Kategorie

Kiedy koszt zakwaterowania pracownika w hotelu należy włączyć do podstawy wymiaru składek

Izabela Nowacka
Izabela Nowacka
Nieodpłatne świadczenie w postaci zakwaterowania pracownika w hotelu jest dla pracownika przychodem ze stosunku pracy. Włączenie wartości tego świadczenia do podstawy wymiaru składek na ZUS zależy od tego, czy świadczenie zostało zapewnione pracownikowi w podróży służbowej, czy w miejscowości, do której pracownik został czasowo przeniesiony.

Dla pracodawcy ważne jest odróżnienie pojęcia podróży służbowej i czasowego wysłania do pracy. Od tego zależy sposób ustalania wartości świadczenia, którą należy wliczyć do podstawy wymiaru składek.

Podróż służbowa

Podróż służbowa to wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika lub w której znajduje się siedziba pracodawcy. Podróżą służbową jest zatem np. wyjazd pracownika z miejscowości, w której stale wykonuje swoją pracę, do miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy. Przy podróży służbowej nie następuje trwała zmiana miejsca wykonywania pracy. Po wykonaniu zadania pracownik wraca do miejsca pracy określonego w umowie o pracę.

Podróżą służbową nie jest:

• dojazd do i poruszanie się w obrębie miejscowości, w której pracownik ma stałe miejsce pracy,

• dojazd do i poruszanie się w obrębie miejscowości, w której pracodawca ma siedzibę i jest ona jednocześnie miejscem pracy pracownika.

Ustalając, czy mamy do czynienia z podróżą służbową, należy kierować się treścią umowy o pracę i sposobem określenia w niej miejsca pracy pracownika. Jeżeli miejsce pracy zostało oznaczone jako konkretna miejscowość, to każdy wyjazd w celach służbowych poza tę miejscowość jest podróżą służbową.

WAŻNE!

O podróży służbowej można mówić dopiero wówczas, gdy pracownik opuści miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub miejsce jego pracy.

Podróżą służbową nie jest wyjazd w obrębie tego miasta, nawet na znaczną odległość.

Miejscem pracy może być również pewien obszar geograficzny - region, gmina, województwo. Takie określenie miejsca pracy może być podyktowane charakterem pracy pracownika, który w celu wykonania swoich obowiązków musi przemieszczać się po wyznaczonym terenie. Wówczas dopiero wyjazd poza ten obszar, stanowiący stałe miejsce pracy, jest podróżą służbową.

Pracownik przebywa w podróży służbowej także wtedy, gdy miejscowością docelową jest miejscowość jego zamieszkania, pod warunkiem że nie jest ona tożsama z miejscem pracy. Jeżeli więc pracownik dojeżdża do pracy z innej miejscowości i zostanie do niej wysłany w celu wykonania zadania służbowego, to jest to podróż służbowa.

Podobnie jest z zagraniczną podróżą służbową, za którą uznaje się wykonywanie na polecenie przełożonego zadania służbowego poza stałym miejscem pracy, w terminie oraz w państwie określonym przez pracodawcę. Polecenie odbycia podróży służbowej wydane przez pracodawcę jest niezbędne do podjęcia tej podróży.

Świadczenia za czas podróży służbowej

Konsekwencją wysłania pracownika w podróż służbową jest obowiązek wypłacenia przez pracodawcę należności z tego tytułu, stanowiących zwrot poniesionych w tym czasie kosztów. Są nimi nie tylko wydatki na wyżywienie czy przejazdy, ale także na noclegi. Jeżeli wewnętrzne przepisy płacowe u danego pracodawcy prywatnego nie regulują kwestii rozliczania podróży służbowych, to należy kierować się przepisami rozporządzeń dotyczących krajowych i zagranicznych podróży pracowników sfery budżetowej.

Diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika są wolne od składek na ZUS, ale do wysokości określonej w przepisach tych rozporządzeń.

