REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

W jaki sposób przekazywać zadania podwładnym?

Maria Wawrzyniak

REKLAMA

Delegowanie zadań, uprawnień i obowiązków należy do podstawowych czynności w każdej organizacji. Najczęściej delegowanie można określić jako wręczanie władzy innym. To przekazywanie pracownikom wykonania zadania, które leży w zakresie działania przełożonego wraz z uprawnieniami i odpowiedzialnością. Istotne jest, że powinno się ono wiązać z zapewnieniem pracownikom wsparcia, które naprowadzi ich na osiągnięcie wyznaczonego celu.

Ważne jest, by menedżer potrafił określić, kiedy delegować, a szczególnie kiedy:

  • ma więcej pracy, niż może efektywnie wykonywać ją sam,
  • swoim najistotniejszym zadaniom nie może poświęcić dostatecznej ilości czasu,
  • chce rozwijać możliwości swoich podwładnych,
  • zadanie w sposób odpowiedni może zostać wykonane przez jego podwładnego.

Kluczem do delegowania uprawnień i zadań jest zaufanie. To właśnie ono wraz z przekazaniem możliwości podejmowania samodzielnej decyzji czy też dokonywania wyborów odróżnia delegowanie od zwyczajnego wydawania poleceń.

Pozorne delegowanie

Wielu menedżerów przekazuje pracownikom zadanie, oczekując jego wykonania w dokładnie taki sposób, jaki sobie sami wyobrazili. Jednak nie ma to wiele wspólnego z delegowaniem. To tzw. pozorne delegowanie, które sprawia, że zadanie staje się zleceniem, gdzie poszczególne etapy zostały zaplanowane przez menedżera, a pracownik powinien tylko postępować zgodnie z tym planem. Taki sposób postępowania nie wyrobi u pracownika poczucia odpowiedzialności. To pozorne delegowanie demotywuje pracownika.

Rzeczywiste delegowanie oznacza, że to pracownik przejmuje odpowiedzialność. Dlatego menedżer powinien nie tylko delegować zadania, lecz także odpowiedzialność, co nie znaczy, że pozbywa się on własnych obowiązków, gdyż do jego kompetencji nadal należy zapewnienie i skontrolowanie realizacji zadań zgodnie ze zdefiniowanymi celami. Natomiast pracownik w ramach wyznaczonych warunków i kryteriów samodzielnie decyduje, jak będzie postępować.

Co i komu delegować

Skuteczne zarządzanie przez delegowanie obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności wymaga rozważenia, jakie obowiązki możemy delegować w dół i komu powinniśmy je przekazać. Można i trzeba delegować w dół wszelkie sprawy rutynowe, które stanowią większość w pracy menedżera (70–80 proc.), oraz zadania specjalistyczne, które najlepiej będą wykonane przez specjalistów z danej dziedziny. Prace rutynowe należy powierzyć zawsze konkretnym i najbardziej kompetentnym pracownikom w danej sprawie, nie wolno tego rozbić w odniesieniu do całych zespołów, ponieważ grupy pracowniczej nie da się rozliczyć z odpowiedzialności.


Delegowaniu nie podlegają:

  • sprawy strategiczne, czyli zadania wyjątkowo ważne, trudne i o doniosłych skutkach,
  • zadania o wysokim stopniu ryzyka,
  • zadania nadzwyczajne i wyjątkowe,
  • sprawy nagłe i awaryjne wymagające pośpiechu, w odniesieniu do których nie ma czasu na rozważenie wszystkich opcji decyzyjnych,
  • sprawy ściśle poufne,
  • zadania wymagające absolutnie osobistego zaangażowania kierownika (obok planowania, organizowania i motywowania, podstawową funkcją zarządzania jest także kontra i nadzór).

Należy delegować nie tylko tym najbardziej zdolnym pracownikom, którzy mogą przejąć dodatkowe zadania, czy pracownikom, którzy dysponują wolnym czasem. Stosując delegowanie jako instrument kierowania, należy brać pod uwagę również pracowników, którzy chcą podjąć się trudnych zadań, potrzebują więcej doświadczenia, których zdolności należy wypróbować i rozwijać, a także których kompetencje chcemy skonfrontować z rzeczywistością lub pragniemy ich przetestować.

Etapy delegowania

Podczas delegowania należy postępować krok po kroku, zawsze definiując oczekiwany rezultat. Pracownik zaś musi znać cel, który ma osiągnąć.

