Kategorie

Jak należy wypełniać dokument ZUS ZSWA

Joanna Stolarska
Płatnicy składek, zatrudniający osoby do prac w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, są zobowiązani do przekazania tego dokumentu do ZUS w terminie do 31 marca każdego roku za rok poprzedni. Pierwsze zgłoszenie, za 2010 r., płatnicy mają obowiązek przekazać do ZUS w terminie do 31 marca 2011 r. Muszą przy tym pamiętać, że w 2011 r. wyjątkowo zamieszczą w informacji ZUS ZSWA nie tylko dane dotyczące 2010 r., ale również 2009 r.

Informacja ZUS ZSWA, składana do Zakładu za pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach (o szczególnym charakterze), musi zawierać nazwisko i imię osoby ubezpieczonej, jej datę urodzenia, numery NIP i PESEL. Tylko w sytuacji gdy pracownikowi nie nadano któregoś z tych numerów, należy na druku ZUS ZSWA umieścić również serię i numer dowodu osobistego lub paszportu osoby ubezpieczonej. Oprócz tego płatnik wskazuje w niej okres wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz kod wykonywanej przez ubezpieczonego pracy.

Termin przekazania informacji do ZUS

To pierwsza masowa akcja składania informacji ZUS ZSWA do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Za wyjątkiem sytuacji szczególnych, wskazanych w ustawie o emeryturach pomostowych, większość płatników składek po raz pierwszy realizuje ten obowiązek. Muszą go wypełnić do 31 marca tego roku.

Nieliczni spośród nich składali druk ZUS ZSWA wcześniej niż wynikałoby to z zasady ogólnej. Dotyczy to przypadków, gdy:

  • pracownik wystąpił o przyznanie emerytury pomostowej – informację ZUS ZSWA za tego pracownika należy wówczas złożyć w terminie siedmiu dni od dnia zgłoszenia wniosku za rok bieżący, w którym wpłynął wniosek o emeryturę. Jeżeli pracownik wystąpi o przyznanie emerytury przed złożeniem przez płatnika informacji za poprzedni rok, płatnik jest zobowiązany przekazać do ZUS również dokument za poprzedni rok kalendarzowy, w terminie siedmiu dni od dnia wpływu wniosku o emeryturę,
  • nastąpiło ogłoszenie upadłości lub likwidacji płatnika – informację ZUS ZSWA za bieżący rok należy przekazać nie później niż w dniu złożenia wyrejestrowania płatnika (przed złożeniem dokumentu wyrejestrowującego ZUS ZWPA). Jeżeli ogłoszenie upadłości lub likwidacji firmy przed złożeniem przez płatnika informacji za poprzedni rok, płatnik jest zobowiązany przed zgłoszeniem wyrejestrowania płatnika składek przekazać do ZUS również dokument za poprzedni rok kalendarzowy.

Zasady wypełniania formularza

Formularz ZUS ZSWA jest składany w celu zgłoszenia okresów pracy, w których ubezpieczony wykonuje prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, o których mowa w art. 3 ust. 1 i 3 ustawy o emeryturach pomostowych. Płatnik składek przekazuje do Zakładu informacje dotyczące pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w 2010 r. W informacji przekazywanej do 31 marca 2011 r. należy – wyjątkowo – uwzględnić osoby wykonujące takie prace również w 2009 r. Informację za 2009 r. trzeba złożyć za pracowników, którzy wykonywali prace w szczególnych warunkach, nawet jeżeli praca taka nie była już przez pracownika wykonywana w 2010 r.


Blok I – dane organizacyjne

  • Pole 01 – należy wpisać identyfikator zgłoszenia składający się z numeru i roku, np. 001 2010. Numerem oznacza się każdy kolejny dokument za dany rok kalendarzowy. Pierwszy dokument za dany rok kalendarzowy ma numer 001. Może być to zarówno dokument za poprzedni rok kalendarzowy (jeśli w ciągu tego roku nie było konieczności składania dokumentów za poszczególnych ubezpieczonych), jak i dokument za dany rok kalendarzowy, np. za ubezpieczonego, który zgłosił wniosek o emeryturę pomostową, składany w trakcie roku kalendarzowego.