Za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości określonej w rachunku. Jeżeli pracownik nie przedłożył takiego rachunku, a nie zapewniono mu bezpłatnego noclegu, to pracodawca musi wypłacić ryczałt za każdy nocleg, który trwał co najmniej 6 godzin między godz. 21.00 a 7.00 rano następnego dnia, w wysokości 150% diety (przy podróży krajowej), tj. obecnie w kwocie 34,50 zł.


Zwrot kosztów noclegów w podróży zagranicznej również następuje na podstawie okazanego rachunku, ale w granicach ustalonego przepisami limitu, w zależności od kraju docelowego podróży (zob. dodatek nr 12/2008 „Wskaźniki i stawki”, str. 12). W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit.

Brak rachunku nie oznacza, że pracownik nie otrzyma żadnych pieniędzy, które wydał na noclegi. W takiej sytuacji przysługuje mu ryczałt w wysokości 25% kwoty limitu. Pracownik nie ma prawa do ryczałtu, jeśli pracodawca lub strona zagraniczna zapewnili mu bezpłatny nocleg.

Pracownikowi, który odbywa podróż służbową, przysługują od pracodawcy należności na pokrycie kosztów związanych z tą podróżą, w tym kosztów noclegów. Wyjątek stanowi przypadek, kiedy pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu. Wówczas nie przysługuje mu zwrot kosztów noclegu. Chodzi o sytuację, gdy pracownik zostaje wysłany w podróż służbową do miejscowości swojego zamieszkania i ma możliwość przenocowania w domu.

Zazwyczaj pracownik najpierw wykłada swoje środki i opłaca hotel, a następnie po okazaniu rachunku pracodawca dokonuje zwrotu wydatków. Pracodawca może również zarezerwować pracownikowi pokój w hotelu i opłacić za niego pobyt, na wniosek pracownika musi wypłacić mu zaliczkę na takie wydatki. W każdym przypadku świadczenie z tytułu zakwaterowania pracownika w hotelu w podróży służbowej jest świadczeniem zwolnionym ze składek.

PRZYKŁAD

Robert W. na stałe pracuje w Toruniu. Ze względu na konieczność wykonania prac instalacyjnych związanych z położeniem sieci komputerowej u klienta w Grudziądzu, pracodawca wysłał go w 2-dniową podróż służbową do Grudziądza. Robert W. nocował w hotelu, a koszt noclegu udokumentował po powrocie fakturą. Pracodawca zwrócił mu ten koszt. Wypłacona należność nie podlega składkom na ZUS.

Przeniesienie do innej miejscowości

Podróż służbową pracownik odbywa na polecenie pracodawcy. Nie jest tu wymagana zgoda podwładnego ze względu na zasadę podporządkowania (wyjątkiem jest konieczność uzyskania zgody na delegację od pracownicy w ciąży lub od pracownika opiekującego się dzieckiem do lat 4). Inaczej jest z wysłaniem pracownika do pracy w innej miejscowości, które wymaga porozumienia z pracodawcą lub następuje na podstawie porozumienia zmieniającego.

„Przeniesienie” polega na podjęciu przez pracownika pracy na rzecz dotychczasowego pracodawcy, związanej ze zmianą miejsca wykonywania tej pracy. Przeniesienie to należy odróżnić od przeniesienia służbowego, które polega na zmianie miejsca wykonywania pracy na mocy przepisów aktów prawnych innych niż Kodeks pracy („przeniesienie służbowe” występuje w ramach stosunku służbowego i jest regulowane w przepisach dotyczących konkretnych grup zawodowych, np. nauczycieli, policjantów, żołnierzy zawodowych).

Przeniesienie pracownika do innej miejscowości w ramach stosunku pracy na dłuższy okres może wiązać się z tym, że będzie ona miejscowością czasowego pobytu pracownika. Wówczas firma nie ma obowiązku zapewniania mu bezpłatnego zamieszkania.

