Wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego - jak obliczyć

Podstawa wymiaru wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego

W wynagrodzeniu urlopowym nie uwzględnia się składników wynagrodzenia i świadczeń, które mają charakter jednorazowy, nieperiodyczny lub przysługują z tytułu np. rozwiązania umowy o pracę. A zatem przy ustalaniu jego wysokości nie należy brać pod uwagę (§ 6 rozporządzenia urlopowego):
- jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie (np. nagrody),
- wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,
- gratyfikacji (nagród) jubileuszowych,
- wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
- ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
- dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
- wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
- kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,
- nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,
- odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych,
- wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy.

Powyższy katalog jest zamknięty, a zatem wszystkie inne składniki wynagrodzenia za pracę oraz wypłaty ze stosunku pracy należy uwzględnić przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego.

W wynagrodzeniu urlopowym powinny zostać ujęte wszystkie inne niż wymienione powyżej (wyłączone) składniki wynagrodzenia, pod warunkiem że przysługują one w okresie korzystania przez pracownika z urlopu.
Przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego należy brać pod uwagę wszystkie składniki wynagrodzenia, które mają charakter stały, są wypłacane periodycznie i mają ścisły, bezpośredni związek z wykonywaną pracą.

Przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop uwzględnia się zatem m.in.:
- wynagrodzenie zasadnicze,
- wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych (przy 1-miesięcznym okresie rozliczeniowym),
- dodatek za pracę w porze nocnej,
- premie i nagrody periodyczne.

Przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego odrębne zasady stosuje się w stosunku do składników określonych w stawce miesięcznej w stałej wysokości i do określonych w zmiennej wysokości przysługujących za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc.

Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości (miesięczne wynagrodzenie zasadnicze, dodatek funkcyjny, dodatek stażowy, stała miesięczna premia regulaminowa) uwzględnia się w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu. Bez względu na długość urlopu pracownikowi przysługują za ten czas wszystkie składniki wynagrodzenia przyjęte w stawce miesięcznej w wysokości przewidzianej w umowie o pracę bądź w przepisach o wynagradzaniu obowiązujących u pracodawcy. W praktyce takie składniki są wypłacane w przysługujących stawkach, tak jak za normalną pracę, bez wliczania ich do podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego.

Odmienne zasady obowiązują przy uwzględnianiu w podstawie urlopowej wynagrodzenia zmiennego. Składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc (wynagrodzenie określone stawką godzinową, akordową lub prowizyjne, wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych i porze nocnej) uwzględnia się w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych
poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, a jeżeli ulegają znacznym wahaniom – liczone maksymalnie z 12 miesięcy.

Ustalone według powyższych zasad wynagrodzenie stanowi podstawę wynagrodzenia urlopowego.

W podstawie wynagrodzenia urlopowego nie uwzględnia się składników wynagrodzenia wypłacanych za okresy dłuższe niż 1 miesiąc (np. premia kwartalna, półroczna, roczna). Wypłaca się je w przyjętych terminach ich wypłaty.

W przypadku gdy w okresie, z którego ustalana jest podstawa wymiaru, nastąpiły zmiany w składnikach wynagrodzenia przysługujących za okresy nie dłuższe niż miesiąc lub nastąpiły zmiany w ich wysokości i zostały one wprowadzone przed rozpoczęciem urlopu lub w miesiącu jego rozpoczęcia, podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego należy ustalić ponownie z uwzględnieniem tych zmian (§ 10 rozporządzenia urlopowego).

Jeśli więc w trakcie urlopu pracownik utracił prawo do jakiegoś składnika wynagrodzenia, to od dnia utraty do niego prawa nie może być on brany pod uwagę przy obliczaniu wynagrodzenia za okres urlopu, pomimo że występował w czasie, z którego ustala się podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego. Gdyby pracownik pracował, zamiast wykorzystywać urlop, to nie otrzymałby już tego składnika.

Przykład
Załóżmy, że w październiku 2022 r. pracownik przebywał przez 3 dni na urlopie wypoczynkowym. Wynagradzany jest według stawki godzinowej. Do podstawy wymiaru jego wynagrodzenia urlopowego należało przyjąć pensje otrzymane we wrześniu, sierpniu i lipcu 2022 r. W lipcu pracownik przebywał przez 5 dni na tzw. postojowym.
Obliczając podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego, należało wyłączyć wynagrodzenie za czas przestoju.

