Kategorie

W jaki sposób przekazywać zadania podwładnym?

Maria Wawrzyniak
Delegowanie zadań, uprawnień i obowiązków należy do podstawowych czynności w każdej organizacji. Najczęściej delegowanie można określić jako wręczanie władzy innym. To przekazywanie pracownikom wykonania zadania, które leży w zakresie działania przełożonego wraz z uprawnieniami i odpowiedzialnością. Istotne jest, że powinno się ono wiązać z zapewnieniem pracownikom wsparcia, które naprowadzi ich na osiągnięcie wyznaczonego celu.

Ważne jest, by menedżer potrafił określić, kiedy delegować, a szczególnie kiedy:

  • ma więcej pracy, niż może efektywnie wykonywać ją sam,
  • swoim najistotniejszym zadaniom nie może poświęcić dostatecznej ilości czasu,
  • chce rozwijać możliwości swoich podwładnych,
  • zadanie w sposób odpowiedni może zostać wykonane przez jego podwładnego.

Kluczem do delegowania uprawnień i zadań jest zaufanie. To właśnie ono wraz z przekazaniem możliwości podejmowania samodzielnej decyzji czy też dokonywania wyborów odróżnia delegowanie od zwyczajnego wydawania poleceń.

Pozorne delegowanie

Wielu menedżerów przekazuje pracownikom zadanie, oczekując jego wykonania w dokładnie taki sposób, jaki sobie sami wyobrazili. Jednak nie ma to wiele wspólnego z delegowaniem. To tzw. pozorne delegowanie, które sprawia, że zadanie staje się zleceniem, gdzie poszczególne etapy zostały zaplanowane przez menedżera, a pracownik powinien tylko postępować zgodnie z tym planem. Taki sposób postępowania nie wyrobi u pracownika poczucia odpowiedzialności. To pozorne delegowanie demotywuje pracownika.

Rzeczywiste delegowanie oznacza, że to pracownik przejmuje odpowiedzialność. Dlatego menedżer powinien nie tylko delegować zadania, lecz także odpowiedzialność, co nie znaczy, że pozbywa się on własnych obowiązków, gdyż do jego kompetencji nadal należy zapewnienie i skontrolowanie realizacji zadań zgodnie ze zdefiniowanymi celami. Natomiast pracownik w ramach wyznaczonych warunków i kryteriów samodzielnie decyduje, jak będzie postępować.

Co i komu delegować

Skuteczne zarządzanie przez delegowanie obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności wymaga rozważenia, jakie obowiązki możemy delegować w dół i komu powinniśmy je przekazać. Można i trzeba delegować w dół wszelkie sprawy rutynowe, które stanowią większość w pracy menedżera (70–80 proc.), oraz zadania specjalistyczne, które najlepiej będą wykonane przez specjalistów z danej dziedziny. Prace rutynowe należy powierzyć zawsze konkretnym i najbardziej kompetentnym pracownikom w danej sprawie, nie wolno tego rozbić w odniesieniu do całych zespołów, ponieważ grupy pracowniczej nie da się rozliczyć z odpowiedzialności.


Delegowaniu nie podlegają:

  • sprawy strategiczne, czyli zadania wyjątkowo ważne, trudne i o doniosłych skutkach,
  • zadania o wysokim stopniu ryzyka,
  • zadania nadzwyczajne i wyjątkowe,
  • sprawy nagłe i awaryjne wymagające pośpiechu, w odniesieniu do których nie ma czasu na rozważenie wszystkich opcji decyzyjnych,
  • sprawy ściśle poufne,
  • zadania wymagające absolutnie osobistego zaangażowania kierownika (obok planowania, organizowania i motywowania, podstawową funkcją zarządzania jest także kontra i nadzór).

Należy delegować nie tylko tym najbardziej zdolnym pracownikom, którzy mogą przejąć dodatkowe zadania, czy pracownikom, którzy dysponują wolnym czasem. Stosując delegowanie jako instrument kierowania, należy brać pod uwagę również pracowników, którzy chcą podjąć się trudnych zadań, potrzebują więcej doświadczenia, których zdolności należy wypróbować i rozwijać, a także których kompetencje chcemy skonfrontować z rzeczywistością lub pragniemy ich przetestować.

