Kadry w transporcie. Warto powierzyć jednemu podmiotowi ewidencję czasu pracy i sporządzanie listy płac

• Umowa o pracę
• Ewidencja czasu pracy kierowcy
• Lista płac
• Warto powierzyć jednemu podmiotowi ewidencję czasu pracy i sporządzanie listy płac

Umowa o pracę

Zacząć można od umowy o pracę. Tutaj bardzo ważne jest dobre zastosowanie systemu pracy, w którym będzie pracował pracownik – kierowca. Należy określić godziny nocne pracy. 

„Pamiętajmy, że mamy dwie sfery: tę dla wyliczenia wynagrodzenia i drugą, która mówi o czasie pracy. Następnie powinniśmy także doprecyzować składniki wynagrodzenia, ponieważ bardzo często występuje błąd przy wskazaniu dyżurów. Nie dość, że są ich dwa rodzaje: 50% i 100%, to kadrowi często mylą się przy ich wykazywaniu. A pojęcie ryczałtu i zaliczki, to dwie różne sprawy. Musimy także określić kwestie zwrotu kosztów za sanitariaty. W tym miejscu trzeba też nadmienić, że należy sprawdzić czy w firmie możemy użyć innych metod wynagradzania pracowników, czy potrzebujemy dodatkowych regulaminów” – wylicza Wojciech Romaniuk, prezes MaWo Group, na co dzień zajmującej się wsparciem polskich firm transportowych.

Wprowadzone w Europie płace minimalne, obejmujące także kierowców wykonujących przewozy międzynarodowe, obligują do zastosowania przy rozliczaniu wynagrodzeń w transporcie tzw. płac sektorowych. Przepisy nakładają na pracodawców obowiązek, w przypadku niektórych rodzajów transportu np. kabotażu, wyrównywania wynagrodzeń kierowców do minimalnego wynagrodzenia kraju, który kierowca odwiedza wykonując swoje obowiązki. Jest to bardzo ważną kwestia.

Ewidencja czasu pracy kierowcy

„Kolejną sprawą jest ewidencja czasu pracy kierowcy, którą wykonujemy w oparciu o dane z karty kierowcy (tarczki z tachografu to jest bardzo rzadki przypadek, który i tak już niedługo przestanie istnieć), ale także o umowę o pracę.  Aby prawidłowo przygotować ewidencję, potrzebujemy bardzo specjalistycznej wiedzy. Przy rozliczaniu ewidencji musimy sporządzić dodatkowe dokumenty, takie jak: rozliczenie diet wirtualnych, podróży służbowych w Polsce, bonów żywnościowych czy wpisanie urlopu, który ze względu na dobę pracowniczą może wypaść zupełnie inaczej niż wychodzi nam ze zwykłego kalendarza” – tłumaczy Wojciech Romaniuk. 

Lista płac

Ostatnim, bardzo ważny elementem, jest prawidłowe naniesienie całej ewidencji na listę płac i prawidłowe naliczenie składek ZUS, biorąc pod uwagę wszystkie wymienione powyżej czynności i elementy.

Jak widać, żeby otrzymać końcowy produkt, tj. listę płac, wykonany bez błędów, musimy przejść długą drogę. Ale te wszystkie elementy naprawdę nie mogą funkcjonować osobno. 

Warto powierzyć jednemu podmiotowi ewidencję czasu pracy i sporządzanie listy płac

„Zawsze wyjaśniam właścicielom firm transportowych, że kadry są ściśle powiązane z ewidencją. I dopiero postrzeganie tego razem, pozwoli nam zrozumieć zasady naliczania wynagrodzeń i rozliczania kierowców. Dlatego ważna jest odpowiedzialność podmiotu, który wykonuje dla nas kadry i ewidencję. Jeśli nie mamy tego w jednym miejscu, to rozmywa się odpowiedzialność za błędy, co niestety jest standardem w polskich firmach transportowych. A jak sprawa błędów, w wyniku kontroli trafia do sądu, to zaczynają się poważne problemy” – mówi ekspert.

