Kategorie

Kiedy świadczenia w postaci bonów nie stanowią podstawy wymiaru składek

Wojciech Adamski
Okres przedświąteczny jest dobrą okazją dla pracodawców, aby przyznać pracownikom dodatkowe świadczenia, np. w postaci paczek mikołajkowych czy tzw. bonów zakupowych. W tym okresie bardzo często odbywają się również imprezy, takie jak mikołajki dla dzieci pracowników czy spotkania przy opłatku. Świadczenia te są w większości przypadków finansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS). Nie zawsze będą one zwolnione z obowiązku opłacenia składek na ubezpieczenia społeczne. Decydujące znaczenie dla obowiązku składkowego ma uzależnienie przyznanego świadczenia od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika, który ma świadczenie otrzymać.

Świadczenia w postaci bonów towarowych na zakup produktów oraz okolicznościowych paczek, związanych z okresem bożonarodzeniowym, w większości firm są kwalifikowane do wyłączenia z podstawy wymiaru składek jako świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalno-bytowe w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (§ 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe, dalej: rozporządzenie składkowe).

Podobne zasady stosują także pracodawcy, którzy nie tworzą zakładowego funduszu świadczeń socjalnych – jednak w ich przypadku wartość świadczeń została zwolniona z oskładkowania do wysokości rocznej kwoty odpisu podstawowego wskazanego w art. 5 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Wartość tego rodzaju bonusów, do 2004 r. w całości wyłączanych z obowiązku ich oskładkowania (na mocy uchylonego § 2 ust. 1 pkt 12 rozporządzenia składkowego), obecnie – jak wskazuje praktyka – sprawia płatnikom wiele problemów przy ustalaniu prawidłowej podstawy wymiaru składek za poszczególnych ubezpieczonych.

Kryterium dochodowe

O tym, czy wartość świadczenia należy wliczyć do podstawy wymiaru składek, decyduje przede wszystkim prawidłowo ustalone kryterium przyznawania takich świadczeń. Musi być ono zgodne z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, która określa zarówno zasady tworzenia przez pracodawców ZFŚS, jak i gospodarowanie środkami tego funduszu.

Ustawa ta uzależnia przyznawanie świadczeń – między innymi w postaci bonów świątecznych – od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z takiego funduszu. Oznacza to, że ich wysokość oraz ilość powinna być ściśle uzależniona od indywidualnej sytuacji każdego pracownika uprawnionego do otrzymania świadczenia. Zasady, kryteria i warunki przyznawania takiej pomocy oraz cele i rodzaje działalności socjalnej powinien precyzyjnie określić pracodawca w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Regulamin ZFŚS jest ustalany w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi lub pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania ich interesów – jeśli w danym zakładzie pracy nie ma organizacji związkowej. Zostają w nim określone takie elementy, jak podstawa prawna tworzenia i działania funduszu, krąg osób uprawnionych do świadczeń, przeznaczenie środków funduszu oraz rodzaj świadczeń, które mogą zostać z nich sfinansowane. W regulaminie można również uściślić kryteria przyznawania świadczeń z ZFŚS, pamiętając jednak zawsze, że podstawowym spośród nich zawsze pozostaje kryterium socjalne. Regulamin ZFŚS w żaden sposób nie może ograniczać stosowania tej zasady. Stanowisko takie zostało utrwalone w wyroku Sądu Najwyższego z 16 września 2009 r. (sygn. akt I UK 121/09, Infor Lex Biznes).


Wydając osobom uprawnionym bony świąteczne na podstawie takich kryteriów, pracodawca nie wskazuje ich wartości w podstawie wymiaru składek i nie opłaca od nich składek na ubezpieczenia społeczne. Według tego samego kryterium socjalno-bytowego powinny być przyznawane świadczenia w naturze w postaci np. paczek świątecznych – wówczas od nich również nie opłaca się składek na ubezpieczenia społeczne. Zasady te mają zastosowanie do wszystkich osób uprawnionych do korzystania z ZFŚS bez względu na formę zatrudnienia (czyli zarówno pracownicy, jak i np. zleceniobiorcy), a także osób przebywających na zasiłku macierzyńskim, urlopie wychowawczym czy będących beneficjentem tego funduszu z innego tytułu.

