Kategorie

Efektywność firmy a zarządzanie procesami biznesowymi

Joanna Jurkojć
W firmach systematycznie rośnie zainteresowanie zarządzaniem procesami biznesowymi (Business Process Management), które m.in. za pomocą narzędzi informatycznych umożliwia menedżerom monitorowanie realizacji danego procesu w celu podniesienia efektywności. BPM można stosować we wszystkich procesach biznesowych, ale najczęściej wykorzystywane jest przy wdrażaniu systemów do zarządzania obiegiem dokumentów (workflow).

Zarządzanie procesem biznesowym w przedsiębiorstwie dotyczy wszelkich aspektów danego procesu, w tym również zasobów, jakie można wykorzystać do jego realizacji, a jego celem jest podniesienie efektywności działania. Naturalną konsekwencją tego jest zainteresowanie systemami workflow i konieczność opisania na ich potrzeby procesów zgodnie z zasadami BPM. Systemy takie mają zastosowanie w administracji, finansach oraz w obsłudze klienta. W niektórych branżach można za ich pomocą wspierać produkcję – np. w wydawnictwach.

Istota procesu biznesowego

Reklama

Procesem biznesowym nazywamy sekwencję realizowanych czynności, które mają na celu osiągnięcie zdefiniowanego efektu, np. zatrudnienie nowego pracownika w firmie. W ramach realizacji takiego procesu wszystkie dane wejściowe (np. wymagania względem pracownika, opis stanowiska pracy, możliwe do zaoferowania widełki płacowe etc.) są przetwarzane w wynikające bezpośrednio z celu procesu produkty wyjściowe (wpisanie nowego pracownika na listę płac). Istotą każdego procesu biznesowego jest wytworzenie wartości dodanej dzięki wykorzystaniu odpowiednich technologii, narzędzi, wiedzy oraz umiejętności pracowników. Podchodząc do projektowania procesu biznesowego, należy uwzględnić, czy jest to proces wspierający działalność przedsiębiorstwa, czy też stanowiący samą jego istotę. Dla procesów wsparcia zwykle najważniejsze cele to obniżanie kosztów procesu przy zachowaniu jego jakości. Przy projektowaniu każdego procesu biznesowego należy uwzględnić trzy najważniejsze zmienne, jakimi są: sposób realizacji danego celu biznesowego, pracownicy łącznie z całą strukturą organizacyjną oraz pozostałe zasoby.

BPM jest podejściem do zarządzania przedsiębiorstwem poprzez zarządzanie procesami biznesowymi, monitorowanie przebiegu, jak również podnoszenie ich jakości. Korzystając z systemów klasy BPM, można nie tylko automatyzować pewne działania procesowe, udostępniać w organizacji dokumenty w wersji elektronicznej, które mogą być równolegle wykorzystywane w innych procesach, lecz także zarządzać „wąskimi gardłami” procesów biznesowych, przesuwając pracowników do nowych dla nich ról i funkcji.

Aby proces biznesowy był zarządzany, musi być on dokładnie opisany, mieć przypisanych wykonawców oraz dodatkowe zasoby, takie jak dostęp do systemów informatycznych do danych, zaś dodatkowo każdy proces powinien mieć określone kluczowe wskaźniki efektywności (Key Performance Indicators, KPI), dające zarządzającym firmą możliwość sprawdzania postępu lub działalności przedsiębiorstwa. Niektóre systemy informatyczne pozwalają, po zdefiniowaniu w nich przebiegu procesu biznesowego oraz dostępnych wykonawców i liczby obsługiwanych zdarzeń, na przeprowadzenie symulacji i określenia miejsc problematycznych, gdzie przebieg procesu może zwalniać z powodu zbyt małej ilości zasobów do wykonania danej czynności.


Zastosowanie BPM

Reklama

Najczęściej rozwiązania klasy BPM obsługują procesy związane z przepływem dokumentów w przedsiębiorstwach, np. akceptacja faktury zakupowej lub jej ekwiwalentów, a także obsługą dokumentów wewnętrznych, takich jak np. wnioski urlopowe lub delegacje. Z tego względu systemy te mają największe szanse wdrożeniowe w sektorze publicznym, we wszystkich centrach usług wspólnych oraz w dużych organizacjach, niezależnie od sektora. Jednak część przedsiębiorstw, zgodnie ze swoją specyfiką, może na systemach klasy BPM oprzeć swoje procesy produkcyjne.

