Kiedy koszt zakwaterowania pracownika w hotelu należy włączyć do podstawy wymiaru składek

Dla pracodawcy ważne jest odróżnienie pojęcia podróży służbowej i czasowego wysłania do pracy. Od tego zależy sposób ustalania wartości świadczenia, którą należy wliczyć do podstawy wymiaru składek.

Podróż służbowa

Podróż służbowa to wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika lub w której znajduje się siedziba pracodawcy. Podróżą służbową jest zatem np. wyjazd pracownika z miejscowości, w której stale wykonuje swoją pracę, do miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy. Przy podróży służbowej nie następuje trwała zmiana miejsca wykonywania pracy. Po wykonaniu zadania pracownik wraca do miejsca pracy określonego w umowie o pracę.

Podróżą służbową nie jest:

• dojazd do i poruszanie się w obrębie miejscowości, w której pracownik ma stałe miejsce pracy,

• dojazd do i poruszanie się w obrębie miejscowości, w której pracodawca ma siedzibę i jest ona jednocześnie miejscem pracy pracownika.

Ustalając, czy mamy do czynienia z podróżą służbową, należy kierować się treścią umowy o pracę i sposobem określenia w niej miejsca pracy pracownika. Jeżeli miejsce pracy zostało oznaczone jako konkretna miejscowość, to każdy wyjazd w celach służbowych poza tę miejscowość jest podróżą służbową.

WAŻNE!

O podróży służbowej można mówić dopiero wówczas, gdy pracownik opuści miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub miejsce jego pracy.

Podróżą służbową nie jest wyjazd w obrębie tego miasta, nawet na znaczną odległość.

Miejscem pracy może być również pewien obszar geograficzny - region, gmina, województwo. Takie określenie miejsca pracy może być podyktowane charakterem pracy pracownika, który w celu wykonania swoich obowiązków musi przemieszczać się po wyznaczonym terenie. Wówczas dopiero wyjazd poza ten obszar, stanowiący stałe miejsce pracy, jest podróżą służbową.

Pracownik przebywa w podróży służbowej także wtedy, gdy miejscowością docelową jest miejscowość jego zamieszkania, pod warunkiem że nie jest ona tożsama z miejscem pracy. Jeżeli więc pracownik dojeżdża do pracy z innej miejscowości i zostanie do niej wysłany w celu wykonania zadania służbowego, to jest to podróż służbowa.

Podobnie jest z zagraniczną podróżą służbową, za którą uznaje się wykonywanie na polecenie przełożonego zadania służbowego poza stałym miejscem pracy, w terminie oraz w państwie określonym przez pracodawcę. Polecenie odbycia podróży służbowej wydane przez pracodawcę jest niezbędne do podjęcia tej podróży.

Świadczenia za czas podróży służbowej

Konsekwencją wysłania pracownika w podróż służbową jest obowiązek wypłacenia przez pracodawcę należności z tego tytułu, stanowiących zwrot poniesionych w tym czasie kosztów. Są nimi nie tylko wydatki na wyżywienie czy przejazdy, ale także na noclegi. Jeżeli wewnętrzne przepisy płacowe u danego pracodawcy prywatnego nie regulują kwestii rozliczania podróży służbowych, to należy kierować się przepisami rozporządzeń dotyczących krajowych i zagranicznych podróży pracowników sfery budżetowej.

Diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika są wolne od składek na ZUS, ale do wysokości określonej w przepisach tych rozporządzeń.

Za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości określonej w rachunku. Jeżeli pracownik nie przedłożył takiego rachunku, a nie zapewniono mu bezpłatnego noclegu, to pracodawca musi wypłacić ryczałt za każdy nocleg, który trwał co najmniej 6 godzin między godz. 21.00 a 7.00 rano następnego dnia, w wysokości 150% diety (przy podróży krajowej), tj. obecnie w kwocie 34,50 zł.