Kolejne dokumenty ZUS ZSWA, dotyczące tego samego roku kalendarzowego, numeruje się kolejnymi identyfikatorami z zakresu 001–999. Nie ma przy tym znaczenia, czy w dokumencie dokonywane są zgłoszenia pierwszorazowe, czy też są to korekty wcześniej wysłanych zgłoszeń;

  • Pole 02 i 03 – nie wypełnia się.

Blok II – dane identyfikacyjne

Blok ten należy wypełniać ze szczególną starannością, wpisując dane podane w zgłoszeniu płatnika składek ZUS ZPA, ZUS ZFA lub we wniosku EDG-1, a w przypadku zmiany/korekty danych identyfikacyjnych płatnika składek – dane podane w bloku III dokumentu ZUS ZIPA lub wniosku EDG-1.

  • Pole 01 – numer NIP (bez oddzielania kreskami poszczególnych części numeru);
  • Pole 02 – numer REGON (również nie oddzielając kreskami poszczególnych części numeru);

Pola 03 do 05 oraz 07 do 09 wypełniają tylko płatnicy składek będący osobami fizycznymi. Jeżeli płatnikowi nie nadano numerów NIP i REGON lub jednego z nich, należy podać numer PESEL lub serię i numer dowodu osobistego albo paszportu.

  • Pole 03 – numer PESEL;
  • Pole 04 – w zależności od rodzaju dokumentu – należy wpisać: 1 – w przypadku dowodu osobistego; 2 – w przypadku paszportu;
  • Pole 05 – seria i numer dowodu osobistego lub paszportu;
  • Pole 07 – nazwisko płatnika składek;
  • Pole 08 – imię płatnika;
  • Pole 09 – data urodzenia płatnika (dzień/miesiąc/rok);
  • Pole 06 – nazwa skrócona płatnika składek identyczna, jaka została podana w zgłoszeniu płatnika składek lub we wniosku EDG-1.

Dokument zostanie prawidłowo zidentyfikowany przez system, jeżeli dane umieszczone w bloku II są zgodne z danymi płatnika aktualnie zgłoszonymi w ZUS


Blok III A – dane identyfikacyjne osoby wykonującej pracę w szczególnych warunkach/ o szczególnym charakterze

  • Pole 01 – należy wpisać znak x w przypadku pierwszorazowego zgłoszenia osoby jako osoby wykonującej pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze;
  • Pole 02 – należy wpisać znak x, jeżeli składana jest korekta dokumentu;
  • Pole 03 – PESEL ubezpieczonego;
  • Pole 04 – NIP ubezpieczonego, bez oddzielania kreskami poszczególnych części numeru;
  • Pola 05 i 06 – należy wypełnić wyłącznie w sytuacji, gdy osoba wykonująca pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze nie ma nadanych numerów NIP lub PESEL albo jednego z nich:
  • Pole 05 – 1 – w przypadku dowodu osobistego, 2 – w przypadku paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość obywatela Unii Europejskiej;
  • Pole 06 – seria i numer wpisanego w polu 05 dokumentu.

Blok III B – dane o pracy w szczególnych warunkach/ o szczególnym charakterze

  • Pole 01 – kod tytułu ubezpieczenia (np. 01 10 00);
  • Pole 02 – trzyznakowy kod pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze;
  • Pola 03, 04 – daty (dd/mm/rrrr), od których rozpoczął się i do których zakończył się okres wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze;
  • Pole 05 – wymiar czasu pracy, w którym wykonywana była praca w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze o podanym kodzie pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, w postaci ułamka zwykłego, np. 1/1 dla pełnego wymiaru; 1/2 dla połowy wymiaru itd.;
  • Pola 06–09, 10–13, 14–17 przeznaczone są na podanie następnych okresów pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze dla danego ubezpieczonego.

Jeżeli liczba okresów pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze przekracza 4, na dokumencie ZUS ZSWA należy wypełnić dla tej samej osoby następny blok, a w razie konieczności również kolejne (III B–VI B).

Blok: IV A, V A, VI A wypełnia się zgodnie z zasadami wypełniania bloku III A.

