Wyjazd w celu wykonania umowy-zlecenia

Wykonywanie umów cywilnoprawnych może wiązać się z koniecznością wyjazdów do innych miejscowości, co może wynikać z samej istoty zobowiązania powstałego w wyniku zawarcia umowy. Kodeks cywilny wprowadza wyraźny obowiązek zwrotu przyjmującemu zlecenie (zleceniobiorcy) wszystkich wydatków, które ten poczynił w celu należytego wykonania zlecenia (art. 742 k.c.).

Wydatki te mogą zostać ujęte w wynagrodzeniu należnym zleceniobiorcy, jednak wówczas w umowie musi zostać zawarty wyraźny zapis, który wskazuje, że wynagrodzenie obejmuje także wszystkie koszty poniesione w związku z wykonywaniem zlecenia. Rozwiązanie to jest jednak mniej korzystne ze względów podatkowych, gdyż o ile wynagrodzenie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, o tyle zwrot kosztów z tytułu odbywanych wyjazdów podlega zwolnieniu z opodatkowania.

Wyjazd w celu wykonania zlecenia

Umowa-zlecenie, w przeciwieństwie do umowy o pracę, nie tworzy stosunku podporządkowania między zleceniobiorcą a zleceniodawcą. Wzajemne zobowiązania stron powinny wynikać szczegółowo z łączącej strony umowy. Zleceniodawca może dawać zleceniobiorcy wskazówki co do sposobu wykonywania zlecenia, ale mogą one mieć jedynie charakter uzgodnienia sposobu wykonania z góry określonych (w umowie-zleceniu) czynności.

Wyjazdy w celu wykonania zlecenia nie mają takiego charakteru jak delegacja pracownicza, która odbywana jest na polecenie pracodawcy.

Przy zleceniu nie ma możliwości wydania polecenia wyjazdu służbowego. Wydawanie takich poleceń może sugerować istnienie między stronami stosunku podporządkowania (charakterystycznego dla stosunku pracy). Możemy spotkać się w takiej sytuacji z zarzutem zawarcia umowy-zlecenia na warunkach umowy o pracę, a w konsekwencji z możliwością uznania, że strony w rzeczywistości są złączone nie umową cywilnoprawną, ale właśnie umową o pracę.

Przy umowie zlecenia konieczność wyjazdów będzie wynikać raczej z istoty, zakresu zobowiązania zawartego w umowie, dla którego prawidłowej realizacji takie wyjazdy będą konieczne.

Zwolnienia podatkowe

Istotne znaczenie ma art. 21 ust. 1 pkt 16b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn.zm.). Wskazuje on, że wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Wszystko to, co osoba zatrudniona na podstawie umowy cywilnoprawnej otrzyma w związku z wyjazdem w celu wykonania zlecenia, będzie zatem wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych, jeśli nie przekracza kwot ustalonych zgodnie z przepisami dotyczącymi podróży służbowych pracowników.

Przykład

Zleceniobiorca jedzie ze Szczecina do Poznania w celu wykonania zobowiązania określonego w umowie. Korzysta z samochodu prywatnego, a zleceniodawca zgodził się na pokrycie kosztów użytkowania samochodu. Zleceniobiorca przejechał 500 km, wyjazd zajął mu 15 godzin. W tej sytuacji przysługuje mu dieta oraz zwrot kosztów użytkowania samochodu prywatnego. W czasie wyjazdu nie nocował, w związku z przejazdem samochodem nie wypłacamy mu również ryczałtu na dojazd środkami komunikacji miejscowej.

Należności z tytułu diet przysługują w następującej wysokości:

1) jeśli wyjazd trwa nie dłużej niż dobę:

- od 8 do 12 godzin - 1/2 diety,

- powyżej 12 godzin - dieta w pełnej wysokości;

2) jeśli wyjazd trwa dłużej niż dobę, za każdą rozpoczętą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

- do 8 godzin - 1/2 diety,

- ponad 8 godzin - dieta w pełnej wysokości.