Jeśli pracownik został przeniesiony do pracy do innej miejscowości na podstawie porozumienia z pracodawcą albo wypowiedzenia zmieniającego, to nie przysługują mu żadne należności, w tym zwrot kosztów zakwaterowania (bo nie ma podróży służbowej). Jeśli pracodawca zagwarantował pracownikowi mieszkanie w hotelu i zgodził się opłacać koszty noclegów, to wartość takiego świadczenia podlega składkom na ZUS. Podstawą wymiaru składek jest bowiem przychód w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wśród przychodów, których nie uwzględnia się w podstawie wymiaru składek, nie znalazły się świadczenia z tytułu zakwaterowania pracowników w razie przeniesienia do innej pracy do innej miejscowości, a tym samym stanowią one oskładkowany przychód ze stosunku pracy.

Takie świadczenie należy wycenić według zasad wynikających z rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Wartość pieniężną świadczeń w naturze ustala się w wysokości ekwiwalentu pieniężnego określonego w przepisach o wynagradzaniu, a w razie ich braku, gdy przedmiotem świadczenia jest udostępnienie lokalu mieszkalnego w hotelach - w wysokości kosztu udokumentowanego rachunkami wystawionymi przez hotel.

PRZYKŁAD

Miejscem stałego wykonywania pracy w umowie o pracę Jana N. jest Gdańsk. Jan N. pracuje w oddziale banku. Ze względu na otwarcie nowego oddziału w Tczewie i większe natężenie prac z tym związanych pracodawca podpisał porozumienie z Janem N. w sprawie zmiany miejsca pracy na oddział w Tczewie na trzy miesiące. Pracodawca zobowiązał się pokryć koszty zakwaterowania Jana N. w miejscowym hotelu. Kwoty wynikające z faktur wystawionych przez hotel pracodawca musi doliczać do przychodu pracownika, stanowiącego podstawę wymiaru składek na ZUS.

W przypadku gdy miejscem pracy, zgodnie z umową o pracę, jest inny kraj, pracodawca nie jest zobowiązany do wypłacania dodatkowych świadczeń poza umówionym wynagrodzeniem. Jeśli pracownikowi wysłanemu do pracy do innego kraju zagwarantowano poza wynagrodzeniem bezpłatne mieszkanie w hotelu, to dodatkowe świadczenie w postaci zakwaterowania w hotelu podlega oskładkowaniu. Należy je wliczyć do podstawy wymiaru składek według wartości określonej w wewnętrznych przepisach obowiązujących w zakładzie pracy. Jeśli przepisy zakładowe nie regulują tych kwestii, w podstawie wymiaru składek należy uwzględnić świadczenie w wysokości wynikającej z rachunków hotelowych.

Różnice w oskładkowaniu zwrotu kosztów noclegu w trakcie podróży służbowej oraz wysłania do pracy do innej miejscowości

Miejscem stałego wykonywania pracy w umowie o pracę Jana N. jest Gdańsk. Jan N. pracuje w oddziale banku. Ze względu na otwarcie nowego oddziału w Tczewie i większe natężenie prac z tym związanych pracodawca podpisał porozumienie z Janem N. w sprawie zmiany miejsca pracy na oddział w Tczewie na trzy miesiące. Pracodawca zobowiązał się pokryć koszty zakwaterowania Jana N. w miejscowym hotelu. Kwoty wynikające z faktur wystawionych przez hotel pracodawca musi doliczać do przychodu pracownika, stanowiącego podstawę wymiaru składek na ZUS.

W przypadku gdy miejscem pracy, zgodnie z umową o pracę, jest inny kraj, pracodawca nie jest zobowiązany do wypłacania dodatkowych świadczeń poza umówionym wynagrodzeniem. Jeśli pracownikowi wysłanemu do pracy do innego kraju zagwarantowano poza wynagrodzeniem bezpłatne mieszkanie w hotelu, to dodatkowe świadczenie w postaci zakwaterowania w hotelu podlega oskładkowaniu. Należy je wliczyć do podstawy wymiaru składek według wartości określonej w wewnętrznych przepisach obowiązujących w zakładzie pracy. Jeśli przepisy zakładowe nie regulują tych kwestii, w podstawie wymiaru składek należy uwzględnić świadczenie w wysokości wynikającej z rachunków hotelowych.

