Rozliczenie roczne dofinansowania i refundacji składek z PFRON za 2008 r.

Od 1 stycznia 2008 r. pracodawcy zostali zobowiązani do comiesięcznego wykazywania poniesionych kosztów zatrudniania osób niepełnosprawnych w odniesieniu do poszczególnych pracowników. Koszty te pracodawcy wykazują w składanych za każdy miesiąc załącznikach do wniosków o wypłatę dofinansowań do wynagrodzeń oraz refundacji składek na ubezpieczenia społeczne zatrudnionych osób niepełnosprawnych.

W rozliczeniu rocznym za 2008 r. pracodawca może zwrócić bez konsekwencji nadpłaconą za 2008 r. pomoc finansową, którą otrzymał z PFRON. Jednak przy prawidłowo wypełnianych załącznikach do wniosku o wypłatę dofinansowania lub refundacji nie powinna powstać kwota do zwrotu.

1. Pracodawcy zobowiązani do rozliczenia rocznego

Rozliczenie roczne za 2008 r. obejmuje okres od stycznia do grudnia 2008 r. Ustawa nie wprowadza rozgraniczenia na przedsiębiorców (w rozumieniu ustawy o swobodzie działalności gospodarczej) oraz pracodawców niebędących przedsiębiorcami. Dlatego za 2008 r. z otrzymanej pomocy powinni rozliczyć się wszyscy pracodawcy bez względu na formę prawną oraz rodzaj prowadzonej działalności. Uzyskaną z PFRON pomoc powinni rozliczyć zarówno przedsiębiorcy (w tym zakłady pracy chronionej oraz pracodawcy nieprowadzący zakładów pracy chronionej, tzw. rynek otwarty), jak i pracodawcy, którzy nie są przedsiębiorcami (np. fundacje czy stowarzyszenia nieprowadzące działalności gospodarczej, ale zatrudniające pracowników).

Trzy grupy pracodawców zobowiązanych do rozliczenia uzyskanej pomocy, to przedsiębiorcy, którzy uzyskali pomoc:

• wyłącznie na refundację składek na ubezpieczenia społeczne (art. 25a ust 2-4 ustawy o rehabilitacji),

• wyłącznie na dofinansowania do wynagrodzeń (art. 26a ustawy o rehabilitacji),

• zarówno na zrefundowanie składek na ubezpieczenia społeczne oraz dofinansowanie do wynagrodzeń (art. 25a ust. 2-4 i 26a ustawy o rehabilitacji).

W rozliczeniu rocznym z PFRON przedsiębiorca wykazuje pomoc, którą uzyskał w związku z:

• zrefundowanymi składkami na ubezpieczenia społeczne pracowników niepełnosprawnych oraz

• dofinansowaniem do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych.

Zakłady pracy chronionej nie powinny wykazywać w rozliczeniu części uzyskanego dofinansowania, które (art. 26a ust. 5 pkt 2 ustawy o rehabilitacji) pracodawca przekazuje na zakładowy fundusz rehabilitacji osób niepełnosprawnych (zfron), jeżeli środki te przeznaczy na indywidualny program rehabilitacji pracowników niepełnosprawnych zatrudnionych w zakładzie pracy chronionej. Chodzi o kwoty wykazywane w pozycji nr 49 formularza INF-D-P. Pracodawca rozlicza te kwoty jako pomoc publiczną de minimis.

2. Termin i sposób rozliczenia rocznego

Z pomocy, którą przedsiębiorcy uzyskali z PFRON w 2008 r., mają oni obowiązek rozliczyć się do 16 lutego 2009 r. Przedsiębiorca, który korzystał z dofinansowania lub refundacji składek w 2008 r., ma obowiązek złożyć w PFRON formularze INF-D-Kz i INF-U-Kz albo INF-D-R i INF-U-R.

WAŻNE!

Jeżeli pracodawca uzyskiwał zarówno dofinansowanie, jak i refundację składek - wystarczy, że wypełni tylko jeden komplet druków: INF-D-Kz i INF-D-R lub INF-U-Kz i INF-U-R.

Rozporządzenia wykonawcze dotyczące dofinansowań i refundacji składek wprowadziły cztery formularze. Jednak formularze INF-D-R i INF-U-R są w praktyce takie same. Dlatego jeden z kompletów (INF-D-Kz i INF-U-Kz) jest przeznaczony do wykazania przez przedsiębiorców podwyższonych kosztów zatrudnienia osób niepełnosprawnych, a drugi komplet (INF-D-R i INF-U-R) służy do rozliczenia dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych oraz zrefundowanych składek na ubezpieczenia społeczne. Formularz rozliczenia rocznego jest taki sam dla wszystkich pracodawców, którzy w 2008 r. uzyskali pomoc z PFRON.

