Zagraniczne transfery pracowników

• Analiza potrzeb
• Scenariusze pracy
• Świadczenia pracownicze
• Polityka wyrównania podatkowego

Nie zawsze możemy w przedsiębiorstwie poświęcić wystarczająco dużo czasu i uwagi przygotowaniu się do całego procesu związanego z delegowaniem pracowników, tak aby przyniósł on założone, pozytywne skutki dla biznesu oraz satysfakcję delegowanych pracowników. Rozwiązaniem może być wdrożenie odpowiednich procedur i jednolitej firmowej polityki oddelegowań, która znacznie ułatwi pracodawcy i pracownikowi podejmowanie szybkich decyzji dotyczących warunków delegowania. Ponadto może zaoszczędzić zarówno pracodawcy, jak i pracownikowi wielu kłopotów, jakie mogą pojawić się w trakcie oddelegowania za granicę, czy też zminimalizować potencjalne ryzyka prawnopodatkowe i ubezpieczeniowe.

Analiza potrzeb

Świadome zarządzanie międzynarodowym transferem kadry pracowniczej poprzez wprowadzenie i stosowanie jednolitej polityki wewnętrznej w tym zakresie jest wskazane i bardzo korzystne dla firmy oraz jej pracowników. Opracowanie takiej polityki powinno zostać poprzedzone analizą bieżących potrzeb, planów oraz oczekiwań firmy i może obejmować:

• formy międzynarodowych oddelegowań pracowników, które w największym stopniu będą odpowiadały potrzebom firmy (np. oddelegowanie długoterminowe czy krótkoterminowe);
• struktury wynagradzania oddelegowanych pracowników (np. wynagradzanie na podstawie polskiej lub zagranicznej umowy o pracę, kontrakt menedżerski, umowa zlecenia);
• ustalenie pakietu wynagrodzenia, jakie dany pracownik miałby otrzymywać za pracę świadczoną za granicą (wynagrodzenie zasadnicze, wynagrodzenie dodatkowe, premie, świadczenia wypłacane w związku z oddelegowaniem itd.);
• podział obowiązków administracyjnych oraz kosztów oddelegowań pomiędzy spółką macierzystą a przyjmującą;
• inne zagadnienia prawnopodatkowe dotyczące oddelegowania (np. legalizacja pracy i pobytu, zasady podlegania podatkom dochodowym oraz ubezpieczeniom społecznym).

Scenariusze pracy

Polscy pracownicy mogą wykonywać swoje obowiązki za granicą według kilku scenariuszy:

• oddelegowanie z utrzymaniem zatrudnienia w Polsce, które może wiązać się z takimi formami delegowania, jak: podróż służbowa, zatrudnienie w celu oddelegowania do pracy za granicą, czasowe powierzenie pracownikowi innej pracy;
• zatrudnienie pracownika w państwie goszczącym, zakładające rozwiązanie umowy o pracę lub udzielenie urlopu bezpłatnego w Polsce z jednoczesnym zawarciem umowy z pracodawcą zagranicznym;
• kontynuacja zatrudnienia u polskiego pracodawcy i jednoczesne podpisanie kontraktu z firmą zagraniczną.

Wybór jednej ze wskazanych form prawnych będzie miał wpływ, m.in. na to, w którym kraju, tj. w Polsce czy za granicą, osoba będzie podlegała opodatkowaniu i ubezpieczeniom społecznym, jak również na zakres obowiązków informacyjnych i płatniczych pracownika oraz jego polskiego pracodawcy.

Dodatkowo oddelegowanie pracownika do świadczenia pracy na rzecz firmy mającej swoją siedzibę za granicą powinno być zawarte w odpowiednim porozumieniu pomiędzy podmiotem wysyłającym a przyjmującym pracowników. Takie porozumienie może określać cel i okres oddelegowania czy też stronę, która ostatecznie poniesie poszczególne koszty takiego oddelegowania.

Pracownikowi w podróży służbowej przysługują diety i inne należności na pokrycie kosztów związanych z taką podróżą. Nie ma żadnych ograniczeń czasowych dotyczących trwania podróży służbowej czy oddelegowania. Należy jednak liczyć się z tym, że władze skarbowe mogą zakwestionować odbywanie podróży służbowej oraz związane z nią zwolnienie diet i należności z podatku dochodowego od osób fizycznych, gdy pracownik przebywa w niej przez dłuższy czas.

UWAGA

Istotą oddelegowania do pracy za granicę jest zmiana miejsca wykonywania pracy i dlatego wymaga ono zmiany odpowiednich zapisów w umowie o pracę. W tym celu zawierane jest z pracownikiem odrębne porozumienie.

Świadczenia pracownicze

Większość międzynarodowych koncernów oprócz wynagrodzenia zasadniczego, które pracownicy otrzymywali przed wyjazdem, proponuje im w związku z oddelegowaniem różnego rodzaju świadczenia dodatkowe. Celem przyznania takich świadczeń jest nie tylko zmotywowanie pracownika, lecz także pokrycie zwiększonych kosztów utrzymania za granicą.

