Kategorie

Czy pracownik może żądać od pracodawcy zwrotu kosztów wycieczki, jeżeli nie otrzymał urlopu

Mariusz Pigulski
Pracownik miał zaplanowany urlop wypoczynkowy w terminie od 30 kwietnia do 4 maja br. Jednak z powodu zwiększonej liczby zamówień od klientów w kwietniu br. odmówiliśmy mu udzielenia urlopu w tym terminie. Pracownik żąda od nas zwrotu kosztów zarezerwowanej i opłaconej wcześniej wycieczki, z której nie będzie mógł skorzystać. Czy żądanie pracownika jest uzasadnione?

Jeżeli termin urlopu wskazany przez pracownika został ujęty w planie urlopów lub był uzgodniony z pracodawcą, wówczas mają Państwo obowiązek zwrotu wydatków poniesionych przez pracownika na zakup wycieczki.

Reklama

Pracownik nie może rozpocząć urlopu wypoczynkowego bez zgody pracodawcy, z wyjątkiem urlopu na żądanie. Z płatnego wypoczynku pracownicy powinni w zasadzie korzystać zgodnie z planem urlopów. Tego planu nie trzeba sporządzać, gdy w danym zakładzie pracy nie działa żaden związek zawodowy lub gdy organizacja związkowa wyrazi zgodę na jego nieustalanie (art. 163 § 11 Kodeksu pracy). W razie braku planu urlopowego pracodawca ustala termin udzielenia urlopu w porozumieniu z pracownikiem, przy uwzględnieniu jego sugestii oraz konieczności zapewnienia niezakłóconej pracy w zakładzie.

Jeżeli Państwa pracownik opłacił wycieczkę przypadającą w terminie urlopu przewidzianym w planie urlopowym i zaakceptowanym przez pracodawcę (w przypadku braku planu – we wniosku urlopowym), muszą Państwo zwrócić mu poniesione wydatki na planowany wyjazd. W takim przypadku znajduje zastosowanie przez analogię art. 167 § 2 Kodeksu pracy, który zobowiązuje pracodawcę do zwrotu poniesionych przez pracownika kosztów, które pozostają w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu.

Przesunięcie terminu urlopu z inicjatywy pracodawcy jest możliwe wyłącznie wtedy, gdy:

  • pojawi się szczególna potrzeba zakładu uzasadniająca przesunięcie terminu wypoczynku oraz
  • nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia w toku pracy firmy.

Należy zatem przyjąć, że przyczyna, z powodu której odmówili Państwo pracownikowi urlopu, jest właściwa.

Reklama

Otrzymana przez pracownika rekompensata pieniężna wydatków bezpośrednio dotyczących zaplanowanego wypoczynku, np. zwrot kosztów przejazdu, zakwaterowania czy pobytu w ośrodku wczasowym niezwracanych przez organizatora wycieczki, nie jest opodatkowana i nie stanowi podstawy wymiaru składek ZUS. Potwierdził to m.in. dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 22 października 2010 r. (sygn. ILPB2/415–704/09/10-S/WM), wydanej w efekcie wyroku WSA w Gorzowie Wielkopolskim z 28 kwietnia 2010 r. (I SA/Go 56/10). Organ podatkowy stwierdził, że: „(...) pracodawca jest zobowiązany pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu (§ 2 ww. art. 167 Kodeksu pracy). Powyższe dotyczy zwrotu wydatków w wysokości faktycznie poniesionej przez pracownika i udokumentowanej. Mając na uwadze wyżej przedstawione rozważania, wskazać należy, że zwrot wydatków dotyczący zaplanowanego wypoczynku wskutek przesunięcia planu urlopu przez pracodawcę ma (...) charakter odszkodowawczy. Przesunięcie terminu urlopu powoduje zmianę planów urlopowych pracowników. Jeżeli pracownicy podjęli już konkretne wydatki dotyczące organizacji urlopu, tj. dokonali przedpłat, lub ponieśli inne koszty bezpośrednio związane z zaplanowanym wypoczynkiem, natomiast przesunięcie urlopu nastąpiło z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, to pracodawca jest zobowiązany do zwrotu pracownikowi poczynionych wydatków. Podnieść przy tym należy, że jeżeli odszkodowanie jest przewidziane w sytuacji odwołania z urlopu, to tym bardziej dotyczy zaplanowanego urlopu i poniesionych w związku z tym konkretnych wydatków. (...) Mając na uwadze powyższe, stwierdzić należy, iż otrzymany, udokumentowany zwrot wydatków dotyczący zaplanowanego wypoczynku wskutek przesunięcia planu urlopu przez pracodawcę nie będzie stanowił przychodu pracownika podlegającego opodatkowaniu w świetle art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych”.

