o umowę o pracę.  Aby prawidłowo przygotować ewidencję, potrzebujemy bardzo specjalistycznej wiedzy. Przy rozliczaniu ewidencji musimy sporządzić dodatkowe dokumenty, takie jak: rozliczenie diet wirtualnych, podróży służbowych w Polsce, bonów żywnościowych czy wpisanie urlopu, który ze względu na dobę pracowniczą może wypaść zupełnie inaczej niż wychodzi nam ze zwykłego kalendarza” – tłumaczy Wojciech Romaniuk. 

Lista płac

Ostatnim, bardzo ważny elementem, jest prawidłowe naniesienie całej ewidencji na listę płac i prawidłowe naliczenie składek ZUS, biorąc pod uwagę wszystkie wymienione powyżej czynności i elementy.

Jak widać, żeby otrzymać końcowy produkt, tj. listę płac, wykonany bez błędów, musimy przejść długą drogę. Ale te wszystkie elementy naprawdę nie mogą funkcjonować osobno. 

Warto powierzyć jednemu podmiotowi ewidencję czasu pracy i sporządzanie listy płac

Zawsze wyjaśniam właścicielom firm transportowych, że kadry są ściśle powiązane z ewidencją. I dopiero postrzeganie tego razem, pozwoli nam zrozumieć zasady naliczania wynagrodzeń i rozliczania kierowców. Dlatego ważna jest odpowiedzialność podmiotu, który wykonuje dla nas kadry i ewidencję. Jeśli nie mamy tego w jednym miejscu, to rozmywa się odpowiedzialność za błędy, co niestety jest standardem w polskich firmach transportowych. A jak sprawa błędów, w wyniku kontroli trafia do sądu, to zaczynają się poważne problemy” – mówi ekspert.

Dobra ewidencja czasu pracy rzutuje na prawidłowość naliczenia wynagrodzeń kierowców. Stanowi źródło informacji o występujących godzinach nadliczbowych, nocnych, płacach minimalnych itp. Jest ściśle powiązana z obliczaniem diet wirtualnych. Kadry są najściślej powiązane z rozliczeniem czasu pracy kierowców, gdyż na linii kadry - rozliczenia czasu pracy dochodzi do ciągłej wymiany informacji. Wzajemne informowanie się o nowych zatrudnieniach w firmach transportowych, o zwolnieniach, absencjach urlopowych, chorobowych itp., to tylko wierzchołek przekazywanych danych. Spójność w zakresie zastosowanych rozwiązań to podstawa współpracy.

Patrząc ogólnie na rozliczenie kierowcy, to wszystko zaczyna się od umowy, a w konsekwencji od teczki osobowej. Następnie od terminu przysłania pliku do odpowiedniego ustawienia w programie kadrowym. Na końcu sprawdzamy możliwości zastosowania ulgi na ZUS.

Większość przedsiębiorców jako największe zagrożenie wymienia kontrolę ZUS i PIP, jednak spory sądowe są dużo bardziej problematyczne dla firmy transportowej. Przyjmijmy hipotetycznie, że mamy spór z kierowcą.

Podczas postępowania kontrolnego mamy do czynienia zawsze z jednym organem kontroli, któremu przedstawiamy stan faktyczny i odpowiadamy na pytania inspektora kontroli. W tym procesie nie uczestniczy kierowca. Natomiast w postępowaniu sądowym (najczęściej w Sądzie Pracy i Ubezpieczeń Społecznych) mamy Sędziego prowadzącego sprawę, czasami adwokata, kierowcę lub kierowców, przedsiębiorcę i w przypadkach szczególnych, także biegłego. Musimy dysponować naprawdę bardzo dobrymi argumentami i prawidłowo sporządzoną dokumentacją, które pozwolą nam obronić stanowisko firmy” – tłumaczy Wojciech Romaniuk z MaWo Group.

W Polsce jest bardzo mało biur rachunkowych wyspecjalizowanych w transporcie.  Najczęściej te podmioty obsługują przedsiębiorców z różnych gałęzi gospodarki. Nagminnie popełniane są błędy w prowadzeniu teczek osobowych kierowców, braki w potwierdzeniach wypłat wynagrodzeń oraz błędnie wykonana ewidencja czasu pracy.

Rozliczanie kierowców zawodowych jest bardziej skomplikowane od rozliczania innych grup pracowników. Zwykłe biura rachunkowe mają problem z rozliczaniem kierowców z powodu braku wiedzy dotyczącej rozliczania kierowców międzynarodowych (uwzględnienie przepisów krajowych i europejskich), nieumiejętnością odczytywania ewidencji czasu pracy kierowców, przenoszenia danych z tychże ewidencji do systemów płacowych oraz piętrzących się trudności systemowych (niedostosowania systemów kadrowych do potrzeb rozliczania wynagrodzeń kierowców międzynarodowych)” – dodaje Romaniuk.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Koronnym atutem powinny w tym przypadku być oszczędności wynikające zarówno z czasu, jaki zyskuje właściciel firmy transportowej, gdy nie jest angażowany w wymianę informacji, przekazywanie danych pomiędzy kadrowym/księgowym a podmiotem rozliczającym ewidencje kierowców, jak również, a może i przede wszystkim pewność prawidłowości wyliczeń zarówno ewidencji czasu pracy i wynagrodzeń kierowców, jaki i zobowiązań składkowo-podatkowych firmy. 