Wiedza w zakresie zasad opodatkowania oraz podlegania ubezpieczeniom społecznym takich dodatkowych świadczeń przyznawanych pracownikom delegowanym w świetle ustawodawstwa obowiązującego w Polsce, jak również za granicą jest potrzebna po to, aby móc je odpowiednio ukształtować i ewentualnie obniżyć całkowite obciążenia podatkowo-ubezpieczeniowe. Zasadniczo w Polsce wszelkie świadczenia dodatkowe, bez względu na ich formę, będą traktowane jako przychód ze stosunku pracy i będą podlegały opodatkowaniu. Natomiast może się okazać, że te same świadczenia będą zwolnione z opodatkowania lub będą mogły korzystać ze specyficznych odliczeń w poszczególnych krajach oddelegowania (np. kwota wypłacana pracownikowi na zaspokojenie potrzeb mieszkaniowych jest traktowana jako przychód podlegający opodatkowaniu, podczas gdy w niektórych krajach, jeżeli pracodawca zapewnia pracownikowi zakwaterowanie, a umowa najmu jest zawarta pomiędzy pracodawcą a najemcą, świadczenie takie jest zwolnione z opodatkowania).

---

Polityka wyrównania podatkowego

Może się okazać, iż całkowite obciążenia podatkowe wynikające z oddelegowania pracownika za granicę są wyższe od tych, które dana osoba do tej pory zwykła płacić w Polsce. W takiej sytuacji pracownik może uznać, że zaproponowany wyjazd jest dla niego niekorzystny. Rozwiązaniem może okazać się implementacja polityki wyrównania podatkowego (tax equalization policy), zgodnie z którą pracodawca gwarantuje, iż w czasie wykonywania obowiązków za granicą pracownik nie będzie ani w gorszej, ani w lepszej sytuacji podatkowej, niż gdyby pozostał w Polsce. Jeśli zatem podatek dochodowy pracownika w Polsce i w kraju oddelegowania różni się od podatku, który by zapłacił, gdyby nie został oddelegowany do pracy za granicą (tzw. podatek hipotetyczny, hypothetical tax), pracodawca może dokonać wyrównania wszelkich różnic w podatku dotyczących wynagrodzenia oraz świadczeń dodatkowych.

W praktyce międzynarodowej, którą można byłoby zastosować w przedsiębiorstwach polskich, implementacja polityki wyrównania podatkowego wiąże się z obliczaniem oraz pobieraniem podatku hipotetycznego. Jego obliczanie odbywa się generalnie w cyklach rocznych, gdzie pierwsza kalkulacja dokonywana jest najczęściej przed wyjazdem pracownika już po uzgodnieniu warunków oddelegowania. Następnie pracodawca pomniejsza odpowiednio miesięczne wynagrodzenie wypłacane pracownikowi o kwotę tak obliczonego podatku hipotetycznego. Jeśli miesięczna kwota hipotecznego podatku jest mniejsza aniżeli wysokość rzeczywistych zaliczek na podatek oraz składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne (które mogą być należne zarówno w kraju oddelegowania, jak i w kraju macierzystym, o ile wynika to z przepisów), różnicę pokrywa pracodawca. W przeciwnym razie, tj. gdy kwota podatku hipotetycznego jest wyższa aniżeli rzeczywiste zobowiązania podatkowo-ubezpieczeniowe, nadwyżka odkładana jest przez firmę na poczet przyszłych zobowiązań, jeśli takie wystąpią, a jeśli nie, wówczas jest zatrzymywana przez firmę.

Należy podkreślić, iż powyżej przedstawione rozliczenia pomiędzy pracownikiem a pracodawcą nie wynikają bezpośrednio z przepisów prawa polskiego lub międzynarodowego. Natomiast większość światowych koncernów stosuje politykę wyrównania podatkowego wobec pracowników oddelegowanych do pracy za granicą. Jest to bowiem poważny argument mogący przekonać pracownika do wyjazdu za granicę i powrotu do pracy w Polsce po zakończeniu oddelegowania.

Najczęściej przyznawane świadczenia oddelegowanym pracownikom

• dodatek za przeniesienie, który służy pokryciu kosztów, jakie pracownik poniósł w związku z oddelegowaniem za granicę, do których należą w szczególności: opłaty za bilety lotnicze dla pracownika i członków jego najbliższej rodziny czy też koszty transportu jego rzeczy osobistych (relocation allowance),
• świadczenie, którego zasadniczym celem jest nagrodzenie pracownika za jego gotowość do opuszczenia Polski i wykonywania pracy na rzecz innego pracodawcy. Wartość niniejszego świadczenia jest zwykle określana jako procent wynagrodzenia pracownika (mobility premium),
• świadczenie służące wyrównaniu różnic w zakresie kosztów „codziennego życia”, jakie istnieją w Polsce i w państwie oddelegowania. Zazwyczaj jego wysokość jest obliczana z uwzględnieniem indeksów siły nabywczej (cost of living allowance),
• świadczenie przyznawane pracownikom w związku z utrudnieniami panującymi w kraju oddelegowania, na które mogą się między innymi składać warunki klimatyczne, zagrożenie dla zdrowia (np. występowanie chorób tropikalnych), brak stabilności politycznej itp. Jego wysokość jest, co do zasady, określana jako ustalony procent wynagrodzenia (hardship allowance),
• kwota służąca zaspokojeniu potrzeb mieszkaniowych pracownika w państwie goszczącym wypłacana pracownikowi (housing allowance) lub wypłacana bezpośrednio osobie, która wynajmuje pracownikowi dom lub mieszkanie w kraju oddelegowania,
• dodatek na podróże do domu i z powrotem dla pracownika oraz członków jego najbliższej rodziny,
• dodatek związany z pozytywnym zakończeniem okresu oddelegowania, wypłacany po jego zakończeniu (completion bonus),
• zwrot kosztów: uczestnictwa w kursach językowych; ponoszonych przez pracownika z tytułu uczęszczania jego dzieci do szkół czy przedszkoli w kraju oddelegowania; czasowego przechowywania majątku pozostawionego w Polsce przez pracowników w związku z ich oddelegowaniem.