Rozliczanie okresu przebywania zleceniobiorcy na zwolnieniu lekarskim

PROBLEM

Od kilku miesięcy zatrudniamy dwie osoby na umowy zlecenia. Pierwszy ze zleceniobiorców przebywał na zwolnieniu lekarskim od 20 do 24 września 2013 r. Ponieważ przystąpił do ubezpieczenia chorobowego, za ten okres przysługiwał mu zasiłek chorobowy. Drugi zleceniobiorca, który nie podlega ubezpieczeniu chorobowemu, nie wykonywał umowy z powodu choroby w okresie od 17 do 22 września 2013 r. Na usprawiedliwienie okresu nieobecności w pracy przedłożył nam zwolnienie lekarskie. Czy w obu przypadkach okresy przerwy z powodu choroby należało wykazać w dokumentach składanych do ZUS i dokonać pomniejszenia podstawy wymiaru składek z tytułu wykonywania umowy zlecenia?

RADA

Okres pobierania zasiłku chorobowego przez pierwszego zleceniobiorcę powinni Państwo wykazać w raporcie ZUS RSA jako przerwę w opłacaniu składek. W przypadku drugiego zleceniobiorcy, nieobjętego ubezpieczeniem chorobowym, nie należy wykazywać okresu zwolnienia lekarskiego. Możliwość zmniejszenia podstawy wymiaru składek wystąpi tylko w pierwszym przypadku i wyłącznie wtedy, gdy wynagrodzenie zleceniobiorcy będzie stanowić zadeklarowana kwota nie niższa niż minimalna pensja. Szczegóły w uzasadnieniu.

Zobacz również serwis: Składki na ubezpieczenie społeczne

UZASADNIENIE

Zasady ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne za miesiące, w których zleceniobiorca przebywał na zwolnieniu lekarskim z powodu niezdolności do pracy, oraz zasady wykazywania w dokumentach rozliczeniowych przekazywanych do ZUS okresów niedyspozycji zdrowotnej są uzależnione od dwóch czynników, tj. od:

• sposobu określenia wynagrodzenia zleceniobiorcy z tytułu wykonywania umowy zlecenia,
• otrzymania lub nieotrzymania przez zleceniobiorcę zasiłku chorobowego za okres niezdolności do pracy, co wynika z przystąpienia (lub nieprzystąpienia) do ubezpieczenia chorobowego.

Osoba wykonująca umowę zlecenia podlega obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym, wypadkowemu i zdrowotnemu, a ubezpieczenie chorobowe jest dla niej dobrowolne (art. 6 ust. 1 pkt 4, art. 11 ust. 2 i art. 12 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, dalej ustawa systemowa). Jeżeli zleceniobiorca przystąpi do tego ubezpieczenia, to po upływie tzw. okresu wyczekiwania ma prawo do zasiłku chorobowego za okresy niezdolności do pracy. W przeciwnym razie za okres absencji chorobowej zasiłek nie przysługuje.

W przypadku gdy w umowie zlecenia odpłatność za jej wykonywanie określono kwotowo, w kwotowej stawce godzinowej lub akordowej albo prowizyjnie zleceniodawca musi naliczyć i opłacić składki na ubezpieczenia społeczne od kwoty faktycznie osiągniętego przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Wówczas w dokumentach rozliczeniowych (w raporcie ZUS RCA) wykazuje składki należne od wszystkich oskładkowanych wypłat, które zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji zleceniobiorcy od pierwszego do ostatniego dnia danego miesiąca kalendarzowego. Z przedstawionego problemu wynika, że jeden ze zleceniobiorców przystąpił do ubezpieczenia chorobowego dobrowolnie i za część miesiąca nabył prawo do zasiłku chorobowego. W takiej sytuacji płatnik składek nie ma możliwości zmniejszenia podstawy wymiaru składek. Musi je opłacić od wynagrodzenia faktycznie wypłaconego zleceniobiorcy.

Polecamy: Kodeks pracy 2013 z komentarzem - praktycznie o rewolucyjnych zmianach

Możliwość pomniejszenia podstawy wymiaru składek w związku z pobieraniem przez zleceniobiorcę zasiłku chorobowego została przewidziana tylko wtedy, gdy w umowie nie zostało przewidziane wynagrodzenie z tytułu wykonywania zlecenia lub zostało określone w inny sposób niż kwotowo, w kwotowej stawce godzinowej lub akordowej albo prowizyjnie. W takim przypadku podstawę wymiaru składek z tytułu wykonywania umowy zlecenia stanowi zadeklarowana kwota, nie niższa jednak od minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Za miesiąc, w którym nastąpiło odpowiednio objęcie ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi lub ich ustanie i jeżeli trwały one tylko przez część miesiąca, kwotę najniższej podstawy wymiaru tych składek zmniejsza się proporcjonalnie, dzieląc ją przez liczbę dni kalendarzowych tego miesiąca i mnożąc przez liczbę dni podlegania ubezpieczeniu (art. 18 ust. 9 i 10 ustawy systemowej). Zasadę tę stosuje się odpowiednio w przypadku niezdolności do pracy trwającej przez część miesiąca, jeżeli z tego tytułu ubezpieczony spełnia warunki do przyznania zasiłku.