Warunki konieczne, aby wyłączyć wartość świadczeń z podstawy wymiaru składek

  • Całość środków pieniężnych, które są przekazywane w postaci bonów lub paczek świątecznych, musi pochodzić z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.
  • Świadczenie musi mieć związek z finansowaniem działalności socjalnej, określonej przepisami ZFŚS.
  • Środki te są prawidłowo rozdysponowywane – w szczególności z zachowaniem zasady zróżnicowania wysokości świadczeń, opierając się na sytuacji socjalno-bytowej osób uprawnionych do korzystania z funduszu.
  • Regulamin, na podstawie którego działa zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, jest prawidłowo zawarty i zatwierdzony.

Kiedy oskładkować świadczenia

W przypadku gdy świadczenia są przyznawane na podstawie kryteriów innych niż socjalne – na przykład opierając się na stażu pracy, rodzaju zajmowanego stanowiska czy uznaniu pracodawcy – płatnik i ubezpieczeni nie będą mogli skorzystać z wyłączenia wskazanego w § 2 ust. 1 pkt 19 i 20. W takiej sytuacji od całości przyznanego świadczenia będzie trzeba odprowadzić składki na ubezpieczenia społeczne, a w konsekwencji także i obowiązkowe ubezpieczenie zdrowotne.

Natomiast jeśli pracodawca tylko w części sfinansował dane świadczenia z ZFŚS, ich wartość podlega proporcjonalnemu podzieleniu i podstawą oskładkowania będzie ta część, która nie pochodzi ze środków funduszu.

W razie wątpliwości, czy świadczenie, które płatnik planuje sfinansować dla swoich pracowników z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, będzie stanowiło podstawę wymiaru składek, najpewniej wystąpić do ZUS o wydanie pisemnej interpretacji w tej sprawie. W celu wyczerpującego przedstawienia stanu faktycznego najlepiej do wniosku od razu dołączyć kopię regulaminu ZFŚS. Dysponując pisemną interpretacją organu, płatnik nie poniesie negatywnych konsekwencji swoich działań w zakresie, w jakim zastosuje się do wykładni ZUS.

Trzeba pamiętać, że ZUS, w celu ustalenia, czy w danej sytuacji przychody podlegają oskładkowaniu, może badać zasady przyznawanych przez pracodawcę świadczeń. W przypadku stwierdzenia, np. w toku kontroli, że są one rozdzielane z pominięciem charakterystycznego dla ZFSŚ kryterium socjalnego, zostanie wydana decyzja ustalająca wymiar składek od wyłączonych przez płatnika świadczeń i nakazująca ich zapłatę wraz z należnymi odsetkami.


PRZYKŁAD 1: Świadczenia wyłączone z podstawy wymiaru składek

Pracodawca postanowił rozdać pracownikom bony świąteczne. W tym celu zakupił odpowiednią kwotę bonów i zgodnie z postanowieniami regulaminu ZFŚS przyznał je za pośrednictwem komisji socjalnej: bony o wartości 600 zł pracownikom, których dochód na rodzinę nie przekracza 1500 zł; bony o wartości 400 zł pracownikom, których dochód nie przekracza 2500 zł i pozostałym pracownikom – bez dalszego zróżnicowania – po 250 zł. Wartość bonów przyznanych na powyższych zasadach nie będzie stanowiła podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

PRZYKŁAD 2: Świadczenia stanowiące podstawę do oskładkowania

Firma w związku ze zbliżającymi się świętami planuje wszystkim swoim pracownikom rozdać paczki świąteczne (słodycze, owoce, jedzenie), w jednakowej ilości i o tej samej wartości. Pracodawca nie uwzględnia przy tym sytuacji materialnej świadczeniobiorców, np. opierając się na kryterium dochodowym czy rodzinnym (ilość członków rodziny pozostających na utrzymaniu).

Płatnik ma obowiązek opłacić składki na ubezpieczenia społeczne od wartości pieniężnej przyznanych pracownikom świadczeń.

PRZYKŁAD 3: Zróżnicowanie świadczeń pod względem obowiązku składkowego

Pracodawca prawidłowo przeznaczył środki ZFŚS na świadczenia rzeczowe w postaci paczek świątecznych dla osób zatrudnionych, właściwie je zróżnicował, uwzględniając sytuację życiową, rodzinną i materialną pracowników.