Zdaniem części ekspertów, w przypadku gdy pracownik zaplanował wyjazd z rodziną, zwrot kosztów wycieczki powinien obejmować także wydatki poniesione za małoletnie dzieci, które nie mogą pozostać bez opieki podczas takiego wyjazdu, ale nie powinien dotyczyć kosztów poniesionych za małżonka pracownika. Zgodnie z innym poglądem, zwrot nie obejmuje kosztów poniesionych za członków rodziny (nawet za małoletnie dzieci). Pracodawca powinien jednak każdą sytuację rozpatrzyć indywidualnie.

Rekompensata kosztów pośrednio związanych z urlopem, np. wydatków przeznaczonych na zakup sprzętu sportowego, żywności czy odzieży nie jest zwolniona z podatku i składek ZUS. To samo dotyczy tzw. utraconych korzyści, które pracownik mógłby osiągnąć, gdyby nie doszło do przesunięcia terminu wypoczynku, np. spodziewanych zarobków z tytułu podjęcia dodatkowej pracy w trakcie urlopu.

Podstawa prawna:

  • art. 164, art. 167 Kodeksu pracy.
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry

    Czy postojowe to pomoc publiczna?

    Postojowe z ZUS - czy to jest pomoc publiczna? Odpowiedź znajduje się w art. 15zzzh ust 1 ustawy covidowej.

    Zarobki studentów w 2021 r. [RAPORT]

    Zarobki studentów w 2021 r. zmalały. Ile zarabiają studenci w czasie pandemii? Jakie mają problemy?

    Kogo pracodawca powinien zapisać do PPK?

    PPK - kogo pracodawca powinien zapisać? 10 maja 2021 r. mija termin na zawarcie umowy o prowadzenie PPK. To już ostatni etap wdrażania PPK.

    Jak wybrać system kadrowo-płacowy?

    System kadrowo-płacowy powinien być dostosowany do działalności firmy. Jak wybrać? Oto garść użytecznych wskazówek.

    O co chodzi z tym kapitałem początkowym?

    Kapitał początkowy ma wpływ na wysokość emerytury. Jak to się dzieje? O co w tym wszystkim chodzi?

    Kodeks pracy 2021 a praca zdalna - zmiany

    Kodeks pracy w 2021 r. czekają zmiany. Znajdzie się w nim praca zdalna. Co się zmieni?

    Dodatkowy zasiłek opiekuńczy przedłużony do 23 maja 2021 r.

    Dodatkowy zasiłek opiekuńczy będzie przedłużony do 23 maja 2021 r. Kiedy przysługuje?

    Niedziela handlowa - maj 2021

    Niedziela handlowa - maj 2021 r. ma aż 5 niedziel. Czy 2 maja, 9 maja, 16 maja, 23 maja lub 30 maja jest niedziela handlowa? Czy dzisiaj/jutro jest niedziela handlowa?

    Wynagrodzenia wypłacane "pod stołem" [RAPORT]

    Wynagrodzenia wypłacane "pod stołem" - ile wynagrodzeń w Polsce wypłacanych jest na czarno? Jakie są skutki takiego procederu?

    Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi [PORADNIK]

    Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi czyli szybka droga do legalizacji zatrudnienia w Polsce dla obywateli sześciu państw. Jak krok po kroku zatrudnić na podstawie oświadczenia?