3. Okres sprawozdawczy w rozliczeniu rocznym

Rozliczenie roczne obejmuje pomoc publiczną uzyskaną przez pracodawcę w całym 2008 r., tj. w okresie od stycznia do grudnia. Uzyskaną pomoc przedsiębiorca rozlicza metodą memoriałową. To oznacza, że w rozliczeniu rocznym powinien uwzględnić pomoc publiczną uzyskaną za dany okres, niezależnie od dnia jej faktycznego otrzymania.

4. Pułapy pomocy publicznej

4.1. Maksymalna wielkość pomocy

Maksymalna wielkość pomocy, o którą w 2008 r. mógł ubiegać się przedsiębiorca, wynosi:

• 130% najniższego wynagrodzenia - w przypadku osób zaliczonych do znacznego stopnia niepełnosprawności,

• 110% najniższego wynagrodzenia - w przypadku osób zaliczonych do umiarkowanego stopnia niepełnosprawności,

• 50% najniższego wynagrodzenia - w przypadku osób zaliczonych do lekkiego stopnia niepełnosprawności oraz

• 100% kwoty odpowiadającej zapłaconym składkom na ubezpieczenia społeczne (z wyłączeniem składki rentowej należnej od pracownika).

W przypadku osób niepełnosprawnych, u których stwierdzono chorobę psychiczną, upośledzenie umysłowe lub epilepsję, oraz niewidomych, zatrudnionych w zakładach pracy chronionej, maksymalną kwotę pomocy zwiększa się o 75% najniższego wynagrodzenia.

WAŻNE!

Najniższe wynagrodzenie przy obliczaniu wysokości pomocy za 2008 r. jest równe minimalnemu wynagrodzeniu, które obowiązywało w grudniu 2007 r., czyli równe kwocie 936 zł.

4.2. Koszty płacy pracownika niepełnosprawnego

Koszty płacy w przeciwieństwie do maksymalnej wielkości pomocy to rzeczywiste koszty, które poniósł pracodawca. Koszty płacy to wynagrodzenie pracownika brutto, łącznie z należnymi od pracownika składkami na ubezpieczenia społeczne oraz składki na ubezpieczenia społeczne należne od pracodawcy. Do kosztów płacy w 2008 r. pracodawca nie mógł zaliczyć kosztów pochodnych od wynagrodzenia, np. obowiązkowych składek na Fundusz Pracy czy Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

4.3. Podwyższone koszty zatrudniania osób niepełnosprawnych

Podwyższone koszty zatrudniania osób niepełnosprawnych to koszty wynikające z zatrudnienia osób niepełnosprawnych. Są to koszty dodatkowe względem kosztów, które przedsiębiorca poniósłby, gdyby zatrudniał pracowników niebędących osobami niepełnosprawnymi, przez każdy okres, przez który pracownik lub pracownicy niepełnosprawni są w rzeczywistości zatrudnieni. Podwyższone koszty to różnica między kosztami pracy osoby niepełnosprawnej a kosztami pracy osoby pełnosprawnej. Podwyższone koszty zatrudniania osób niepełnosprawnych obejmują np. koszty wynikające z niższej produktywności osób niepełnosprawnych lub koszty adaptacji pomieszczeń bądź urządzeń nabytych na potrzeby osób niepełnosprawnych.

Sposób lub metoda obliczania podwyższonych kosztów zatrudniania osób niepełnosprawnych nie są jednoznacznie określone w obowiązujących przepisach. Prawo nie narzuca metody liczenia podwyższonych kosztów. Dlatego pracodawcy mogą stosować własne metody. Ważne jest, aby metoda wybrana przez pracodawcę była zgodna z rozporządzeniem pomocowym. Dodatkowo pracodawca powinien zapewnić stosowanie jednolitej metody wobec wszystkich pracowników niepełnosprawnych.

4.4. Ryczałt

Pracodawca może również rozliczyć podwyższone koszty zatrudniania osób niepełnosprawnych w formie ryczałtu. Wysokość ryczałtu jest uzależniona od stopnia niepełnosprawności pracownika niepełnosprawnego oraz faktu, czy pracownik jest osobą, u której stwierdzono chorobę psychiczną, upośledzenie umysłowe, epilepsję bądź jest osobą niewidomą.