Etapy delegowania

Podczas delegowania należy postępować krok po kroku, zawsze definiując oczekiwany rezultat. Pracownik zaś musi znać cel, który ma osiągnąć.

  • Wyznacz termin, określ wynik – menedżer powinien ustalić, w jakim czasie należy wykonać zadanie, oraz opisać krótko i możliwie szczegółowo, co stanowi wynik i jak powinien zostać przygotowany – tylko wynik, nie sposób jego uzyskania.
  • Ustal priorytety – pracownik musi znać kolejność realizacji zadania, a osoba delegująca powinna określić aspekt ich ważności i pilności.
  • Wyraźnie rozgranicz zadania – menedżer delegujący zadania powinien zwrócić uwagę na wyraźne rozgraniczenie kolejności i ważności przekazywanych zadań oraz punktów stycznych – szczególnie, gdy działa pod presją czasu. Musi także poinformować o innych warunkach ramowych, które mogą mieć wpływ na zadanie lub jego wykonanie, np. budżet, tryb uzgodnień.
  • Deleguj jedynie osobom bezpośrednio Ci podległym – jeżeli menedżer chce przekazać zadania pracownikowi podlegającemu innemu menedżerowi, powinien zawsze to z nim uzgodnić.
  • Pozwól zadawać pytania – menedżer, delegując zadania, powinien być do dyspozycji w przypadku ewentualnych pytań lub wątpliwości, także upewnić się, czy nie pozostały jeszcze jakieś niewyjaśnione kwestie, gdyż z reguły pracownicy opowiadają o swoich problemach dopiero wtedy, gdy zostaną o to zapytani.
  • Ustal, kto i kiedy podejmuje decyzje – przełożony powinien wyraźnie poinformować, w jakich sprawach pracownik może decydować sam.
  • Określ zakres odpowiedzialności – menedżer opisuje, w jakim zakresie pracownik ponosi odpowiedzialność.
  • Sprawdź, czy pracownik zrozumiał zadanie – menedżer powinien upewnić się, że pracownik zrozumiał zadanie, cel i warunki ramowe, natomiast pracownik musi umieć wyjaśnić, czego się od niego oczekuje.
  • Nie używaj terminów specjalistycznych – opisując pracownikowi zadanie, należy używać tego samego języka co on oraz unikać specjalistycznych terminów i skrótów.
  • Aktywnie zadawaj pytania – menedżer przez zadawanie pytań powinien upewnić się, że pracownik właściwie zrozumiał przekazywane mu zadanie.
  • Nie ingeruj zbytnio w przypadku wystąpienia problemów – menedżer nie powinien pozwolić, by pracownik oddawał mu zadanie, gdy tylko pojawią się trudności. Należy go raczej poinstruować, przedstawić różne sposoby rozwiązania problemu lub zapewnić mu coaching umożliwiający samodzielne poradzenie sobie z problemami.

Korzyści wynikające z delegowania

Główna przesłanka delegowania wynika z samej istoty pracy kierowniczej, czyli osiągania celów przez pracę innych i z innymi. Ponadto można wskazać inne korzyści wynikające z delegowania w relacjach przełożony podwładni. Kierownicy dzięki odciążeniu od spraw drugorzędnych mogą lepiej wykorzystać czas i skoncentrować się na najważniejszych zadaniach.

Ponadto delegowanie przyspiesza proces podejmowania decyzji, dzięki lokowaniu odpowiednich uprawnień bliżej miejsca, w którym znajdują się problemy do rozwiązania. W wyniku delegowania wzrasta również jakość podejmowanych decyzji, ponieważ wykorzystuje się nie tylko wiedzę kierownika, lecz także wiedzę innych osób związanych z daną sprawą. Zwiększa się aktywność pracowników i poziom ich zaangażowania organizacyjnego. Delegowanie prowadzi do lepszego wykorzystania wiedzy, umiejętności i zdolności pracowników, co kształtuje w ten sposób ich kompetencje, zwiększa wiarę w siebie oraz skłonność do podejmowania inicjatywy, stymuluje uczenie się.

