REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kadry w transporcie. Warto powierzyć jednemu podmiotowi ewidencję czasu pracy i sporządzanie listy płac

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Kadry w transporcie. Warto powierzyć jednemu podmiotowi ewidencję czasu pracy i sporządzanie listy płac
Kadry w transporcie. Warto powierzyć jednemu podmiotowi ewidencję czasu pracy i sporządzanie listy płac
hpgruesen
Pixabay

REKLAMA

REKLAMA

Wynagrodzenia kierowców są specyficzne i mają wiele składników, które nie występują w innych zawodach. Poza tym, należy połączyć rozliczenie wynagrodzeń kierowców z rozliczeniem czasu ich pracy. Prawidłowe prowadzenie kadr transportowych, to odwieczny problem polskich przewoźników. 

Umowa o pracę

Zacząć można od umowy o pracę. Tutaj bardzo ważne jest dobre zastosowanie systemu pracy, w którym będzie pracował pracownik – kierowca. Należy określić godziny nocne pracy. 

Pamiętajmy, że mamy dwie sfery: tę dla wyliczenia wynagrodzenia i drugą, która mówi o czasie pracy. Następnie powinniśmy także doprecyzować składniki wynagrodzenia, ponieważ bardzo często występuje błąd przy wskazaniu dyżurów. Nie dość, że są ich dwa rodzaje: 50% i 100%, to kadrowi często mylą się przy ich wykazywaniu. A pojęcie ryczałtu i zaliczki, to dwie różne sprawy. Musimy także określić kwestie zwrotu kosztów za sanitariaty. W tym miejscu trzeba też nadmienić, że należy sprawdzić czy w firmie możemy użyć innych metod wynagradzania pracowników, czy potrzebujemy dodatkowych regulaminów” – wylicza Wojciech Romaniuk, prezes MaWo Group, na co dzień zajmującej się wsparciem polskich firm transportowych.

Wprowadzone w Europie płace minimalne, obejmujące także kierowców wykonujących przewozy międzynarodowe, obligują do zastosowania przy rozliczaniu wynagrodzeń w transporcie tzw. płac sektorowych. Przepisy nakładają na pracodawców obowiązek, w przypadku niektórych rodzajów transportu np. kabotażu, wyrównywania wynagrodzeń kierowców do minimalnego wynagrodzenia kraju, który kierowca odwiedza wykonując swoje obowiązki. Jest to bardzo ważną kwestia.

REKLAMA

Autopromocja

Ewidencja czasu pracy kierowcy

Kolejną sprawą jest ewidencja czasu pracy kierowcy, którą wykonujemy w oparciu o dane z karty kierowcy (tarczki z tachografu to jest bardzo rzadki przypadek, który i tak już niedługo przestanie istnieć), ale także o umowę o pracę.  Aby prawidłowo przygotować ewidencję, potrzebujemy bardzo specjalistycznej wiedzy. Przy rozliczaniu ewidencji musimy sporządzić dodatkowe dokumenty, takie jak: rozliczenie diet wirtualnych, podróży służbowych w Polsce, bonów żywnościowych czy wpisanie urlopu, który ze względu na dobę pracowniczą może wypaść zupełnie inaczej niż wychodzi nam ze zwykłego kalendarza” – tłumaczy Wojciech Romaniuk. 

Lista płac

Ostatnim, bardzo ważny elementem, jest prawidłowe naniesienie całej ewidencji na listę płac i prawidłowe naliczenie składek ZUS, biorąc pod uwagę wszystkie wymienione powyżej czynności i elementy.

Jak widać, żeby otrzymać końcowy produkt, tj. listę płac, wykonany bez błędów, musimy przejść długą drogę. Ale te wszystkie elementy naprawdę nie mogą funkcjonować osobno. 

Warto powierzyć jednemu podmiotowi ewidencję czasu pracy i sporządzanie listy płac

Zawsze wyjaśniam właścicielom firm transportowych, że kadry są ściśle powiązane z ewidencją. I dopiero postrzeganie tego razem, pozwoli nam zrozumieć zasady naliczania wynagrodzeń i rozliczania kierowców. Dlatego ważna jest odpowiedzialność podmiotu, który wykonuje dla nas kadry i ewidencję. Jeśli nie mamy tego w jednym miejscu, to rozmywa się odpowiedzialność za błędy, co niestety jest standardem w polskich firmach transportowych. A jak sprawa błędów, w wyniku kontroli trafia do sądu, to zaczynają się poważne problemy” – mówi ekspert.