Ponadto wszystkim pracownikom kadry kierowniczej średniego i wyższego szczebla zorganizowano w restauracji uroczystą kolację połączoną z „opłatkiem”. Środki na wszystkie spośród tych świadczeń zostały przeznaczone z ZFŚS.

W tej sytuacji zwolnione ze składek będą jedynie świadczenia, które dotyczyły wszystkich uprawnionych i zostały przyznane na podstawie kryterium socjalnego. Natomiast koszty kolacji podlegać będą oskładkowaniu.

ZUS nie będzie natomiast orzekał o prawidłowości wydatkowania środków z funduszu na uroczystą kolację dla kadry kierowniczej – rozstrzygnięcie w tym zakresie nie leży w kompetencji Zakładu. Wobec kontrowersji, dotyczących tematu wydatkowania środków z ZFŚS i obowiązku uwzględniania przy tym kryterium socjalno-bytowego, może się zdarzyć, że wiążącą wykładnię w tej sprawie płatnik uzyska dopiero na drodze postępowania sądowego.

Podstawa prawna

  • § 2 pkt 19 i 20 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – t.j. Dz.U. nr 161, poz. 1106; ost. zm. Dz.U. z 2010 r. nr 127, poz. 860.
  • Art. 5 ust. 2, art. 8 ust. 1 i 2, art. 10 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych – t.j. Dz.U z 1996 r. nr 70, poz. 335, ost. zm. Dz.U. z 2009 r. nr 157, poz. 1241.
Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
SLIM VAT 2. Zmiany od 1 października 2021 r.
SLIM VAT 2. Zmiany od 1 października 2021 r.
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Wzrost minimalnego wynagrodzenia - czy trzeba zmieniać umowę o pracę?

    Wzrost minimalnego wynagrodzenia - czy trzeba zmieniać umowę o pracę? Co roku rośnie kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę (tzw. najniższej krajowej, płacy minimalnej) i minimalnej stawki godzinowej. Już dziś wiadomo, że minimalne wynagrodzenie wzrośnie w 2022 r. do 3010 zł brutto (w 2021 roku wynosi 2800 zł). Pracownicy i pracodawcy mają wątpliwości, czy z uwagi na wzrost płacy minimalnej od nowego roku trzeba zmienić postanowienia wszystkich umów o pracę, które obecnie opiewają na kwotę niższą niż 3010 zł? Czy można nie zmieniać umów a np. uzupełniać wynagrodzenie za pracę, premią do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę? Co może zrobić pracownik, jeżeli pracodawca nie wypłaca mu minimalnego wynagrodzenia? Wyjaśnień w tym zakresie udzieliła Państwowa Inspekcja Pracy.

    Jak zapewnić bezpieczeństwo pracownikom zdalnym?

    Bezpieczeństwo pracowników zdalnych może stanowić duże wyzwanie. To w domu zdarza się najwięcej wypadków. Za co odpowiada pracodawca? Jakie są przepisy BHP?

    Potwierdzenie danych w ZUS - instrukcja

    Potwierdzenie danych w ZUS można otrzymać przez PUE ZUS. Jak samodzielnie utworzyć dokument? Oto instrukcja jak zrobić to krok po kroku.

    Potwierdzenie z PUE ZUS pobierze także świadczeniobiorca

    Elektroniczne Potwierdzenie z PUE ZUS pobierze teraz także świadczeniobiorca, np. potwierdzenie prawa do emerytury, renty, zasiłku.

    Od wypłat z PPK zazwyczaj nie pobiera się podatku Belki

    Wypłaty z PPK - uczestnik PPK może w każdym czasie skorzystać ze swoich środków. W niektórych przypadkach wiąże się to jednak z obowiązkiem zapłaty 19% zryczałtowanego podatku dochodowego (tzw. podatku Belki).

    Potrzeby pracowników - wnioski z pandemii

    Potrzeby pracowników różnią się w zależności od rodzaju pracowników: fizycznych i biurowych. Jakie wnioski można wyciągnąć z pandemii COVID-19?

    Nadgodziny średniotygodniowe Polaków - pandemia

    Nadgodziny średniotygodniowe Polaków w czasie pandemii wzrosły. Statystyczny pracownik ma w tygodniu 5,5 godziny nadgodzin.

    Narzędzia do identyfikacji talentów - 3 zalety

    Narzędzia do identyfikacji talentów pozwalają zwiększyć potencjał firmy. Jakie są 3 główne zalety tego typu narzędzi?