 

Delegując, odpowiedz na pytania:

Co?

Co w ogóle jest do zrobienia?
Jaki wynik jest oczekiwany?
Z jakimi trudnościami można się liczyć?

Kto?

Kto najlepiej wykona dane zadanie?
Kto powinien być współpracownikiem?

Dlaczego?

Jaki jest cel zadania?
Co stanie się, jeżeli praca nie zostanie wykonana?

Jak?

Jak należy przeprowadzić zadanie?
Jakie metody, przepisy, wytyczne postępowania należy zastosować i respektować?

Jakimi środkami?

Jakie środki należy zastosować?

W co wyposażyć pracowników?

Kiedy?

Kiedy praca musi być rozpoczęta, a kiedy zakończona?

Kiedy ma nastąpić sprawozdanie z postępów prac?
Kiedy ma się odbyć kontrola?

 

6 stopni delegowania zadań (wg Hanrey’a Shermana) ze względu na stopień zaufania i samodzielności pozostawionej pracownikowi

FAZA WSTĘPNA

Zaczekaj, aż powiem Ci, co masz robić (w tym przypadku nie ma delegowania, a pracownicy czekają na decyzje i dyrektywy).

1 STOPIEŃ

Zbadaj problem; przedstaw mi informacje, fakty; podejmę decyzję, co należy zrobić.

2 STOPIEŃ

Zbadaj problem, przedstaw mi możliwe działania, argumenty za i przeciw, przedstaw do mojej akceptacji jedno z rozwiązań, ja zdecyduję.

3 STOPIEŃ

Zbadaj problem, powiadom mnie, co zamierzasz zrobić, zaczekaj z działaniem, aż wyrażę zgodę.

4 STOPIEŃ

Zbadaj problem, powiadom mnie, co zamierzasz zrobić, zrób to, chyba że ja zdecyduję inaczej.

5 STOPIEŃ

Działaj, powiadom mnie, co zrobiłeś.

6 STOPIEŃ

Działaj, nie są Ci już potrzebne żadne kontakty ze mną.

Mało doświadczonym pracownikom powinno się delegować zadania według stopnia 3, 4 lub 5, a wraz ze wzrostem umiejętności będą oni mogli dostawać zadania delegowane zgodnie z kolejnymi wyższymi stopniami.


Delegowanie zadań w praktyce

– Witaj Grzegorzu!

– Dzień dobry Szefie.

– Spotkaliśmy się dzisiaj, aby porozmawiać o Twoim rozwoju zawodowym. Zauważyłem, że świetnie radzisz sobie z naszymi projektami sprzedażowymi. Ufam Ci i wierzę, że umiejętności, jakie posiadasz, będą najbardziej odpowiednie do zadań, jakie chcę Ci powierzyć.

– Dziękuję za zaufanie, a także mój trud, wysiłek i zaangażowanie, jakie wkładam w swoją pracę.

– Z pewnością zadania te przyczynią się do podwyższenia Twoich umiejętności, dlatego też chciałbym, abyś przy kolejnych projektach wykonywał zadania bardziej złożone i odpowiedzialne. Chciałbym też, żebyś przy kolejnych projektach sprzedażowych koordynował spływ i poprawność danych z oddziałów, a także zebrał wszystkie w jeden analityczny raport. Projekty, jak wiesz, muszą być gotowe zawsze 10 każdego miesiąca.

– To świetnie, z pewnością poradzę sobie z nowymi zadaniami.

– Cieszy mnie Twój entuzjazm. Zostaniesz koordynatorem projektów. Ustalmy, na początek, że czynności te będziesz wykonywał przez dwa miesiące. Potem zobaczymy, jakie osiągniesz efekty. Jeżeli prace będą wykonane terminowo i zgodnie z założeniami, to po okresie próbnym zostaniesz na stałe koordynatorem projektów. Czy jesteś gotów na podjęcie tego wyzwania?

– Tak Szefie, z pewnością sobie poradzę.

– Dobrze. To powtórz proszę zakres swoich nowych obowiązków.

