REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kadry w transporcie. Warto powierzyć jednemu podmiotowi ewidencję czasu pracy i sporządzanie listy płac

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Kadry w transporcie. Warto powierzyć jednemu podmiotowi ewidencję czasu pracy i sporządzanie listy płac
Kadry w transporcie. Warto powierzyć jednemu podmiotowi ewidencję czasu pracy i sporządzanie listy płac
hpgruesen
Pixabay

REKLAMA

REKLAMA

Wynagrodzenia kierowców są specyficzne i mają wiele składników, które nie występują w innych zawodach. Poza tym, należy połączyć rozliczenie wynagrodzeń kierowców z rozliczeniem czasu ich pracy. Prawidłowe prowadzenie kadr transportowych, to odwieczny problem polskich przewoźników. 

Umowa o pracę

Zacząć można od umowy o pracę. Tutaj bardzo ważne jest dobre zastosowanie systemu pracy, w którym będzie pracował pracownik – kierowca. Należy określić godziny nocne pracy. 

Pamiętajmy, że mamy dwie sfery: tę dla wyliczenia wynagrodzenia i drugą, która mówi o czasie pracy. Następnie powinniśmy także doprecyzować składniki wynagrodzenia, ponieważ bardzo często występuje błąd przy wskazaniu dyżurów. Nie dość, że są ich dwa rodzaje: 50% i 100%, to kadrowi często mylą się przy ich wykazywaniu. A pojęcie ryczałtu i zaliczki, to dwie różne sprawy. Musimy także określić kwestie zwrotu kosztów za sanitariaty. W tym miejscu trzeba też nadmienić, że należy sprawdzić czy w firmie możemy użyć innych metod wynagradzania pracowników, czy potrzebujemy dodatkowych regulaminów” – wylicza Wojciech Romaniuk, prezes MaWo Group, na co dzień zajmującej się wsparciem polskich firm transportowych.

Wprowadzone w Europie płace minimalne, obejmujące także kierowców wykonujących przewozy międzynarodowe, obligują do zastosowania przy rozliczaniu wynagrodzeń w transporcie tzw. płac sektorowych. Przepisy nakładają na pracodawców obowiązek, w przypadku niektórych rodzajów transportu np. kabotażu, wyrównywania wynagrodzeń kierowców do minimalnego wynagrodzenia kraju, który kierowca odwiedza wykonując swoje obowiązki. Jest to bardzo ważną kwestia.

REKLAMA

Ewidencja czasu pracy kierowcy

Kolejną sprawą jest ewidencja czasu pracy kierowcy, którą wykonujemy w oparciu o dane z karty kierowcy (tarczki z tachografu to jest bardzo rzadki przypadek, który i tak już niedługo przestanie istnieć), ale także o umowę o pracę.  Aby prawidłowo przygotować ewidencję, potrzebujemy bardzo specjalistycznej wiedzy. Przy rozliczaniu ewidencji musimy sporządzić dodatkowe dokumenty, takie jak: rozliczenie diet wirtualnych, podróży służbowych w Polsce, bonów żywnościowych czy wpisanie urlopu, który ze względu na dobę pracowniczą może wypaść zupełnie inaczej niż wychodzi nam ze zwykłego kalendarza” – tłumaczy Wojciech Romaniuk. 

Lista płac

Ostatnim, bardzo ważny elementem, jest prawidłowe naniesienie całej ewidencji na listę płac i prawidłowe naliczenie składek ZUS, biorąc pod uwagę wszystkie wymienione powyżej czynności i elementy.

Jak widać, żeby otrzymać końcowy produkt, tj. listę płac, wykonany bez błędów, musimy przejść długą drogę. Ale te wszystkie elementy naprawdę nie mogą funkcjonować osobno. 

Warto powierzyć jednemu podmiotowi ewidencję czasu pracy i sporządzanie listy płac

REKLAMA

Zawsze wyjaśniam właścicielom firm transportowych, że kadry są ściśle powiązane z ewidencją. I dopiero postrzeganie tego razem, pozwoli nam zrozumieć zasady naliczania wynagrodzeń i rozliczania kierowców. Dlatego ważna jest odpowiedzialność podmiotu, który wykonuje dla nas kadry i ewidencję. Jeśli nie mamy tego w jednym miejscu, to rozmywa się odpowiedzialność za błędy, co niestety jest standardem w polskich firmach transportowych. A jak sprawa błędów, w wyniku kontroli trafia do sądu, to zaczynają się poważne problemy” – mówi ekspert.