    Wsparcie z urzędu pracy dla osoby niepełnosprawnej

    Wsparcie z urzędu pracy - z jakich usług i instrumentów pomocy może skorzystać osoba niepełnosprawna?

    Praca zdalna a rozwój pracownika

    Rozwój pracownika podczas pracy zdalnej - jak go zaplanować? Czy można zdalnie ocenić wydajność pracy i ryzyko odejścia pracownika?

    Szczepienia w zakładach pracy - jakie zasady?

    Szczepienia w zakładach pracy - zapisy ruszyły 4 maja 2021 r. Jakie są zasady organizowania szczepień przez pracodawców?

    Kampania "niezwalniam.pl"

    Kampania "niezwalniam.pl" została zainicjowana przez Polish Supply Management Leaders. Celem Kampanii jest promocja formuły elastycznego zarządzania kapitałem ludzkim oparta na wspieraniu długoterminowych relacji pracownik – pracodawca, która koncentruje się na zatrudnianiu pracowników na umowie o pracę. Infor.pl dołącza do partnerów medialnych kampanii.

    Można składać wnioski o zwolnienie z ZUS i postojowe z Tarczy 9.0

    Wnioski o zwolnienie z ZUS i postojowe z Tarczy 9.0 można składać od 4 maja 2021 r. Dla kogo przewidziano wsparcie z ZUS? Do kiedy można składać wnioski?

    Szczepienia w pracy przeciwko COVID - jak się zapisać?

    Szczepienia w pracy przeciwko COVID-19 - dla kogo? Jaka szczepionka będzie udostępniana? Kiedy zaczną się szczepienia w zakładach pracy? Jak się zapisać?

    Bezrobocie w Polsce najniższe w UE - marzec 2021 r.

    Bezrobocie w Polsce jest najniższe w całej UE. Potwierdzają to statystyki Eurostatu z marca 2021 r. Sprawdź, ile bezrobocie wynosi w poszczególnych państwach UE.

    Najczęstsze przyczyny zwolnień lekarskich w 2020 r. [RAPORT]

    Przyczyny zwolnień lekarskich w 2020 r. dotyczyły częściej niż zwykle zaburzeń psychicznych. Poznaj wyniki raportu ZUS.

    Ubezpieczenie zdrowotne dla wszystkich?

    Ubezpieczenie zdrowotne będzie dla wszystkich? Planowane jest zapewnienie ubezpieczenia zdrowotnego także bez rejestracji w urzędzie pracy. Od kiedy?

    Wyzwania w zarządzaniu ludźmi w czasie pandemii

    Zarządzanie w czasie pandemii - jakie wyzwania stoją przed liderami? Czego im brakuje? Jak oceniają efektywność pracowników?

    Zwolnienie pracownika a naruszenie dóbr osobistych

    Zwolnienie pracownika - pracodawco, uważaj, aby nie naruszyć jego dóbr osobistych! Sprawdź, czego należy unikać przy zwolnieniu.

    Kadry i płace w maju 2021 - terminy

    Kadry i płace w maju 2021 r. - jakie są terminy obowiązków, o których trzeba pamiętać? Ile wynosi wymiar czasu pracy i dodatek za pracę w nocy?

    Maj 2021 – godziny pracy, dni wolne

    Maj 2021 – godziny pracy i dni wolne czyli jaki jest wymiar czasu pracy. Kalendarz maja w 2021 r. zawiera aż 3 święta ustawowo wolne od pracy.

    Powołanie, wybór, mianowanie jako podstawa zatrudnienia

    Powołanie, wybór i mianowanie to podstawy zatrudnienia z Kodeksu pracy. Wszystkie skutkują nawiązaniem stosunku pracy. Kogo zatrudnia się na podstawie powołania, wyboru i mianowania?

    Święto Pracy - 1 maja 2021 r.

    Święto Pracy przypada na dzień 1 maja każdego roku. Jest to ogólnoświatowe święto, które ustanowiono 132 lata temu. Jakie wydarzenia upamiętnia Święto Pracy?