Porównanie metod rekrutacji stosowanych przez agencje zewnętrzne

• Strategicznych tylko bezpośrednio
• Liczy się efekt
• Umowa retainerowa
• Pewne gwarancje
• Długi proces rekrutacji
• Umowa sukcesu
• Doskonała baza danych
• Ryzyko utraty kandydata
• Najtrudniejszy wybór

Aby współpraca z zewnętrzną firmą rekrutacyjną była odciążeniem, a nie obciążeniem – niezbędna jest wiedza o zasadach takiej współpracy. Zanim rozpoczniemy przetarg na usługi rekrutacyjne, warto zadać sobie pytanie, kogo szukamy i na jakim rodzaju usług nam zależy. Pracodawca ma do wyboru dwie opcje: współpracę opartą na umowie sukcesu (tzw. contingency) i współpracę na zasadzie umowy retainerowej (głównie z firmami executive search). Obydwie metody wiążą się z podobnymi kosztami. Którą więc wybrać, by zlecona na zewnątrz rekrutacja odniosła sukces?

Poznanie specyfiki obydwu modeli, plusów i minusów zarówno jednej, jak i drugiej metodologii, z pewnością ten wybór ułatwi.

Strategicznych tylko bezpośrednio

Metoda executive search jest wybierana w przypadku ważnych, strategicznych, kierowniczych bądź wysoce specjalistycznych stanowisk, które wymagają bardziej rozległego badania rynku i konieczności przyciągnięcia najlepszych kandydatów, którzy niekonieczne aktywnie poszukują nowych wyzwań. Metoda ta pozwala dotrzeć do kandydatów, którzy ze względu na swoją pozycję zawodową, osiągane sukcesy i szczególną potrzebę zachowania dyskrecji nie reagują na ogłoszenia publikowane w prasie oraz Internecie. Poszukiwania prowadzone są metodą bezpośrednią, networkingu, rekomendacji z rynku i w mniejszym stopniu z wykorzystaniem bazy danych kandydatów.

Metoda executive search z reguły wiąże się z umową retainerową i zakłada fakturowanie w ratach – z założeniem, że faktura dotycząca pierwszej raty zostanie wystawiona w momencie podpisania umowy na realizację usługi przez zewnętrzną firmę rekrutacyjną. Ta kwota nie podlega zwrotowi nawet w przypadku odwołania lub zawieszenia projektu.

Kolejne faktury są wystawiane w trakcie trwania projektu i ich specyfika zależy od umowy, ale w praktyce ostatnia faktura wystawiana jest w momencie podpisania umowy pomiędzy nowym pracownikiem a pracodawcą.

Liczy się efekt

Opcja druga najczęściej jest rozważana w przypadku stanowisk, które nie są strategiczne i poufne. W USA i zachodniej Europie są to zazwyczaj stanowiska z pensjami rocznymi poniżej 70 tysięcy euro. Często ta metoda jest używana, gdy mamy do czynienia z kilkoma wakatami jednocześnie i gdy bardzo ważny jest czas, jaki mamy na te rekrutacje. Jest to więc metoda używana, gdy wiemy, że na rynku znajduje się duża liczba kandydatów z pożądanymi kwalifikacjami i mogą oni być stosunkowo łatwo wyszukani. Kandydaci są wyszukiwani głównie z bazy danych i przy wsparciu ogłoszeniami na portalach internetowych i w prasie.

Druga opcja, często nazywana umową sukcesu, zakłada wystawienie jednej, całościowej faktury przez firmę rekrutacyjną w momencie pojawienia się kandydata w pracy.

To bardzo uproszczone definicje i sposób pojmowania tych dwóch metod. Tak naprawdę różnica leży w procesie poszukiwania kandydatów i sposobie współpracy pomiędzy firmą zewnętrzną i pracodawcą. Pamiętajmy, że sposób fakturowania wcale nie oznacza, że metoda retainerowa jest metodą droższą, choć z reguły bywa. Aby zrozumieć różnice pomiędzy tymi metodami oraz wybrać właściwą dla danego projektu, najlepiej zapoznać się z ich plusami i minusami.

---

Umowa retainerowa

W czasie realizacji projektu w ramach tej umowy zewnętrzna firma rekrutacyjna staje się integralną częścią firmy zlecającej i przejmuje na siebie zadanie znalezienia i zatrudnienia najlepszego z kandydatów na dane stanowisko.

Pewne gwarancje

Firmy oferujące usługi executive search są najlepszym instrumentem na dyskretne kontaktowanie się z kandydatami, którzy nie szukają aktywnie pracy. Oferta przez nie przedstawiona brzmi zdecydowanie bardziej obiektywnie i atrakcyjnie niż przedstawiona bezpośrednio przez pracodawcę. Co więcej, osoby na kierowniczych stanowiskach jasno mówią o tym, że preferują pierwszy kontakt z doradcą-konsultantem.

Klient zlecający wykonanie usługi, utrzymując stały kontakt z doradcą-konsultantem, zapewnia sobie dostęp do dodatkowej wiedzy, która może być pomocna i kluczowa w przygotowaniu oferty oraz w dalszych negocjacjach. Ponadto mamy wówczas do czynienia z pojedynczym kontaktem – tylko w jednej zewnętrznej firmie rekrutacyjnej. Umowa retainerowa jest umową na wyłączność i nigdy nad tym samym projektem nie pracują dwie zewnętrzne agencje rekrutacyjne. Efektem umowy jest otrzymanie kandydatów najwyższego „kalibru”. Co więcej, klient ma wyłączność i gwarancję, że kandydat, z którym rozmawia, nie jest prezentowany żadnej innej firmie w trakcie trwania projektu. Wszelkie informacje na temat prezentowanych osób są traktowane z zachowaniem bezwzględnej poufności zarówno ze strony agencji zewnętrznej, jak i firmy zlecającej. Informacje dotyczące kandydatów powinny być udostępnione tylko tym pracownikom, którzy są bezpośrednio zaangażowani w proces selekcji.

