Jak należy wypełniać dokument ZUS ZSWA

Informacja ZUS ZSWA, składana do Zakładu za pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach (o szczególnym charakterze), musi zawierać nazwisko i imię osoby ubezpieczonej, jej datę urodzenia, numery NIP i PESEL. Tylko w sytuacji gdy pracownikowi nie nadano któregoś z tych numerów, należy na druku ZUS ZSWA umieścić również serię i numer dowodu osobistego lub paszportu osoby ubezpieczonej. Oprócz tego płatnik wskazuje w niej okres wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz kod wykonywanej przez ubezpieczonego pracy.

Termin przekazania informacji do ZUS

To pierwsza masowa akcja składania informacji ZUS ZSWA do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Za wyjątkiem sytuacji szczególnych, wskazanych w ustawie o emeryturach pomostowych, większość płatników składek po raz pierwszy realizuje ten obowiązek. Muszą go wypełnić do 31 marca tego roku.

Nieliczni spośród nich składali druk ZUS ZSWA wcześniej niż wynikałoby to z zasady ogólnej. Dotyczy to przypadków, gdy:

• pracownik wystąpił o przyznanie emerytury pomostowej – informację ZUS ZSWA za tego pracownika należy wówczas złożyć w terminie siedmiu dni od dnia zgłoszenia wniosku za rok bieżący, w którym wpłynął wniosek o emeryturę. Jeżeli pracownik wystąpi o przyznanie emerytury przed złożeniem przez płatnika informacji za poprzedni rok, płatnik jest zobowiązany przekazać do ZUS również dokument za poprzedni rok kalendarzowy, w terminie siedmiu dni od dnia wpływu wniosku o emeryturę,
• nastąpiło ogłoszenie upadłości lub likwidacji płatnika – informację ZUS ZSWA za bieżący rok należy przekazać nie później niż w dniu złożenia wyrejestrowania płatnika (przed złożeniem dokumentu wyrejestrowującego ZUS ZWPA). Jeżeli ogłoszenie upadłości lub likwidacji firmy przed złożeniem przez płatnika informacji za poprzedni rok, płatnik jest zobowiązany przed zgłoszeniem wyrejestrowania płatnika składek przekazać do ZUS również dokument za poprzedni rok kalendarzowy.

Zasady wypełniania formularza

Formularz ZUS ZSWA jest składany w celu zgłoszenia okresów pracy, w których ubezpieczony wykonuje prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, o których mowa w art. 3 ust. 1 i 3 ustawy o emeryturach pomostowych. Płatnik składek przekazuje do Zakładu informacje dotyczące pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w 2010 r. W informacji przekazywanej do 31 marca 2011 r. należy – wyjątkowo – uwzględnić osoby wykonujące takie prace również w 2009 r. Informację za 2009 r. trzeba złożyć za pracowników, którzy wykonywali prace w szczególnych warunkach, nawet jeżeli praca taka nie była już przez pracownika wykonywana w 2010 r.

---

Blok I – dane organizacyjne

• Pole 01 – należy wpisać identyfikator zgłoszenia składający się z numeru i roku, np. 001 2010. Numerem oznacza się każdy kolejny dokument za dany rok kalendarzowy. Pierwszy dokument za dany rok kalendarzowy ma numer 001. Może być to zarówno dokument za poprzedni rok kalendarzowy (jeśli w ciągu tego roku nie było konieczności składania dokumentów za poszczególnych ubezpieczonych), jak i dokument za dany rok kalendarzowy, np. za ubezpieczonego, który zgłosił wniosek o emeryturę pomostową, składany w trakcie roku kalendarzowego.

Kolejne dokumenty ZUS ZSWA, dotyczące tego samego roku kalendarzowego, numeruje się kolejnymi identyfikatorami z zakresu 001–999. Nie ma przy tym znaczenia, czy w dokumencie dokonywane są zgłoszenia pierwszorazowe, czy też są to korekty wcześniej wysłanych zgłoszeń;

• Pole 02 i 03 – nie wypełnia się.

Blok II – dane identyfikacyjne

Blok ten należy wypełniać ze szczególną starannością, wpisując dane podane w zgłoszeniu płatnika składek ZUS ZPA, ZUS ZFA lub we wniosku EDG-1, a w przypadku zmiany/korekty danych identyfikacyjnych płatnika składek – dane podane w bloku III dokumentu ZUS ZIPA lub wniosku EDG-1.

• Pole 01 – numer NIP (bez oddzielania kreskami poszczególnych części numeru);
• Pole 02 – numer REGON (również nie oddzielając kreskami poszczególnych części numeru);

Pola 03 do 05 oraz 07 do 09 wypełniają tylko płatnicy składek będący osobami fizycznymi. Jeżeli płatnikowi nie nadano numerów NIP i REGON lub jednego z nich, należy podać numer PESEL lub serię i numer dowodu osobistego albo paszportu.

• Pole 03 – numer PESEL;
• Pole 04 – w zależności od rodzaju dokumentu – należy wpisać: 1 – w przypadku dowodu osobistego; 2 – w przypadku paszportu;
• Pole 05 – seria i numer dowodu osobistego lub paszportu;
• Pole 07 – nazwisko płatnika składek;
• Pole 08 – imię płatnika;
• Pole 09 – data urodzenia płatnika (dzień/miesiąc/rok);
• Pole 06 – nazwa skrócona płatnika składek identyczna, jaka została podana w zgłoszeniu płatnika składek lub we wniosku EDG-1.