Podstawa prawna:

• art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.),

• art. 775 Kodeksu pracy,

• § 2 ust. 1 pkt 15, § 3 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.),

• rozporządzenie z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (DzU nr 239, poz. 1990 ze zm.),

• rozporządzenie z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (DzU nr 239, poz. 1991 ze zm.).

Izabela Nowacka

specjalista w zakresie kadr i płac

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po nasze publikacje
KOMPLET: VAT zmiany od 1 lipca 2021 + JPK_VAT +  VAT w e-commerce
KOMPLET: VAT zmiany od 1 lipca 2021 + JPK_VAT + VAT w e-commerce
Tylko teraz
99,00 zł
119,70
Przejdź do sklepu
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Potrącenie zaległości ZUS z emerytury od 2022 r.

    Potrącenie zaległości składkowych z emerytury, renty i zasiłku będzie możliwe od 2022 r. ZUS odliczy składkę zdrowotną, podatek i należności składkowe nieopłacone w terminie. Do jakiej wysokości?

    Niemcy: niezaszczepieni bez rekompensaty za czas kwarantanny

    Niezaszczepieni nie otrzymają rekompensaty za czas kwarantanny. Nowe przepisy w Niemczech zaczną obowiązywać od 1 listopada 2021 r.

    Praca zdalna a work-life balance

    Praca zdalna a work-life balance - za dużo work i za mało life? Z badania "Candidate Pulse" wynika, ze praca zdalna zachwiała balansem między życiem prywatnym i zawodowym. Pracownicy odczuwają również więcej presji ze strony pracodawców.

    Pracodawca sprawdzi certyfikat covid [VIDEO]

    Pracodawca sprawdzi certyfikat covid? Najpewniej tak, ale na zasadzie dobrowolności. Co to oznacza? Na to i inne pytania odpowiada Stanisław Szwed, wiceminister pracy, polityki społecznej i rodziny.

    Obniżenie wieku emerytalnego jako fatalna decyzja [VIDEO]

    Obniżenie wieku emerytalnego było fatalną decyzją. Ekonomiści negatywnie oceniają niższy i zróżnicowany dla kobiet i mężczyzn wiek emerytalny w Polsce.

    Co pandemia uświadomiła menadżerom? [VIDEO]

    Pandemia a zarządzanie - co kryzys wywołany pandemią uświadomił menadżerom? Okazało się, że kapitał ludzki jest niezwykle ważny. Duże znaczenie ma także zdolność do szybkich zmian.

    Kodeks pracy art. 30

    Kodeks pracy w art. 30 wylicza sposoby rozwiązania umowy o pracę: porozumienie stron, wypowiedzenie, dyscyplinarka i upływ czasu.

    Kontroferta dla pracownika - co to jest?

    Kontroferta dla pracownika - co to jest i w jakim celu się ją stosuje? Czy warto przyjąć kontrofertę?

    Jesienna rekrutacja w logistyce - jak zachęcić do pracy w firmie?

    Startuje jesienna rekrutacja w logistyce. Jakich pracowników brakuje? Jak zachęcić do pracy w danej firmie? Co przyciąga pracowników?

    Kontrole PIP na małych budowach 2021 - wyniki

    Kontrole PIP na małych budowach zostały wzmożone w 2021 r. Z danych statystycznych wynika, że to właśnie na małych budowach jest najwięcej wypadków przy pracy. Jakie są wyniki kontroli PIP?

    Praca sezonowa - prawa cudzoziemców przez cały rok

    Praca sezonowa - prawa cudzoziemców nie są sezonowe. Przypomina o tym PIP w kampanii "Prawa przez cały rok". Jak zatrudnić cudzoziemca na podstawie zezwolenia na pracę sezonową? Czym jest umowa o pomocy przy zbiorach?