Blok IV B, V B, VI B – zgodnie z zasadami wypełniania bloku III B.

Blok VII – oświadczenie płatnika składek

  • Pole 01 – data wypełnienia formularza (dzień/miesiąc/rok);
  • Pole 02 – dla potwierdzenia wiarygodności danych podpis składa płatnik składek lub osoba przez niego upoważniona;
  • Pole 03 – pieczątka płatnika składek (jeśli płatnik ją posiada).

Sposób złożenia informacji

Zgłoszenie danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze ZUS ZSWA oraz zgłoszenie korygujące płatnik przekazuje w takiej samej formie, jaka obowiązuje go w odniesieniu do pozostałych dokumentów ubezpieczeniowych, tj.:

  • w przypadku płatników rozliczających składki za więcej niż pięciu ubezpieczonych – poprzez transmisję danych w formie dokumentu elektronicznego,
  • w przypadku płatników rozliczających składki za nie więcej niż pięciu ubezpieczonych – w formie wybranej przez płatnika składek: w formie dokumentu elektronicznego lub w formie papierowej, tj. dokumentu pisemnego wg ustalonego wzoru.

Dokumenty ubezpieczeniowe w formie papierowej płatnik przesyła do ZUS pocztą. Można je złożyć również osobiście, w jednostce terenowej ZUS właściwej ze względu na siedzibę płatnika.

PRZYKŁAD: Identyfikatory deklaracji ZUS ZSWA

Andrzej K. wykonywał w firmie J.C. Sp. z o.o. pracę w szczególnych warunkach, w okresie od 1 lutego 2009 r. do 20 marca 2010 r. 1 kwietnia 2010 r. wystąpił z wnioskiem o emeryturę pomostową.

Spółka, będąca płatnikiem składek za ubezpieczonego, 7 kwietnia 2010 r. złożyła do ZUS dokument ZUS ZSWA za Andrzeja K., opatrując go identyfikatorem 001/2010.

Reklama

Pod koniec kwietnia 2010 r. okazało się, że w dokumencie ZUS ZSWA złożonym za Andrzeja K. popełniono błąd dotyczący okresów wykonywania pracy o szczególnym charakterze. 5 maja 2010 r. płatnik złożył do ZUS dokument ZUS ZSWA korygujący błędne dane. Został mu nadany identyfikator 002/2010.

W marcu 2011 r., zgodnie z przepisami ustawy o emeryturach pomostowych, płatnik złożył dokument ZUS ZSWA za wszystkich pozostałych ubezpieczonych, którzy w latach 2009 i 2010 wykonywali pracę w warunkach szczególnych w tym zakładzie pracy. Dokument złożony w marcu 2011 r. został opatrzony identyfikatorem 003/2010.

Podstawa prawna

  • Art. 38 ustawy z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych – t.j. Dz.U nr 237, poz. 1656.
  • Załącznik 18 do rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów – Dz.U. nr 186, poz. 1444.
Poszerzaj swoją wiedzę, korzystając z naszego programu
INFORLEX Książki dla Firm
INFORLEX Książki dla Firm
Tylko teraz
598,00 zł
798,00
Przejdź do sklepu
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń, umowa o pracę

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń pozwala obliczyć dla umowy o pracę wysokość pensji netto, zaliczki na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenie społeczne w 2022 r.

    Lista obecności a ewidencja czasu pracy – różnice

    Lista obecności pracowników - czy jest obowiązkowa? Czy zastępuje ewidencję czasu pracy? Jakie informacje można zamieścić w tych dokumentach kadrowych? Czy można prowadzić je w elektroniczny sposób? Wyjaśniamy w artykule.

    Pracodawca dyskryminuje pracownika - co można zrobić?

    Dyskryminacja w pracy - kiedy można mówić o nierównym traktowaniu pracowników? Co można zrobić, kiedy pracodawca dyskryminuje pracownika?

    Wpłaty do PPK także od wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia

    Wpłaty do PPK nalicza się także od wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK po ustaniu zatrudnienia. Czy nalicza się je od nagrody stanowiącej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe? Jeśli tak, to w jakiej wysokości procentowej?