---

Zwrot kosztów noclegów w podróży zagranicznej również następuje na podstawie okazanego rachunku, ale w granicach ustalonego przepisami limitu, w zależności od kraju docelowego podróży (zob. dodatek nr 12/2008 „Wskaźniki i stawki”, str. 12). W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit.

Brak rachunku nie oznacza, że pracownik nie otrzyma żadnych pieniędzy, które wydał na noclegi. W takiej sytuacji przysługuje mu ryczałt w wysokości 25% kwoty limitu. Pracownik nie ma prawa do ryczałtu, jeśli pracodawca lub strona zagraniczna zapewnili mu bezpłatny nocleg.

Pracownikowi, który odbywa podróż służbową, przysługują od pracodawcy należności na pokrycie kosztów związanych z tą podróżą, w tym kosztów noclegów. Wyjątek stanowi przypadek, kiedy pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu. Wówczas nie przysługuje mu zwrot kosztów noclegu. Chodzi o sytuację, gdy pracownik zostaje wysłany w podróż służbową do miejscowości swojego zamieszkania i ma możliwość przenocowania w domu.

Zazwyczaj pracownik najpierw wykłada swoje środki i opłaca hotel, a następnie po okazaniu rachunku pracodawca dokonuje zwrotu wydatków. Pracodawca może również zarezerwować pracownikowi pokój w hotelu i opłacić za niego pobyt, na wniosek pracownika musi wypłacić mu zaliczkę na takie wydatki. W każdym przypadku świadczenie z tytułu zakwaterowania pracownika w hotelu w podróży służbowej jest świadczeniem zwolnionym ze składek.

PRZYKŁAD

Robert W. na stałe pracuje w Toruniu. Ze względu na konieczność wykonania prac instalacyjnych związanych z położeniem sieci komputerowej u klienta w Grudziądzu, pracodawca wysłał go w 2-dniową podróż służbową do Grudziądza. Robert W. nocował w hotelu, a koszt noclegu udokumentował po powrocie fakturą. Pracodawca zwrócił mu ten koszt. Wypłacona należność nie podlega składkom na ZUS.

Przeniesienie do innej miejscowości

Podróż służbową pracownik odbywa na polecenie pracodawcy. Nie jest tu wymagana zgoda podwładnego ze względu na zasadę podporządkowania (wyjątkiem jest konieczność uzyskania zgody na delegację od pracownicy w ciąży lub od pracownika opiekującego się dzieckiem do lat 4). Inaczej jest z wysłaniem pracownika do pracy w innej miejscowości, które wymaga porozumienia z pracodawcą lub następuje na podstawie porozumienia zmieniającego.

„Przeniesienie” polega na podjęciu przez pracownika pracy na rzecz dotychczasowego pracodawcy, związanej ze zmianą miejsca wykonywania tej pracy. Przeniesienie to należy odróżnić od przeniesienia służbowego, które polega na zmianie miejsca wykonywania pracy na mocy przepisów aktów prawnych innych niż Kodeks pracy („przeniesienie służbowe” występuje w ramach stosunku służbowego i jest regulowane w przepisach dotyczących konkretnych grup zawodowych, np. nauczycieli, policjantów, żołnierzy zawodowych).

Przeniesienie pracownika do innej miejscowości w ramach stosunku pracy na dłuższy okres może wiązać się z tym, że będzie ona miejscowością czasowego pobytu pracownika. Wówczas firma nie ma obowiązku zapewniania mu bezpłatnego zamieszkania.

Jeśli pracownik został przeniesiony do pracy do innej miejscowości na podstawie porozumienia z pracodawcą albo wypowiedzenia zmieniającego, to nie przysługują mu żadne należności, w tym zwrot kosztów zakwaterowania (bo nie ma podróży służbowej). Jeśli pracodawca zagwarantował pracownikowi mieszkanie w hotelu i zgodził się opłacać koszty noclegów, to wartość takiego świadczenia podlega składkom na ZUS. Podstawą wymiaru składek jest bowiem przychód w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wśród przychodów, których nie uwzględnia się w podstawie wymiaru składek, nie znalazły się świadczenia z tytułu zakwaterowania pracowników w razie przeniesienia do innej pracy do innej miejscowości, a tym samym stanowią one oskładkowany przychód ze stosunku pracy.

