Wolontariat pracowniczy – pytania i odpowiedzi

Badania potwierdzają, że pracownicy chcą pracować w firmach społecznie odpowiedzialnych, co więcej – aż 40% z nich angażowałaby się w wolontariat pracowniczy, gdyby firma dawała taką możliwość. Tymczasem przedsiębiorstwa, które chcą prowadzić działania CSRowe, napotykają realne bariery regulacyjne i biurokratyczne. To na bazie zgłoszonych przez nich wątpliwości powstał przewodnik po najbardziej problematycznych zagadnieniach prawno-podatkowych związanych z wolontariatem pracowniczym.

Polskie firmy chcą wykorzystywać posiadane zasoby i zasięgi, aby przyczyniać się do pozytywnych zmian społecznych, jednak brakuje jasnych przepisów, stabilności i transparentności. Tak wynika z badania „Filantropia Korporacyjna w Europie Środkowo-Wschodniej” przeprowadzonego w ubiegłym roku przez Social Impact Alliance for Central & Eastern Europe, UN Global Compact Network Poland, Kantar Polska oraz kancelarię Dentons. Z konsultacji, w których wzięli udział przedstawiciele przedsiębiorstw, organizacji zrzeszających firmy rodzinne, fundacji korporacyjnych, świata akademickiego oraz krajowych i międzynarodowych organizacji wspierających zaangażowanie społeczne w kraju i regionie, wynikło, że jedną z największych bolączek polskiego biznesu, który chce być społecznie odpowiedzialny, są bariery regulacyjne i biurokratyczne związane są m.in. z organizacją wolontariatu pracowniczego.

- Obecnie obowiązujące przepisy prawa budzą wątpliwości i bywają trudne do zastosowania w praktyce, szczególnie dla małych i średnich przedsiębiorców, którzy rzadko kiedy posiadają własny dział prawny lub prawnika wewnętrznego. To wpływa niekorzystnie na ilość i jakość działań CSR’owych realizowanych przez pracodawców - wyjaśnia Magda Słomska, adwokat z Zespołu Prawa Pracy w Kancelarii Dentons.

Pracownicy chcą angażować się w wolontariat

Z badań jasno wynika, że dziś od biznesu oczekuje się działań społecznie odpowiedzialnych. Takie wymagania stawiają nie tylko klienci i inwestorzy, ale i pracownicy – 4 na 10 zatrudnionych chciałoby mieć możliwość angażowania się w wolontariat pracowniczy w wymiarze 2-3 godzin w miesiącu („Filantropia w CEE 2020” - Kantar na zlecenie Social Impact Alliance for Central & Eastern Europe). W odpowiedzi na tę potrzebę pracodawcy inicjują lub wspierają działalność społeczną pracowników. Jednocześnie faktem jest to, że w praktyce, polskie firmy mają poważne problemy z realizacją tej formy zaangażowania. Jak wyjaśnia Paulina Zalewska z Fundacji Citi Handlowy im. Leopolda Kronenberga, prowadząca jeden z największych programów wolontariatu pracowniczego w Polsce, przyczyną jest m.in. to, że rozwiązania prawne, które istnieją, a są problematyczne w interpretacji:

- Część przedsiębiorców nie wie, czy angażowanie pracowników do działalności społecznej jest dozwolone czy nie. Brakuje informacji dotyczących zakresu odpowiedzialności pracodawcy za pracownika w trakcie podejmowania przez niego działań wolontariackich. Problemem są także kwestie podatkowe, w tym brak jasności, w jaki sposób rozliczać koszty ponoszone na wolontariat pracowniczy – tłumaczy.

Warto pamiętać, że 99,8% przedsiębiorstw w Polsce to podmioty z sektora MŚP, które nie mają swoich działów prawnych i podatkowych. Brak jasności odnośnie aspektów prawno-podatkowych organizacji wolontariatu pracowniczego może skutecznie zniechęcić przedsiębiorców do zaangażowania się w tę formę pomocy, a i wśród dużych firm rodzą się spore wątpliwości. Dlatego, jak dodaje Anna Korzeniewska, założycielka Social Impact Alliance for Central & Eastern Europe: - Biznes ma realny wpływ na rozwiązywanie problemów społecznych. Ma środki finansowe oraz inne zasoby, aby przyczyniać się do pozytywnych zmian. Mamy nadzieję, że przewodnik po wolontariacie pracowniczym, przygotowany przez grono wybitnych polskich ekspertów, przyczyni się do większego zaangażowania pracodawców w realizację tej formy wsparcia. Skorzystają na tym wszyscy – pracownicy, pracodawcy, ale przede wszystkim my, społeczeństwo.

