Jak rozliczać składki ZUS za pracownika zwolnionego z wykonywania pracy w okresie wypowiedzenia

Od wynagrodzenia wypłacanego za okres wypowiedzenia należy naliczyć i opłacić składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Okresu wypowiedzenia nie należy wykazywać na formularzu ZUS RSA, bo nie jest to okres przerwy w opłacaniu składek.

UZASADNIENIE

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników stanowią przychody z tytułu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 4 pkt 9 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Ze składek na ubezpieczenia społeczne są zwolnione jedynie przychody ze stosunku pracy, takie jak:

• wynagrodzenie wypłacane za czas niezdolności do pracy,
• zasiłki z ubezpieczenia społecznego,
• przychody wymienione w § 2 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Wynagrodzenie, które pracownik otrzymuje za okres wypowiedzenia nie zostało wymienione w § 2 wymienionego rozporządzenia. Nie jest to również wynagrodzenie ani zasiłek za czas niezdolności do pracy. Pracownik jest bowiem zdolny do pracy, ale pracodawca podjął decyzję o zwolnieniu go ze świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia.

Okresu wypowiedzenia, w trakcie którego pracownik nie będzie pracował, nie należy wykazywać w raportach ZUS RSA. Raport ten służy bowiem do wykazywania przerw w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne, gdy przerwa ta jest spowodowana np. pobieraniem wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku albo przebywaniem na urlopie bezpłatnym lub wychowawczym. Natomiast okres wypowiedzenia nie jest ani okresem przerwy w opłacaniu składek, ani okresem pobierania świadczenia lub zasiłku z ubezpieczeń.

Nie ma kodu świadczenia/przerwy, który służyłby do wykazania okresu zwolnienia z wykonywania pracy w raporcie ZUS RSA. Kod oznaczający usprawiedliwioną nieobecność w pracy („151”), o który Państwo pytają, należy stosować wówczas, gdy pracownik za czas usprawiedliwionej nieobecności w pracy nie ma prawa ani do wynagrodzenia ani do zasiłku. W tym przypadku kod „151” nie może więc mieć zastosowania.

W związku z tym od wynagrodzenia, jakie pracownik otrzyma za czas wypowiedzenia (mimo że w tym okresie nie będzie pracował), powinny być naliczone i odprowadzone składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Składki te należy rozliczyć w miesięcznych raportach ZUS RCA składanych za miesiące, w których nastąpi wypłata tego wynagrodzenia. Nie ma znaczenia, że pracownik otrzymujący te kwoty nie świadczy w tym okresie pracy.

PRZYKŁAD

Spółka X wypowiedziała pracownikowi umowę o pracę z 1-miesięcznym okresem wypowiedzenia. Pracownik otrzymał wypowiedzenie 27 listopada br. Umowa zostanie rozwiązana z 31 grudnia 2009 r. Pracownik został zwolniony z obowiązku wykonywania pracy w okresie wypowiedzenia. Spółka wypłaca wynagrodzenia za dany miesiąc do 10. dnia następnego miesiąca. W związku z tym pracownik otrzyma wynagrodzenie za okres wypowiedzenia (grudzień 2009 r.) w styczniu 2010 r. Od tego wynagrodzenia muszą zostać rozliczone składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne w raporcie ZUS RCA za styczeń 2010 r., sporządzanym w lutym 2010 r. Raport ten musi zostać sporządzony z kodem tytułu ubezpieczenia 30 00 xx (a nie 01 10 xx), ponieważ składki te będą rozliczane w raporcie sporządzonym za miesiąc, w którym pracownik nie będzie już podlegał ubezpieczeniom społecznym ani zdrowotnemu.

Podstawa prawna

• art. 4 pkt 9, art. 18 ust. 1 i 2 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.),
• rozporządzenie z 24 czerwca 2008 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących oraz innych dokumentów (DzU nr 112, poz. 717),
• rozporządzenie z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (DzU nr 186, poz. 1444),
• § 2 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.).