Korekta podatku i składek w razie nadpłaty zasiłku

W tej sytuacji konieczne jest przekwalifikowanie świadczeń – z zasiłku chorobowego (finansowanego z ubezpieczenia wypadkowego) na wynagrodzenie chorobowe (finansowane ze środków pracodawcy) oraz zasiłek chorobowy (finansowany z ubezpieczenia chorobowego). W celu prawidłowego przekwalifikowania świadczenia pracodawca musi:

• skorygować imienne raporty miesięczne ZUS RSA oraz ZUS RCA,
• opłacić składkę zdrowotną od wynagrodzenia chorobowego,
• wyrównać niedopłatę składek powstałą w wyniku wcześniejszego zaliczenia w ciężar należności składkowej 100% zasiłku wypadkowego.

UZASADNIENIE

Gdy pracownik ulega wypadkowi w miejscu pracy, jego pracodawca musi niezwłocznie ustalić okoliczności i przyczyny zdarzenia. W tym celu powołuje zespół powypadkowy. Zespół podejmuje niezbędne czynności w celu zabezpieczenia miejsca zdarzenia, dokonuje jego oględzin, zbiera informacje od świadków, zasięga opinii lekarza i dokonuje prawnej kwalifikacji wypadku zgodnie z ustawą o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (dalej ustawa wypadkowa).

Wypadkiem przy pracy jest zdarzenie nagłe, wywołane przyczyną zewnętrzną, mające związek z pracą i powodujące uraz lub śmierć. Aby zdarzenie uznać za wypadek przy pracy, wszystkie te czynniki muszą wystąpić łącznie. Nie później niż w terminie 14 dni od dnia uzyskania zawiadomienia o wypadku zespół sporządza protokół powypadkowy, a pracodawca zatwierdza go nie później niż w ciągu 5 dni.

Zdarza się, że ustalenia zespołu powypadkowego zostaną przez ZUS zakwestionowane. Mimo że na pracodawcy nie spoczywa obowiązek bezpośredniego powiadomienia ZUS o zaistniałym zdarzeniu, informacja pośrednia dotrze do organu rentowego przez raporty rozliczeniowe wskazujące na wypłatę zasiłku wypadkowego. Ponadto ZUS będzie rozpatrywał wniosek poszkodowanego o wypłatę jednorazowego odszkodowania w związku z wypadkiem przy pracy. Jeżeli ZUS nie zaakceptuje ustaleń zawartych w protokole powypadkowym, wywołuje to dla płatnika (a także dla ubezpieczonego) istotne skutki.

Zakładowy protokół powypadkowy, kwalifikujący zdarzenie jako wypadek przy pracy, jest podstawą do wypłaty świadczeń z ubezpieczenia wypadkowego. Jednym z nich jest zasiłek chorobowy wynoszący 100% podstawy wymiaru. Zasiłek ten przysługuje od pierwszego dnia niezdolności do pracy spowodowanej wypadkiem przy pracy. W przypadku Państwa pracownika zasiłek z ubezpieczenia wypadkowego został wypłacony po zatwierdzeniu protokołu, jak się później okazało, błędnie kwalifikującego zdarzenie.

W przypadku gdy zachodzą okoliczności, z powodu których ubezpieczony pracownik nie ma prawa do zasiłku z ubezpieczenia wypadkowego, przysługuje mu prawo do świadczeń z ubezpieczenia chorobowego na zasadach określonych w ustawie o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (dalej ustawa zasiłkowa). Wówczas poszkodowanemu przysługuje wynagrodzenie chorobowe, a następnie zasiłek chorobowy finansowany z ubezpieczenia chorobowego.

Jeżeli na skutek stwierdzonych okoliczności okazuje się, że ubezpieczonemu nie przysługują świadczenia wypadkowe, pracownik nabywa prawo do świadczeń z ubezpieczenia chorobowego, z uwzględnieniem następujących ogólnych zasad:

• posiada tzw. okres wyczekiwania, po upływie którego nabywa prawo do zasiłku chorobowego (art. 4 ust. 1 pkt 1 ustawy zasiłkowej),
• zostało mu wypłacone wynagrodzenie za okres choroby w wymiarze 33/14 dni w roku kalendarzowym (art. 92 Kodeksu pracy).

Zasiłek z ubezpieczenia chorobowego wynosi 80% lub 70% (za czas pobytu w szpitalu) ustalonej podstawy wymiaru zasiłku, chyba że u pracownika wystąpiły okoliczności uprawniające go do zasiłku w wysokości 100% podstawy wymiaru – choroba w okresie ciąży, badania lekarskie dawców komórek, tkanek, narządów, wypadek w drodze do pracy lub z pracy. Jeżeli pracownik miałby ukończone 50 lat, a hospitalizacja przypadałaby między 15. a 33. dniem choroby, to za jej okres należałby mu się zasiłek chorobowy w wysokości 80% podstawy wymiaru.