    Europejskie Porozumienie dotyczące aktywnego starzenia się

    Europejskie Porozumienie podpisane w 2017 r. dotyczy aktywnego starzenia się i podejścia międzypokoleniowego w pracy. Realizując je, w Polsce powstało "Porozumienie strony pracowników oraz strony pracodawców RDS na rzecz aktywnego starzenia". Wypracowano w nim szereg rozwiązań na rzecz aktywnego starzenia się.

    Kiedy zmiana czasu na zimowy w 2021?

    Kiedy jest zmiana czasu na zimowy w 2021 r.? Czy ostatni raz przestawiamy zegarki jesienią? Jak zmiana czasu wpływa na czas pracy w nocy?

    Wypłata wynagrodzenia za pracę w sobotę, niedzielę

    Wypłata wynagrodzenia za pracę to podstawowy obowiązek pracodawcy. Co w przypadku, gdy dzień wypłaty wynagrodzenia wypada w sobotę lub niedzielę?

    Jak niemieccy pracodawcy przygotowują się na 4 falę covid?

    4 fala covid przewidywana jest na jesień 2021 r. Statystyki wskazują na tendencję wzrostową zakażeń. Jak niemieccy pracodawcy przygotowują się na ten trudny czas?

    Weryfikacja szczepień pracowników - projekt

    Weryfikacja szczepień pracowników - trwają prace nad projektem nowych przepisów. Czy pracodawcy będą mogli sprawdzić fakt zaszczepienia się przeciw COVID-19 przez pracowników?

    Umowa o dzieło - ZUS, zgłoszenie

    Umowa o dzieło - zgłoszenie do ZUS jest obowiązkowe od 2021 r. Jaki jest termin na zgłoszenie? Kto musi zgłosić umowę do ZUS?

    Zmiany w ubezpieczeniach społecznych od 18 września 2021 r.

    Najnowsze zmiany w ubezpieczeniach społecznych weszły w życie 18 września 2021 r. Sprawdź, co się zmieni.

    Wypalenie zawodowe podstawą zwolnienia lekarskiego od 2022 r.

    Wypalenie zawodowe od 2022 r. będzie podstawą do otrzymania zwolnienia lekarskiego (l4). Czym jest wypalenie? Jakie są objawy? Jak przeciwdziałać?

    Przeniesienie urlopu na kolejną umowę - wzór porozumienia

    Przeniesienie urlopu wypoczynkowego na kolejną umowę o pracę może nastąpić na mocy porozumienia stron. Jak je prawidłowo sporządzić? Oto wzór porozumienia.

    Ostatnie dni na wniosek o zwolnienie z ZUS!

    Wniosek o zwolnienie z ZUS - sklepiki szkolne i piloci muzealnych wycieczek mają ostatnie dni na ubieganie się o zwolnienie z obowiązku opłacania składek ZUS.

    Podwyższona kwota wolna od potrąceń - covid

    Podwyższona kwota wolna od potrąceń została przewidziana w tarczy na czas pandemii COVID-19. Kogo dotyczy? Ile wynosi?

    Usprawiedliwienie nieobecności w pracy - szczepienie

    Usprawiedliwienie nieobecności w pracy z powodu szczepienia - kiedy jest możliwe? Czy szczepienie dziecka uzasadnia zwolnienie od pracy?

    Kobiety najwięcej ucierpiały na pandemii

    Kobiety najwięcej straciły w czasie pandemii. To one częściej były zwalniane. Spadł na nie ciężar opieki nad dziećmi i pracy jednocześnie. Jak wpłynęło to na ich zdrowie?

    Płace rosną, bo firmy walczą o pracowników

    Płace rosną wszędzie. Wszystkie kody PKD odnotowały w sierpniu 2021 r. podwyżki wynagrodzeń. Firmy walczą w ten sposób o pracowników.