Jak umożliwić pracownikowi wykonanie wolontariatu - pytania i odpowiedzi

Z dokumentu, który można pobrać bezpłatnie ze strony think tanku, ceeimpact.org, można dowiedzieć się, jak umożliwić pracownikom wykonywanie wolontariatu, jak angażować zasoby finansowe i przedmiotowe w działalność społeczną pracowników, jak koordynować prowadzone przez pracowników akcje czy angażować ich w działalność fundacji korporacyjnej.

Q&A, czyli przykładowe zagadnienia poruszone w dokumencie:

1. Czy koszty ponoszone na finansowanie wolontariatu pracowniczego są kosztami podatkowymi?

Z analizy ekspertów wynika, że przy spełnieniu określonych warunków, wydatki związane z finansowaniem wolontariatu pracowniczego mogą zostać ujęte w kosztach uzyskania przychodu. Pieniądze te służą bowiem nie tylko filantropii, ale stanowią także element strategii zarządzania, która zakłada pozytywny wkład w społeczeństwo, czerpanie korzyści z synergii społeczno-biznesowej oraz maksymalizowanie szans na prowadzenie biznesu w długim okresie.

2. Jak rozliczyć urlop udzielany pracownikowi, który zobowiązuje się do wykorzystania tego czasu na wolontariat pracowniczy?

Kodeksowy wymiar urlopu płatnego jest ustawowym minimum. Pracodawca ma jednak prawo udzielić urlopu w wymiarze wyższym niż ustawowy. Inaczej mówiąc -  nie ma limitu liczby odpłatnych dni wolnych, jakie można zaproponować pracownikom. Poza tym pracodawca może zadecydować, że w zakładzie pracy pracownikom będzie przysługiwał dodatkowy czas urlopu odpłatnego w celu wykonywania wolontariatu pracowniczego. Oczywiście, pracodawca może także przyznać pracownikom prawo do urlopu bezpłatnego.

3. Czy można przeznaczyć na działalność społeczną pracowników inne zasoby firmy niż finansowe, np. użyczyć samochód służbowy?

Jeżeli zasoby, takie jak samochód służbowy, przeznaczone są wyłącznie na cele służbowe (zatem również na cele działalności związanej z wolontariatem pracowniczym), pracodawca powinien móc zaliczyć wydatki do kosztów podatkowych, z zastrzeżeniem, że spełnione są pozostałe warunki do uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu.

- W szczególności istotne jest, aby pracodawca był w stanie wykazać, że dany wydatek pozostaje w ścisłym związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, w tym działalnością społeczną i przyczynia się do osiągnięcia przez pracodawcę przychodów lub ich zachowania i zabezpieczenia – dodaje Damian Bugaj, doradca podatkowy z Zespołu Prawa Podatkowego w Kancelarii Dentons.

4. Co w sytuacji, gdy na jeden z pracowników odmawia udziału w akcji, przez którą cały zakład jest zamknięty?

Pamiętajmy, że wolontariat jest dobrowolny i pracownik może odmówić udziału w akcji. Dlatego w sytuacji, gdy zakład pracy musi zostać zamknięty, pracodawca powinien umożliwić wykonywanie pracy – otworzyć firmę dla tego pracownika albo udzielić mu czasu wolnego z zachowaniem prawa do wynagrodzenia (ponieważ to z przyczyn leżących po stronie pracodawcy pracownik nie ma możliwości wykonywania pracy).

5. Co w sytuacji, gdy pracownik-wolontariusz ulegnie wypadkowi podczas realizacji wolontariatu?

Pracodawca nie ponosi odpowiedzialności za pracownika, który realizował działalność wolontariacką w czasie wolnym od pracy, czyli np. w trakcie urlopu płatnego, bezpłatnego, czasu wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych czy w dzień wolny od pracy.

6. Czy istnieje prawny obowiązek ewidencjonowania danych i raportowania działań związanych z wolontariatem w sprawozdaniach rocznych?

Eksperci wyjaśniają, że pracodawca nie ma obowiązku raportowania działań związanych z wolontariatem pracowniczym. Natomiast pamiętajmy, że coraz większego znaczenia nabiera tzw. raportowanie zintegrowane. Polega ono na zgłaszaniu przez organizacje, w tym przedsiębiorców, nie tylko danych finansowych, ale również czynników pozafinansowych. Wiele z nich reguluje polityka ESG, która określa ład korporacyjny danej firmy oraz jej wpływ na środowisko i społeczeństwo.

- Co trzeci Polak pomaga jako wolontariusz. Ta forma aktywności społecznej jest szczególnie popularna wśród osób młodych, do 30 roku życia. Spodziewamy się, że zaangażowanie Polaków będzie rosło. – podsumowuje Konrad Siwiński kierujący badaniami w Social Impact Alliance for Central & Easter Europe.

Źródło: Social Impact Alliance for Central & Eastern Europe®