Zakwestionowanie zdarzenia jako wypadku przy pracy spowodowało, że zasiłek w wysokości 100% z ubezpieczenia wypadkowego nie przysługuje.

Z pytania wynika, że pracownik miał jeszcze prawo do wynagrodzenia chorobowego płatnego ze środków pracodawcy. Jeżeli chorował 3 miesiące, to przekroczył 33-dniowy limit wynagrodzenia za czas choroby. Za część zwolnienia lekarskiego przysługuje mu wynagrodzenie chorobowe, a za pozostały okres – zasiłek. Jeżeli pobyt w szpitalu przypadł w okresie wypłaty wynagrodzenia chorobowego, pracownik otrzyma to wynagrodzenie w wysokości 80% wymiaru. Jeżeli natomiast hospitalizacja przypadła w okresie, kiedy przysługiwał już zasiłek chorobowy, to zasiłek wynosi 70% podstawy wymiaru (za okres pobytu w szpitalu).

Po przekwalifikowaniu zasiłku wypadkowego na wynagrodzenie chorobowe i zasiłek chorobowy należy skorygować dokumenty ZUS. Należy to zrobić w następujący sposób:

• w raporcie korygującym ZUS RSA za marzec (a także za pozostałe dwa miesiące) należy zmienić kod świadczenia/przerwy z 314 (zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego) na 331 (wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy z powodu choroby finansowane ze środków pracodawcy) i 313 (zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego),
• w raporcie korygującym ZUS RCA trzeba wykazać kwotę wynagrodzenia chorobowego jako podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne oraz kwotę tej składki.

W wyniku sporządzonych korekt na koncie płatnika powstanie niedopłata w składkach na ubezpieczenia społeczne oraz na ubezpieczenie zdrowotne. Wynika to z faktu, że pracownik otrzymał 100% zasiłku z ubezpieczenia wypadkowego zaliczonego w deklaracji ZUS DRA w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne, zamiast 80% wynagrodzenia chorobowego i 80% (oraz 70% za okres hospitalizacji) zasiłku z ubezpieczenia chorobowego. Płatnik składek powinien zapłacić zaległość wraz z odsetkami za zwłokę, chyba że odsetki nie przekraczają kwoty 6,60 zł, gdyż rozliczeniu w ciężar składek społecznych nie podlegają zasiłki wypłacone bezpodstawnie (art. 46 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).

Po korekcie dokumentacji ZUS, na skutek zmiany świadczeń, wystąpi nadpłata zaliczki na podatek dochodowy.

Jest to spowodowane obniżeniem świadczenia ze 100% do 80% i 70% oraz zmianą źródła jednego z przychodów. Wynagrodzenie chorobowe jest bowiem przychodem ze stosunku pracy i przy ustalaniu zaliczki od niego uwzględnia się miesięczną normę kosztów uzyskania przychodów, a samą zaliczkę pomniejsza o potrąconą składkę zdrowotną, którą potrąca się z wynagrodzenia chorobowego.

PRZYKŁAD

W sytuacji opisanej w pytaniu pracownik ma prawo do wynagrodzenia chorobowego za 10 dni marca oraz do zasiłku chorobowego za 21 dni, z tego za 4 dni przysługuje mu zasiłek w wysokości 70% (pobyt w szpitalu), a za pozostałe 17 dni zasiłek w wysokości 80%. Podstawa wymiaru świadczeń wynosi 2459,27 zł (po odliczeniu 13,71% z tytułu składek społecznych finansowanych przez ubezpieczonego).

Dokonane rozliczenie zasiłku wypadkowego

Za marzec pracownik otrzymał zasiłek wypadkowy w kwocie 2541,38 zł, co wynika z poniższego wyliczenia:

● 2459,27 zł : 30 = 81,98 zł stawka dzienna zasiłku 100%,

● 81,98 zł x 31 dni = 2541,38 zł.

Pracodawca potrącił zaliczkę na podatek w wysokości 411 zł:

● 2541,38 zł; po zaokrągleniu – podstawa opodatkowania 2541 zł,

● (2541 zł x 18%) – 46,33 zł (kwota zmniejszająca podatek) = 411,05 zł,

● 411,05 zł po zaokrągleniu 411 zł – zaliczka wpłacona do urzędu skarbowego.

Wynagrodzenie chorobowe

Po korekcie dokumentów do ZUS oraz karty zasiłkowej i listy płac za marzec pracodawca ustalił kwotę wynagrodzenia chorobowego w wysokości 655,80 zł:

● 81,98 zł (stawka dzienna 100%) x 80% = 65,58 zł,

● 65,58 zł x 10 dni = 655,80 zł.