Dobra ewidencja czasu pracy rzutuje na prawidłowość naliczenia wynagrodzeń kierowców. Stanowi źródło informacji o występujących godzinach nadliczbowych, nocnych, płacach minimalnych itp. Jest ściśle powiązana z obliczaniem diet wirtualnych. Kadry są najściślej powiązane z rozliczeniem czasu pracy kierowców, gdyż na linii kadry - rozliczenia czasu pracy dochodzi do ciągłej wymiany informacji. Wzajemne informowanie się o nowych zatrudnieniach w firmach transportowych, o zwolnieniach, absencjach urlopowych, chorobowych itp., to tylko wierzchołek przekazywanych danych. Spójność w zakresie zastosowanych rozwiązań to podstawa współpracy.

Patrząc ogólnie na rozliczenie kierowcy, to wszystko zaczyna się od umowy, a w konsekwencji od teczki osobowej. Następnie od terminu przysłania pliku do odpowiedniego ustawienia w programie kadrowym. Na końcu sprawdzamy możliwości zastosowania ulgi na ZUS.

Większość przedsiębiorców jako największe zagrożenie wymienia kontrolę ZUS i PIP, jednak spory sądowe są dużo bardziej problematyczne dla firmy transportowej. Przyjmijmy hipotetycznie, że mamy spór z kierowcą.

Podczas postępowania kontrolnego mamy do czynienia zawsze z jednym organem kontroli, któremu przedstawiamy stan faktyczny i odpowiadamy na pytania inspektora kontroli. W tym procesie nie uczestniczy kierowca. Natomiast w postępowaniu sądowym (najczęściej w Sądzie Pracy i Ubezpieczeń Społecznych) mamy Sędziego prowadzącego sprawę, czasami adwokata, kierowcę lub kierowców, przedsiębiorcę i w przypadkach szczególnych, także biegłego. Musimy dysponować naprawdę bardzo dobrymi argumentami i prawidłowo sporządzoną dokumentacją, które pozwolą nam obronić stanowisko firmy” – tłumaczy Wojciech Romaniuk z MaWo Group.

W Polsce jest bardzo mało biur rachunkowych wyspecjalizowanych w transporcie.  Najczęściej te podmioty obsługują przedsiębiorców z różnych gałęzi gospodarki. Nagminnie popełniane są błędy w prowadzeniu teczek osobowych kierowców, braki w potwierdzeniach wypłat wynagrodzeń oraz błędnie wykonana ewidencja czasu pracy.

Rozliczanie kierowców zawodowych jest bardziej skomplikowane od rozliczania innych grup pracowników. Zwykłe biura rachunkowe mają problem z rozliczaniem kierowców z powodu braku wiedzy dotyczącej rozliczania kierowców międzynarodowych (uwzględnienie przepisów krajowych i europejskich), nieumiejętnością odczytywania ewidencji czasu pracy kierowców, przenoszenia danych z tychże ewidencji do systemów płacowych oraz piętrzących się trudności systemowych (niedostosowania systemów kadrowych do potrzeb rozliczania wynagrodzeń kierowców międzynarodowych)” – dodaje Romaniuk.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Koronnym atutem powinny w tym przypadku być oszczędności wynikające zarówno z czasu, jaki zyskuje właściciel firmy transportowej, gdy nie jest angażowany w wymianę informacji, przekazywanie danych pomiędzy kadrowym/księgowym a podmiotem rozliczającym ewidencje kierowców, jak również, a może i przede wszystkim pewność prawidłowości wyliczeń zarówno ewidencji czasu pracy i wynagrodzeń kierowców, jaki i zobowiązań składkowo-podatkowych firmy. 

Właściciele firm transportowych na początku często marginalizują sprawę rozliczeń kierowców. Podchodzą do tego tematu pod kątem ceny za obsługę ewidencji. Niestety w momencie sporu jest już za późno na odwrócenie pewnych spraw i złe naliczania ewidencji mogą mieć wpływ nawet na być albo nie być dla firmy transportowej.

Wojciech Romaniuk, konsultant w branży transportowej. Ekspert ds. rynku transportowego. Właściciel i prezes spółki MaWo Group zajmującej się kompleksową obsługą firm transportowych i logistycznych. Pomysłodawca powołania Stowarzyszenia „Ambasador Polskiego Transportu". Doradza na rynku firm transportowym od 20 lat. Jest orędownikiem zmiany przepisów w sferze diet i ryczałtów dla zawodowych kierowców. Uważa, że dzisiejszy stan faktyczny jest niekorzystny zarówno dla przedsiębiorców transportowych, jak i kierowców. 

 

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Odprawy pracownicze w 2025 r.

