Kategorie

5 korzyści z audytu wynagrodzeń

Quercus Sp. z o. o.
ekspert w zakresie wdrażania i serwisowania systemów SAP, autoryzowany Partner SAP
5 korzyści z audytu wynagrodzeń
5 korzyści z audytu wynagrodzeń
shutterstock
Audyt wynagrodzeń przynosi liczne korzyści. Poniższy artykuł omawia 5 najważniejszych z nich.

Audyt wynagrodzeń – 5 najważniejszych korzyści z jego przeprowadzenia

W sytuacji modelowej audyt wynagradzania powinien być wprowadzony na etapie tworzenia systemu płac w firmie. W praktyce najczęściej na samym początku systemu jako takiego nie ma, powstaje wraz z rozwojem firmy. Jednak kiedy liczba pracowników wzrośnie, audyt wynagrodzeń staje się bardzo ważnym elementem strategii płacowej. Oto 5 powodów, dlaczego warto go przeprowadzać.

1. Poprawność listy płac

Reklama

Generowanie listy płac wymaga uwzględnienia wielu czynników, jak choćby liczby przepracowanych godzin, dni urlopu, zwolnień lekarskich, nadgodzin itp. Im więcej pracowników, tym więcej zmiennych do uwzględnienia. Audyt pozwala na szybką weryfikację, czy naliczona w systemie lista płac jest poprawna, a pracownicy otrzymają wynagrodzenie w prawidłowej wysokości.

Taki audyt należy przeprowadzać po wygenerowaniu każdej listy płac, nie powinien być działaniem sporadycznym. Tylko wówczas mamy pewność, że pracownicy otrzymują wynagrodzenie zgodne ze stanem faktycznym, co pozwala też – i o tym warto pamiętać – uniknąć nieporozumień na linii pracownik – pracodawca – mówi Maciej Szymanek, Senior Konsultant SAP HCM w firmie Quercus.

2. Weryfikacja poziomu wynagrodzeń

Reklama

Weryfikacja poprawności listy płac to jedno. Jednak audyt można też wykorzystać jako narzędzie zarządcze – np. do sprawdzenia, czy poziom płac odpowiada wytyczonym w firmie widełkom płacowym. Pozwala to zweryfikować również poziom płac na poszczególnych stanowiskach, a także – w pogłębionej analizie – zidentyfikować pracowników, którzy potencjalnie mogą być niezadowoleni z poziomu wynagrodzenia.

Jeśli w firmie funkcjonują system wynagradzania i jasno określone widełki płacowe, sytuacje, że pracownik jest niezadowolony z poziomu płacy, bywają rzadsze. Po pierwsze dlatego, że rzadziej zdarzają się rażące dysproporcje pomiędzy stanowiskami o podobnym poziomie wymaganych kompetencji, po drugie – dzięki transparentności. Jednak życie dowodzi, że nawet w takiej sytuacji mogą znaleźć się niedopatrzenia. Dobrze przeprowadzony audyt pomaga je zidentyfikować i poprawić – twierdzi ekspert Quercus Sp. z o.o.

3. Weryfikacja błędów w bazie danych

Pierwszym etapem audytu wynagrodzeń jest analiza bazy danych, w oparciu o którą przygotowuje się listę płac. Analiza przeprowadzana jest pod kątem kompletności bazy danych pracowniczych – uwaga – za każdym razem przed wygenerowaniem listy. Dzięki temu znacznie spada ryzyko pojawienia się błędów mogących skutkować nieprawidłowo naliczonym wynagrodzeniem.

System sprawdza szereg informacji, na przykład dane osobowe, organizacyjne, informacje podatkowe, dodatkowe obciążenia, wymiar czasu pracy i jego wycenę, itp. To jest naprawdę bardzo dużo elementów, które trzeba zweryfikować. Przy dużej liczbie pracowników comiesięczne (przy miesięcznym systemie wynagradzania) sprawdzanie w zasadzie nie byłoby możliwe. Oprogramowanie do audytu wynagrodzeń wyręcza w tym względzie dział kadr, zapewniając skuteczną weryfikację danych oraz gwarantując poprawność bazy, na podstawie której będzie naliczane wynagrodzenie – wyjaśnia Senior Konsultant SAP HCM w firmie Quercus – Maciej Szymanek.