    Ile wynosi najniższa krajowa?

    Najniższa krajowa w 2021 i 2022 r. - ile wynosi brutto i netto? Jaka jest stawka godzinowa? Oto kalkulator wynagrodzeń.

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - zmiany w projekcie

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - jest nowa wersja projektu nowelizacji. Co się zmieni?

    Rejestracja w urzędzie pracy a umowa zlecenie, dzieło, działalność

    Rejestracja w urzędzie pracy - czy bezrobotny może wykonywać pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub prowadzić działalność nierejestrowaną?

    Prezeska, prawniczka, psycholożka - kobiety o feminatywach

    Feminatywy - jakim językiem pisane są oferty pracy? Jak kobiety oceniają żeńskie nazwy stanowisk, np. prezeska, prawniczka, psycholożka? Oto wyniki badania.

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca - jak uzyskać [PORADNIK]

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca. Od 1 stycznia 2018 roku obowiązują nowe regulacje prawne dotyczące cudzoziemców świadczących prace sezonową. O zezwolenie typu S, czyli na pracę sezonową, mogą ubiegać się pracodawcy, którzy planują zatrudnić obcokrajowców do pracy w rolnictwie, ogrodnictwie lub turystyce.

    Błędy w umowie o pracę - jak je poprawić?

    Błędy w umowie o pracę w zakresie wynagrodzenia i innych świadczeń - jak je poprawić?

    Pracodawcy nie chcą pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna nie jest dla pracodawców najlepszym rozwiązaniem. Prawie wszyscy chcą powrotu do biur. Wprowadzą elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

    Udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego - ustawa o covid-19

    Zaległy urlop wypoczynkowy - jak udzielić zgodnie z ustawą o COVID-19?

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę i kwalifikacje pracownika. Obecnie skupia się na zatrudnianiu bezrobotnych. Rząd chce rozszerzyć jego kompetencje.

    Utrata pracy i finanse - obawy pracowników

    Utrata pracy i finanse to główne zmartwienia polskich pracowników. Ratują ich jednak deficyty kadrowe.

    Ukąszenie kleszcza a wypadek przy pracy - obowiązki pracodawcy

    Ukąszenie kleszcza - czy to może być wypadek przy pracy? Czy pracodawca zatrudniający pracowników do pracy na świeżym powietrzu ma obowiązek zabezpieczenia ich przed kleszczami?

    Sygnalista w firmie od 17 grudnia 2021 r. - co z ustawą?

    Sygnalista w firmie musi być wdrożony od 17 grudnia 2021 r. Polska musi implementować przepisy unijne do 16 grudnia tego roku. Co z ustawą o sygnalistach?

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator wymiaru urlopu wypoczynkowego pozwala wyliczyć, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi.

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni - zwolnienie z ZUS

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni mogą składać wnioski o zwolnienie z ZUS za lipiec, sierpień i wrzesień 2020 r. Do kiedy? Jakie warunki należy spełnić?

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa przyznaje postojowe i zwolnienie z ZUS. Jakie kody PKD? Jakie warunki należy spełnić? Do kiedy złożyć wniosek?

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS otrzymują wsparcie z ZUS. Mogą liczyć na postojowe i zwolnienie z opłacania składek. Do kiedy można składać wnioski?

    Minimalna płaca w 2022 r. brutto netto

    Minimalna płaca w 2022 r. wyniesie 3000 zł brutto. Ile to netto?

    Emerytura brutto netto - kalkulator

    Emerytura brutto - ile to netto? Kalkulator emerytalny pozwala ustalić wysokość emerytury. Oblicz.

    Ochrona przedemerytalna - ile lat?

    Ochrona przedemerytalna - ile lat trwa ochrona przed zwolnieniem? Od ilu lat pracownika zaczyna obowiązywać pracodawcę?

    Strategia Demograficzna 2040 - ocena Konfederacji Lewiatan

    Strategia Demograficzna 2040 jest zbyt ogólna i nie odpowiada współczesnym trendom związanym z rodziną. Jak ocenia ją Konfederacja Lewiatan?

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu. Czy trzeba poinformować ZUS o zmianie miejsca pobytu?