Szczególne zasady stosuje się również, gdy w okresie, z którego ustalana jest podstawa wymiaru wynagrodzenia urlopowego, pracownik np. dłużej chorował lub był na urlopie bezpłatnym. Jeśli przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru, poprzedzający miesiąc wykorzystywania urlopu wypoczynkowego lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełny miesiąc kalendarzowy (lub pełne miesiące kalendarzowe),
pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie za okresy nie dłuższe niż miesiąc, przy ustalaniu podstawy wymiaru uwzględnia się najbliższe miesiące, za które pracownikowi należało się takie wynagrodzenie (§ 11 rozporządzenia urlopowego).

Przykład
Pracownica w lipcu 2022 r. przez 8 dni przebywała na urlopie wypoczynkowym. Do wyliczenia podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego powinno się przyjąć wynagrodzenie wypłacone pracownicy w czerwcu, maju i kwietniu. Jednak pracownica w okresie od 1 kwietnia do 31 maja pobierała zasiłek chorobowy. W związku z tym podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego należy ustalić, biorąc pod uwagę pensję wypłaconą jej w czerwcu, marcu i lutym 2022 r.

Praca krótsza niż przez 3 miesiące

Nie zawsze można ustalić podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego z pełnych 3 (12) miesięcy. Sytuacja taka będzie miała miejsce, gdy pracownik pracuje krócej niż okres, jaki powinien być przyjęty do podstawy wymiaru pensji za czas wypoczynku. W takim przypadku zmienne składniki za okresy nie dłuższe niż miesiąc należy uwzględnić w podstawie wymiaru w wysokości wypłaconej za okres faktycznie przepracowany.

Obliczanie wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego

W przypadku pracownika otrzymującego wynagrodzenie zmienne (akordowe, prowizyjne, zadaniowe) należy:

Krok 1. ustalić podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego z 3 bądź maksymalnie z 12 miesięcy poprzedzających urlop;
Krok 2. określić liczbę godzin przepracowanych w okresie przyjmowanym do ustalania podstawy urlopowej;
Krok 3. ustalić stawkę za 1 godzinę urlopu (podstawę wymiaru urlopu dzieli się przez liczbę godzin przepracowanych przez pracownika w okresie, z którego ustala się to wynagrodzenie);
Krok 4. pomnożyć stawkę za 1 godzinę urlopu przez liczbę godzin urlopu.

Przykład
Pracownik w lipcu 2022 r. korzystał z urlopu wypoczynkowego w wymiarze 10 dni (80 godzin). Jego wynagrodzenie składa się z płacy zasadniczej w stałej wysokości 3010 zł oraz zmiennych miesięcznych prowizji. Pracownik otrzymał następujące wynagrodzenia prowizyjne:
- w czerwcu – 895 zł,
- w maju – 723 zł,
- w kwietniu – 810 zł,
oraz przepracował odpowiednio: 168 godz., 168 godz. i 160 godz. – łącznie 496 godzin.

Krok 1. Wynagrodzenie prowizyjne, jako zmienny element pensji, przyjmujemy do podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego z 3 miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym pracownik przebywał na urlopie. Sumujemy więc wynagrodzenie prowizyjne wypłacone w powyższych miesiącach: 895 zł + 723 zł + 810 zł = 2428 zł.
Ustalamy wynagrodzenie za 1 godzinę ze zmiennych składników wynagrodzenia. W tym celu sumę prowizji z 3 miesięcy dzielimy przez liczbę godzin przepracowanych przez te 3 miesiące: 2428 zł : 496 godz. = 4,90 zł/godz.
Obliczamy wynagrodzenie za urlop ze zmiennych składników wynagrodzenia. Stawkę za 1 godzinę urlopu ze zmiennych składników wynagrodzenia mnożymy przez liczbę godzin urlopu: 4,90 zł/godz. × 80 godz. = 392 zł.

Krok 2. Obliczamy wynagrodzenie za lipiec 2022 r.: 3010 zł + 392 zł = 3402 zł + prowizja za lipiec 2022 r., wypracowana w faktycznie przepracowanym czasie. W liczbie godzin przepracowanych należy uwzględnić wszystkie godziny świadczenia przez pracownika pracy, tj. również te, które są godzinami ponadwymiarowymi.

Izabela Nowacka – ekonomistka, od wielu lat zajmuje się tematyką wynagrodzeń i rozliczaniem płac

Niniejszy artykuł jest fragmentem publikacji: Wynagrodzenia od 1 lipca 2022 r. Rozliczanie płac po zmianach.
Kup książkę i ebook!