    Odprawa z tytułu zwolnienia z pracy w pandemii - wątpliwości

    Odprawa z tytułu zwolnienia z pracy w czasie pandemii została uregulowana przepisami ustawy covidowej. Czy nowy limit wysokości odpraw odnosi się do wszystkich świadczeń? Jakie wątpliwości budzą nowe przepisy?

    Nowe święto państwowe w Polsce od 2021 r.

    Nowe święto państwowe w Polsce od 2021 r. ustanawia Prezydent RP. Święto będzie w grudniu. Czy oznacza to kolejny dzień wolny od pracy?

    Niebieska Karta UE - będą zmiany

    Niebieska Karta UE dotyczy zatrudniania cudzoziemców spoza UE. Odbywa się na innych zasadach niż obywateli państw członkowskich UE. Europarlament przyjął przepisy ułatwiające zatrudnianie obcokrajowców.

    Jak najniższa krajowa rosła od 2015 do 2022 r.?

    Najniższa krajowa w 2015 r. wynosiła 1750 zł brutto. W 2022 r. będzie to 3010 zł brutto. Najniższa krajowa wzrosła o 1260 zł.

    Dzień próbny w pracy - płatny czy nie?

    Dzień próbny w pracy a wynagrodzenie - czy jest płatny? Co na to prawo? W celu sprawdzenia pracownika należałoby podpisać umowę na okres próbny.

    PIT-2 a ukończenie 26 roku życia - kiedy złożyć?

    PIT-2 a ukończenie 26 roku życia - kiedy należy złożyć oświadczenie? Co z podwyższonymi kosztami przychodu?

    ZUS ERO - emerytura z datą wsteczną

    ZUS ERO to wniosek o emeryturę z datą wsteczną. Podstawą przyznania lub przeliczenia emerytury z datą wcześniejszą są przepisy covidowe. Dla kogo jest ten wniosek?

    Odprawa emerytalna - wysokość, warunki

    Jaka jest wysokość odprawy emerytalnej? Jakie warunki należy spełnić, aby ją otrzymać? Czy odprowadza się od niej podatek i składki ZUS? Kiedy wypłacić odprawę?

    Jakie są składniki wynagrodzenia za pracę?

    Składniki wynagrodzenia za pracę to przede wszystkim wynagrodzenie zasadnicze i dodatki. Czym premia różni się od nagrody?

    PPK: od 2022 r. stan oszczędności na mojeppk.pl

    PPK - od 2022 r. stan oszczędności będzie można sprawdzić na mojeppk.pl. Do jakich danych będzie miał dostęp każdy uczestnik PPK?

    Płaca minimalna 2022 - jest decyzja rządu

    Płaca minimalna w 2022 r. wzrośnie o 210 zł. Ile wyniesie płaca minimalna 2022? Jest już ostateczna decyzja rządu.

    Praca zdalna a migracje zarobkowe

    Jak praca zdalna wpływa na migracje zarobkowe? Czy na pewno jest ich teraz mniej? Oto wyniki badania.

    Urlop okolicznościowy - śmierć ojca

    Urlop okolicznościowy - śmierć ojca to okoliczność uprawniająca pracownika do wolnego od pracy. Ile dni przysługuje? Jaki jest termin ich wykorzystania?

    Praca zdalna a kolejne fale pandemii [RAPORT]

    Praca zdalna zyskiwała na popularności wraz z nastaniem kolejnych fal pandemii COVID-19. Sprawdź, jaki wpływ na pracę miały fale koronawirusa w Polsce i Unii Europejskiej.

    Co pracownicy mówią o pracodawcach w sieci?

    Pracownik i pracodawca - jak wyglądają stosunki z szefem? Co można przeczytać na ten temat w Internecie? Okazuje się, że najważniejsze jest dobre rozstanie.

    Urodzeni w latach 1984-1994 chcą całkowitej pracy zdalnej

    Całkowita praca zdalna najwięcej zwolenników ma wśród pracowników urodzonych w latach 1984-1994.

    Niemcy: odszkodowanie za kwarantannę tylko dla zaszczepionych

    Odszkodowanie za czas kwarantanny będzie przyznawane tylko zaszczepionym pracownikom? Taki projekt nowych przepisów powstał w Niemczech.