  • Wyznacz termin, określ wynik – menedżer powinien ustalić, w jakim czasie należy wykonać zadanie, oraz opisać krótko i możliwie szczegółowo, co stanowi wynik i jak powinien zostać przygotowany – tylko wynik, nie sposób jego uzyskania.
  • Ustal priorytety – pracownik musi znać kolejność realizacji zadania, a osoba delegująca powinna określić aspekt ich ważności i pilności.
  • Wyraźnie rozgranicz zadania – menedżer delegujący zadania powinien zwrócić uwagę na wyraźne rozgraniczenie kolejności i ważności przekazywanych zadań oraz punktów stycznych – szczególnie, gdy działa pod presją czasu. Musi także poinformować o innych warunkach ramowych, które mogą mieć wpływ na zadanie lub jego wykonanie, np. budżet, tryb uzgodnień.
  • Deleguj jedynie osobom bezpośrednio Ci podległym – jeżeli menedżer chce przekazać zadania pracownikowi podlegającemu innemu menedżerowi, powinien zawsze to z nim uzgodnić.
  • Pozwól zadawać pytania – menedżer, delegując zadania, powinien być do dyspozycji w przypadku ewentualnych pytań lub wątpliwości, także upewnić się, czy nie pozostały jeszcze jakieś niewyjaśnione kwestie, gdyż z reguły pracownicy opowiadają o swoich problemach dopiero wtedy, gdy zostaną o to zapytani.
  • Ustal, kto i kiedy podejmuje decyzje – przełożony powinien wyraźnie poinformować, w jakich sprawach pracownik może decydować sam.
  • Określ zakres odpowiedzialności – menedżer opisuje, w jakim zakresie pracownik ponosi odpowiedzialność.
  • Sprawdź, czy pracownik zrozumiał zadanie – menedżer powinien upewnić się, że pracownik zrozumiał zadanie, cel i warunki ramowe, natomiast pracownik musi umieć wyjaśnić, czego się od niego oczekuje.
  • Nie używaj terminów specjalistycznych – opisując pracownikowi zadanie, należy używać tego samego języka co on oraz unikać specjalistycznych terminów i skrótów.
  • Aktywnie zadawaj pytania – menedżer przez zadawanie pytań powinien upewnić się, że pracownik właściwie zrozumiał przekazywane mu zadanie.
  • Nie ingeruj zbytnio w przypadku wystąpienia problemów – menedżer nie powinien pozwolić, by pracownik oddawał mu zadanie, gdy tylko pojawią się trudności. Należy go raczej poinstruować, przedstawić różne sposoby rozwiązania problemu lub zapewnić mu coaching umożliwiający samodzielne poradzenie sobie z problemami.

Korzyści wynikające z delegowania

Główna przesłanka delegowania wynika z samej istoty pracy kierowniczej, czyli osiągania celów przez pracę innych i z innymi. Ponadto można wskazać inne korzyści wynikające z delegowania w relacjach przełożony podwładni. Kierownicy dzięki odciążeniu od spraw drugorzędnych mogą lepiej wykorzystać czas i skoncentrować się na najważniejszych zadaniach.

Ponadto delegowanie przyspiesza proces podejmowania decyzji, dzięki lokowaniu odpowiednich uprawnień bliżej miejsca, w którym znajdują się problemy do rozwiązania. W wyniku delegowania wzrasta również jakość podejmowanych decyzji, ponieważ wykorzystuje się nie tylko wiedzę kierownika, lecz także wiedzę innych osób związanych z daną sprawą. Zwiększa się aktywność pracowników i poziom ich zaangażowania organizacyjnego. Delegowanie prowadzi do lepszego wykorzystania wiedzy, umiejętności i zdolności pracowników, co kształtuje w ten sposób ich kompetencje, zwiększa wiarę w siebie oraz skłonność do podejmowania inicjatywy, stymuluje uczenie się.

 

Treść jest dostępna bezpłatnie,
wystarczy zarejestrować się w serwisie

Załóż konto aby otrzymać dostęp do pełnej bazy artykułów oraz wszystkich narzędzi

Posiadasz już konto? Zaloguj się.
Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Nowe przepisy dla rolników od 7 marca 2024 r. Zmiany dot. BHP przy obsłudze ciągników, maszyn, urządzeń i narzędzi stosowanych w rolnictwie

    W czwartek 7 marca 2024 r. wchodzi w życie nowe rozporządzenie ministra rolnictwa i rozwoju wsi z 14 lutego 2024 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy przy obsłudze ciągników, maszyn, narzędzi i urządzeń technicznych stosowanych w rolnictwie. Jakie zasady BHP wynikają z tego rozporządzenia? Co muszą wiedzieć rolnicy?

    Posiłki profilaktyczne. Czy nadejście wiosny zwalnia pracodawców z obowiązku wydawania posiłków profilaktycznych pracownikom

    Mamy dopiero początek marca, ale temperatury sięgające nawet kilkunastu stopni Celsjusza sugerują koniec zimy i początek wiosny. Czy oznacza to, że pracodawca może zaprzestać wydawania posiłków profilaktycznych pracownikom wykonującym prace fizyczne na otwartej przestrzeni podczas zimy?