Składka zdrowotna:

● 655,80 zł x 9% = 59,02 zł.

Zaliczka na podatek dochodowy:

● 655,80 zł – 111,25 zł (kup) = 544,55 zł; po zaokrągleniu 545 zł – podstawa opodatkowania,

● (545 zł x 18%) – 46,33 zł = 51,77 zł – zaliczka na podatek.

Zaliczka na podatek jest niższa od składki zdrowotnej. Pozwala to na obniżenie składki do wysokości tej zaliczki, czyli do 51,77 zł. Taką kwotę składki zdrowotnej pracodawca powinien wykazać w raporcie korygującym ZUS RCA za marzec.

Kwota należnej zaliczki wynosi natomiast 1 zł:

● 51,77 zł – (655,80 zł x 7,75%) = 51,77 zł – 50,82 zł (składka zdrowotna podlegająca odliczeniu) = 0,95 zł; po zaokrągleniu 1 zł.

Zasiłek chorobowy

Następny etap to ustalenie kwoty zasiłku chorobowego:

● 81,98 zł (stawka dzienna 100%) x 70% = 57,39 zł x 4 dni = 229,56 zł – kwota zasiłku za pobyt w szpitalu,

● 81,98 zł (stawka dzienna 100%) x 80% = 65,58 zł x 17 dni = 1114,86 zł – kwota zasiłku za etap leczenia poszpitalnego,

● łącznie zasiłek – 1344,42 zł.

Zaliczka na podatek dochodowy:

● 1344,42 zł; po zaokrągleniu – podstawa opodatkowania 1344 zł,

● 1344 zł x 18% = 241,92 zł,

● 241,92 zł po zaokrągleniu 242 zł – zaliczka wpłacona do urzędu skarbowego.

Z powyższych wyliczeń wynika, że nadpłata w zaliczce na podatek wynosi 169 zł (411 zł – 242 zł).

Korekta dokumentów ZUS

Za marzec br. pracodawca musi złożyć w ZUS następujące dokumenty korygujące:

● raport ZUS RSA z kodem świadczenia/przerwy 331 i kwotą wynagrodzenia chorobowego – 655,80 zł oraz z kodem 313 i kwotą zasiłku z ubezpieczenia chorobowego 1344,42 zł,

● raport ZUS RCA z kodem pracowniczym 01 10 xx i podstawą wymiaru składki zdrowotnej 655,80 zł oraz kwotą składki – 51,77 zł,

●deklarację ZUS DRA – płatnik ma prawo rozliczyć w ciężar składek społecznych jedynie kwotę zasiłku chorobowego z ubezpieczenia chorobowego, czyli kwotę 1344,42 zł (zamiast wliczonego uprzednio zasiłku z ubezpieczenia wypadkowego w kwocie 2541,38 zł).

Różnica między odliczeniami, tj. 1196,96 zł (2541,38 zł – 1344,42 zł), stanowi zaległość w składkach na ubezpieczenia społeczne.

Podatkowe rozliczenie roczne

Jeśli pracownik zwróci pracodawcy zawyżoną część zasiłku w kwocie brutto 541,16 zł = [2541,38 zł – (655,80 zł + 1344,42 zł)] oraz składkę zdrowotną w kwocie 51,77 zł, będzie miał prawo do:

●odliczenia w zeznaniu rocznym jednej miesięcznej normy kosztów uzyskania przychodów, które przy rozliczeniu zasiłku wypadkowego nie zostały potrącone,

●odliczenia w zeznaniu rocznym od podatku składki zdrowotnej – 7,75% (50,82 zł),

●odliczenia zwróconej kwoty nadpłaconego zasiłku (brutto) od dochodu, jeżeli pracodawca nie zrobił tego w trakcie roku podatkowego, przy poborze zaliczki w miesiącu dokonania zwrotu.

Podstawa prawna

• art. 234 § 1 Kodeksu pracy,
• art. 20, art. 26 ust. 1 pkt 5, art. 27b ust. 1 pkt 1 lit. b, art. 32, art. 41b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zm.),
• art. 3 ust. 3, art. 6 ust. 1 pkt 1, art. 8, art. 9 ustawy z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (Dz.U. z 2009 r. Nr 167, poz. 1322 ze zm.),
• art. 4 ust. 1 pkt 1, art. 11 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 2010 r. Nr 77, poz. 512 ze zm.),
• art. 23 ust. 1, ust. 1a, art. 46 ust. 2 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.),
• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (Dz.U. Nr 186, poz. 1444 ze zm.).