Dobra ewidencja czasu pracy rzutuje na prawidłowość naliczenia wynagrodzeń kierowców. Stanowi źródło informacji o występujących godzinach nadliczbowych, nocnych, płacach minimalnych itp. Jest ściśle powiązana z obliczaniem diet wirtualnych. Kadry są najściślej powiązane z rozliczeniem czasu pracy kierowców, gdyż na linii kadry - rozliczenia czasu pracy dochodzi do ciągłej wymiany informacji. Wzajemne informowanie się o nowych zatrudnieniach w firmach transportowych, o zwolnieniach, absencjach urlopowych, chorobowych itp., to tylko wierzchołek przekazywanych danych. Spójność w zakresie zastosowanych rozwiązań to podstawa współpracy.

Patrząc ogólnie na rozliczenie kierowcy, to wszystko zaczyna się od umowy, a w konsekwencji od teczki osobowej. Następnie od terminu przysłania pliku do odpowiedniego ustawienia w programie kadrowym. Na końcu sprawdzamy możliwości zastosowania ulgi na ZUS.

Większość przedsiębiorców jako największe zagrożenie wymienia kontrolę ZUS i PIP, jednak spory sądowe są dużo bardziej problematyczne dla firmy transportowej. Przyjmijmy hipotetycznie, że mamy spór z kierowcą.

Podczas postępowania kontrolnego mamy do czynienia zawsze z jednym organem kontroli, któremu przedstawiamy stan faktyczny i odpowiadamy na pytania inspektora kontroli. W tym procesie nie uczestniczy kierowca. Natomiast w postępowaniu sądowym (najczęściej w Sądzie Pracy i Ubezpieczeń Społecznych) mamy Sędziego prowadzącego sprawę, czasami adwokata, kierowcę lub kierowców, przedsiębiorcę i w przypadkach szczególnych, także biegłego. Musimy dysponować naprawdę bardzo dobrymi argumentami i prawidłowo sporządzoną dokumentacją, które pozwolą nam obronić stanowisko firmy” – tłumaczy Wojciech Romaniuk z MaWo Group.

W Polsce jest bardzo mało biur rachunkowych wyspecjalizowanych w transporcie.  Najczęściej te podmioty obsługują przedsiębiorców z różnych gałęzi gospodarki. Nagminnie popełniane są błędy w prowadzeniu teczek osobowych kierowców, braki w potwierdzeniach wypłat wynagrodzeń oraz błędnie wykonana ewidencja czasu pracy.

Rozliczanie kierowców zawodowych jest bardziej skomplikowane od rozliczania innych grup pracowników. Zwykłe biura rachunkowe mają problem z rozliczaniem kierowców z powodu braku wiedzy dotyczącej rozliczania kierowców międzynarodowych (uwzględnienie przepisów krajowych i europejskich), nieumiejętnością odczytywania ewidencji czasu pracy kierowców, przenoszenia danych z tychże ewidencji do systemów płacowych oraz piętrzących się trudności systemowych (niedostosowania systemów kadrowych do potrzeb rozliczania wynagrodzeń kierowców międzynarodowych)” – dodaje Romaniuk.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Koronnym atutem powinny w tym przypadku być oszczędności wynikające zarówno z czasu, jaki zyskuje właściciel firmy transportowej, gdy nie jest angażowany w wymianę informacji, przekazywanie danych pomiędzy kadrowym/księgowym a podmiotem rozliczającym ewidencje kierowców, jak również, a może i przede wszystkim pewność prawidłowości wyliczeń zarówno ewidencji czasu pracy i wynagrodzeń kierowców, jaki i zobowiązań składkowo-podatkowych firmy. 

REKLAMA

Właściciele firm transportowych na początku często marginalizują sprawę rozliczeń kierowców. Podchodzą do tego tematu pod kątem ceny za obsługę ewidencji. Niestety w momencie sporu jest już za późno na odwrócenie pewnych spraw i złe naliczania ewidencji mogą mieć wpływ nawet na być albo nie być dla firmy transportowej.

Wojciech Romaniuk, konsultant w branży transportowej. Ekspert ds. rynku transportowego. Właściciel i prezes spółki MaWo Group zajmującej się kompleksową obsługą firm transportowych i logistycznych. Pomysłodawca powołania Stowarzyszenia „Ambasador Polskiego Transportu". Doradza na rynku firm transportowym od 20 lat. Jest orędownikiem zmiany przepisów w sferze diet i ryczałtów dla zawodowych kierowców. Uważa, że dzisiejszy stan faktyczny jest niekorzystny zarówno dla przedsiębiorców transportowych, jak i kierowców. 

 

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Microlearning dla pracowników: przyszłość efektywnych szkoleń i nauki czy krótkotrwała moda?

Microlearning przestaje być ciekawostką w edukacji, a staje się realną pomocą w rozwoju pracowników – szczególnie tam, gdzie liczy się czas, efektywność i elastyczność operacyjna. Według danych International Journal of Advanced Research in Science, Communication and Technology (IJARSCT) aż 85% pracowników uznaje krótkie formy nauki za bardziej angażujące, a 75% deklaruje lepsze zapamiętywanie przekazywanych w ten sposób informacji.