    Można zarobić 7500 zł za miesiąc. I to na początku kariery. Co trzeba zrobić, że dostać taką pracę?

    7500 zł może zarobić student lub absolwent na płatnym stażu. Na chętnych czeka ponad 50 firm w 14 miastach Polski. Oferują stażystom wynagrodzenia w wysokości co najmniej 4500 zł. 1 marca 2024 r. ruszył nabór aplikacji w dwudziestej pierwszej edycji Programu Kariera. Kto może wziąć w nim udział?

    Podwyżka wynagrodzeń dla młodocianych pracowników od 1 marca 2024 r. W czasie nauki zawodu młodociany może zarobić nawet 754,04 zł

    Młodociani zatrudnieni w celu przygotowania zawodowego dostają podwyżki wynagrodzeń. Począwszy od 1 marca 2024 r. obowiązują nowe stawki, których podstawą jest wysokość przeciętnego wynagrodzenia w IV kwartale 2023 r. Dzięki temu młodociany w pierwszym roku nauki zawodu zarobi 603,23 zł, a w trzecim roku – 754,04 zł. 

    REKLAMA

    Dodatek aktywizacyjny w 2024 r. wynosi nawet 745,95 zł. Od 1 czerwca 2024 r. maksymalna kwota wzrasta do 834,72 zł. Sprawdź, jakie warunki trzeba spełnić!

    Dodatek aktywizacyjny to jedno ze świadczeń wypłacanych na podstawie ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Przepisy określają, komu należy się dodatek aktywizacyjnej oraz przesłanki przyznania tego świadczenia. Obecnie dodatek aktywizacyjny wynosi maksymalnie 745,95 zł. 1 czerwca 2024 r. osoby uprawnione dostaną podwyżkę – dodatek aktywizacyjny wzrośnie do 834,72 zł.

    PFRON: Program „Aktywny samorząd” będzie kontynuowany w 2024 r. Można uzyskać pomoc w uzyskaniu prawa jazdy, sprzętu elektronicznego, oprogramowania

    PFRON w 2024 r. będzie kontynuować program „Aktywny samorząd”. Można uzyskać pomoc w uzyskaniu prawa jazdy, sprzętu elektronicznego, oprogramowania a także pomoc w uzyskaniu wykształcenia na poziomie wyższym. Wnioski o dofinansowanie można składać od 1 marca 2024 r.

    Nie ma żadnych prac nad projektem ograniczającym zakaz handlu w niedziele

    Nie milkną dyskusje i spekulacje dotyczące ograniczenia zakazu handlu w niedziele. Tymczasem ministra Agnieszka Dziemianowicz-Bąk poinformowała, że na chwilę obecną MRPiPS nie prowadzi żadnych prac nad projektem dotyczącym niedziel handlowych.

    Krótszy czas pracy w Polsce? Min. Dziemianowicz-Bąk: skrócenie tygodnia pracy o 1 dzień organizacyjnie łatwiejsze niż skrócenie o kilka godzin

    Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej prowadzi analizy dotyczące czasu pracy, długości urlopów, dni pracy pod kątem ew. skrócenia tygodnia pracy. Resort pracy analizuje także pilotaże skrócenia tygodnia pracy, które wprowadzają same przedsiębiorstwa. Takie informacja przekazała 1 marca 2024 r. ministra rodziny, pracy i polityki społecznej Agnieszka Dziemianowicz-Bąk w Polsat News. Ministra wskazała, że osobiście jest najbardziej otwarta na propozycję premiera Donalda Tuska dotyczącą 4 dni, a nie 35 godzin pracy w tygodniu.

    REKLAMA

    5278,30 zł – tyle wynosi limit dorabiania na wcześniejszej emeryturze lub rencie

    Zwiększyły się limity dorabiania dla wcześniejszych emerytów i rencistów. Od 1 marca 2024 r. można dorobić 5278,30 zł. Wyższa kwota spowoduje zmniejszenie lub zawieszenie świadczenia.

    1 marca 2024 r. to Dzień Doceniania Pracownika. Co zrobił Twój pracodawca, żeby Cię docenić?

    1 marca 2024 r. to Dzień Doceniania Pracownika. Co zrobił Twój pracodawca, żeby Ci docenić? Prawie 80% ankietowanych przyznaje, że pracowałoby bardziej produktywnie, gdyby częściej otrzymywało uznanie za swoją pracę. Jakie uznanie? Przede wszystkim godne traktowanie pracowników, z poszanowaniem ich praw no i oczywiście finansowe świadczenia jak i różnego rodzaju benefity.

    REKLAMA