(tu Grzegorz powtarza zakres swoich nowych obowiązków)

– Bardzo dobrze. Oczywiście, jeżeli będziesz potrzebował pomocy, rady lub wsparcia, zawsze jestem do Twojej dyspozycji. Jeżeli zauważysz, że jakiś odcinek wymaga modyfikacji czy ulepszenia – jestem otwarty na Twoje sugestie.

– Dobrze, dziękuję.

– Umówmy się na kolejną rozmowę za tydzień, powiesz mi o swoich pierwszych spostrzeżeniach i uwagach.

– Dobrze, dziękuję i do zobaczenia.

– Dziękuję. Do zobaczenia Grzegorzu.


Kryteria pozytywnego delegowania

Deleguj tak wcześnie, jak to możliwe! Nawet już w trakcie sporządzania planu pracy.

Deleguj odpowiednio do zdolności i mocy przerobowych pracowników.

Bierz pod uwagę motywację i rozwój pracowników.

Przedstawiaj jasno, czy chodzi o delegowanie jednorazowe czy trwałe.

O ile to możliwe, zadania tego samego rodzaju deleguj na stałe określonym pracownikom.

Upewnij się także, czy dany pracownik może i chce przejąć delegowane zadania.

Wystrzegaj się zlecania tego samego zadania dwóm pracownikom niezależnie od siebie.

Przekaż zadania wraz z kompetencjami i pełnomocnictwami.

Udzielaj możliwie precyzyjnych i wyczerpujących instrukcji i informacji oraz sprawdź, czy zlecenie zostało właściwie zrozumiane.

Wyjaśnij sens i cel zadania.

W zależności od zadania stwórz pracownikowi możliwość zawodowego doskonalenia się.

Udostępnij wszystkie niezbędne informacje.

Unikaj bezwzględnie włączania się w przebieg pracy bez ważnego lub pilnego powodu.

Zapewnij pracownika, że w razie trudności zawsze może się do Ciebie zwrócić po radę i wsparcie.

Zleć obowiązek okresowego relacjonowania postępu pracy w konkretnych terminach.

Skontroluj końcowy efekt zleconej pracy i natychmiast poinformuj pracownika o wyniku kontroli.

Chwal prace wykonane z powodzeniem i krytykuj w sposób konstruktywny braki i ewentualne niepowodzenia.

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    "Blaski i cienie PPK" - niezależne badanie naukowe

    PPK - jakie są opinie o programie? Poznaj wyniki niezależnego badania naukowego "Blaski i cienie PPK".

    Tata wybiera urlop ojcowski

    Urlop ojcowski to urlop najczęściej wykorzystywany przez ojców urlop po narodzinach dziecka. Najrzadziej korzystają z urlopu rodzicielskiego.

    Monitoring poczty elektronicznej pracownika a przepisy

    Monitoring poczty elektronicznej pracownika - jakie są przepisy prawne? Czy to nie narusza dóbr osobistych pracownika?

    Zasiłek macierzyński i opiekuńczy - będzie okres wyczekiwania?

    Okres wyczekiwania przy zasiłku macierzyńskim i opiekuńczym? To propozycja ZUS mająca zapobiegać nadużyciom.

    Zwolnienie z ZUS - do kiedy wniosek?

    Zwolnienie z ZUS - do kiedy można złożyć wniosek o zwolnienie ze składek za grudzień 2020, styczeń, luty, marzec i kwiecień 2021 r. z tarczy 9.0?

    Pracownik niepełnosprawny – jakie prawa?

    Pracownik niepełnosprawny - jakie prawa przyznaje Kodeks pracy i ustawa o rehabilitacji zawodowej? Jaki jest wymiar czasu pracy i urlopu?

    Elektroniczne wypowiedzenie umowy o pracę - jak przechowywać?

    Elektroniczne wypowiedzenie umowy o pracę polega na złożeniu oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzeniu go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jak je przechowywać?

    Czas wolny za nadgodziny a odpoczynek tygodniowy

    Czas wolny za nadgodziny może zostać zaliczony do 35-godzinnego odpoczynku tygodniowego. To stanowisko MRPiT z dnia 5 maja 2021 r.

    PIP kontroluje małe budowy

    Kontrole PIP - mała budowa to miejsce, gdzie najczęściej w budownictwie występują wypadki przy pracy. PIP rozpoczęła więc akcję "Kontrole na małych budowach".