W związku z tym, jeśli zleceniobiorca, za którego płatnik składek jest zobowiązany opłacać składki od minimalnego wynagrodzenia za pracę, pobrał za część miesiąca zasiłek chorobowy, podstawę wymiaru składek należy proporcjonalnie zmniejszyć za ten miesiąc. W tym celu należy podzielić kwotę minimalnego wynagrodzenia przez liczbę dni kalendarzowych tego miesiąca, a następnie pomnożyć stawkę dzienną przez liczbę dni, za które powinny zostać opłacone składki za ten miesiąc (po wyłączeniu dni, za które zleceniobiorca otrzymał zasiłek chorobowy).

Jeśli zleceniobiorca przystąpił dobrowolnie do ubezpieczenia chorobowego i za część miesiąca pobierał zasiłek chorobowy, niezależnie od tego, w jaki sposób w umowie zlecenia zostało określone jego wynagrodzenie, płatnik składek powinien wykazać ten okres w formularzu ZUS RSA z kodem przerwy w opłacaniu składek 313.

Zadaj pytanie: Forum Kadry

Może się jednak zdarzyć, że zleceniobiorca nie przystąpił dobrowolnie do ubezpieczenia chorobowego albo przystąpił do tego ubezpieczenia, ale stał się niezdolny do pracy w tzw. okresie wyczekiwania na zasiłek chorobowy. W takiej sytuacji może on uzyskać zaświadczenie lekarskie na druku ZUS ZLA i przedstawić je płatnikowi składek, ale za ten okres nie nabędzie prawa do zasiłku chorobowego. W związku z tym, nawet jeśli z tytułu umowy zlecenia składki są za niego odprowadzane od kwoty minimalnego wynagrodzenia, zleceniodawca nie będzie mógł dokonać ich proporcjonalnego pomniejszenia za okres niezdolności zleceniobiorcy do wykonywania umowy. Okresów niezdolności do pracy, za które osobie wykonującej umowę zlecenia nie przysługiwał zasiłek chorobowy, nie należy też wykazywać w odrębnym dokumencie rozliczeniowym ZUS RSA. Okresy te nie stanowią przerwy w ubezpieczeniu zleceniobiorcy i opłacaniu za niego składek.

PRZYKŁAD

W październiku 2013 r. zleceniobiorca otrzymał wynagrodzenie z tytułu wykonywanej umowy w kwocie 2230,45 zł oraz zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego w wysokości 440,35 zł za okres niezdolności do pracy przypadający od 1 do 4 października 2013 r. Od kwoty 2230,45 zł zleceniodawca powinien odprowadzić składki na ubezpieczenia społeczne oraz składkę zdrowotną i wykazać je w raporcie ZUS RCA sporządzonym za październik 2013 r. z kodem tytułu ubezpieczenia 04 11 xx. Zasiłek chorobowy wypłacony zleceniobiorcy należy wykazać w raporcie ZUS RSA sporządzonym za ten miesiąc.

PRZYKŁAD

Umowa zlecenia zawarta z Jakubem R. nie określa stawki wynagrodzenia. W takim przypadku składki na ubezpieczenia społeczne należy opłacić od kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę (w 2013 r. – 1600 zł). Zleceniobiorca nie przystąpił do ubezpieczenia chorobowego. W październiku 2013 r. zachorował i przedstawił płatnikowi składek zwolnienie lekarskie. Za okres niezdolności do pracy nie uzyskał zasiłku chorobowego. Za październik 2013 r. płatnik składek powinien złożyć raport ZUS RCA, wykazując pełną podstawę wymiaru składki na ubezpieczenia społeczne, tj. 1600 zł. Zleceniodawca nie ma obowiązku złożenia raportu ZUS RSA, aby wykazać okres niezdolności do pracy, za który zleceniobiorcy nie przysługiwał zasiłek chorobowy.

Podstawa prawna:

• art. 6 ust. 1 pkt 4, art. 11, art. 12, art. 18 ust. 3, ust. 7 i ust. 9–10 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych – j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 983
• art. 6 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa – j.t. Dz.U. z 2010 r. Nr 77, poz. 512; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 996

Więcej przeczytasz w SPOSOBIE NA PŁACE >>>