Należy pamiętać, że największe ryzyka związane z wdrożeniem systemu klasy BPM są zlokalizowane na pierwszym etapie projektu, przy analizie procesu, ponieważ błędy popełnione w tej fazie są najtrudniejsze do zniwelowania, pomimo że sam proces jest łatwy do modyfikacji w takich systemach. Jednak pominięcie na tym etapie pewnych automatycznych mechanizmów jest już znacznie trudniejsze do późniejszej samodzielnej implementacji przez przedsiębiorstwo.

Przykład rozwiązania dla procesu obsługi delegacji pracownika

W firmie istnieją już wdrożone rozwiązania automatyzacji procesu obsługi delegacji pracownika obejmujące proces od rejestracji wyjazdu na delegację, poprzez kontrolę formalną polecenia, akceptację polecenia wyjazdu z możliwością pobrania zaliczki, rejestrację rozliczenia delegacji, akceptację rozliczenia i jego kontrolę formalno-rachunkową i podatkową. W rozwiązaniu takim system klasy BPM odgrywa rolę nadzorcy, który wymaga uzyskania zgody na delegację wydanej przez przełożonego na podstawie opisu, łącznie z planowanymi kosztami. Dopiero na takiej podstawie system automatycznie przygotowuje informacje dla księgowości w celu przygotowania wypłaty zaliczki.

Rozliczenie zaliczki zaś wymaga od pracownika przekazania wszystkich dokumentów kosztowych, które są zamieniane na wersje elektroniczne i które podlegają opisowi, akceptacji przez przełożonego i wysłania ich do zaksięgowania. W rozwiązaniach takich mogą być zaszyte mechanizmy niepozwalające na przekroczenie przez pracownika przyznanego mu limitu na podróże służbowe. Mogą kontrolować uzyskanie wymaganych zgód od przełożonych wskazywanych automatycznie na podstawie struktury organizacyjnej oraz budowę ścieżek akceptacji zgodnych z poziomami struktury organizacyjnej lub uprawnień do akceptacji wydatków na podstawie sumy kosztów danej delegacji. Podobne mechanizmy mogą kontrolować składane przez pracownika rachunki rozliczające pobraną na delegację zaliczkę. Tym samym takie rozwiązanie umożliwia obsługę skomplikowanych rozwiązań organizacyjnych, firm z dużą liczbą pracowników, rozproszonych geograficznie, dla których obsługa księgowa została wydzielona do centrum usług wspólnych.

W podobny sposób systemy klasy BPM mogą wspierać inne procesy z obszaru obsługi pracowników, np. obsługa zaliczek, ryczałtów samochodowych, służbowych kart płatniczych, autoryzacji wydatków wewnętrznych, udzielanych urlopów etc.

 

PRZYPIS

* BPMN (Business Process Modelling Notation) to notacja, która powstała z inicjatywy organizacji Business Process Modeling Initiative. Zamiarem jej twórców było stworzenie sposobu zapisu procesów biznesowych na tyle prostego, by mogli z niego korzystać użytkownicy biznesowi, a jednocześnie umożliwiającego zapisanie wszystkich niezbędnych informacji o procesie potrzebnych analitykom i informatykom (przypis redakcji).

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Emerytura brutto netto - kalkulator

    Emerytura brutto - ile to netto? Kalkulator emerytalny pozwala ustalić wysokość emerytury. Oblicz.

    Ochrona przedemerytalna - ile lat?

    Ochrona przedemerytalna - ile lat trwa ochrona przed zwolnieniem? Od ilu lat pracownika zaczyna obowiązywać pracodawcę?

    Strategia Demograficzna 2040 - ocena Konfederacji Lewiatan

    Strategia Demograficzna 2040 jest zbyt ogólna i nie odpowiada współczesnym trendom związanym z rodziną. Jak ocenia ją Konfederacja Lewiatan?

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu. Czy trzeba poinformować ZUS o zmianie miejsca pobytu?

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą czyli z zakładową organizacją związkową lub inną reprezentacją osób zatrudnionych.

    Emerytura bez podatku – tabela

    Emerytura bez podatku - tabela z kwotą netto w 2021 r. i po zmianach w 2022 r. wskazuje, ile emeryt otrzyma na rękę po podwyżce.

    Pracownik oczekuje elastyczności zatrudnienia

    Elastyczność zatrudnienia - tego oczekuje pracownik od miejsca pracy.

