Czy prowizję za zakup bonów towarowych można pokryć ze środków zfśs

RADA

Wydatek na poniesienie prowizji nie może obciążać zfśs. Prowizja jest odrębnym i dodatkowym kosztem zakupu przez pracodawcę świadczeń socjalnych (bonów towarowych), niestanowiącym integralnego składnika wartości tego świadczenia. W związku z tym wydatek ten powinien być poniesiony ze środków obrotowych.

UZASADNIENIE

Definicję zakładowej działalności socjalnej, czyli rodzaje i formy wydatków dopuszczonych do sfinansowania z zfśs, określa art. 2 pkt 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.), zwanej dalej: ustawą o zfśs. Obejmuje ona m.in. udzielanie materialnej pomocy w formie finansowej i rzeczowej. Do tej ostatniej formy można zaliczyć, obok zakupu przez pracodawcę konkretnych towarów, które są uzasadnione potrzebami i sytuacją socjalną osób uprawnionych, także zakup znaków legitymacyjnych wymiennych wyłącznie na towary (bonów, kuponów itp.). Jednocześnie należy pamiętać, że bon towarowy, jeśli jest finansowany z zfśs, jest formą bezzwrotnej pomocy materialnej (zapomogi), co oznacza, że:

• możliwość ubiegania się przez pracowników o taką formę świadczenia powinna wynikać z postanowień regulaminu zfśs obowiązującego u danego pracodawcy,

• decyzja o jego przyznaniu i wysokości jest uzależniona wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej (dochodowej) osób uprawnionych, co wyklucza praktykę traktowania tego świadczenia jako prezentu świątecznego, niepowiązanego z potrzebą socjalną i sytuacją dochodową osób, do których adresuje się świadczenie. W tym kontekście zawsze będzie budzić wątpliwości praktyka przyznawania bonów towarowych w jednym terminie (np. przed świętami).

Zgodnie z art. 10 ustawy o zfśs, obowiązek administrowania tym funduszem, a więc organizowania zakładowej działalności socjalnej, spoczywa na pracodawcy. Pojęcie „administrowanie” dotyczy także problemu zapewnienia obsługi kadrowej, finansowej i prawno-organizacyjnej temu funduszowi.

Ponieważ tworzenie funduszu jest kwalifikowane jako obowiązek pracodawcy związany z zatrudnianiem pracowników, to wszelkiego rodzaju wydatki związane z obsługą funduszu, a także finansowanie z jego środków działalności socjalnej, są wydatkami (kosztami) pracodawcy. Nie powinny one obciążać samego funduszu.

Na wydatki związane z obsługą funduszu składają się m.in.: koszty organizowania działalności socjalnej, koszty otwarcia i obsługi specjalnego rachunku bankowego (opłaty i prowizje bankowe), koszty ewentualnego oprogramowania komputerowego wspomagającego obsługę działalności socjalnej, wynagrodzenia pracowników zajmujących się organizacją działalności socjalnej - jeżeli pracodawca przewiduje zatrudnienie pracowników wyłącznie do tych celów również koszty ich ewentualnych szkoleń z tego zakresu.

Prowizja, co do zasady, jest wynagrodzeniem otrzymywanym za pośrednictwo w transakcji handlowej, z reguły stanowiącym pewien umówiony procent wartości transakcji. W przypadku bonów towarowych finansowanych ze środków zfśs jako świadczeń socjalnych, prowizja należna sprzedającemu jest kosztem dodatkowym, niewłączonym w wartość samego bonu - czyli świadczenia, które trafia do pracowników i innych osób uprawnionych. W związku z tym nie ma podstaw do obciążania nią zfśs. Jako koszt udostępnienia świadczenia - materialnej pomocy w formie rzeczowej - powinna być sfinansowana ze środków bieżących pracodawcy.

Organy skarbowe, zajmując stanowisko w sprawie stosowania przepisów podatkowych odnoszących się do charakteru wszelkiego rodzaju prowizji towarzyszących operacjom finansowym, wyrażają przeważnie pogląd, że jest ona także kosztem podatkowym, jeśli jej poniesienie jest konieczne i warunkuje przeprowadzenie transakcji (np. prowizje od kredytów bankowych).

W przedstawionej sytuacji powinni się Państwo zastanowić nad wyborem innego oferenta znaków legitymacyjnych (bonów, talonów, kuponów), który nie pobiera od nich prowizji. Na rynku tych usług funkcjonują bowiem firmy, które od kupującego bony, talony nie pobierają dodatkowych opłat.

• art. 2 pkt 1, art. 10 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.).

Jadwiga Stefaniak

specjalista w zakresie zfśs