Takie świadczenie należy wycenić według zasad wynikających z rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Wartość pieniężną świadczeń w naturze ustala się w wysokości ekwiwalentu pieniężnego określonego w przepisach o wynagradzaniu, a w razie ich braku, gdy przedmiotem świadczenia jest udostępnienie lokalu mieszkalnego w hotelach - w wysokości kosztu udokumentowanego rachunkami wystawionymi przez hotel.

PRZYKŁAD

Miejscem stałego wykonywania pracy w umowie o pracę Jana N. jest Gdańsk. Jan N. pracuje w oddziale banku. Ze względu na otwarcie nowego oddziału w Tczewie i większe natężenie prac z tym związanych pracodawca podpisał porozumienie z Janem N. w sprawie zmiany miejsca pracy na oddział w Tczewie na trzy miesiące. Pracodawca zobowiązał się pokryć koszty zakwaterowania Jana N. w miejscowym hotelu. Kwoty wynikające z faktur wystawionych przez hotel pracodawca musi doliczać do przychodu pracownika, stanowiącego podstawę wymiaru składek na ZUS.

W przypadku gdy miejscem pracy, zgodnie z umową o pracę, jest inny kraj, pracodawca nie jest zobowiązany do wypłacania dodatkowych świadczeń poza umówionym wynagrodzeniem. Jeśli pracownikowi wysłanemu do pracy do innego kraju zagwarantowano poza wynagrodzeniem bezpłatne mieszkanie w hotelu, to dodatkowe świadczenie w postaci zakwaterowania w hotelu podlega oskładkowaniu. Należy je wliczyć do podstawy wymiaru składek według wartości określonej w wewnętrznych przepisach obowiązujących w zakładzie pracy. Jeśli przepisy zakładowe nie regulują tych kwestii, w podstawie wymiaru składek należy uwzględnić świadczenie w wysokości wynikającej z rachunków hotelowych.

Różnice w oskładkowaniu zwrotu kosztów noclegu w trakcie podróży służbowej oraz wysłania do pracy do innej miejscowości

Miejscem stałego wykonywania pracy w umowie o pracę Jana N. jest Gdańsk. Jan N. pracuje w oddziale banku. Ze względu na otwarcie nowego oddziału w Tczewie i większe natężenie prac z tym związanych pracodawca podpisał porozumienie z Janem N. w sprawie zmiany miejsca pracy na oddział w Tczewie na trzy miesiące. Pracodawca zobowiązał się pokryć koszty zakwaterowania Jana N. w miejscowym hotelu. Kwoty wynikające z faktur wystawionych przez hotel pracodawca musi doliczać do przychodu pracownika, stanowiącego podstawę wymiaru składek na ZUS.

W przypadku gdy miejscem pracy, zgodnie z umową o pracę, jest inny kraj, pracodawca nie jest zobowiązany do wypłacania dodatkowych świadczeń poza umówionym wynagrodzeniem. Jeśli pracownikowi wysłanemu do pracy do innego kraju zagwarantowano poza wynagrodzeniem bezpłatne mieszkanie w hotelu, to dodatkowe świadczenie w postaci zakwaterowania w hotelu podlega oskładkowaniu. Należy je wliczyć do podstawy wymiaru składek według wartości określonej w wewnętrznych przepisach obowiązujących w zakładzie pracy. Jeśli przepisy zakładowe nie regulują tych kwestii, w podstawie wymiaru składek należy uwzględnić świadczenie w wysokości wynikającej z rachunków hotelowych.

Podstawa prawna:

• art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.),

• art. 77⁵ Kodeksu pracy,

• § 2 ust. 1 pkt 15, § 3 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.),

• rozporządzenie z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (DzU nr 239, poz. 1990 ze zm.),

• rozporządzenie z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (DzU nr 239, poz. 1991 ze zm.).

Izabela Nowacka

specjalista w zakresie kadr i płac