    Przeciętne wynagrodzenie 2021

    Przeciętne wynagrodzenie w 2021 r. wzrosło o 10% w stosunku do roku poprzedniego. Ile wynosi?

    Amerykański pracodawca wymarzony dla Polaków

    Amerykański pracodawca jest pracodawcą wymarzonym dla Polaków. Najchętniej pracowaliby dla korporacji z zagranicznym kapitałem, przede wszystkim z USA.

    Praca na magazynie - ile zarabia pracownik i kierownik magazynu

    Praca na magazynie - jakie są zarobki? Ile zarabia pracownik, a ile kierownik magazynu?

    Pandemia lekcją dla HR-owców

    Pandemia jest dla HR-owców lekcją, która wpłynie na przyszłość tego zawodu

    Stawka godzinowa 2022 – netto, zlecenie

    Stawka godzinowa 2022 i umowa zlecenie – kwota netto i brutto? Ile wynosi minimalne wynagrodzenie na umowach cywilnoprawnych, a ile na umowie o pracę?

    Elektroniczny system kadrowy na praca.gov.pl - nowa ustawa

    Elektroniczny system kadrowy na praca.gov.pl to ułatwienie dla mikroprzedsiębiorcy, rolnika i osoby fizycznej. Za pomocą systemu będzie można zawrzeć umowę o pracę i zlecenia. Automatycznie dokona zgłoszenia do ZUS i KAS, wyliczy wynagrodzenie, składki, podatki i rozliczy urlopy.

    Podwyżka minimalnego wynagrodzenia 2022 a inne świadczenia

    Podwyżka minimalnego wynagrodzenia w 2022 r. wpłynie na wysokość innych świadczeń, np. odprawy, odszkodowania, wynagrodzenia za czas gotowości do pracy i przestój, dodatek za pracę w nocy. Ile wyniosą?

    Praca w upały - zalecenia GIP

    Praca w upały - GIP wydał zalecenia dla pracodawców w związku z wysokimi temperaturami. Jakie obowiązki bhp mają pracodawcy względem pracowników?

    Staż z urzędu pracy 2021 - wynagrodzenie, urlop, L4, ciąża

    Staż z urzędu pracy odbywa osoba bezrobotna. Jakie wynagrodzenie za staż należy się w 2021 r.? Czy stażysta ma prawo do L4 i urlopu? Co w przypadku ciąży?

    Umowa o pomocy przy zbiorach - KRUS 2021

    Umowa o pomocy przy zbiorach w 2021 r. - rolnicy ubezpieczeni w KRUS mogą podpisywać umowy cywilnoprawne na pomoc przy zbiorach. Jaka jest stawka godzinowa?

    Strategia Demograficzna 2040 - zmiany w Kodeksie pracy

    Strategia Demograficzna 2040 przewiduje duże zmiany w Kodeksie pracy. Rodzice będą chronieni przed zwolnieniem i zapewnia się im elastyczną pracę.

    Urlop rodzicielski - rewolucyjne zmiany w 2022 r.

    Urlop rodzicielski - do 2 sierpnia 2022 r. wejdą w życie rewolucyjne zmiany w urlopach rodzicielskich dla ojców. Co się zmieni?

    Bonusy i dni wolne dla zaszczepionych pracowników - PIP

    Bonusy i dni wolne dla zaszczepionych pracowników - co na to PIP? Czy to zgodne z Kodeksem pracy?

    Sygnalista - nowe przepisy od grudnia 2021 r.

    Sygnalista - nowe przepisy implementujące dyrektywę unijną mają wejść w życie w grudniu 2021 r. Kto to sygnalista? Jaki będzie system zgłaszania nieprawidłowości w zakładzie pracy?

    Pracownicy fizyczni w czasie pandemii [RAPORT]

    Pracownicy fizyczni - jak wpłynęła na nich pandemia COVID-19? Zapoznaj się z wynikami raportu "Kariera okiem fachowca".

    Ilu Polaków pracuje po 60. roku życia?

    Praca po 60. roku życia - ilu Polaków nadal pracuje po ukończeniu 60 lat?