4. Automatyczne uzgodnienie zbiorówki

W drugim etapie audytu wynagrodzeń, po naliczeniu listy płac, niezbędna jest jej weryfikacja obejmująca również uzgodnienie zbiorówki. Jeśli suma wynagrodzeń wszystkich pracowników jest nieprawidłowa, dzięki zaawansowanym narzędziom do audytu można w łatwy sposób zidentyfikować te rekordy (pracowników), w przypadku których pojawiają się błędy, więc wynagrodzenie się nie bilansuje.

Przykładem sytuacji, która może wygenerować pozorny błąd, jest np. naliczenie wstecz podwyżki, która wypłacana jest zbiorczo w danym momencie. Jeśli taka sytuacja nastąpi – podczas audytu zostanie ujawniona, a listy płac wstecz odpowiednio skorygowane – tłumaczy Maciej Szymanek.

5. Identyfikacja sytuacji nietypowych

Przeprowadzany systematycznie audyt wynagrodzeń pozwala ponadto na identyfikację sytuacji nietypowych, które jednak mogą mieć wpływ na poziom wynagrodzenia. Są to na przykład dłuższe zwolnienia lekarskie, urlopy macierzyńskie czy tacierzyńskie, zmiana wymiaru czasu pracy, uzyskanie wieku emerytalnego czy przejście na wyższy próg podatkowy. Jak podkreśla ekspert Quercus Sp. z o.o., w tych przypadkach program przeprowadzający audyt wynagrodzeń w zasadzie wyręcza kadry – nie trzeba weryfikować dokumentacji, sprawdzać, przeliczać np. stażu pracy – te informacje są weryfikowane automatycznie i jedynie w przypadkach spornych należy je sprawdzić manualnie. Dzieje się tak najczęściej, kiedy należało uwzględnić czynniki, jakie nie zostały opisane w procedurze audytu.

Tak naprawdę ilu pracowników, tyle przypadków. Nie da się przewidzieć każdej z możliwych sytuacji, choć dzięki doświadczeniu większość bierzemy pod uwagę, tworząc zaawansowane narzędzia do audytu wynagrodzeń. Jednak życie czasami i nas zaskakuje. Ważne, aby oprogramowanie umożliwiało dodanie takich „wyjątków” do listy elementów weryfikowanych podczas audytu – podsumowuje.

Błędy przy konwencjonalnym naliczaniu listy płac

Jakie błędy pojawiają się podczas konwencjonalnego naliczania listy płac? Ekspert Quercus jako typowe wymienia: brak wypłaty należnego wynagrodzenia, np. dodatkowej premii lub wynagrodzenia za nadgodziny, nieprawidłowo naliczone składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, źle obliczony podatek, nieodpowiednie potrącenia oraz błędną kwotę netto. Wyobraźmy sobie sytuację, że mamy 100 pracowników, a błąd pojawił się u wszystkich. Dzięki audytowi wynagrodzeń po pierwsze ograniczamy ryzyko wystąpienia takiej sytuacji, a po drugie – mamy szansę na łatwą identyfikację i automatyczne poprawienie błędu wszędzie tam, gdzie występuje. Efekt? Mniejszy stres i mniejsze obciążenie działu kadr.

Poszerzaj swoją wiedzę, czytaj Personel i Zarządzanie
Personel i Zarządzanie 7-8/2021
Personel i Zarządzanie 7-8/2021
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń, umowa o pracę

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń pozwala obliczyć dla umowy o pracę wysokość pensji netto, zaliczki na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenie społeczne w 2022 r.

    Lista obecności a ewidencja czasu pracy – różnice

    Lista obecności pracowników - czy jest obowiązkowa? Czy zastępuje ewidencję czasu pracy? Jakie informacje można zamieścić w tych dokumentach kadrowych? Czy można prowadzić je w elektroniczny sposób? Wyjaśniamy w artykule.

    Pracodawca dyskryminuje pracownika - co można zrobić?

    Dyskryminacja w pracy - kiedy można mówić o nierównym traktowaniu pracowników? Co można zrobić, kiedy pracodawca dyskryminuje pracownika?

    Wpłaty do PPK także od wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia

    Wpłaty do PPK nalicza się także od wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK po ustaniu zatrudnienia. Czy nalicza się je od nagrody stanowiącej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe? Jeśli tak, to w jakiej wysokości procentowej?