    Pracownicy ocenili sytuację w zakładach pracy [BADANIE]

    Sytuacja w zakładach pracy została oceniona przez pracowników. Jakie są wyniki badania CBOS?

    Kasy zapomogowo-pożyczkowe u pracodawców - projekt ustawy

    Kasy zapomogowo-pożyczkowe u pracodawców - komisje sejmowe pozytywnie zaopiniowały projekt ustawy. Projekt reguluje zasady tworzenia, organizowania i działania kas w zakładach pracy.

    Pracownicy PIP z dodatkowym urlopem wypoczynkowym

    Dodatkowy urlop wypoczynkowy zostanie przyznany niektórym pracownikom PIP. Ile dni?

    Emerytury czerwcowe od 2009 do 2019 r. - ponowne przeliczenie

    Emerytury czerwcowe od 2009 do 2019 r. będą ponownie przeliczone. Takie rozwiązanie przewiduje nowelizacja ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

    Państwowy egzamin na maszynistę od 2023 r. - projekt

    Państwowy egzamin na maszynistę od 2023 r. przewiduje projekt nowelizacji ustawy o transporcie kolejowym. Co się zmieni?

    Szczepienia pracowników przeciwko COVID-19 - stanowisko PIP

    Szczepienia pracowników przeciwko COVID-19 są celowe i zasadne, lecz mają charakter dobrowolny. To oficjalne stanowisko PIP na temat szczepień pracowników.

    Pracownik niepełnosprawny - zwolnienie lekarskie, czas pracy

    Pracownik niepełnosprawny - jakie ma uprawnienia? Jakie są zasady przebywania na zwolnieniu lekarskim? Jaki jest wymiar czasu pracy pracownika niepełnosprawnego? Co z urlopem wypoczynkowym?

    5 korzyści z audytu wynagrodzeń

    Audyt wynagrodzeń przynosi liczne korzyści. Poniższy artykuł omawia 5 najważniejszych z nich.

    Badania do celów sanitarno-epidemiologicznych

    Badania sanitarno-epidemiologiczne to dodatkowa weryfikacja zdrowotna wymagana do pracy, przy wykonywaniu której istnieje możliwość przeniesienia zakażenia lub choroby zakaźnej na inne osoby.

    Reforma rynku pracy w Polsce

    Reforma rynku pracy w Polsce jest częścią Krajowego Planu Odbudowy. Jakie zmiany zakłada nowy model polityki zatrudnienia?

    Zakaz noszenia hidżabu w miejscu pracy - wyrok TSUE

    Hidżab w miejscu pracy - pod pewnymi warunkami można wprowadzić zakaz noszenia hidżabu w pracy. Tak zdecydował TSUE w swoim wyroku. Krytykuje go Prezydent Turcji.

    Ile osób odbiera telefony służbowe na urlopie?

    Telefon służbowy na urlopie? Ile osób odbiera je podczas urlopowego wypoczynku?

    Przeciętne wynagrodzenie i zatrudnienie - czerwiec i II kwartał 2021

    Przeciętne wynagrodzenie i zatrudnienie - ile wyniosło w czerwcu i II kwartale 2021 r.? GUS podaje kwoty.

    Niedziela handlowa - sierpień 2021

    Niedziela handlowa - sierpień 2021 ma aż 5 niedziel. Czy 1 sierpnia, 8 sierpnia, 15 sierpnia, 22 sierpnia lub 29 sierpnia to niedziela handlowa? Kiedy jest najbliższa niedziela handlowa?

    Nowy pracownik zdalny - jak mu pomóc?

    Nowy pracownik zdalny może mieć wiele trudności z wdrożeniem się do pracy w nowej firmie. Jak mu pomóc?

    Zapisanie nowego pracownika do PPK - 90 dni zatrudnienia

    Zapisanie nowego pracownika do PPK wymaga 90 dni zatrudnienia. Co wlicza się do tego okresu według ustawy o PPK?

    Praca podczas upałów – zalecenia PIP

    Praca podczas upałów - jakie są zalecenie PIP? Po pierwsze, pracodawca zapewnia zimne napoje. Po drugie, wentylację i klimatyzację w pomieszczeniach pracy. PIP zaleca także skracanie czasu pracy.

    Wyższe zarobki i 4 dni pracy w tygodniu w gastronomii - Niemcy

    Wyższe zarobki i 4 dni pracy w tygodniu to rozwiązanie dla sektora gastronomii w Niemczech. Czy to pomoże na niedobory kadrowe?