Obecnie pełna wysokość diety to 23 zł i tyle też z tego tytułu powinien otrzymać zleceniobiorca.

Koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa zleceniodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż (dla samochodu osobowego) przy:

- pojemności skokowej silnika do 900 cm³- 0,5214 zł,

- pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³- 0,8358 zł.

Musimy zatem przemnożyć 500 przejechanych km przez odpowiednią stawkę. Kwoty w ten sposób wyliczone będą zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych, a dla zleceniodawcy będą stanowić koszt uzyskania przychodu.

Zwolnienie podatkowe nie dotyczy tylko osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych. Zwolnienie obejmuje również świadczenia otrzymane z tytułu wyjazdu służbowego wszelkich innych osób niebędących pracownikami (np. dieta wypłacona studentowi, który wyjeżdża w ramach działalności w organizacji studenckiej na konferencję).

Składki na ubezpieczenia społeczne

Koszty podróży służbowych zleceniobiorcy wypłacane przez zleceniodawcę stanowią w całości podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. Nr 161, poz. 1106 z późn.zm.) wskazuje, że nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne świadczenia otrzymane z tytułu delegacji, ale tylko w odniesieniu do pracowników.

Oczywiście dotyczy to tych tylko przypadków, w których od zlecenia opłacane są składki na ubezpieczenia społeczne. Jeżeli zlecenie wykonuje student lub uczeń do ukończenia przez niego 26. roku życia, osoba, która jest zatrudniona na podstawie stosunku pracy i otrzymuje z tego tytułu co najmniej minimalne wynagrodzenie, lub osoba, która posiada oprócz danej umowy-zlecenia inny tytuł do ubezpieczeń (np. wcześniej zawarte zlecenie), kwoty otrzymane z tytułu odbytego wyjazdu nie będą stwarzały obowiązku odprowadzenia od nich składek na ubezpieczenia społeczne.

Słownik terminologiczny

Umowy cywilnoprawne - umowy zawarte na podstawie przepisów kodeksu cywilnego. Najpopularniejsze to umowa-zlecenie i umowa o dzieło. W umowie-zleceniu przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej dla dającego zlecenie. W braku odmiennej umowy-zlecenia obejmuje umocowanie do wykonania czynności w imieniu dającego zlecenie, co nie uchybia przepisom o formie pełnomocnictwa. Jeżeli ani z umowy, ani z okoliczności nie wynika, że przyjmujący zlecenie zobowiązał się wykonać je bez wynagrodzenia, za wykonanie zlecenia należy się wynagrodzenie. Do umów o świadczenie usług, które nie są uregulowane innymi przepisami, stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu.

W umowie o dzieło przyjmujący zamówienie zobowiązuje się do wykonania oznaczonego dzieła, a zamawiający do zapłaty wynagrodzenia. W braku odmiennej umowy przyjmującemu zamówienie należy się wynagrodzenie w chwili oddania dzieła. Jeżeli dzieło ma wady, zamawiający może żądać ich usunięcia, wyznaczając w tym celu przyjmującemu zamówienie odpowiedni termin z zagrożeniem, że po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu nie przyjmie naprawy. Przyjmujący może odmówić naprawy, gdyby wymagała nadmiernych kosztów. Gdy wady usunąć się nie dadzą albo gdy z okoliczności wynika, że przyjmujący zamówienie nie zdoła ich usunąć w czasie odpowiednim, zamawiający może od umowy odstąpić, jeżeli wady są istotne. Jeżeli wady nie są istotne, zamawiający może żądać obniżenia wynagrodzenia w odpowiednim stosunku.

Marek Rotkiewicz 

Podstawa prawna:

• ustawa z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. z 1964 r. Nr 16, poz. 93 z późn.zm.),

• ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn.zm.),

• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. Nr 161, poz. 1106 z późn.zm.).