    Ile wynosi najniższa krajowa?

    Najniższa krajowa w 2021 i 2022 r. - ile wynosi brutto i netto? Jaka jest stawka godzinowa? Oto kalkulator wynagrodzeń.

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - zmiany w projekcie

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - jest nowa wersja projektu nowelizacji. Co się zmieni?

    Rejestracja w urzędzie pracy a umowa zlecenie, dzieło, działalność

    Rejestracja w urzędzie pracy - czy bezrobotny może wykonywać pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub prowadzić działalność nierejestrowaną?

    Prezeska, prawniczka, psycholożka - kobiety o feminatywach

    Feminatywy - jakim językiem pisane są oferty pracy? Jak kobiety oceniają żeńskie nazwy stanowisk, np. prezeska, prawniczka, psycholożka? Oto wyniki badania.

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca - jak uzyskać [PORADNIK]

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca. Od 1 stycznia 2018 roku obowiązują nowe regulacje prawne dotyczące cudzoziemców świadczących prace sezonową. O zezwolenie typu S, czyli na pracę sezonową, mogą ubiegać się pracodawcy, którzy planują zatrudnić obcokrajowców do pracy w rolnictwie, ogrodnictwie lub turystyce.

    Błędy w umowie o pracę - jak je poprawić?

    Błędy w umowie o pracę w zakresie wynagrodzenia i innych świadczeń - jak je poprawić?

    Pracodawcy nie chcą pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna nie jest dla pracodawców najlepszym rozwiązaniem. Prawie wszyscy chcą powrotu do biur. Wprowadzą elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

    Udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego - ustawa o covid-19

    Zaległy urlop wypoczynkowy - jak udzielić zgodnie z ustawą o COVID-19?

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę i kwalifikacje pracownika. Obecnie skupia się na zatrudnianiu bezrobotnych. Rząd chce rozszerzyć jego kompetencje.

    Utrata pracy i finanse - obawy pracowników

    Utrata pracy i finanse to główne zmartwienia polskich pracowników. Ratują ich jednak deficyty kadrowe.

    Ukąszenie kleszcza a wypadek przy pracy - obowiązki pracodawcy

    Ukąszenie kleszcza - czy to może być wypadek przy pracy? Czy pracodawca zatrudniający pracowników do pracy na świeżym powietrzu ma obowiązek zabezpieczenia ich przed kleszczami?

    Sygnalista w firmie od 17 grudnia 2021 r. - co z ustawą?

    Sygnalista w firmie musi być wdrożony od 17 grudnia 2021 r. Polska musi implementować przepisy unijne do 16 grudnia tego roku. Co z ustawą o sygnalistach?

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator wymiaru urlopu wypoczynkowego pozwala wyliczyć, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi.

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni - zwolnienie z ZUS

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni mogą składać wnioski o zwolnienie z ZUS za lipiec, sierpień i wrzesień 2020 r. Do kiedy? Jakie warunki należy spełnić?

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa przyznaje postojowe i zwolnienie z ZUS. Jakie kody PKD? Jakie warunki należy spełnić? Do kiedy złożyć wniosek?

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS otrzymują wsparcie z ZUS. Mogą liczyć na postojowe i zwolnienie z opłacania składek. Do kiedy można składać wnioski?

    Minimalna płaca w 2022 r. brutto netto

    Minimalna płaca w 2022 r. wyniesie 3000 zł brutto. Ile to netto?

    Emerytura brutto netto - kalkulator

    Emerytura brutto - ile to netto? Kalkulator emerytalny pozwala ustalić wysokość emerytury. Oblicz.

    Ochrona przedemerytalna - ile lat?

    Ochrona przedemerytalna - ile lat trwa ochrona przed zwolnieniem? Od ilu lat pracownika zaczyna obowiązywać pracodawcę?

    Strategia Demograficzna 2040 - ocena Konfederacji Lewiatan

    Strategia Demograficzna 2040 jest zbyt ogólna i nie odpowiada współczesnym trendom związanym z rodziną. Jak ocenia ją Konfederacja Lewiatan?

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu. Czy trzeba poinformować ZUS o zmianie miejsca pobytu?