Odprawy pracownicze w 2025 r. są bardzo różnorodne. Kwoty i zasady wypłaty świadczeń finansowych różnią się oczywiście od sytuacji, w jakiej znajdzie się pracownik, ale też od zawodu jaki wykonuje. Poniżej opis kilku przykładowych odpraw, jakie może uzyskać pracownik.

Zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej: zasady, wynagrodzenie, wniosek. Czy pracodawca może odmówić?

Od 2023 r. Kodeks pracy daje pracownikom nowe uprawnienie – możliwość skorzystania ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej. Kiedy można skorzystać ze zwolnienia z powodu działania siły wyższej? Czy pracodawca może odmówić?

Wynagrodzenia wzrosną nawet do 12000 zł brutto. Sprawdzamy, kto może liczyć na taką podwyżkę w budżetówce

To już pewne — część pracowników budżetówki w 2025 r. może liczyć na wynagrodzenie zbliżające się do 12 tys. zł brutto. Choć brzmi to jak rewolucja płacowa, w rzeczywistości podwyżki obejmą tylko wybrane grupy zawodowe. Kto skorzysta najwięcej? Czy to zapowiedź wyrównywania wynagrodzeń w sektorze publicznym, czy jedynie korekta inflacyjna dla wybranych?

Wielka Sobota: do której sklepy są otwarte? Od 1 tys. zł do 100 tys. zł kary dla pracodawcy [Ostrzeżenie PIP]

Wielka Sobota - do której sklepy są otwarte? PIP ostrzega pracodawców zatrudniających pracowników w Wielką Sobotę. 19 kwietnia 2025 r. pracownicy handlu nie mogą pracować ponad wskazany w przepisach czas. Do której godziny można pracować w Wielką Sobotę?

REKLAMA

Rewolucja w naliczaniu stażu pracy od 2026 r. Od umów zlecenia i działalności gospodarczej będą zależeć uprawnienia pracownicze

Od 1 stycznia 2026 roku mają wejść w życie istotne zmiany w Kodeksie pracy, które wpłyną na sposób naliczania stażu pracy. Projektowana nowelizacja przewiduje, że do stażu pracy będą wliczane nie tylko okresy zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, ale także inne formy aktywności zawodowej, takie jak umowy zlecenia, prowadzenie działalności gospodarczej czy służba w niektórych formacjach mundurowych. Zmiany te mają na celu zwiększenie uprawnień pracowniczych, w tym prawa do dłuższego urlopu wypoczynkowego, wyższych odpraw czy dodatków stażowych.

ZUS daje 1878,91 zł albo 1409,18 zł z tytułu niezdolności do pracy [WNIOSEK ERN]

Od 1 marca 2025 r. do 28lutego 2026 r. ZUS daje 1878,91 zł albo 1409,18 zł z tytułu niezdolności do pracy. Jakie są 3 rodzaje renty? Jak złożyć wniosek ERN? Czy potrzebne są dodatkowe dokumenty dla ZUS? Zakład tłumaczy zasady wyliczania wysokości renty z tytułu niezdolności do pracy.

Skrócony tydzień pracy? Tak, ale z tym samym wynagrodzeniem

Agnieszka Dziemianowicz-Bąk poinformowała o zakończeniu pierwszego etapu analiz skrócenia tygodnia pracy. Według szefowej MRPiPS krótszy tydzień pracy jest oczekiwany, ale przy zachowaniu wysokości wynagrodzenia.

Wielki Piątek. Dla niektórych to dzień wolny od pracy

Od wielu lat trwa batalia o ustanowienie Wielkiego Piątku dniem wolnym od pracy. Dla większości pracowników jest to normalny dzień pracy. Niektórym jednak przysługuje wolne w ten dzień.

REKLAMA

1636 zł albo i więcej odszkodowania za konkretne choroby zawodowe od ZUS

Choroby zawodowe są spowodowane szkodliwymi czynnikami występującymi w miejscu pracy lub sposobem wykonywania pracy. Wszystkie choroby zawodowe znajdują się w wykazie chorób zawodowych. Jednym ze świadczeń przysługujących z tytułu choroby zawodowej jest jednorazowe odszkodowanie. Od 1 kwietnia 2025 r. za każdy procent stałego lub długotrwałego uszczerbku na zdrowiu przysługuje 1636 zł.

ZUS przyznaje 312,71 zł do 28 lutego 2026 r. Sprawdź, czy się należy.

312,71 zł z ZUS nie należy się każdemu. Warto jednak sprawdzić, jakie są osoby uprawnione. Świadczenie to otrzymuje się bowiem na wniosek, a nie z urzędu. Sprawdź, czy nie przepadają pieniądze z ZUS.

REKLAMA