NIK: orzekanie i ustalanie poziomu wsparcia dla osób z niepełnosprawnościami – więcej trudności niż realnej pomocy. Gdzie i dlaczego?

NIK: Orzekanie i ustalanie poziomu wsparcia dla osób z niepełnosprawnościami – więcej trudności niż realnej pomocy. Gdzie i dlaczego? Jak pokazuje kontrola przeprowadzona przez Delegaturę Najwyższej Izby Kontroli w jednym z dużych miast w Polsce - system jest pełen luk, niedociągnięć i proceduralnych pułapek, które zamiast wspierać, często zniechęcają i utrudniają życie najbardziej potrzebującym. Systemy działania komisji orzeczniczych są wręcz momentami niezgodne z prawem i niesprawiedliwe.

Dodatkowe 6589,67 zł miesięcznie dla najstarszych Polaków z ZUS

Dodatkowe 6589,67 zł miesięcznie dla najstarszych Polaków z ZUS. Należy się każdemu seniorowi, nawet temu, który nie pobiera żadnego świadczenia z ZUS. Taka osoba musi jednak złożyć wniosek. Ile lat trzeba ukończyć, aby móc je otrzymać?

Rekordowy dług w ZUS wynosi prawie 819 mln złotych. Pogarsza się sytuacja finansowa płatników

Rekordowy dług w ZUS w 2025 roku wynosi prawie 819 mln złotych. Dlaczego zadłużenie w ZUS jest tak wysokie? Zdaniem ekspertów dane wskazują m.in. na pogarszającą się sytuację finansową płatników.

REKLAMA

Jedni z milionami, drudzy z groszami. Rekordzista jest zadłużony w ZUS na blisko 819 mln złotych [DANE]

Na koniec czerwca 2025 roku 625 755 aktywnych płatników miało zadłużenie powyżej 0,01 zł względem Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). To o 0,6% więcej niż rok wcześniej. Jednocześnie kwota zadłużenia na wszystkie fundusze na aktywnych kontach płatników wyniosła 21,069 mld zł. To o 7,6% więcej niż rok wcześniej. Tak więc: jedni z milionami, drudzy z groszami. Okazuje się, że rekordzista jest zadłużony w ZUS na blisko 819 mln złotych.

Od 1 września 2025 r. spada wynagrodzenie pracowników młodocianych. Znamy nowe stawki

Od września 2025 r. zmienią się minimalne stawki dla pracowników młodocianych zatrudnionych w celu przygotowania zawodowego. Obniżka wynika z niższego przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w II kwartale 2025 r. Sprawdź, ile wyniesie płaca w poszczególnych latach nauki zawodu i przyuczenia do wykonywania określonej pracy.

MRPiPS wyjaśnia nowe przepisy o zatrudnianiu cudzoziemców [Odpowiedź na pytania Rzecznika MŚP]

W lipcu 2025 r. Rzecznik MŚP skierowała do ministerstwa szereg pytań i wątpliwości dotyczących nowych przepisów o zatrudnianiu cudzoziemców. Oto obszerne wyjaśnienia MRPiPS.

Praca: 10 potknięć, które zamykają drzwi już na starcie

Praca: 10 potknięć, które zamykają drzwi już na starcie - dlaczego to takie ważne? Bo to odpowiedź na niepokojące obserwacje – w wielu branżach coraz częściej zanika kultura rozmów kwalifikacyjnych. Proste zasady dobrego wychowania ustępują pośpiechowi, brakowi przygotowania i nieprofesjonalnym zachowaniom. Czego zatem unikać? Przygotowaliśmy zestawienie najczęściej spotykanych potknięć, które potrafią przekreślić szanse kandydata już na starcie.

REKLAMA

Nowe przepisy dotyczące benefitów pozapłacowych od 2026 r. Jawność wynagrodzeń je obejmie

Nowe przepisy dotyczące jawności wynagrodzeń, które wchodzą w życie z początkiem 2026 roku, obejmują również benefity pozapłacowe. Co to w praktyce oznacza?

Od czerwca 2025 r. miały być ułatwienia dla pracowników na rynku pracy a jest chaos

W dniu 1 czerwca 2025 r. weszła w życie ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium RP. Wprowadzone zmiany miały zrewolucjonizować procedury związane z uzyskiwaniem zezwoleń na pracę i oświadczeń o powierzeniu pracy obcokrajowcom. W teorii nowe regulacje miały uprościć i przyspieszyć procesy. W praktyce – wiele firm, urzędów i cudzoziemców wpadło w wir organizacyjnego chaosu.

REKLAMA