Właściciele firm transportowych na początku często marginalizują sprawę rozliczeń kierowców. Podchodzą do tego tematu pod kątem ceny za obsługę ewidencji. Niestety w momencie sporu jest już za późno na odwrócenie pewnych spraw i złe naliczania ewidencji mogą mieć wpływ nawet na być albo nie być dla firmy transportowej.

Wojciech Romaniuk, konsultant w branży transportowej. Ekspert ds. rynku transportowego. Właściciel i prezes spółki MaWo Group zajmującej się kompleksową obsługą firm transportowych i logistycznych. Pomysłodawca powołania Stowarzyszenia „Ambasador Polskiego Transportu". Doradza na rynku firm transportowym od 20 lat. Jest orędownikiem zmiany przepisów w sferze diet i ryczałtów dla zawodowych kierowców. Uważa, że dzisiejszy stan faktyczny jest niekorzystny zarówno dla przedsiębiorców transportowych, jak i kierowców. 

 

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne
Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Dżem, miód, soki i cukier: nowe obowiązki dla przedsiębiorców. Rewolucyjne dyrektywy śniadaniowe!

Więcej owoców w dżemie, oznakowania na sokach i skład, mniej cukru oraz kraj pochodzenia miodu - to nowe wyzwania dla przedsiębiorców w całej UE. Uregulowano nowe przepisy w zakresie bezpieczeństwa żywnościowego produktów, które mają ulepszyć ochronę konsumentów i dostosować ją do nowych wyzwań, takich jak zielona i cyfrowa transformacja. Przedsiębiorcy nie są pocieszeni, czekają ich duże zmiany.

Jak wypadają Zielone Świątki w 2024 roku?

Jak wypadają Zielone Świątki w 2024 roku? Czy w Zielone Świątki trzeba iść do kościoła? Czy w Zielone Świątki sklepy są otwarte? Czy 19 maja 2024 to niedziela handlowa? Jak wypada Boże Ciało w 2024 roku?

Komunikat ZUS: Ograniczenia w dostępie do aplikacji mZUS

Od 17 do 18 maja 2024 r. mogą wystąpić ograniczenia w dostępie do aplikacji mobilnych mZUS i mZUS dla Lekarza.

Nowa regulacja ochroni dobre imię pracodawcy i współpracowników. Zmiany jeszcze w 2024 r.

Nowa regulacja w zakresie prawa pracy ochroni dobre imię pracodawcy, współpracowników ale też ogółu i interesy państwa - zmiany będą jeszcze w 2024 r. Jak szumnie wskazuje MPiPS: ustawa ma służyć ludziom ponoszącym ryzyko w imię troski o dobro wspólne.

REKLAMA

ZUS: Ważne dla osób pobierających świadczenie lub zasiłek przedemerytalny. Zbliża się termin przekazania informacji o przychodach

Osoby dorabiające do zasiłku lub świadczenia przedemerytalnego muszą przekazać do ZUS informację o osiąganych przychodach za okres od 1 marca 2023 r. do 29 lutego 2024 r. Na jakim formularzu?

1000 zł brutto dodatku dla pracowników pomocy społecznej. Na jakim etapie zmiany?

W dniu 15 maja 2024 r. Prezydent RP podpisał: ustawę z dnia 26 kwietnia 2024 r. o zmianie ustawy o pomocy społecznej oraz niektórych innych ustaw oraz ustawę z dnia 26 kwietnia 2024 r. o zmianie ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej oraz ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Przepisy zaczną obowiązywać od czerwca 2024 r., a wypłaty będą już od lipca.

Znamy termin wypłaty czternastej emerytury w 2024 r.

Rząd przygotowuje projekt rozporządzenia w sprawie określenia miesiąca wypłaty kolejnego dodatkowego rocznego świadczenia pieniężnego dla emerytów i rencistów w 2024 r.

Rząd o skróceniu czasu pracy. 4 dni w tygodniu. Nie w 2024 r. A więc kiedy? [Nowelizacja kodeksu pracy]

Skrócenie tygodnia pracy do 4 dni. Rok temu wydawało się, to filmem SF. A może stać się faktem – już nie analitycy i dziennikarze wskazują na konieczność skrócenia czasu pracy (do Europy idzie automatyzacja produkcji i AI). Taką potrzebę - i co najważniejsze możliwości - widzą też przedstawiciele rządu, a więc ludzie mający realne narzędzia zmiany rzeczywistości. Przeszkodą jest ryzyko utraty konkurencyjności. Co się stanie z gospodarką Europy, gdy po Europie podobnego rozwiązania nie wprowadzi Azja?

REKLAMA

Dofinansowanie do kolonii dziecka z zakładu pracy 2024 r.

Przyznawanie pracownikom dofinansowania do kolonii dzieci powinno wynikać z regulaminu ZFŚS. Ponadto udzielenie takiego wsparcia należy uzależniać od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osób uprawnionych. Pracodawcy, u których nie działa ZFŚS, mogą dofinansować kolonie dzieci pracowników np. ze środków obrotowych.

Wyższe dofinansowanie dla pracodawcy za pracowników niepełnosprawnych. Zmiany od lipca 2024 r.

Zwiększy się wysokość dofinansowania ze środków PFRON do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych. Zmiany mają wejść w życie od lipca 2024 r. Ile wyniesie dofinansowanie?

REKLAMA