Dokument zostanie prawidłowo zidentyfikowany przez system, jeżeli dane umieszczone w bloku II są zgodne z danymi płatnika aktualnie zgłoszonymi w ZUS

---

Blok III A – dane identyfikacyjne osoby wykonującej pracę w szczególnych warunkach/ o szczególnym charakterze

• Pole 01 – należy wpisać znak x w przypadku pierwszorazowego zgłoszenia osoby jako osoby wykonującej pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze;
• Pole 02 – należy wpisać znak x, jeżeli składana jest korekta dokumentu;
• Pole 03 – PESEL ubezpieczonego;
• Pole 04 – NIP ubezpieczonego, bez oddzielania kreskami poszczególnych części numeru;
• Pola 05 i 06 – należy wypełnić wyłącznie w sytuacji, gdy osoba wykonująca pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze nie ma nadanych numerów NIP lub PESEL albo jednego z nich:
• Pole 05 – 1 – w przypadku dowodu osobistego, 2 – w przypadku paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość obywatela Unii Europejskiej;
• Pole 06 – seria i numer wpisanego w polu 05 dokumentu.

Blok III B – dane o pracy w szczególnych warunkach/ o szczególnym charakterze

• Pole 01 – kod tytułu ubezpieczenia (np. 01 10 00);
• Pole 02 – trzyznakowy kod pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze;
• Pola 03, 04 – daty (dd/mm/rrrr), od których rozpoczął się i do których zakończył się okres wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze;
• Pole 05 – wymiar czasu pracy, w którym wykonywana była praca w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze o podanym kodzie pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, w postaci ułamka zwykłego, np. 1/1 dla pełnego wymiaru; 1/2 dla połowy wymiaru itd.;
• Pola 06–09, 10–13, 14–17 przeznaczone są na podanie następnych okresów pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze dla danego ubezpieczonego.

Jeżeli liczba okresów pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze przekracza 4, na dokumencie ZUS ZSWA należy wypełnić dla tej samej osoby następny blok, a w razie konieczności również kolejne (III B–VI B).

Blok: IV A, V A, VI A wypełnia się zgodnie z zasadami wypełniania bloku III A.

Blok IV B, V B, VI B – zgodnie z zasadami wypełniania bloku III B.

Blok VII – oświadczenie płatnika składek

• Pole 01 – data wypełnienia formularza (dzień/miesiąc/rok);
• Pole 02 – dla potwierdzenia wiarygodności danych podpis składa płatnik składek lub osoba przez niego upoważniona;
• Pole 03 – pieczątka płatnika składek (jeśli płatnik ją posiada).

---

Sposób złożenia informacji

Zgłoszenie danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze ZUS ZSWA oraz zgłoszenie korygujące płatnik przekazuje w takiej samej formie, jaka obowiązuje go w odniesieniu do pozostałych dokumentów ubezpieczeniowych, tj.:

• w przypadku płatników rozliczających składki za więcej niż pięciu ubezpieczonych – poprzez transmisję danych w formie dokumentu elektronicznego,
• w przypadku płatników rozliczających składki za nie więcej niż pięciu ubezpieczonych – w formie wybranej przez płatnika składek: w formie dokumentu elektronicznego lub w formie papierowej, tj. dokumentu pisemnego wg ustalonego wzoru.

Dokumenty ubezpieczeniowe w formie papierowej płatnik przesyła do ZUS pocztą. Można je złożyć również osobiście, w jednostce terenowej ZUS właściwej ze względu na siedzibę płatnika.

PRZYKŁAD: Identyfikatory deklaracji ZUS ZSWA

Andrzej K. wykonywał w firmie J.C. Sp. z o.o. pracę w szczególnych warunkach, w okresie od 1 lutego 2009 r. do 20 marca 2010 r. 1 kwietnia 2010 r. wystąpił z wnioskiem o emeryturę pomostową.

Spółka, będąca płatnikiem składek za ubezpieczonego, 7 kwietnia 2010 r. złożyła do ZUS dokument ZUS ZSWA za Andrzeja K., opatrując go identyfikatorem 001/2010.

Pod koniec kwietnia 2010 r. okazało się, że w dokumencie ZUS ZSWA złożonym za Andrzeja K. popełniono błąd dotyczący okresów wykonywania pracy o szczególnym charakterze. 5 maja 2010 r. płatnik złożył do ZUS dokument ZUS ZSWA korygujący błędne dane. Został mu nadany identyfikator 002/2010.

W marcu 2011 r., zgodnie z przepisami ustawy o emeryturach pomostowych, płatnik złożył dokument ZUS ZSWA za wszystkich pozostałych ubezpieczonych, którzy w latach 2009 i 2010 wykonywali pracę w warunkach szczególnych w tym zakładzie pracy. Dokument złożony w marcu 2011 r. został opatrzony identyfikatorem 003/2010.

Podstawa prawna

• Art. 38 ustawy z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych – t.j. Dz.U nr 237, poz. 1656.
• Załącznik 18 do rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów – Dz.U. nr 186, poz. 1444.