Kwoty ryczałtu zatrudniania osób niepełnosprawnych w 2008 r. wynoszą:

@RY1@i65/2009/002/i65.2009.002.000.0008.101.jpg@RY2@

* mw - minimalne wynagrodzenie w grudniu 2007 r., tj. 936 zł.

W przypadku osób, u których stwierdzono chorobę psychiczną, upośledzenie umysłowe, epilepsję bądź osób niewidomych, kwoty przedstawione w tabeli zwiększa się o 55% minimalnego wynagrodzenia dla zakładów pracy chronionej.

Do kwoty ryczałtu zalicza się 100% kwot odpowiadających składkom na ubezpieczenia społeczne zrefundowane przez PFRON.

W przypadku pracodawców niebędących zakładami pracy chronionej kwoty ryczałtu wynoszą 70% kwot przedstawionych w tabeli lub 90% kwot przedstawionych w tabeli w przypadku osób, u których stwierdzono chorobę psychiczną, upośledzenie umysłowe, epilepsję bądź osób niewidomych. Podobnie jak w zakładach pracy chronionej, do kwoty ryczałtu należy doliczyć 100% kwot odpowiadających składkom na ubezpieczenia społeczne zrefundowane przez PFRON (art. 25a ust. 2-4 ustawy o rehabilitacji).

Warunkiem skorzystania z metody ryczałtowej rozliczenia rocznego jest wcześniejsze złożenie oświadczenia o wyborze tej formy do organu udzielającego pomocy. Pracodawcy wysyłając druki INF-D-P i INF-U-P muszą co miesiąc zaznaczyć formę rozliczeń (ryczałt bądź rzeczywiste koszty). Wybrana metoda rozliczenia dla danego pracownika powinna być taka sama przez cały 2008 r. Pracodawca może zmienić metodę rozliczenia w trakcie roku, ale z zachowaniem zasady, że przez cały rok stosuje tę samą metodę. To oznacza, że w przypadku zmiany sposobu naliczania podwyższonych kosztów, np. z ryczałtu na faktycznie poniesione koszty, pracodawca musi skorygować dokumenty już złożone za pracownika w celu zachowania jednolitości metody rozliczania.

5. Rozliczenie roczne przez pracodawcę prowadzącego zakład pracy chronionej

Dofinansowanie do wynagrodzenia i refundacja składek jest pomocą zindywidualizowaną. Dlatego pracodawca ustala za okres sprawozdawczy niezbędne dane w odniesieniu do poszczególnych pracowników, w związku zatrudnieniem których uzyskał pomoc. Oznacza to, że pracodawca rozlicza oddzielnie każdego pracownika niepełnosprawnego za okres sprawozdawczy. Następnie do formularzy dotyczących rozliczenia rocznego (INF-D-Kz oraz INF-D-R lub INF-U-Kz oraz INF-U-R) wpisuje wartości stanowiące sumy rozliczeń za poszczególnych pracowników.

PRZYKŁAD

Pracodawca zatrudniał w okresie od stycznia do grudnia 2008 r. pracownika niepełnosprawnego w pełnym wymiarze czasu pracy. Pracownik ma umiarkowany stopień niepełnosprawności. Kwota składek na ubezpieczenia społeczne odpowiadająca kwocie składki na ubezpieczenia społeczne zrefundowane przez PFRON wynosiła miesięcznie 318,33 zł (składki należne od pracownika na ubezpieczenia emerytalne i chorobowe oraz składki należne od pracodawcy na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i wypadkowe). Pomoc publiczną (dofinansowanie do wynagrodzeń oraz zrefundowane składki na ubezpieczenia społeczne) objętą przepisami rozporządzenia pomocowego pracodawca uzyskał za okres od stycznia do grudnia 2008 r. Wynagrodzenie osiągane przez 12 miesięcy 2008 r. wynosi 1126 zł brutto miesięcznie. Składka wypadkowa - 1,80%.

Dane do rozliczenia:

• kwota dofinansowania za 1 miesiąc = 655,20 zł (wykazywana w poz. 48 INF-D-P - kwota dofinansowania bez zfron),

• kwota składek zrefundowanych przez Fundusz za 1 miesiąc = 318,33 zł (wykazywana w poz. 57 INF-U-P),

• poz. 16 - kwota dofinansowania: 7862,40 zł, tj. (655,20 × 12 miesięcy) - gdyby kwota dofinansowania zmieniała się za poszczególne miesiące, należy podać sumę kwot dofinansowań uzyskaną za okres od stycznia do grudnia 2008 r. Gdyby również pracodawca za niektóre miesiące nie uzyskał dofinansowania, powinien podać sumę faktycznie uzyskanego dofinansowania w roku - np. gdyby nie otrzymał dofinansowania za dwa miesiące roku z powodu niezłożenia wniosku, uzyskane dofinansowanie wykaże za 10 miesięcy,

