Jak dokumentować okres zatrudnienia sprzed 1 stycznia 1999 r.

W każdym przypadku, gdy pracodawca zatrudniał mniej niż 20 pracowników – bez względu na to, czy wystawił zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu (formularz ZUS Rp-7) – ZUS potwierdzi okres ubezpieczenia oraz podstawę wymiaru składki na podstawie własnej dokumentacji ubezpieczeniowej.

UZASADNIENIE

Pracodawca, który przed 1 stycznia 1999 r. zatrudniał nie więcej niż 20 pracowników, miał obowiązek składać do ZUS deklaracje imienne. Oznacza to, że pracodawca zgłaszał w ZUS rozliczenie składek na ubezpieczenie społeczne oddzielnie za każdego zatrudnionego pracownika. Dlatego ZUS na podstawie własnej dokumentacji może potwierdzić okresy podlegania ubezpieczeniu społecznemu, okresy opłacania składek na ubezpieczenie społeczne oraz wysokość podstawy wymiaru składek – pod warunkiem że pracodawca opłacił składki za pracownika.

W punkcie 4. zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu (formularz ZUS Rp-7) pracodawca, który do 31 grudnia 1998 r. zgłaszał pracowników w deklaracji rozliczeniowej bezimiennej lub w deklaracji imiennej, wskazuje rodzaj deklaracji rozliczeniowej oraz podaje numer konta (NKP) i nazwę Oddziału ZUS.

Osoby ubezpieczone, które były rozliczone w deklaracjach imiennych, nie muszą przed złożeniem wniosku np. o emeryturę występować do ZUS o wydanie zaświadczenia o okresie ubezpieczenia. Jeżeli osoba występująca do ZUS o świadczenie nie ma dokumentów potwierdzających okres swojej pracy i wysokość osiąganego w poszczególnych latach wynagrodzenia, wystarczy, że oprócz dołączonego do wniosku dokumentu potwierdzającego zatrudnienie (np. świadectwa pracy, zaświadczenia o zatrudnieniu, umowy o pracę, legitymacji ubezpieczeniowej) w kwestionariuszu dotyczącym okresów składkowych i nieskładkowych (druk ZUS Rp-6) dołączonym do wniosku o emeryturę lub rentę poda, wpisując w odpowiednie kolumny:

• okres pracy,
• nazwę zakładu pracy lub nazwisko i imię pracodawcy, adres miejsca pracy albo – jeśli pracowała w spółce cywilnej – nazwę spółki oraz imiona i nazwiska wspólników oraz
• Numer Konta Płatnika (NKP) – jeżeli zna numer NKP płatnika.

Jeżeli pracodawca wystawi byłemu pracownikowi ZUS Rp-7 na okres zatrudnienia przed 1 stycznia 1999 r., mimo że w tym okresie rozliczał się imiennie (firma licząca do 20 pracowników lub osoba prowadząca pozarolniczą działalność gospodarczą i osoba współpracująca z prowadzącym działalność gospodarczą), to ZUS, w ramach prowadzonego postępowania wyjaśniającego, potwierdzi okres ubezpieczenia społecznego pracownika lub ubezpieczeń emerytalnego i rentowych, jak również podstawę wymiaru składek na te ubezpieczenia.

WAŻNE!

ZUS samodzielnie, na podstawie własnej dokumentacji ubezpieczeniowej, ustala okresy ubezpieczenia społecznego osób prowadzących działalność (osób współpracujących przy prowadzeniu działalności) oraz osób wykonujących wolny zawód.

Oddziały ZUS na podstawie posiadanych dokumentów, m.in. deklaracji rozliczeniowych, protokołów z kontroli lub kopii decyzji o podleganiu lub niepodleganiu ubezpieczeniu oraz zapisów na koncie płatnika składek, potwierdzają wysokość podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne przed 1 stycznia 1999 r.

---

Do 31 grudnia 1998 r. deklaracje imienne w ZUS składały osoby:

• prowadzące działalność na własny rachunek, tj.:

– rzemieślnicy i osoby z nimi współpracujące – od 1 lipca 1965 r.,

– właściciele i współwłaściciele taksówek – od 1 lipca 1969 r.,

– wykonujący rybołówstwo morskie na własny rachunek i uprawiający flisactwo turystyczne na rzece Dunajec i osoby współpracujące z nimi – od 1 marca 1970 r.,

– prowadzący działalność handlowo-usługową na własny rachunek i osoby z nimi współpracujące – od 25 sierpnia 1973 r.,

– adwokaci wykonujący zawód indywidualnie poza zespołem adwokackim – od 27 czerwca 1984 r.,

– twórcy i artyści – od 1 stycznia 1974 r.,

– duchowni – od 1 lipca 1989 r.,

– prowadzący działalność gospodarczą i osoby z nimi współpracujące – od 24 maja 1989 r.,

• zatrudnione:

– pracownicy zatrudnieni w gospodarstwach domowych i przy obsłudze prywatnych domów mieszkalnych – od 1 lipca 1970 r.,

– pracownicy nieuspołecznionych, a od 1 stycznia 1990 r. pracownicy zakładów pracy zatrudniających nie więcej niż 20 pracowników,

• prowadzące na podstawie umowy zlecenia lub umowy agencyjnej (oraz osób współpracujących z nimi) zakłady gastronomiczne oraz stacje benzynowe – od 1 października 1966 r.,
• prowadzące urządzenia turystyczne i kolektury Państwowego Przedsiębiorstwa „Totalizator Sportowy” oraz będące przewodnikami turystycznymi (oraz osoby współpracujące z nimi) – od 1 sierpnia 1968 r.,
• prowadzące na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia (oraz osoby współpracujące z nimi) uspołecznione sklepy i księgarnie – od 1 maja 1969 r.,
• prowadzące na podstawie umowy agencyjnej (oraz osoby współpracujące z nimi) działalność na rzecz przedsiębiorstw upowszechniania prasy i książki RSW „Prasa-Książka-Ruch” – od 1 lipca 1973 r.,
• wykonujące pracę na podstawie umowy zlecenia zawartej ze zleceniodawcą innym niż uspołeczniony zakład pracy, zatrudniającym do 20 osób wykonujących umowy oraz osoby współpracujące przy wykonywaniu umów – od 5 maja 1992 r.

Podstawa prawna

• art. 125 ust. 1 i ust. 2 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (DzU z 2009 r. nr 153, poz. 1227),
• komunikat ZUS z 10 listopada 1999 r. w sprawie dokumentowania okresów zatrudnienia i wysokości wynagrodzeń dla celów emerytalno-rentowych (niepublikowany).