Czy pracownicy, którym upłynął 12-miesięczny okres delegowania, nadal mogą podlegać polskim ubezpieczeniom

RADA

Wysłani pracownicy mogą nadal podlegać polskiemu ustawodawstwu. W tym celu należy wypełnić dla każdego pracownika formularz E-102 (część A) w 4 egzemplarzach i przesłać je do właściwej instytucji austriackiej bezpośrednio albo za pośrednictwem Centrali ZUS.

UZASADNIENIE

W zasadzie pracownik może być oddelegowany do pracy na terytorium innego państwa członkowskiego UE/EOG na okres nie dłuższy niż 12 miesięcy. Zdarza się jednak, że wystąpią okoliczności, które powodują konieczność przedłużenia okresu delegowania, a których nie dało się przewidzieć w momencie wysyłania pracownika do pracy za granicą. Chodzi o sytuacje szczególne, jak np. brak możliwości ukończenia prac w określonym wcześniej terminie w związku ze złymi warunkami atmosferycznymi, opóźnieniem dostaw materiałów itd. W takiej sytuacji istnieje możliwość kontynuowania ubezpieczeń w państwie wysłania aż do zakończenia pracy (nie dłużej niż na kolejne 12 miesięcy), pod warunkiem że wyrazi na to zgodę właściwa instytucja państwa, w którym pracownik wykonuje pracę w czasie delegowania (art. 14 ust. 1b rozporządzenia Rady).

Wniosek o przedłużenie okresu podlegania ubezpieczeniom w państwie wysłania należy składać we właściwej instytucji łącznikowej na druku E-102. O zgodę należy wystąpić przed upływem początkowego okresu delegowania. Wniosek złożony po tym terminie może zostać zwrócony lub rozpatrzony negatywnie.

WAŻNE!

Wniosek o kontynuowanie ubezpieczeń w przedłużonym okresie delegowania należy składać na formularzu E-102 przed upływem początkowego okresu delegowania.

Dla każdej osoby, której okres delegowania ma się przedłużyć, należy sporządzić 4 egzemplarze wypełnionego w części A formularza E-102. Druki te należy składać do właściwej instytucji państwa, do którego zostali delegowani pracownicy - bezpośrednio albo za pośrednictwem ZUS. W przypadku Austrii jest to Ministerstwo ds. Zabezpieczenia Społecznego, Integracji Pokoleń i Ochrony Konsumentów (Bundesministerium für soziale Sicherheit Generationen und Konsumentenschutz, Stubering 1, AU - 1010 Wien).

Istotne jest, aby formularz E-102 był prawidłowo wypełniony, kompletny i nie zawierał błędów. Przede wszystkim w części A oraz w pkt 3.3 należy podać dotychczasowy okres delegowania do pracy w danym państwie na podstawie art. 14 ust. 1a (pkt 3.2) oraz nazwę i adres firmy zagranicznej, w której praca była w tym czasie wykonywana (pkt 3.3). Jeśli instytucja państwa wykonywania pracy uzna, że formularz zawiera błędy, może go zwrócić lub odmówić przedłużenia stosowania polskiego ustawodawstwa. Jeśli formularz E-102 zostanie przekazany za pośrednictwem Centrali ZUS, zostanie sprawdzony pod względem poprawności formalnej.

Po złożeniu prawidłowo wypełnionego formularza E-102 instytucja państwa, w której pracownicy wykonują pracę, wypełnia część B tego druku, wyrażając zgodę lub jej odmawiając na dalsze stosowanie ustawodawstwa państwa wysłania. Następnie 2 egzemplarze E-102 zostają odesłane pracodawcy, a jeden przekazany do Centrali ZUS w Warszawie jako instytucji łącznikowej lub przesyłany jednostce ZUS właściwej ze względu na siedzibę pracodawcy.

Inaczej jest w sytuacji, gdy z góry wiadomo, że przewidywany okres delegowania będzie trwał dłużej niż 12 miesięcy. Wówczas wysłani pracownicy powinni podlegać od początku okresu oddelegowania ustawodawstwu państwa, w którym wykonują pracę. W tym przypadku również istnieje możliwość starania się o to, by w okresie oddelegowania pracownicy podlegali ubezpieczeniom w państwie wysłania, ale procedura wygląda inaczej niż w sytuacji przedłużenia się okresu oddelegowania.

Przedsiębiorstwo delegujące powinno w tej sytuacji wystąpić z wnioskiem do Centrali ZUS w Warszawie o zawarcie porozumienia z instytucją ubezpieczeniową państwa, w którym pracownicy delegowani będą wykonywać pracę, na podstawie art. 17 rozporządzenia Rady (EWG). Wniosek powinien zawierać następujące informacje:

• dane pracowników delegowanych,

• dane pracodawcy,

• okres i miejsce delegowania,

• opis stanu faktycznego (rodzaj prowadzonej działalności, stan zatrudnienia przed i w okresie delegowania itd.) wraz z uzasadnieniem,

• oświadczenie pracowników, że w okresie delegowania będą zgłoszeni do ubezpieczeń w Polsce.

Jeżeli instytucja wyrazi zgodę na pozostawanie tych osób w polskim systemie, wówczas należy się zwrócić do właściwej jednostki ZUS z wnioskiem o wydanie oddelegowanym pracownikom formularzy E-101.

PRZYKŁAD

Polska firma oddelegowała do pracy na terenie Holandii 3 swoich pracowników na okres 1 roku (od 15 sierpnia 2007 r. do 14 sierpnia 2008 r.). W tym okresie osoby te podlegały ubezpieczeniom w Polsce na podstawie poświadczonych formularzy E-101. Po powrocie pracownicy przepracowali 1 miesiąc w Polsce. 20 września 2008 r. firma podpisała kolejny kontrakt z przedsiębiorcą holenderskim, którego realizacja zaczęła się 30 września br. i potrwa kolejne 20 miesięcy. Ponieważ z góry wiadomo, że okres delegowania przekroczy 12 miesięcy, polski pracodawca może ubiegać się o zawarcie porozumienia z instytucją holenderską w celu pozostawienia delegowanych pracowników w polskim systemie na podstawie art. 17 rozporządzenia Rady (EWG).

Podstawa prawna:

• art. 13 ust. 2a, art. 14 ust. 1b, art. 17 rozporządzenia Rady (EWG) nr 1408/71 z 14 czerwca 1971 r. w sprawie stosowania systemów zabezpieczenia społecznego w stosunku do pracowników najemnych, osób prowadzących działalność na własny rachunek oraz do członków ich rodzin przemieszczających się we Wspólnocie (DzU UE.L.71.149.2 ze zm.),

• załącznik nr 10 do rozporządzenia Rady (EWG) nr 574/72 z 21 marca 1972 r. w sprawie wykonywania rozporządzenia (EWG) nr 1408/71 w sprawie stosowania systemów zabezpieczenia społecznego w stosunku do pracowników najemnych, osób prowadzących działalność na własny rachunek oraz do członków ich rodzin przemieszczających się we Wspólnocie (DzU UE.L.72.71.1 ze zm.).

Małgorzata Kozłowska

specjalista w zakresie ubezpieczeń społecznych