• poz. 17 - kwota refundacji składek: 3819,96 zł, tj. (318,33 × 12 miesięcy) - gdyby pracodawca za niektóre miesiące nie uzyskał refundacji, powinien podać sumę faktycznie uzyskanej refundacji za okres sprawozdawczy,

• poz. 18 - kwota dofinansowania i refundacji łącznie: 11 682,36 zł. Kwota ta nie powinna być wyższa od sumy podwyższonych kosztów lub kosztów płacy, ze względu na comiesięczne porównywanie w formie narastającej wysokości przyznawanej pomocy z powyższymi limitami,

• poz. 19 - suma podwyższonych kosztów: 11 682,36 zł - wyliczona ryczałtowo za 12 miesięcy zatrudnienia pracownika w następujący sposób:

936 zł (minimalne wynagrodzenie) × 70% (wskaźnik ryczałtu dla osoby ze stopniem umiarkowanym w zpch) + 318,33 zł (składki podlegające refundacji) = 973,53 zł × 12 (okres zatrudnienia pracownika) = 11 682,36 zł,

• poz. 20 - wynagrodzenia osiągane wraz ze składkami od pracodawcy, tj. koszty płacy: 15 682,08 zł, czyli 1306,84 zł × 12 miesięcy (wynagrodzenie brutto 1126 zł + składki od pracodawcy 180,84 zł),

• poz. 21 - kwota maksymalnej wielkości pomocy: 16 175,16 zł, tj. suma maksymalnego miesięcznego dofinansowania i maksymalnej miesięcznej refundacji za okres roku, które zostały wyliczone w następujący sposób: 936 zł (minimalne wynagrodzenie) × 110% (stopień umiarkowany) × 12 (miesięcy) + 100% składek ZUS (318,33 zł za 12 miesięcy); czyli 1029,60 zł (maksymalne miesięczne dofinansowanie) × 12, co daje 12 355,20 zł + składki ZUS za 12 miesięcy w kwocie 3819,96 zł,

• poz. 22 - kwota nienależnie pobrana: 0,00 zł,

• poz. 23 - kwota nienależnie pobrana: 0,00 zł,

• poz. 24 - nadwyżka pomocy na zatrudnienie do zwrotu. Jeżeli poz. 18, tj. 11 682,36 zł <= MIN (poz. 19 = 11 682,36 zł; poz. 20 = 15 682,08 zł; poz. 21 = 16 175,16 zł), to poz. 24 = 0,

• poz.25 - kwota kosztów do zrekompensowania. Jeżeli poz. 19, tj. 11 682,36 zł <= MIN (poz. 18 = 11 682,36 zł; poz. 20 = 15 682,08 zł; poz. 21 = 16 175,16 zł), to poz. 25 = 0,

• poz. 26 - kwota do zwrotu, tj. (poz. 26 = poz. 22 + poz. 23 + poz. 24) = 0 + 0 + 0 = 0.

@RY1@i65/2009/002/i65.2009.002.000.0008.101.jpg@RY2@

W powyższym przykładzie nie wystąpią kwoty nadwyżki pomocy nad kosztami podlegające zwrotowi, ani kwoty kosztów do zrekompensowania, gdyż, jak wspomniano wyżej, miesięczne wypłaty dofinansowania oraz refundacji były ograniczane przez wykazywane przez pracodawcę ryczałtowo wyliczone koszty zatrudnienia osoby niepełnosprawnej.

• art. 2 pkt 1, art. 25a ust. 2-4, art. 25b ust. 3, art. 25c ust. 9 i art. 26a, art. 26c ust. 5 ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (DzU z 2008 r. nr 14, poz. 92 ze zm.),

• § 3, § 4-6 rozporządzenia z 13 grudnia 2007 r. w sprawie udzielania pomocy pracodawcom zatrudniającym osoby niepełnosprawne oraz osobom niepełnosprawnym wykonującym działalność gospodarczą i rolniczą (DzU nr 240, poz. 1756 ze zm.),

• § 2 i załączniki nr 1, nr 3 i nr 4 rozporządzenia z 13 grudnia 2007 r. w sprawie dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych (DzU nr 240, poz. 1755 ze zm.),

• § 2 i załącznik nr 5, nr 6 rozporządzenia z 13 grudnia 2007 r. w sprawie refundacji składek na ubezpieczenia społeczne osób niepełnosprawnych (DzU nr 240, 1754 ze zm.).