Kolejnym plusem tej metody jest gwarancja bardzo restrykcyjnych zasad off limits (zobowiązanie do zaniechania próby rekrutacji pracowników zleceniodawcy), najczęściej przez okres minimum roku. Firma rekrutacyjna daje także gwarancję, że nigdy nie będzie się kontaktować z uprzednio zatrudnionym kandydatem w celu prezentacji nowych ofert pracy. Niewątpliwą zaletą są też dłuższe okresy gwarancji, a także zapisana w umowie opcja replacementu (firma executive search powtórzy proces rekrutacji bez żadnych dodatkowych opłat) w przypadku gdyby kandydat zrezygnował z pracy w okresie objętym gwarancją. Argumentem przemawiającym za tym rodzajem współpracy jest fakt, że ryzyko związane z podjęciem decyzji w sprawie zatrudnienia odpowiedniego kandydata przesunięte jest w stronę agencji rekrutacyjnej.

Długi proces rekrutacji

W zależności od sposobu postrzegania, dla niektórych praca z jedną tylko agencją zewnętrzną nad danym projektem będzie wadą, dla innych może być zaletą. Ze względu na metodologię przyjętą przez firmy oferujące tego typu serwis jest to usługa zdecydowanie „wolniejsza” od umowy sukcesu. Proces rekrutacji trwa zwykle od czterech do sześciu tygodni. Klient musi też zapłacić część faktury z wyprzedzeniem. Mimo popularności tej metody na Zachodzie, w Polsce odczuwalny jest jeszcze brak specjalizacji wśród firm oferujących executive search. Często mamy do czynienia z „generalistami”, firmami posiadającymi ogólną wiedzę z wielu branż. Dlatego tak ważne jest uprzednie zebranie informacji o firmie, której zamierzamy zlecić rekrutację.

---

Umowa sukcesu

Zdecydowanie łatwiej znaleźć agencję działającą w tym modelu, która jest prawdziwym ekspertem w swojej dziedzinie, tzn. specjalizuje się w rekrutacji na stanowiska w jednej określonej branży bądź specjalizacji.

Doskonała baza danych

W agencjach wąsko wyspecjalizowanych za każdy projekt odpowiada konsultant dogłębnie znający specyfikę danego stanowiska. Firmy rekrutujące w ramach takich umów codziennie uaktualniają swoje bazy danych, bardzo trafnie dokonują przeglądu rynku pracowników. Klient nie wnosi żadnych opłat z góry, nic nie traci w przypadku zmian w firmie, które wiążą się z np. odwołaniem wakatu. Opłatę uiszcza dopiero na koniec projektu, i to zakończonego z sukcesem, czyli po wybraniu i zaakceptowaniu kandydata na pracownika. Zaletami tej metody są ponadto: bardzo szybkie zakończenie projektu, duża liczba dostępnych kandydatów, doskonała baza danych wypełniona kandydatami z często bardzo krótkimi okresami wypowiedzenia, bądź też dostępnymi od razu. Po przyjęciu zlecenia kandydaci mogą być przedstawieni klientowi często nawet już po upływie 24 godzin.

Ryzyko utraty kandydata

Wybierając tę metodę rekrutacji, należy liczyć się z koniecznością dużego zaangażowania własnego działu zarządzania zasobami ludzkimi. Ryzyko decyzji pozostaje po stronie zlecającego rekrutację. Korzystanie z kilku agencji wiąże się z koniecznością bycia w kontakcie z dużą liczbą konsultantów i przekazywania tych samych informacji kilku źródłom. Agencje docierają tylko do kandydatów, którzy aktywnie poszukują pracy.

Firmy rekrutacyjne wybierają projekty, których prawdopodobieństwo zakończenia jest największe i na nich się koncentrują. Rzadko dochodzi do spotkania z przyszłym bezpośrednim przełożonym kandydata, większość kontaktów jest telefoniczna bądź e-mailowa. Jeśli nad projektem pracuje więcej niż jedna agencja, często kończy się to niepełnym sprawdzeniem zaprezentowanych kandydatów. W pośpiechu firmy często prezentują profile osób, które są dostępne w bazie, nie zaś kandydatów najlepiej dobranych na dane stanowisko. Istnieje też ryzyko utraty doskonałego kandydata, gdyż jest on przedstawiany kilku potencjalnym pracodawcom jednocześnie.

Najtrudniejszy wybór

Ostateczna decyzja, jaką metodę, firmę i partnera wybierzemy – należy do nas. Zdarza się, że najwięcej emocji budzi dobór firmy, której zadaniem będzie rekrutacja osób najwyższego szczebla zarządzającego. Bez względu jednak na rodzaj projektu powinniśmy zawsze wymagać:

• Aby zewnętrza firma/konsultant doskonale zapoznała się i zrozumiała nasze potrzeby, naszą organizację i korzyści, jakie kandydat odniesie z pracy dla nas;

• Pełnej, jasnej komunikacji między dwiema stronami;

• Podania w formie pisemnej sposobów i metodologii pracy firmy zewnętrznej;

• Listy referencyjnej.

Wzajemne zrozumienie, jasne określenie obowiązków i oczekiwanych efektów stanowią zawsze podstawę satysfakcjonującej i efektywnej współpracy.