Dobra ewidencja czasu pracy rzutuje na prawidłowość naliczenia wynagrodzeń kierowców. Stanowi źródło informacji o występujących godzinach nadliczbowych, nocnych, płacach minimalnych itp. Jest ściśle powiązana z obliczaniem diet wirtualnych. Kadry są najściślej powiązane z rozliczeniem czasu pracy kierowców, gdyż na linii kadry - rozliczenia czasu pracy dochodzi do ciągłej wymiany informacji. Wzajemne informowanie się o nowych zatrudnieniach w firmach transportowych, o zwolnieniach, absencjach urlopowych, chorobowych itp., to tylko wierzchołek przekazywanych danych. Spójność w zakresie zastosowanych rozwiązań to podstawa współpracy.

Patrząc ogólnie na rozliczenie kierowcy, to wszystko zaczyna się od umowy, a w konsekwencji od teczki osobowej. Następnie od terminu przysłania pliku do odpowiedniego ustawienia w programie kadrowym. Na końcu sprawdzamy możliwości zastosowania ulgi na ZUS.

Większość przedsiębiorców jako największe zagrożenie wymienia kontrolę ZUS i PIP, jednak spory sądowe są dużo bardziej problematyczne dla firmy transportowej. Przyjmijmy hipotetycznie, że mamy spór z kierowcą.

„Podczas postępowania kontrolnego mamy do czynienia zawsze z jednym organem kontroli, któremu przedstawiamy stan faktyczny i odpowiadamy na pytania inspektora kontroli. W tym procesie nie uczestniczy kierowca. Natomiast w postępowaniu sądowym (najczęściej w Sądzie Pracy i Ubezpieczeń Społecznych) mamy Sędziego prowadzącego sprawę, czasami adwokata, kierowcę lub kierowców, przedsiębiorcę i w przypadkach szczególnych, także biegłego. Musimy dysponować naprawdę bardzo dobrymi argumentami i prawidłowo sporządzoną dokumentacją, które pozwolą nam obronić stanowisko firmy” – tłumaczy Wojciech Romaniuk z MaWo Group.

W Polsce jest bardzo mało biur rachunkowych wyspecjalizowanych w transporcie.  Najczęściej te podmioty obsługują przedsiębiorców z różnych gałęzi gospodarki. Nagminnie popełniane są błędy w prowadzeniu teczek osobowych kierowców, braki w potwierdzeniach wypłat wynagrodzeń oraz błędnie wykonana ewidencja czasu pracy.

„Rozliczanie kierowców zawodowych jest bardziej skomplikowane od rozliczania innych grup pracowników. Zwykłe biura rachunkowe mają problem z rozliczaniem kierowców z powodu braku wiedzy dotyczącej rozliczania kierowców międzynarodowych (uwzględnienie przepisów krajowych i europejskich), nieumiejętnością odczytywania ewidencji czasu pracy kierowców, przenoszenia danych z tychże ewidencji do systemów płacowych oraz piętrzących się trudności systemowych (niedostosowania systemów kadrowych do potrzeb rozliczania wynagrodzeń kierowców międzynarodowych)” – dodaje Romaniuk.

Koronnym atutem powinny w tym przypadku być oszczędności wynikające zarówno z czasu, jaki zyskuje właściciel firmy transportowej, gdy nie jest angażowany w wymianę informacji, przekazywanie danych pomiędzy kadrowym/księgowym a podmiotem rozliczającym ewidencje kierowców, jak również, a może i przede wszystkim pewność prawidłowości wyliczeń zarówno ewidencji czasu pracy i wynagrodzeń kierowców, jaki i zobowiązań składkowo-podatkowych firmy. 

Właściciele firm transportowych na początku często marginalizują sprawę rozliczeń kierowców. Podchodzą do tego tematu pod kątem ceny za obsługę ewidencji. Niestety w momencie sporu jest już za późno na odwrócenie pewnych spraw i złe naliczania ewidencji mogą mieć wpływ nawet na być albo nie być dla firmy transportowej.

Wojciech Romaniuk, konsultant w branży transportowej. Ekspert ds. rynku transportowego. Właściciel i prezes spółki MaWo Group zajmującej się kompleksową obsługą firm transportowych i logistycznych. Pomysłodawca powołania Stowarzyszenia „Ambasador Polskiego Transportu". Doradza na rynku firm transportowym od 20 lat. Jest orędownikiem zmiany przepisów w sferze diet i ryczałtów dla zawodowych kierowców. Uważa, że dzisiejszy stan faktyczny jest niekorzystny zarówno dla przedsiębiorców transportowych, jak i kierowców.